Ordnen von Dateien in einer Bibliothek

Die Art des Ordnens der Dateien in einer Bibliothek hängt von den Anforderungen der Gruppe, von der bevorzugten Speicherart und von der Art des Suchens nach Informationen ab. Mit ein wenig Planung können Sie die für die Organisation am besten geeignete Struktur besser einrichten.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält einige einsatzbereite Bibliotheken und Bibliotheksvorlagen. Diese Bibliotheken und Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt zum Ordnen der Dateien.

Inhalt dieses Artikels

Office SharePoint Server 2007 Bibliotheken und Bibliotheksvorlagen

Möglichkeiten zum Organisieren von Dateien

Hinzufügen einer Spalte zu einer Bibliothek

Erstellen einer Ansicht

Erstellen eines Ordners in einer Bibliothek

Office SharePoint Server 2007 Bibliotheken und Bibliotheksvorlagen

Beim Installieren von Office SharePoint Server 2007 werden einige Bibliotheken erstellt, die Sie dabei unterstützen, die Websitesammlung in einem gut geordneten Zustand zu halten. Welche Bibliotheken erstellt werden, hängt von der Konfigurationsweise der Websitesammlung ab. Websitesammlungen mit konfigurierten Veröffentlichungsfunktionen verfügen beispielsweise über die folgenden Bibliotheken:

  • Dokumente     Diese Bibliothek wird für jede Website zum Speichern von Dokumenten erstellt, die auf den Seiten auf dieser Website verwendet werden.

  • Bilder     Diese Bibliothek wird für jede Website zum Speichern von Bildern erstellt, die auf den Seiten auf dieser Website verwendet werden.

  • Seiten     Diese Bibliothek wird für jede Website zum Speichern von Seiten in dieser Website erstellt.

  • Websitesammlungsdokumente     Diese Bibliothek wird zum Speichern von Dokumenten erstellt, die über die gesamte Websitesammlung verteilt verwendet werden.

  • Websitesammlungsbilder     Diese Bibliothek wird zum Speichern von Bildern erstellt, die innerhalb der gesamten Websitesammlung verwendet werden.

  • Formatbibliothek     Diese Bibliothek wird zum Speichern benutzerdefinierter XSL-Formate und von Cascading Style Sheets (CSS) erstellt.

Bibliotheksvorlagen sind eine weitere Möglichkeit, mit der Office SharePoint Server 2007 Sie beim Ordnen der Dateien unterstützt. Mit Bibliotheksvorlagen können Sie problemlos Bibliotheken erstellen, die zum Unterstützen bestimmter Dateiarten entworfen sind, sowie zum Aktivieren bestimmter Bibliotheksfunktionen. Weitere Informationen zu Bibliotheksvorlagen von Office SharePoint Server 2007 finden Sie im Artikel In Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbare Bibliotheksvorlagen.

Seitenanfang

Möglichkeiten zum Organisieren von Dateien

Bibliotheken verfügen über zahlreiche Features, durch die Sie beim Arbeiten mit mehreren Dateien in einer Bibliothek unterstützt werden. Allerdings können mehrere Bibliotheken möglicherweise Ihre spezielle Organisationsstruktur besser wiedergeben.

Speichern mehrerer Dokumente in einer Bibliothek

Möglicherweise möchten Sie nur eine umfangreiche Bibliothek zum Erfüllen zahlreicher Anforderungen verwenden, da Sie z.B. über zahlreiche Projekte in derselben Gruppe oder über zahlreiche Gruppen, die an demselben Projekt arbeiten, verfügen.

Ziehen Sie die Verwendung einer einzigen Bibliothek in Betracht, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  • Ihre Gruppe erfordert das Anzeigen von zusammengefassten Informationen zu oder unterschiedliche Ansichten von demselben Dateisatz. Ein Manager möchte möglicherweise alle Dateien gruppiert nach Abteilung oder Fälligkeitsdatum anzeigen.

  • Personen möchten nach Dateien an demselben Speicherort innerhalb einer Website suchen.

  • Sie möchten Dateien dieselben Einstellungen zuweisen, z.B. das Nachverfolgen von Versionsverwaltung von Dateien oder das Anfordern von Genehmigungen.

  • Die mit der Bibliothek arbeitenden Gruppen haben ähnliche Eigenschaften, beispielsweise dieselben Berechtigungsebenen.

    Hinweis : Bestimmten Dateien können eindeutige Berechtigungsebenen zugewiesen werden. Wenn sich die Berechtigungsebenen jedoch stark unterscheiden, erwägen Sie das Verwenden mehrerer Bibliotheken.

  • Möglicherweise möchten Sie Informationen zu den Dateien in einem Arbeitsblatt analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu den Dateien erhalten.

