Nicht indizierte Elemente in der Inhaltssuche

Ein Inhaltssuche, die Sie aus dem Office 365 Security & Compliance Center heraus ausführen, bietet Ihnen die Möglichkeit, beim Ausführen einer Suche nicht indizierte Elemente in die geschätzten Suchergebnissen einzuschließen. Nicht indizierte Elemente sind Exchange-Postfachelemente und -Dokumente auf SharePoint-Websites, die aus irgendeinem Grund nicht für die Suche indiziert wurden. In Exchange enthält ein nicht indiziertes Element in der Regel eine an eine E-Mail-Nachricht angefügte Datei eines nicht indizierbaren Dateityps. Aus folgenden Gründe können Elemente möglicherweise nicht für die Suche indiziert werden und werden, wenn Sie eine Suche ausführen, als nicht indizierte Elemente zurückgegeben:

  • Der Dateityp wird nicht unterstützt oder die Indizierung wurde für diesen Dateityp deaktiviert.

  • Die Indizierung für diesen Dateityp wird unterstützt, aber für eine bestimmte Datei ist ein Indizierungsfehler aufgetreten.

  • An eine E-Mail-Nachricht wurden zu viele Dateien angefügt.

  • Eine an eine E-Mail-Nachricht angefügte Datei ist zu groß.

  • Eine Datei wurde mit Nicht-Microsoft-Technologien verschlüsselt.

  • Eine Datei ist kennwortgeschützt.

Ihre Organisation muss zur juristischen Prüfung möglicherweise nicht indizierte Elemente überprüfen. Sie können daher angeben, ob nicht indizierte Elemente beim Exportieren von Suchergebnissen auf einen lokalen Computer oder beim Vorbereiten der Ergebnisse zur weiteren Analyse mit Erweiterte eDiscovery in Office 365 berücksichtigt werden sollen.

Dateitypen, die nicht für die Suche indiziert werden

Bestimmte Typen von Dateien, z. B. Bitmap- oder MP3-Dateien, enthalten keine indizierbaren Inhalte. Folglich führen die Indizierungsserver in Exchange und SharePoint keine Volltextindizierung für diese Dateitypen aus. Diese Dateitypen gelten als nicht unterstützten Dateitypen. Es gibt auch Dateitypen, die für die Volltextindizierung entweder standardmäßig oder von einem Administrator deaktiviert wurde. Nicht unterstützte und deaktivierte Dateitypen werden in Inhaltssuchen als nicht indizierte Elemente behandelt. Wie bereits erwähnt, können nicht indizierte Elemente beim Ausführen einer Suche, beim Exportieren der Suchergebnisse auf einem lokalen Computer oder beim Vorbereiten der Suchergebnisse für Erweiterte eDiscovery in die Suchergebnisse aufgenommen werden.

Eine Liste der unterstützten und deaktivierten Dateiformate finden Sie unter den folgenden Themen:

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Nachrichten und Dokumente mit nicht indizierten Dateitypen können in den Suchergebnissen zurückgegeben werden

Nicht jede E-Mail-Nachricht mit einer nicht indizierten Dateianlage oder jedes nicht indizierte SharePoint-Dokument wird automatisch als nicht indiziertes Element zurückgegeben. Der Grund hierfür ist, dass andere Nachrichten- oder Dokumenteigenschaften, z. B. die Eigenschaft Subject von E-Mail-Nachrichten und die Eigenschaften Title oder Author von Dokumenten indiziert werden und durchsucht werden können. Eine Suche nach dem Stichwort "Finanz" gibt z. B. Elemente mit einer nicht indizierten Dateianlage zurück, wenn das Stichwort im Betreff einer der E-Mail-Nachricht oder im Dateinamen oder Titel eines Dokuments enthalten ist. Wenn das Stichwort jedoch nur im Textbereich der Datei vorkommt, wird die Nachricht oder das Dokument als nicht indiziertes Element zurückgegeben.

Nachrichten mit nicht indizierten Dateianlagen und Dokumente eines nicht indizierten Dateityps wiederum werden in den Suchergebnissen aufgeführt, wenn andere Nachrichten- oder Dokumenteigenschaften, die indiziert sind und durchsucht werden können, den Suchkriterien entsprechen. Für die Suche indizierte Nachrichteneigenschaften sind beispielsweise Sende- und Empfangsdatum, Absender und Empfänger, Dateiname einer Anlage und Text im Textbereich der Nachricht. Für die Suche indizierte Dokumenteigenschaften sind beispielsweise Erstellungs- und Änderungdatum. Obwohl eine E-Mail-Anlage also möglicherweise ein nicht indiziertes Element ist, wird die Nachricht in die regulären Suchergebnisse einbezogen, wenn der Wert anderer Nachrichten- oder Dokumenteigenschaften den Suchkriterien entspricht.

Eine Liste der E-Mail- und Dokumenteigenschaften, die Sie mit dem Suchfeature im Security & Compliance Center durchsuchen können, finden Sie unter Stichwortabfragen und Suchbedingungen für Inhaltssuchen.

