Office 365-Berichte im Admin Center – Postfachnutzung

Der neue Bericht zur Postfachnutzung stellt Informationen zu Benutzern mit einem Benutzerpostfach und deren Aktivitätsgraden bereit, und zwar basierend auf den E-Mail-Sende- und E-Mail-Leseaktivitäten. Er enthält außerdem Informationen über den belegten Speicher jedes Benutzerpostfachs und der Anzahl der Postfächer, die sich ihren Speicherkontingenten nähern.

Hinweis : Sie müssen ein globaler Administrator in Office 365 oder ein Exchange-, SharePoint- oder Skype for Business-Administrator bzw. Berichts-Leser sein, um Office 365-Berichte anzeigen zu können.

So gelangen Sie zum Bericht zur Postfachnutzung

  1. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center > Berichte.

  2. Wählen Sie in der Dropdownliste nutzung

    Auswählen verfügbarer Berichte in Office 365

Interpretieren des Berichts zur Postfachnutzung

Sie können die Postfachnutzung in Ihrer Organisation anzeigen, indem Sie sich die Diagramme Postfach, Speicher und Kontingent anschauen.

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Im Bericht Postfachnutzung werden die Trends über die letzten 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage oder 180 Tage angezeigt.

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Jeder Bericht weist das Datum auf, an dem er generiert wurde. Die Berichte weisen in der Regel eine Latenz von 24 bis 48 Stunden ab dem Zeitpunkt der Aktivität auf.

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Das Diagramm "Postfach" zeigt die Gesamtzahl der Benutzerpostfächer in Ihrer Organisation an, sowie die Gesamtzahl der aktiven Postfächer an einem gegebenen Tag des Berichtszeitraums. Ein Benutzerpostfach wird als aktiv betrachtet, wenn eine E-Mail gesendet oder gelesen wurde.

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Das Diagramm Speicher zeigt die Menge des Speicherplatzes an, der von Ihrer Organisation verwendet wird.

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Das Diagramm Kontingent zeigt die Anzahl der Benutzerpostfächer in jeder Kontingentkategorie an. Es gibt vier Kontingentkategorien:

  • "Gut" – Anzahl der Benutzer, deren verwendeter Speicher unterhalb der Kontingentwarnungsschwelle liegt.

  • "Warnung" – Anzahl der Benutzer, deren verwendeter Speicher an der oder über der Warnungsschwelle liegt, deren Sendekontingent jedoch noch nicht überschritten ist.

  • "Senden nicht möglich" – Anzahl der Benutzer, deren verwendeter Speicher das Sendekontingent erreicht oder überschritten hat, die jedoch noch nicht das Sende-/Empfangskontingent überschritten haben.

  • "Senden/Empfangen nicht möglich" – Anzahl der Benutzer, deren verwendeter Speicher das Sende-/Empfangskontingent überschritten hat.

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  • Im Diagramm Postfach gibt die Y-Achse die Anzahl der Benutzerpostfächer an.

  • Im Diagramm Speicher gibt die Y-Achse die von den Benutzerpostfächern in Ihrer Organisation belegten Speicher an.

  • Im Diagramm Kontingent gibt die Y-Achse die Anzahl der Benutzerpostfächer in jeder Kontingentkategorie an.

  • Die X-Achse in den Diagrammen "Postfach" und "Speicher" entspricht dem ausgewählten Zeitraum für diesen bestimmten Bericht.

  • Die X-Achse in den Kontingentdiagrammen gibt die Kontingentkategorie an.

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Sie können die angezeigten Diagramme filtern, indem Sie in der Legende auf ein Element klicken.

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Die Tabelle zeigt eine Aufschlüsselung der Postfachnutzung auf Ebene der einzelnen Benutzer. Sie können weitere Spalten zur Tabelle hinzufügen.

  • Benutzername ist die E-Mail-Adresse des Benutzers.

  • Anzeigename ist der vollständige Name des Benutzers.

  • Gelöscht bezieht sich auf das Postfach, dessen aktueller Status "Gelöscht" ist, das aber während eines Teils des Berichtszeitraums aktiv war.

  • Gelöscht am ist das Datum, an dem das Postfach gelöscht wurde.

  • Erstellt am ist das Datum, an dem das Postfach erstellt wurde.

  • Datum der letzten Aktivität ist das Datum, an dem von diesem Postfach eine E-Mail gesendet oder empfangen wurde.

  • Anzahl Elemente gibt die Gesamtzahl der Elemente in Postfach an.

  • Verwendeter Speicher (MB) gibt den insgesamt verwendeten Speicher an.

  • Kontingent für Problemwarnung (MB) bezieht sich auf das Speicherkontingent, ab dem der Postfachbesitzer eine Warnung erhält, dass er demnächst sein Speicherkontingent überschreitet.

  • Kontingent für Senden verbieten (MB) bezieht sich auf das Speicherkontingent, ab dem über das Postfach keine E-Mails mehr gesendet werden können.

  • Kontingent für Empfangen verbieten (MB) bezieht sich auf das Speicherkontingent, ab dem über das Postfach keine E-Mails mehr gesendet oder empfangen werden können.

Wenn die Richtlinien Ihrer Organisation eine Anzeige von Berichten verhindern, in denen Benutzerinformationen identifizierbar sind, können Sie die Datenschutzeinstellung für alle diese Berichte ändern. Lesen Sie den Abschnitt Ausblenden von Benutzerdetails in den Berichten unter Aktivitätsberichte im Office 365 Admin Center.

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Sie können die Berichtsdaten auch im CSV-Format in eine Excel-Datei exportieren, indem Sie auf den Link Exportieren klicken oder tippen.

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