Neue Datenbank erstellen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Microsoft Office Access 2007 enthält eine Reihe von Verbesserungen, die das Erstellen einer Datenbank einfacher als je zuvor machen. Benutzer, die bereits Datenbanken in Access erstellt haben, werden zu schätzen wissen, dass Datenbanken dank dieser neuen und optimierten Features schneller erstellt werden können.

Dieser Artikel behandelt die Grundlagen des Startens von Office Access 2007 und Erstellens einer Datenbank, sei es mit einer Vorlage oder durch Erstellen eigener Tabellen, Formulare, Berichte und anderer Datenbankobjekte. Außerdem geht er auf einige Methoden ein, mit denen Sie die neue Datenbank mit Informationen speisen.

Inhalt dieses Artikels

Kennenlernen der Seite "Erste Schritte bei Microsoft Office Access"

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Erstellen einer Datenbank ohne eine Vorlage

Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Importieren, Anfügen oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

Erstellen einer benutzerdefinierten leeren Vorlage

Kennenlernen der Seite "Erste Schritte bei Microsoft Office Access"

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt.

Seite "Erste Schritte mit Microsoft Office Access"

Diese Seite dient als Ausgangspunkt, um eine neue Datenbank zu erstellen, eine vorhandene Datenbank zu öffnen oder wichtigen Inhalt aus Microsoft Office Online anzuzeigen.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access stellt eine Vielzahl von Vorlagen bereit, mit denen Sie Datenbanken schneller erstellen können. Eine Vorlage ist eine gebrauchsfertige Datenbank, die bereits alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen zum Überwachen von Problemen, zum Verwalten von Kontakten oder zum Aufzeichnen von Ausgaben. Bestimmte Vorlagen enthalten Beispieleinträge, um die Art der Verwendung zu verdeutlichen. Vorlagendatenbanken können unverändert verwendet oder Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden.

Falls eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist deren Verwendung die schnellste Methode, um eine Datenbank zu starten. Wenn sich jedoch Daten, die Sie in Access importieren möchten, in einem anderen Programm befinden, empfiehlt es sich möglicherweise, eine Datenbank ohne Vorlage zu erstellen. Vorlagen besitzen eine bereits definierte Datenstruktur, und es kann mit viel Arbeit verbunden sein, die bereits vorhandenen Daten an die Vorlagenstruktur anzupassen.

  1. Klicken Sie, während die Datenbank geöffnet ist, auf Microsoft Office-Schaltfläche{b> <b} Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Datenbank schließen Schaltflächensymbol ,um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen.

  2. In der Mitte der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access sind mehrere Features enthalten, und weitere stehen zur Verfügung, wenn Sie auf die Verknüpfungen im Bereich Vorlagenkategorien klicken. Sie können zudem weitere Vorlagen von der Microsoft Office Online-Website herunterladen. Details hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

  4. In Access wird ein Dateiname für Ihre Datenbank im Feld Dateiname vorgeschlagen – Sie können den Namen ggf. ändern. Um die Datenbank in einem anderen Ordner als dem unter dem Dateinamenfeld angezeigten zu speichern, klicken Sie auf Schaltflächensymbol , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Datenbank speichern möchten, und klicken Sie dann auf OK. Sie können die Datenbank wahlweise auch mit einer Website von Windows SharePoint Services 3.0 erstellen und verknüpfen.

  5. Klicken Sie auf Erstellen (oder im Falle einer Office Online-Vorlage auf Herunterladen).

    In Access wird die Datenbank erstellt oder heruntergeladen und dann geöffnet. Es wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Dateneingabe beginnen können. Falls die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie die einzelnen Datensätze löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer klicken (das ausgeblendete Feld oder der graue Balken links neben dem Datensatz) und dann folgende Aktionen ausführen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Schaltflächensymbol

  6. Um mit der Dateneingabe zu beginnen, klicken Sie in die erste Zelle im Formular und beginnen mit der Eingabe. Verwenden Sie den Navigationsbereich, um nach anderen Formularen und Berichten zu suchen, die Sie eventuell verwenden möchten.

