Manuelles Archivieren von Elementen

Manuelles Archivieren von Elementen

Ihr Outlook-Postfach weist eine bestimmte Größe auf, und in naher Zukunft können Sie nicht damit rechnen, dass Sie keine E-Mails mehr bekommen. Damit es nicht zu voll wird, können Sie ältere Elemente, die Sie behalten möchten, in ein Archiv verschieben. Das ist eine separate Outlook-Datendatei (PST), die Sie bei Bedarf jederzeit in Outlook öffnen können.

Hinweis :  Der Befehl und die Funktion Archivieren werden nicht für jedes Konto in Ihrem Outlook-Profil angezeigt, wenn Sie ein Exchange Server-Konto aufnehmen und Ihre Organisation Microsoft Exchange Server-Onlinearchiv verwendet. Diese Funktion kann auch von Ihrem Netzwerkadministrator deaktiviert werden.

Standardmäßig verwendet Outlook die AutoArchivierung, um Elemente regelmäßig zu archivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Automatisches Archivieren älterer Elemente.

Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, Elemente manuell zu archivieren. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Elemente archiviert werden, wo sie abgelegt werden und wie alt ein Element sein muss, bevor es archiviert werden kann.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Outlook 2013:: Klicken Sie auf Datei > Informationen > Tools zum Aufräumen > Archivieren.


      Archivieren

    • Outlook 2016: Klicken Sie auf Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen.

      Bereinigen alter Elemente

    Tipp : Archivierung und AutoArchivierung sind ggf. nicht verfügbar, wenn Ihr E-Mail-Profil mit einem Computer mit Exchange Server verbunden ist. Es ist auch möglich, dass in Ihrer Organisation eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails angewendet wird, die die AutoArchivierung außer Kraft setzt. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator.

  2. Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und wählen Sie den Ordner aus, der archiviert werden soll.

  3. Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.

    Dialogfeld "Archivieren"

  4. Sie können mehrere PST-Dateien erstellen, wenn Sie einige Ordner mit anderen Einstellungen archivieren möchten. Sie möchten z. B. Elemente in Ihrem Ordner "Gesendet" länger aufbewahren, als Elemente im Ordner "Posteingang".

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist, um einzelne Elemente zu archivieren, die von der automatischen Archivierung ausgeschlossen sind. Mit dieser Option wird nicht der Ausschluss dieser Elemente generell entfernt, sondern die Einstellung Keine AutoArchivierung nur für dieses Archiv ignoriert.

  6. Klicken Sie auf OK.

Deaktivieren der AutoArchivierung

Deaktivieren Sie die AutoArchivierung, wenn Sie bestimmen möchten, wann Elemente archiviert werden.

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.

  2. Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.

Standardmäßig werden ältere Outlook-Elemente in regelmäßigen Zeitabständen automatisch archiviert. Weitere Informationen zur AutoArchivierung finden Sie unter Sichern, Wiederherstellen oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung.

Zusätzlich zur oder statt der AutoArchivierung können Sie Elemente auch manuell sichern und archivieren. Die manuelle Archivierung bietet Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, genau anzugeben, welche Ordner im Archiv enthalten sind und welche Outlook-Archivdatei (PST) verwendet wird.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Outlook-Elemente manuell zu archivieren:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Tools zum Aufräumen.

  3. Klicken Sie auf Archivieren.

  4. Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und dann auf den Ordner, der archiviert werden soll. Alle Unterordner des ausgewählten Ordners werden in dieses manuelle Archiv einbezogen.

  5. Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.

    Dialogfeld 'Archivieren'

  6. Wenn Sie nicht die Standarddatei oder den Standardspeicherort verwenden möchten, klicken Sie unter Archivdatei auf Durchsuchen, um eine neue Datei bzw. einen neuen Speicherort anzugeben. Suchen Sie die gewünschte Datei, oder geben Sie den Dateinamen ein. Klicken Sie dann auf OK. Der Speicherort der Zieldatei wird im Feld Archivdatei angezeigt.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist, um Elemente einzubeziehen, die möglicherweise mittels einer individuellen Markierung von der automatischen Archivierung ausgeschlossen wurden. Mit dieser Option wird nicht der Ausschluss dieser Elemente generell entfernt, sondern es wird das Kontrollkästchen Keine AutoArchivierung nur bei dem betreffenden Archiv ignoriert.

Deaktivieren der AutoArchivierung

Wenn Sie Daten einzig und allein manuell archivieren möchten, müssen Sie die AutoArchivierung deaktivieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Optionen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.

Mit der standardmäßig aktivierten AutoArchivierung werden alte Elemente in festgelegten Intervallen automatisch an einen Archivspeicherort verschoben. Sie können jedoch Elemente auch manuell an einem von Ihnen angegebenen Speicherort sichern und archivieren.

Hinweis : Die Einstellungen für die AutoArchivierung können in Microsoft Office Outlook 2007 angepasst werden. Möglicherweise ist jedoch eine manuelle Sicherung oder Archivierung von Elementen gar nicht erforderlich, wenn die AutoArchivierung Ihren Anforderungen entspricht. Weitere Informationen finden Sie unter Sichern, Wiederherstellen oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Archivieren.

  2. Aktivieren Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum an.

    Archivierte Ordner in der Ordnerliste

  3. Wenn Sie nicht die Standarddatei oder den Standardspeicherort verwenden möchten, klicken Sie unter Archivdatei auf Durchsuchen, und geben Sie neue Datei oder einen neuen Speicherort an.

  4. Wenn Sie eine zuvor vorgenommene Einstellung, derzufolge bestimmte Elemente nicht automatisch archiviert werden sollen, außer Kraft setzen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist. Wenn Sie während dieses Verfahrens festlegen, dass diese Elemente manuell archiviert werden sollen, gilt für die Elemente erneut die Einstellung Keine AutoArchivierung, sofern Sie die Einstellung nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut manuell außer Kraft setzen.

  5. Klicken Sie auf OK .

Hinweis : Outlook erstellt automatisch eine andere Archivdatei für Elemente im angegebenen Ordner und am angegebenen Speicherort.

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