    Hinweis : Sie können sich mit der RSS-Technologie bei Änderungen an der Bibliothek warnen lassen, beispielsweise wenn in der Bibliothek gespeicherte Dateien geändert werden. Mit RSS-Feeds können Mitglieder der Arbeitsgruppe eine konsolidierte Liste mit geänderten Dateien anzeigen.

Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten zum Anzeigen und Verwalten von Dateien in derselben Bibliothek:

  • Hinzufügen von Spalten    Zum Unterstützen der Gruppe beim genauen Festlegen der wichtigsten Daten sowie beim Anzeigen der Daten auf unterschiedliche Arten können Sie Spalte zur Bibliothek hinzufügen. Spalten werden oben auf der Bibliothekseite als Überschriften angezeigt, beispielsweise als "Abteilungsname" oder "Fälligkeitsdatum". Mit den Überschriften können Sie die Dateien in einer Bibliothek sortieren und filtern.

  • Erstellen von Ansichten    Sie können Ansicht verwenden, wenn die Personen in der Gruppe die Daten häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. In Ansichten werden die Daten mit Spalten sortiert, gruppiert, gefiltert und angezeigt.

  • Erstellen von Ordnern    Wenn eine Bibliothek zahlreiche logisch gruppierbare Dateien enthält, können Sie Ordner zum Erstellen dieser Gruppen innerhalb der Bibliothek verwenden. Ordner können Personen beim schnellen Durchsehen und Verwalten von Dateien auf gewohnte Weise unterstützen. In Office SharePoint Server 2007 wird eine Strukturansicht zur Verfügung gestellt, mit der Personen zu Websites und Ordnern navigieren können, ähnlich dem Arbeiten mit Ordnern auf einer Festplatte.

  • Einrichten mehrerer Vorlagen    Wenn in einer Bibliothek mehrere Inhaltstypen eingerichtet sind, können Sie unterschiedliche Typen von Standardvorlagen erstellen - beispielsweise Verkaufsverträge, Marketingpräsentationen und Budgetarbeitsblätter - und das innerhalb derselben Bibliothek. Inhaltstypen fügen über mehrere Bibliotheken hinweg Flexibilität und Konsistenz hinzu.

Erstellen mehrerer Bibliotheken

Möglicherweise möchten Sie mehrere Bibliotheken erstellen, wenn erhebliche Unterschiede zwischen den zu speichernden und zu verwaltenden Dateisätzen oder zwischen den Personengruppen, die mit den Dateien arbeiten, bestehen.

Verwenden mehrerer Bibliotheken

  • Die zu speichernden und zu verwaltenden Dateitypen sind eindeutig, und Sie erwarten nicht, dass Personen häufig Zusammenfassungen der Dateien anzeigen oder die Dateien insgesamt durchsuchen.

  • Die Personengruppen, die die Dateien verwenden, sind eindeutig und verfügen über Berechtigungsstufen verschiedenster Art.

  • Sie müssen unterschiedliche Einstellungen, beispielsweise Versionsverwaltung oder Zustimmung, auf unterschiedliche Dateisätze anwenden.

  • Sie brauchen die Dateien nicht insgesamt zu analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu den Dateien zu erhalten.

  • Sie sollten unterschiedliche Optionssätze zum Erstellen neuer Dateien zur Verfügung stellen, oder die Optionen im Menü Neu einer Bibliothek sollten in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden.

Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten zum effektiven Arbeiten mit mehreren Bibliotheken:

  • Einrichten von Websitevorlagen und -spalten     Wenn Ihre Organisation einige über alle Bibliotheken hinweg konsistenten Einstellungen einrichten möchte, können Websitevorlagen und Websitespalten eingerichtet werden. Sie können die Einstellungen über mehrere Bibliotheken hinweg freigeben, sodass die Einstellungen nicht jedes Mal neu erstellt werden müssen.

  • Senden von Dateien an einen anderen Speicherplatz     Wenn eine Datei in mehreren Bibliotheken verfügbar sein soll, können Sie die Datei in einer Bibliothek speichern und dann eine Kopie an andere Bibliotheken senden. Sie können wahlweise beim Vornehmen von Änderungen am Original an das Aktualisieren aller Kopien des Dokuments erinnert werden.

  • Erstellen von Bibliotheksvorlagen     Wenn einige einheitliche Einstellungen für Bibliotheken eingerichtet werden sollen oder Eigenheiten über verschiedene Bibliotheken hinweg erneut verwendet werden sollen, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen sind als Option in der Website verfügbar, wenn Sie im Menü Websiteaktionen auf Erstellen klicken.