Herunterladen einer Vorlage aus Office Online

Falls Sie keine Vorlage auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access finden, die Ihren Anforderungen entspricht, und Sie eine Internetverbindung hergestellt haben, können Sie auf der Office Online-Website nach einer größeren Auswahl suchen.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Weitere Informationen zu Office Online auf Vorlagen.

    Die Vorlagen-Startseite von Office Online wird im Browserfenster angezeigt.

  2. Verwenden Sie die Navigations- und Suchtools von Office Online, um nach der gewünschten Access-Vorlage zu suchen, und befolgen Sie die Anweisungen zum Herunterladen. Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, wird eine Datenbank auf Ihren Computer heruntergeladen und in einer neuen Instanz von Access geöffnet. In den meisten Fällen wurde die Vorlage so entworfen, dass ein Dateneingabeformular geöffnet wird, sodass Sie sofort mit der Dateneingabe beginnen können.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Vorlagen finden Sie im Leitfaden für Access 2007-Vorlagen.

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Erstellen einer Datenbank ohne Verwenden einer Vorlage

Falls Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie auch eine völlig neue Datenbank erstellen, indem Sie Ihre eigenen Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. Dies beinhaltet in den meisten Fällen eine oder mehrere der folgenden Aktionen:

  • Eingeben, Einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie mit dem Befehl Tabelle auf der Registerkarte Erstellen erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen.

Weitere Informationen zum Planen und Entwerfen einer Datenbank oder zum Erstellen von Beziehungen, Formularen, Berichten oder Abfragen finden Sie in diesem Artikel in den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch.

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Neue leere Datenbank auf Leere Datenbank.

    Leere Datenbank (Schaltfläche)

  2. Geben Sie im Bereich Leere Datenbank im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, wird sie von Access automatisch hinzugefügt. Um als Speicherort der Datei nicht das Standardverzeichnis zu behalten, klicken Sie auf Sucht nach einem Speicherort für Ihre Datenbank{b> <b} Schaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname), navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    In Access wird die Datenbank mit einer leeren Tabelle mit dem Namen "Tabelle1" erstellt und dann "Tabelle1" in der Datenblattansicht geöffnet. Der Cursor wird in der ersten leeren Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen platziert.

  4. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle hinzufügen, wie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle.

Die Eingabe von Informationen in der Datenblatteinsicht ist ähnlich gestaltet wie die Arbeit in einem Microsoft Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblatt. Die Tabellenstruktur wird während der Dateieingabe erstellt – jedes Mal, wenn Sie der Tabelle eine neue Spalte hinzufügen, wird ein neues Feld definiert. In Access wird der Datentyp aller Felder basierend auf den eingegebenen Daten automatisch festgelegt.

Wenn Sie zum aktuellen Zeitpunkt keine Informationen in "Tabelle1" eingeben möchten, klicken Sie auf Schließen{b> <b} Schaltflächensymbol . Wenn Sie an der Tabelle Änderungen vorgenommen haben, werden Sie von Access dazu aufgefordert, die Änderungen an der Tabelle zu speichern. Klicken Sie auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern, auf Nein, um Sie zu verwerfen, oder auf Abbrechen, um die Tabelle geöffnet zu lassen.

Wichtig : Wenn Sie "Tabelle1" schließen, ohne mindestens einmal gespeichert zu haben, wird die gesamte Tabelle in Access gelöscht, selbst wenn Sie Daten eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen hinzufügen.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten unmittelbar eingeben und von Access im Hintergrund die Tabellenstruktur erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.). Der Datentyp eines Felds wird automatisch basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten festgelegt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen, in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Schaltflächensymbol

    Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen aus.