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In den Suchergebnissen enthaltene nicht indizierte Elemente

Möglicherweise ist Ihre Organisation verpflichtet, nicht indizierte Elemente zu bestimmen und eine zusätzliche Analyse hinsichtlich ihrer Art, ihrer Inhalte und ihrer Relevanz für eine bestimmte Untersuchung durchzuführen. Um nicht indizierte Elemente in die Suchergebnisse einzuschließen, können Sie beim Ausführen einer Suche, beim Exportieren von Suchergebnissen oder beim Vorbereiten der Ergebnisse für Erweiterte eDiscovery die Option für nicht indizierte Elemente verwenden. Wenn Sie nicht indizierte Elemente einschließen möchten, aktivieren Sie beim Erstellen oder Ändern einer Suche das Kontrollkästchen Elemente, deren Format nicht erkannt wird, die verschlüsselt sind oder die aus anderen Gründen nicht indiziert wurden, einschließen.

Beachten Sie im Hinblick auf nicht indizierte Elemente Folgendes:

  • Wenn Sie eine Suche ausführen, die nicht indizierte Elemente enthält, wird die Anzahl und Gesamtgröße der (von der Suchabfrage zurückgegebenen) nicht indizierten Elemente in der Suchstatistik im Detailbereich angezeigt.

  • Wenn Sie Suchergebnisse exportieren und nicht indizierte Elemente einschließen, werden nicht indizierte Exchange-Elemente für jedes Postfach, in denen sie gespeichert sind, in eine separate PST-Datei bzw. als einzelne Nachrichten exportiert, wenn Sie die Option zum Herunterladen von Exchange-Elementen als Nachrichten ausgewählt haben. Nicht-indizierte SharePoint-Elemente werden in einen Ordner namens Nicht durchsuchbar exportiert.

  • Wenn Sie alle Postfachelemente in die Suchergebnisse einschließen möchten, oder wenn eine Suchabfrage keine Stichwörter enthält bzw. nur einen bestimmten Datumsbereich angibt, werden die nicht indizierten Elemente möglicherweise nicht in die PST-Datei der nicht indizierten Elemente kopiert. Das liegt daran, dass alle Elemente, auch die nicht indizierten, automatisch in die regulären Suchergebnissen einbezogen werden.

  • Nicht indizierte Elemente können nicht in der Vorschau angezeigt werden. Sie müssen die Suchergebnisse exportieren, um von der Suche zurückgegebene nicht indizierte Elemente anzuzeigen.

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Von den Suchergebnissen ausgeschlossene nicht indizierte Elemente

Nicht indizierte Elemente, die den Suchabfragekriterien nicht entsprechen, werden nicht als nicht indizierte Elemente in die Suchergebnisse einbezogen. Mit anderen Worten, diese Elemente werden aus den Suchergebnissen ausgeschlossen. Angenommen, Sie führen eine Suche aus und geben keine Stichwörter oder Eigenschaften an, weil Sie alle Inhalte einschließen möchten. Sie legen allerdings eine Datumsbereichsbedingung für die Abfrage fest. Wenn ein nicht indiziertes Element außerhalb dieses Datumsbereichs liegt, wird es nicht als nicht indiziertes Element einbezogen. Datumsbereiche sind eine effektive Möglichkeit nicht indizierte Elemente aus den Suchergebnissen auszuschließen.

Wenn Sie Ergebnisse einer Suche exportieren, die nicht indizierte Elemente einschließt, werden die aus den Suchergebnissen ausgeschlossenen nicht indizierten Elemente also nicht exportiert.

Weitere Informationen zu nicht indizierten Elementen

  • Wie bereits erwähnt, kann eine Stichwortsuche Ergebnisse zurückgeben, wenn das Stichwort in den indizierten Metadaten vorkommt, da die Nachrichten- und Dokumenteigenschaften und deren Metadaten indiziert sind. Allerdings gibt dieselbe Stichwortsuche das gleiche Element möglicherweise nicht zurück, wenn das Schlüsselwort nur im Inhalt eines Elements mit einem nicht unterstützten Dateityp enthalten ist. In diesem Fall würde das Element als nicht indiziertes Element zurückgegeben.

  • Ist ein nicht indiziertes Element in die Suchergebnisse eingeschlossen, weil es die Suchabfragekriterien erfüllt (und nicht ausgeschlossen wurde), wird es in der geschätzten Suchstatistik nicht als ein nicht indiziertes Element berücksichtigt. Darüber hinaus wird es beim Exportieren der Suchergebnisse nicht zu den nicht indizierten Elementen hinzugefügt.

  • Auch wenn ein Dateityp für die Indizierung unterstützt wird, können Fehler bei der Indizierung oder Suche auftreten, die bewirken, dass eine Datei als nicht indiziertes Element zurückgegeben wird. Wenn Sie z. B. eine sehr große Excel-Datei durchsuchen, kann dies teilweise erfolgreich sein, dann jedoch fehlschlagen, da die maximale Größe überschritten wird. In diesem Fall kann ein und dieselbe Datei in den Suchergebnissen und gleichzeitig als nicht indiziertes Element zurückgegeben werden.

  • Angefügte, mit Microsoft-Technologien verschlüsselte Dateien werden indiziert und können durchsucht werden. Dateien, die mit Nicht-Microsoft-Technologien verschlüsselt wurden, werden nicht indiziert.

  • Mit S/MIME verschlüsselte E-Mail-Nachrichten werden nicht indiziert. Dies schließt verschlüsselte Nachrichten mit oder ohne Dateianlagen ein.

  • Mithilfe von Information Rights Management (IRM) geschützte Nachrichten werden indiziert und in die Suchergebnisse eingeschlossen, wenn sie der Suchabfrage entsprechen.

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