Hinweis : Wenn Sie zu einer Bibliothek mit Dateien aus einem früheren Projekt neue Dateien hinzufügen, kann es schwierig sein zu entscheiden, ob eine neue Bibliothek erstellt werden soll oder ob die Dateien zu einer vorhandenen Bibliothek hinzugefügt werden soll. Jede Situation ist unterschiedlich. Wenn sie jedoch an einem Punkt das Analysieren oder Verwalten aller Dateien insgesamt für erforderlich halten, erwägen Sie das Hinzufügen der Dateien zur vorhandenen Bibliothek. Sie können Spalten, Filter und Ansichten verwenden, sodass in der Standardansicht nur die aktuellsten Dateien angezeigt werden.

Seitenanfang

Hinzufügen einer Spalte zu einer Bibliothek

Standardmäßig wird in Bibliotheken der Name einer Datei nachverfolgt, sowie Informationen zum Status einer Datei, beispielsweise ob sie eingecheckt ist. Sie können zusätzliche Spalten angeben, die die Gruppe beim Kategorisieren und Nachverfolgen von Dateien unterstützen, beispielsweise ein Abteilungsname oder eine Projektnummer. Durch das Hinzufügen von Spalten optimieren Sie den Nutzen, den Sie aus den zahlreichen Ansichten für die Bibliothek ziehen können.

Sie verfügen über zahlreiche Optionen für den erstellten Spaltentyp, einschließlich einer einzelnen Textzeile, einer Dropdown-Liste mit Optionen, einer aus anderen Spalten berechneten Anzahl oder sogar dem Namen und einem Bild einer Person auf der Website.

Hinweis : Die folgende Prozedur beginnt mit der Bibliotheksseite für die Bibliothek, zu der die Spalte hinzugefügt werden soll. Wenn die Bibliothek bereits geöffnet ist, klicken Sie im Schnellstart auf deren Namen. Wenn der Name der Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Bibliothek.

  1. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Settings menu Spalte erstellen.

  2. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ den Namen für das Feld Spaltenname ein.

  3. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist den Informationstyp aus, der in der Spalte angezeigt werden soll.

  4. Geben Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen im Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit andere Personen wissen, welchen Zweck diese Spalte erfüllt und welche Art von Daten darin enthalten sein sollten. Diese Beschreibung ist optional.

  5. Abhängig vom ausgewählten Spaltentyp werden im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen möglicherweise weitere Optionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten zusätzlichen Einstellungen aus.

  6. Wenn die Spalte in der Standardansicht angezeigt werden soll, die Benutzern beim erstmaligen Öffnen der Liste oder Bibliothek automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf Zur Standardansicht hinzufügen.

  7. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Erstellen einer Ansicht

Mit Ansichten können Sie die für Sie wichtigsten Dateien anzeigen, oder jene, die am besten für einen Zweck geeignet sind. Sie können beispielsweise Ansichten von Dateien erstellen, die vor kurzem erstellt wurden, Dateien aus einer bestimmten Abteilung, oder von einer bestimmten Person erstellte Dateien. Nach dem Erstellen einer Ansicht ist diese immer beim Betrachten der Bibliothek verfügbar.

Ansichten im Menü Ansicht

Beim Betrachten von Dateien in einer Bibliothek können Sie die Dateien vorübergehend durch Zeigen auf den Namen einer Spalte, und darauf folgendes Klicken auf den Nach-Unten-Pfeil neben dem Namen sortieren oder filtern. Dies ist hilfreich, wenn die Dateien auf eine bestimmte Art angezeigt werden müssen, die Schritte jedoch nicht jedesmal beim Anzeigen der Bibliothek wiederholt werden sollen.

Sortieren von Elementen in einer Liste oder Bibliothek

Wenn Sie mit dem häufigen Anzeigen der Dateien auf eine bestimmte Art rechnen, können Sie eine Ansicht erstellen. Sie können diese Ansicht bei jedem Arbeiten mit der Bibliothek verwenden. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird sie dem Menü Ansicht Menü 'Ansicht' der Bibliothek hinzugefügt.

Bibliotheken können über persönliche und öffentliche Ansichten verfügen. Jeder kann eine persönliche Ansicht erstellen und so die Dateien auf eine bestimmte Art anzeigen oder nur nach den anzuzeigenden Dateien filtern. Wenn Sie über die Berechtigung zum Entwerfen einer Website verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jeder beim Anzeigen der Bibliothek verwenden kann. Sie können auch jede öffentliche Ansicht zur Standardansicht machen, sodass diese Ansicht Personen beim Anzeigen der Bibliothek automatisch angezeigt wird.

Sie können außerdem beim Entwerfen einer Website eine Verknüpfung zu anderen Ansichten oder Entwurfsseiten mit Webpart erstellen, von denen unterschiedliche Ansichten verwendet werden.

Wenn Mitglieder der Gruppe die Bibliotheken auf einem mobilen Gerät anzeigen, können Sie mobile Ansichten erstellen und mit Einschränkungen versehen, beispielsweise die maximale Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente festlegen, die für die Bandbreite oder die Gerätebeschränkung optimal ist. Weitere Informationen zum Erstellen von Ansichten finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Mit dem folgenden Verfahren werden standardmäßige Ansichtstypen erstellt. Die zur Auswahl stehenden Optionen sind für die anderen Ansichtstypen unterschiedlich, allerdings sind die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer Ansicht ähnlich.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Settings menu Ansicht erstellen.