    Hinweis : Wenn die Spalte Neues Feld hinzufügen nicht angezeigt wird, befinden Sie sich möglicherweise in der Entwurfsansicht und nicht in der Datenblattansicht. Um zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle. In Access werden Sie zum Speichern der neuen Tabelle aufgefordert. Anschließend wird die Datenblattansicht angezeigt.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten klicken Sie auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

    In Access wird der Bereich Feldvorlagen angezeigt, der eine Liste mit häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie auf eines dieser Felder doppelklicken oder es in Ihr Datenblatt ziehen, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt, und seine Eigenschaften werden auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp festgelegt. Sie können die Eigenschaften zu einem späteren Zeitpunkt ändern, falls Sie dies wünschen. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, der Daten enthält (es wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, die angibt, wo das Feld abgelegt wird). Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen.

  3. Zum Hinzufügen von Daten beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zellen, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

  4. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein.

    Jedem Feld sollte ein aussagekräftiger Name zugewiesen werden, damit Sie schon in der Feldliste erkennen können, was das Feld enthält.

  5. Zum Verschieben einer Spalte klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie die Spalte dann an den gewünschten Speicherort.

    Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und sie dann alle gleichzeitig an einen neuen Speicherplatz ziehen. Um mehrere zusammenhängende Spalten auszuwählen, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte und dann auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Struktur der neuen Tabelle. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben oder Daten mithilfe einer anderen Methode wie z. B. Einfügen oder Importieren einzugeben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

    Hinweis : Wenn die Spalten Feldname und Datentyp nicht angezeigt werden, befinden Sie sich möglicherweise in der Datenblattansicht anstelle in der Entwurfsansicht. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht{b> <b} Schaltflächensymbol . Sie werden von Access aufgefordert, einen Namen für die neue Tabelle einzugeben. Anschließend wird die Entwurfsansicht angezeigt.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie eine Beschreibung für jedes Feld in der Spalte Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für alle Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie durch Ziehen des Felds aus dem Bereich Feldliste erstellen, sowie für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

  5. Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie weiter unten im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

Erstellen einer Tabelle mithilfe einer Vorlage    Access bietet Vorlagen für häufig verwendete Tabellentypen. Mit einem einzigen Mausklick können Sie eine vollständige Tabellenstruktur mit Feldern erstellen, die bereits konfiguriert und einsatzbereit sind. Bei Bedarf können Sie Felder hinzufügen oder entfernen, sodass die Tabelle Ihren Anforderungen genügt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenvorlagen, und wählen Sie dann eine der verfügbaren Vorlagen aus der Liste aus.

  2. Zum Hinzufügen von Daten beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zellen, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

    • So löschen Sie eine Spalte    

      1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Spalte löschen{b> <b} Schaltflächensymbol .

    • So fügen Sie eine neue Spalte hinzu    

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten klicken Sie auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

      2. In Access wird der Bereich Feldvorlagen angezeigt, der eine Liste mit häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie auf eines dieser Felder doppelklicken oder es in Ihr Datenblatt ziehen, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt, und seine Eigenschaften werden auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp festgelegt. Sie können die Eigenschaften zu einem späteren Zeitpunkt ändern, falls Sie dies wünschen. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, der Daten enthält (es wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, die angibt, wo das Feld abgelegt wird). Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen.

  3. Speichern Sie die Tabelle an:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie Ihre Tabelle nun erstellt haben, empfiehlt es sich auf jeden Fall, die Feldeigenschaften zu überprüfen und festzulegen. Dies ist nur in der Entwurfsansicht möglich. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um die Feldeigenschaften anzuzeigen, klicken Sie in das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaften angezeigt.

Um eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzuzeigen, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Weitere Informationen erhalten Sie durch Drücken von F1.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Im Falle von Textfeldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Der Maximalwert beträgt 255. Im Falle von Nummernfeldern legt diese Eigenschaft den Nummerntyp fest, der gespeichert wird (Long Integer, Double usw.). Um eine möglichst effiziente Datenspeicherung zu erzielen, wird empfohlen, den Daten so wenig Speicherplatz wie möglich zuzuweisen. Sie können den Wert dann später nach oben korrigieren, falls sich Ihre Anforderungen ändern.

