Optimieren von Kalendern

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Kalender werden für mehr als nur zum Eintragen von Besprechungen und sonstigen Terminen verwendet. Warum sollten Sie für solche Eintragungen nicht auch die Outlook-Kalender nutzen? In diesem Video wird gezeigt, wie das geht.

Ändern eines einzelnen Termins oder einer einzelnen Besprechung

  1. Öffnen Sie einen Termin oder eine Besprechung. Wenn Sie ein Element öffnen, das zu einer Terminserie gehört, klicken Sie im Dialogfeld Terminserie öffnen auf Nur dieses Element und dann auf OK.

  2. Ändern Sie auf der Registerkarte Besprechungsserienelement die gewünschten Optionen, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen, oder klicken Sie im Falle einer Besprechung auf Aktualisierung senden.

    Ziehen Sie im Kalender den Termin oder die Besprechung auf ein anderes Datum. Sie können auch den Betreff ändern, indem Sie auf den Text klicken und die gewünschten Änderungen eingeben.

Ändern einer Termin- oder Besprechungsserie

  1. Öffnen Sie den Termin oder die Besprechung. Wenn Sie ein Element öffnen, das zu einer Terminserie gehört, klicken Sie im Dialogfeld Terminserie öffnen auf Die gesamte Serie und dann auf OK.

  2. Ändern Sie auf der Registerkarte Terminserie oder Besprechungsserie die gewünschten Optionen.

  3. Zum Ändern von Serienoptionen klicken Sie auf der Registerkarte Terminserie oder Besprechungsserie in der Gruppe Optionen auf Serie. Ändern Sie die gewünschten Optionen, wie die Zeit, das Serienmuster oder den Serienbereich, und klicken Sie auf OK.

  4. Klicken Sie auf Speichern und schließen oder im Falle einer Besprechung auf Aktualisierung senden.

Weitere Tipps gefällig?

Kalendergrundlagen

Hinzufügen von Feiertagen zum Kalender

Im Anfängerkurs, 'Kalendergrundlagen', wurde gezeigt, wie Termine erstellt,

Besprechungen eingerichtet und Kalender freigegeben werden. Das sind die genau die Dinge, die Personen mit einem Outlook-Kalender am häufigsten erledigen.

Sie verwenden Kalender und Zeitpläne aber für weit mehr als nur Besprechungen und Termine.

Warum sollte deshalb Outlook nicht auch dafür eingesetzt werden?

Ich beginne also, indem ich die Beschriftungen entferne und den Kalender als ein Konzept anzeige.

Dann sehen Sie, dass der Kalender einfach ein Hilfsmittel ist, um Sie daran zu erinnern, wann bestimmte Dinge geschehen sollten.

Ein Termin muss nicht unbedingt ein Termin sein, sondern kann auch ein beliebiger Zeitblock sein, den Sie berücksichtigen müssen –

beispielsweise Zeit, die Sie sich frei halten, um die Kinder aus dem Ferienlager abzuholen oder um Produkte an Kunden zu verteilen.

Und eine Besprechung kann ein beliebiger Zeitblock sein, der die Koordinierung einer Personengruppe betrifft –

ein Fußballspiel, eine Dachdeckerarbeit, Filmaufnahmen.

Als Ausgangspunkt für dieses konzeptionelle Denken möchte ich einen Outlook-Kalender zur Planung einer zweiwöchigen Promotiontour verwenden.

Zunächst erstelle ich einen neuen Kalender. Damit kann ich die Tourdaten getrennt von meinen persönlichen Kalenderelementen führen.

Klicken Sie auf die Ansicht 'Kalender', dann auf der Registerkarte 'Start' auf 'Kalender öffnen',

'Neuen leeren Kalender erstellen', und geben Sie einen Namen für den neuen Kalender ein.

Wählen Sie einen Speicherplatz für den Kalender aus. In Outlook können Sie verschiedene Arten von E-Mail-Konten haben.

Ich erstelle diesen Kalender in meinem Office 365 Exchange-Konto. Auf diese Weise kann ich ihn freigeben.

Im dritten Video werde ich Ihnen zeigen, wie das funktioniert.

Klicken Sie auf 'OK'. Wenn Sie jetzt in der Ordnerliste unter 'Meine Kalender' nachschauen, sehen Sie den neuen Kalender.

Aktivieren Sie ihn. Dann wird er neben Ihrem primären persönlichen Kalender angezeigt.

Ich deaktiviere jetzt den persönlichen Kalender, damit ich mehr Platz zum Arbeiten habe.

Nun kann ich damit beginnen, Ereignisse und anderes zum Zeitplan hinzuzufügen. Dies ist zuerst eine Buchsignierstunde.

Klicken Sie auf 'Neue Besprechung'. Ich verwende ein Besprechungsformular, weil die Zeitpläne mehrerer Personen zu koordinieren sind.

Als 'Betreff' kann ich den Typ des Ereignisses eingeben, als 'Ort' den Namen und die Adresse des Veranstaltungsorts

und schließlich die Start- und Endzeit.

Fügen Sie im Nachrichtenbereich beliebige Details im Hinblick auf das Ereignis hinzu

wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Anlagen, Links und sogar eine Karte.

Fügen Sie zum Schluss die Personen für das Tourteam

und alle anderen Personen hinzu, für die Sie die Informationen freigeben möchten, beispielsweise die Kontaktperson der Buchhandlung.

Klicken Sie dann auf 'Senden', um die Besprechungsanfrage zu senden.

Und ich erhalte einen Warnhinweis, dass Antworten auf die Besprechungsanfrage nicht aufgezeichnet werden,

weil die Besprechungsanfrage nicht im Hauptkalender erstellt wird.

Ich nehme das zur Kenntnis; es sollte aber zu keinen Problemen führen. Klicken Sie auf 'Ja'.

Jede Person im Verteiler empfängt die Anfrage per E-Mail. Wenn sie die Anfrage akzeptiert, wird diese dem eigenen Kalender hinzugefügt.

Ich habe die Empfänger auch gebeten, mir eine Bestätigung zu senden. Auf diese Weise weiß ich, dass sie die Informationen erhalten haben.

Im fertigen Tourkalender werden alle Ereignisse, Unterkünfte und Transportmittel angezeigt. Außerdem habe ich die Ereignisse farbig gekennzeichnet.

Wählen Sie ein Ereignis aus, und klicken Sie auf 'Kategorisieren'. Sie können Kategorien erstellen und dann Ereignissen zuweisen.

Dies ist der vorgesehene Rahmen für unsere Tourplanung. Denken Sie aber daran, dass dies nur eine von mehreren Vorgehensweisen ist.

Statt beispielsweise bestimmte Datumsinformationen durch das Senden von Besprechungsanfragen freizugeben, könnte ich einfach den ganzen Kalender freigeben.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in Video 3.

Im nächsten Video zeige ich Ihnen, wie ich den Zeitplan organisiere und Aufgaben zuweise.

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