  3. Klicken Sie unter Format für Ansicht auswählen auf den zu erstellenden Ansichtstyp. Für viele Situationen klicken Sie auf Standardansicht, Sie können jedoch für bestimmte Situationen andere Ansichten wählen, wie beispielsweise das Erstellen eines Berichts.

  4. Geben Sie im Feld Name der Ansicht einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Sortierung: Nachname.

  5. Wenn Sie diese Ansicht zur Standardansicht für die Bibliothek machen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen. Nur eine öffentliche Ansicht kann zur Standardansicht gemacht werden.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Publikum unter Publikum anzeigen aus, ob Sie eine persönliche Ansicht anlegen möchten, die nur von Ihnen verwendet werden kann, oder eine öffentliche Ansicht, die auch von anderen Personen verwendet werden kann.

  7. Im Bereich Spalten können Sie Spalten durch Auswählen der entsprechenden Kontrollkästchen ein- oder ausblenden. Geben Sie neben dem Spaltennamen die Zahl für die Position der Spalte in der Ansicht ein.

  8. Wählen Sie im Abschnitt Sortieren die Optionen dafür aus, ob und wie die die Dateien sortiert werden sollen. Sie können zwei Spalten zum Sortieren verwenden. Sie können beispielsweise zunächst nach dem Autor und dann nach dem Dateinamen für jeden Autor sortieren.

  9. Wählen Sie im Abschnitt Filter die Optionen dafür aus, ob und wie die Dateien gefiltert werden sollen. In einer gefilterten Ansicht wird eine kleinere Dataiauswahl angezeigt, beispielsweise nur die in einer bestimmten Abteilung erstellten Dateien oder nur die genehmigten Dateien.

  10. Im Abschnitt Gruppieren nach können Sie Elemente mit demselben Wert in einem Abschnitt gruppieren, beispielsweise ein Abschnitt für Dokumente von jedem Autor. Dieser Abschnitt kann erweitert oder reduziert werden.

  11. Im Abschnitt Gesamtergebnisse können Sie die Anzahl der Elemente in einer Spalte zählen, z. B. die Gesamtanzahl von Problemen. In einigen Fällen können Sie Informationen zusammenfassen oder weitere Informationen ableiten, z. B. Durchschnittswerte.

  12. Wählen Sie im Bereich Formatvorlage die Formatvorlage für die Ansicht aus, z. B. eine schattierte Liste, in der jede zweite Zeile schattiert ist.

  13. Wenn die Bibliothek über Ordner verfügt, können Sie eine Ansicht ohne die Ordner erstellen. Diese wird manchmal als "flache Ansicht" bezeichnet. Klicken Sie zum Anzeigen aller Elemente auf einer Ebene im Abschnitt Ordner auf Alle Elemente ohne Ordner anzeigen.

  14. Sie können einschränken, wie viele Dateien in der Bibliothek oder wie viele Dateien auf derselben Seite angezeigt werden können. Diese Einstellungen sind besonders wichtig beim Erstellen einer Ansicht für ein mobiles Gerät. Wählen Sie im Abschnitt Eintragsgrenze die gewünschten Optionen aus.

  15. Wenn Sie eine Bibliothek auf einem mobilen Gerät erstellen möchten, wählen Sie die gewünschten Optionen im Abschnitt Mobil aus.

  16. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Erstellen eines Ordners in einer Bibliothek

Wenn Sie über zahlreiche Dokumenttypen oder diverse Inhalte innerhalb einer Bibliothek verfügen, können Sie Ordner erstellen, durch die Sie beim Organisieren des Inhalts unterstützt werden.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Neu Menü 'Neu' auf Neuer Ordner.

    Hinweis : Die Person, die die Bibliothek erstellt hat, könnte angegeben haben, dass keine Ordner erstellt werden können. In diesem Fall ist der Befehl Neuer Ordner nicht verfügbar.

  3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf OK.

Tipp : Wenn Sie über mehrere Bibliotheken mit Ordnern verfügen und die Personen in der Gruppe eine Bibliothek so durchsuchen möchten, wie sie die Festplatte durchsuchen würden, sollte die Gruppe die Website zum Verwenden der Strukturansicht aktivieren. Mit der Strukturansicht können Sie die Ordner erweitern, reduzieren und einfach darin navigieren. Wenn Sie über die Berechtigung zum Entwerfen von Websites verfügen, können Sie die Strukturansicht in den Navigationsoptionen auf der Seite Websiteeinstellungenaktivieren.

Seitenanfang

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×