Office 365-Berichte im neuen Admin Center – Nutzung von SharePoint-Websites

Auf dem Dashboard Berichte wird Ihnen als Office 365-Administrator eine Übersicht über die Aktivitäten in verschiedenen Office 365-Produkten in Ihrer Organisation angezeigt. Hier können Sie einen Drilldown ausführen, um genauere Einblicke in die Aktivitäten für die einzelnen Produkte zu erhalten.  Sie können z. B. einen allgemeinen Überblick über den Wert erhalten, den Sie von SharePoint hinsichtlich der Gesamtanzahl von Dateien, die Benutzer in SharePoint-Team- und Office 365-Gruppenwebsites speichern, der Anzahl der aktiv verwendeten Dateien und des auf all diesen Websites belegten Speicherplatzes erhalten. Anschließend können Sie einen Drilldown in den Bericht zur Verwendung der SharePoint-Website ausführen, um die Trends und die Details pro SharePoint-Team- und Office 365-Gruppenwebsiteebene zu verstehen.

Hinweis : Sie müssen ein globaler Administrator in Office 365 oder ein SharePoint-Administrator sein, um diesen Bericht anzuzeigen.

Wie erhalten Sie einen Bericht zur Verwendung von SharePoint-Websites

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

  3. Wählen Sie im linken Menü Berichte aus, oder klicken Sie auf das Widget Berichte.

    Anschauen der neuen Office 365-Aktivitätsberichte
  4. Verwenden Sie die Dropdownliste Bericht auswählen in der oberen linken Ecke, und wählen Sie dann SharePoint-Websitenutzung aus.

    Auswählen eines Berichts

Interpretieren des Berichts zur Verwendung von SharePoint-Websites

Bericht zur Verwendung von SharePoint-Websites

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Im Bericht zur SharePoint-Nutzung werden die Trends über die letzten 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage oder 180 Tage angezeigt.

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Jeder Bericht weist das Datum auf, an dem er generiert wurde. Die Berichte weisen in der Regel eine Latenz von 24 bis 48 Stunden ab dem Zeitpunkt der Aktivität auf.

Hinweis : Gelegentlich kann es zu unvorhergesehenen Verzögerungen bei der Datensammlung und -verarbeitung kommen, wodurch sich möglicherweise die Berichtgenerierung verzögert. Das angezeigte Berichtsdatum reflektiert immer das aktuelle Datum, an dem das System Berichtsdaten verarbeitet hat. Wir bemühen uns um Angaben innerhalb von 24 bis 48 Stunden ab dem Zeitpunkt der Aktivitäten.

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Sie können den Bericht für Gruppen- und Teamwebsites anzeigen, oder Sie klicken auf die Dropdownliste, um Teamwebsites oder Gruppenwebsites auszuwählen. Der Bericht für Gruppen- und Teamwebsites fasst die Werte für alle Gruppen- und Teamwebsites zusammen. Der Bericht für Gruppenwebsites zeigt nur die Werte für Gruppenwebsites an, während der Bericht für Teamwebsites nur die Werte für Teamwebsites anzeigt.

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Das Diagramm Websites zeigt die Anzahl der gesamten und aktiven Websites an. Eine beliebige Website, in der Benutzer innerhalb des Berichtszeitraums Daten angezeigt, geändert, hochgeladen, heruntergeladen, freigegeben oder synchronisiert haben.

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Im Diagramm Dateien werden die Gesamtanzahl der Dateien auf allen Websites und die Anzahl der aktiven Dateien angezeigt. Die Anzahl aller Dateien umfasst sowohl Benutzerdateien als auch Systemdateien. Eine Datei wird als aktiv betrachtet, wenn sie gespeichert, synchronisiert, geändert oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums freigegeben wurde.

Hinweis : Eine Dateiaktivität kann für eine einzelne Datei mehrmals auftreten, wobei sie aber nur als eine aktive Datei gezählt wird. Sie können beispielsweise dieselbe Datei über einen angegebenen Zeitraum mehrmals speichern und synchronisieren, aber sie wird nur als einzelne aktive Datei und als einzelne synchronisierte Datei in den Daten gezählt.

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Das Diagramm Speicher zeigt den Trend hinsichtlich des im Berichtszeitraum belegten Speicherplatzes an.

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Sie können die angezeigten Diagramme filtern, indem Sie in der Legende auf ein Element klicken. Klicken oder tippen Sie z. B. im Diagramm Dateien auf Dateien oder Aktive Dateien. Im Diagramm Websites können Sie auf Websites gesamt oder Aktive Websites klicken oder tippen. Im Diagramm Speicher können Sie auf Zugeordneter Speicher oder Verbrauchter Speicher klicken. Durch das Ändern dieser Auswahl werden die Informationen in der Gitternetztabelle nicht geändert.

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Die Tabelle zeigt eine Aufschlüsselung der Aktivitäten auf Ebene der einzelnen Websites.

Spaltenoptionen

  • Website-URL ist die vollständige URL der Website.

  • Websitebesitzer ist der Benutzername des primären Besitzers der Website.

  • Datum der letzten Aktivität (UTC) bezieht sich auf das Datum, wann die letzte Dateiaktivität auf der Website erkannt wurde.

  • Dateien entspricht der Anzahl von Dateien auf der Website.

  • Aktive Dateien entspricht der Anzahl der aktiven Dateien auf der Website. Eine Datei wird als aktiv betrachtet, wenn sie gespeichert, synchronisiert, geändert oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums freigegeben wurde.

    Hinweise : 

    • Eine Dateiaktivität kann für eine einzelne Datei mehrmals auftreten, wobei sie aber nur als eine aktive Datei gezählt wird. Sie können beispielsweise dieselbe Datei über einen angegebenen Zeitraum mehrmals speichern und synchronisieren, aber sie wird nur als einzelne aktive Datei und als einzelne synchronisierte Datei in den Daten gezählt.

    • Wenn während des angegebenen Zeitraums für den Bericht Dateien entfernt wurden, ist die Anzahl der aktiven Dateien, die im Bericht angegeben ist, möglicherweise größer als die aktuelle Anzahl der Dateien auf der Website.

  • Verwendeter Speicherplatz (MB) entspricht der auf der Website aktuell verwendeten Speichermenge.

  • Zugeordneter Speicher (MB) entspricht dem maximalen Speicherplatz, der der Website zugeordnet ist.

Wenn die Richtlinien Ihrer Organisation verhindern, dass Sie Berichte anzeigen, in denen Benutzerinformationen identifizierbar sind, können Sie die Datenschutzeinstellung für alle diese Berichte ändern. Lesen Sie den Abschnitt zum Ausblenden von Details auf Benutzerebene unter Aktivitätsberichte im Office 365 Admin Center.

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Klicken oder tippen Sie auf Spalten verwalten Verwalten von Spalten , um Spalten zum Bericht hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.

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Sie können die Berichtsdaten auch im CSV-Format in eine Excel-Datei exportieren, indem Sie auf den Link Exportieren  Exportieren klicken oder tippen. Dadurch werden Daten für alle Websites exportiert, und Sie können einfache Sortier- und Filtervorgänge zur weiteren Analyse ausführen. Bei weniger als 2000 Websites können Sie innerhalb der Tabelle im Bericht selbst sortieren und filtern. Bei mehr als 2000 Websites müssen Sie die Daten zum Filtern und Sortieren exportieren.

Hinweis : Beim Exportieren der Daten in eine Excel-Datei wird das Datum, an dem der Inhaltsbericht generiert wurde, in der Datei in der Spalte Daten seit wiedergegeben.

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