Format

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie wirkt sich nicht auf die tatsächlichen Daten und ihre Speicherung im Feld aus. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten richtig eingegeben werden und dass sie die erforderliche Anzahl an Zeichen enthalten. Falls Sie Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats benötigen, klicken Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftenfelds auf Schaltfläche "Generator" .

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der jedes Mal in diesem Feld angezeigt wird, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Wenn Sie z. B. in einem Datums-/Uhrzeitfeld immer das Datum festhalten möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum()" (ohne Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob in diesem Feld ein Wert erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festlegen, können Sie in Access keinen neuen Datensatz hinzufügen, es sei denn, für dieses Feld wird ein Wert eingegeben.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Falls Ihre Daten zurzeit in einem anderen Programm gespeichert sind, z. B. in Office Excel 2007, können Sie diese in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie dies bei einem Excel-Arbeitsblatt der Fall ist. Falls sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, sollten Sie die Spalten mithilfe von Tabulatoren trennen oder die Daten im Textverarbeitungsprogramm in eine Tabelle konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Falls Sie Ihre Daten bearbeiten möchten (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, wird der Datentyp der einzelnen Felder in Access entsprechend den dort vorgefundenen Daten festgelegt. Wenn ein eingefügtes Feld z. B. nur Datumswerte enthält, wird auf dieses Feld der Datentyp Datum/Uhrzeit angewendet. Falls das eingefügte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wird auf das Feld der Datentyp Ja/Nein angewendet.

In Access werden die Felder mit der ersten Zeile der eingefügten Daten als Feldnamen bezeichnet. Wenn die erste Zeile der eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilentypen ähnelt, wird die erste Zeile in Access als Teil der Daten festgelegt, und dem Feld werden generische Namen (F1, F2 usw.) zugeordnet. Falls die erste Zeile von eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilen nicht ähnlich ist, wird in Access festgelegt, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. In Access werden den Feldern entsprechende Namen zugeordnet, und es wird die erste Zeile nicht in die Daten eingefügt.

Falls Access generische Feldnamen zuordnet, sollten Sie die Felder so bald wie möglich umbenennen, um Verwirrungen zu vermeiden. Verwenden Sie die folgende Prozedur:

  1. Speichern Sie die Tabelle.

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann für jede Spalte einen Feldnamen ein. Unter Umständen sieht es so aus, als ob Sie Daten überschreiben, die Zeile mit der Spaltenüberschrift enthält jedoch Feldnamen, keine Daten.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis : Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie in die Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um in die Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um zurück in die Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie in die Tabelle im Navigationsbereich.

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Importieren, Anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Unter Umständen verfügen Sie über Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind und die Sie in eine neue Tabelle importieren oder an eine bereits vorhandene Tabelle in Access anfügen möchten. Oder Sie arbeiten z. B. mit Personen zusammen, die ihre Daten in anderen Programmen gespeichert haben, und möchten damit in Access arbeiten, indem Sie die Daten verknüpfen. In beiden Fällen ist das Arbeiten mit Daten aus anderen Quellen mit Access sehr einfach. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer Liste aus Windows SharePoint Services 3.0 oder aus einer Reihe anderer Quellen importieren. Der verwendete Prozess unterscheidet sich je nach Quelle geringfügig, Sie können jedoch mit dem folgenden Verfahren beginnen.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Dateityp, den Sie importieren.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn die gewünschte Programmart nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Mehr.

    Hinweis : Wenn Sie in der Gruppe Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie ggf. das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine Textdatei mit Trennzeichen) verwenden, bevor Sie diese Daten in Access importieren können.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu suchen, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.

  3. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf die gewünschte Option (alle Programme ermöglichen das Importieren, und manche Programme ermöglichen das Anfügen und Verknüpfen der Daten). Sie können eine neue Tabelle erstellen, die die importierten Daten verwendet, oder Sie können (bei manchen Programmen) die Daten einer bereits vorhandenen Tabelle hinzufügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die weiterhin eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm enthält.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten auf den angezeigten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird das Dialogfeld Objekte importieren oder das Dialogfeld Tabellen verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie auf OK.

    Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen.

  5. Sie werden in Access gefragt, ob Sie die Details des gerade durchgeführten Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie vorhaben, denselben Importvorgang zukünftig noch einmal durchzuführen, klicken Sie auf Importschritte speichern und geben dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Gespeicherte Importe{b> <b} Schaltflächensymbol {b> <b}klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, werden von Access die Daten in eine neue Tabelle importiert und die Tabelle dann im Navigationsbereich in der Gruppe Tabellen angezeigt. Fügen Sie Daten an eine bereits vorhandene Tabelle an, werden die Daten dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, wird von Access im Navigationsbereich unter Tabellen eine verknüpfte Tabelle erstellt.

Weitere spezifische Informationen zum Importieren von Daten in Access finden Sie in den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch.

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Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie im Standardmodus, der im Dialogfeld Access-Optionen angegeben ist, oder im von einer administrativen Richtlinie festgelegten Modus zu öffnen.

    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzerumgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und in sie schreiben können.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, sodass Sie sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor lesen und in sie schreiben.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen, um die Datenbank mit exklusivem Zugriff zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, wird anderen Benutzern, die versuchen, die Datenbank zu öffnen, die Meldung "Datei wird bereits verwendet" angezeigt.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor öffnen, jedoch nur im schreibgeschützten Modus.

So suchen Sie die zu öffnende Datenbank   

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf Arbeitsplatz, oder klicken Sie in der Dropdownliste Suchen in auf Arbeitsplatz.

  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, von dem Sie annehmen, dass es die Datenbank enthält, und klicken Sie auf Suchen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Suchergebnisse Ihre Suchkriterien ein, und klicken Sie dann auf Suchen, um nach der Datenbank zu suchen.

  4. Sobald die Datenbank gefunden wurde, doppelklicken Sie darauf, um sie zu öffnen.

  5. Sie müssen im Dialogfeld Öffnen auf Abbrechen klicken, damit die Datenbank geöffnet wird. Schließen Sie anschließend das Dialogfeld Suchergebnisse.

Hinweis : Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, wie z. B. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch direkt auf eine beliebige ODBC-Datenquelle, wie etwa Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro öffnen. Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank in denselben Ordner wie die Datendatei, und jede Tabelle in der externen Datenbank Links hinzugefügt.

Tipps

  • Zum Öffnen einer der zuletzt geöffneten Datenbanken klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access in der Liste Zuletzt verwendete Datenbank öffnen auf den Dateinamen der Datenbank. Die Datenbank wird von Access mit den gleichen Optionseinstellungen wie beim letzten Öffnen geöffnet. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Access-Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Erweitert. Geben Sie unter Anzeigen die Anzahl der Dokumente an, die in der Liste "Letzte Dokumente" angezeigt werden soll (maximal neun Dateien).

  • Wenn Sie eine Datenbank durch Klicken auf die Microsoft Office-Schaltfläche{b> <b} Abbildung der Office-Schaltfläche {b> <b}öffnen und dann den Befehl Öffnen verwenden, können Sie eine Liste von Verknüpfungen zu Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor durch Klicken auf Zuletzt verwendete Dokumente im Dialogfeld Öffnen geöffnet haben.

Weitere Informationen zum Öffnen bereits vorhandener Access-Datenbanken finden Sie in den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

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Erstellen einer benutzerdefinierten leeren Vorlage

Wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, wird von Access eine neue Tabelle geöffnet, in die Sie Daten eingeben können. Es werden jedoch keine anderen Objekte in der Datenbank erstellt. Falls in allen erstellten neuen Datenbanken andere Objekte wie z. B. Formulare, Berichte, Makros oder zusätzliche Tabellen vorhanden sein sollen, können Sie eine benutzerdefinierte leere Vorlage erstellen, die diese Objekte enthält. Wenn Sie dann das nächste Mal eine neue Datenbank erstellen, enthält Ihre Vorlage bereits diese Objekte. Neben diesen Objekten kann die Vorlage Tabellen enthalten, die bereits mit Daten aufgefüllt sind sowie beliebige spezifische Konfigurationseinstellungen, Datenbankeigenschaften, Verweise oder Code, die Sie in allen neuen Datenbanken benötigen.

Angenommen, Sie haben eine Auflistung von Makros, die Sie in allen Ihren Projekten verwenden möchten. Wenn Sie eine leere Vorlage erstellen, die diese Makros enthält, werden sie von Access in jede von Ihnen erstellten Datenbank eingeschlossen.

Sie können leere Vorlagen im Office Access 2007-Dateiformat, im Access 2002-2003-Dateiformat oder im Access 2000-Dateiformat erstellen. Die Vorlage muss mit "Leer.accdb" für das Office Access 2007-Dateiformat bzw.{b> <b}"Leer.mdb" für die früheren Dateiformate benannt werden.

  • Falls als Standarddateiformat Access 2000 oder Access 2002-2003 festgelegt wird, verwendet Access "Leer.mdb" als Dateinamen für die leere Vorlage. Die neue Datenbank wird im gleichen Format wie "Leer.mdb" erstellt. Auch wenn Ihr Standarddateiformat beispielsweise Access 2000 ist, wird jede von Ihnen erstellte neue Datenbank im Access 2002-2003-Format erstellt, wenn die Vorlage "Leer.mdb" im Access 2002-2003-Format vorliegt.

  • Wenn als Standarddateiformat Access 2007 festgelegt ist, verwendet Access "Leer.accdb" als Dateinamen für die leere Vorlage.

Wie ändere ich das Standarddateiformat?

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Access-Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Häufig verwendet.

  3. Wählen Sie unter Datenbanken erstellen das gewünschte Format in der Dropdownliste Standarddateiformat aus.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um eine leere Vorlage zu erstellen:

  • Erstellen Sie eine neue Datenbank (Sie können Sie mit "Leer" benennen oder ihr einen temporären Namen geben), und importieren oder erstellen Sie dann die Objekte, die Sie in die Vorlage einfügen möchten.

  • Erstellen Sie eine Kopie einer vorhandenen Datenbank, die bereits die gewünschten Objekte für die Vorlage enthält, und löschen Sie dann alle nicht gewünschten Objekte.

Wenn die Vorlage die gewünschten Objekte enthält, müssen Sie sie an einem bestimmten Speicherort speichern.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern unter.

  2. Klicken Sie unter Datenbank in einem anderen Format speichern auf das Dateiformat, das für die Vorlage gewünscht wird.

  3. Wechseln Sie im Dialogfeld Speichern unter zu einem der folgenden beiden Vorlagenordner:

    • Systemvorlagenordner    Beispielsweise "C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen\1031\Access"

    • Benutzervorlagenordner    Beispielsweise:

      • In Windows Vista     C:\Benutzer\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

      • In Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

        Hinweis : Eine leere Vorlage im Systemvorlagenordner setzt leere Vorlagen in allen Benutzervorlagenordnern außer Kraft.

  4. Geben Sie Leer.accdb (oder Leer.mdb, falls Sie eine Vorlage für eine frühere Version erstellen) in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Wenn Sie, nachdem die neue Vorlage erstellt und gespeichert wurde, eine neue leere Datenbank erstellen, sind standardmäßig die Objekte aus der Vorlage in jeder neuen Datenbank vorhanden, die Sie erstellen. Access öffnet eine neue Tabelle in der Datenblattansicht, so wie dies beim Erstellen neuer leerer Datenbanken ohne eine Vorlage der Fall ist.

Wenn Sie die leere Vorlage nicht mehr verwenden möchten, löschen Sie die Datei "Leer.accdb" (oder "Leer.mdb" für frühere Versionen von Access), oder benennen Sie sie um.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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