Möglichkeiten zum Freigeben einer Formularvorlage

InfoPath Forms Services ist eine Servertechnologie, die in Microsoft Office Forms Server 2007 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar ist und mit der der Benutzer Microsoft Office InfoPath 2007-Formulare mithilfe eines Webbrowsers anstelle von oder zusätzlich zu dem Office InfoPath 2007-Clientprogramm ausfüllen kann. Diese Technologie ermöglicht einen breiteren Zugriff auf die Formulare, als dies bei den Vorversionen von Microsoft Office InfoPath möglich war.

In diesem Artikel werden die verschiedenen Möglichkeiten erläutert, auf die Sie Office InfoPath 2007-Formularvorlagen auf einem Server freigeben können, der InfoPath Forms Services ausführt.

Inhalt dieses Artikels

Einführung in InfoPath-Formularvorlagen

Bereitstellen und Aktivieren einer Formularvorlage

Möglichkeiten, wie Benutzer mit den von Ihnen bereitgestellten Formularen arbeiten können

Einführung in InfoPath-Formularvorlagen

InfoPath ist ein Programm, das offene XML-Standards verwendet, um Benutzern eine flexible und strukturierte Möglichkeit zum Erfassen von Daten bereitzustellen. Da InfoPath auf XML-Standards basiert, können die mithilfe von InfoPath-Formularen erfassten Daten im gesamten Unternehmen wiederverwendet werden. Die in einem Spesenabrechnungsformular gespeicherten Daten können z. B. auf einer Webseite geöffnet und angezeigt werden, die Budgettrends für eine Abteilung hervorhebt.

Wenn ein Formulardesigner ein neues InfoPath-Formular erstellt, dass erstellt dieser eigentlich eine sogenannte Formularvorlage. Eine Formularvorlage definiert die Datenstruktur, die Darstellung und das Verhalten der Formulare, die von den Benutzern ausgefüllt werden. Stellen Sie sich eine Formularvorlage als Blaupause vor, – den Ausgangspunkt, mit dem Benutzer neue Formulare erstellen können, die Daten auf dieselbe Art und Weise verwenden und speichern. Da eine Formularvorlage vorhanden sein muss, bevor Sie ein Formular ausfüllen können, müssen Formularvorlagen an einem Speicherort bereitgestellt werden, auf den die Benutzer zugreifen können. Formularvorlagen werden häufig an Speicherorten in einem Unternehmensnetzwerk bereitgestellt, z. B. in freigebebenen Ordnern, auf Webservern oder in SharePoint-Bibliotheken.

Wenn Benutzer über die Berechtigung zum Zugriff auf den Speicherort verfügen, an dem eine Formularvorlage gespeichert wird, dann können Sie ein auf dieser Formularvorlage basierendes Formular mithilfe von InfoPath, einem Webbrowser, einem mobilen Gerät oder von Microsoft Office Outlook 2007 ausfüllen. Ob ein Formular mithilfe von InfoPath oder einer der anderen Methoden ausgefüllt werden kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Tatsache, wie die Formularvorlage entworfen und bereitgestellt wurde. Ein Formular muss z. B. für die Ausführung in einem Browser entworfen worden sein, um in diesem ausgefüllt werden zu können und die Formularvorlage für das Formular muss auf einem Server bereitgestellt werden, der InfoPath Forms Services ausführt.

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Bereitstellen und Aktivieren einer Formularvorlage

InfoPath Forms Services ermöglicht es Benutzern, Office InfoPath 2007-Formulare anstatt des bzw. zusätzlich zum Office InfoPath 2007-Clientprogramm mithilfe eines Webbrowsers auszufüllen. Dies ermöglicht einen weitreichenderen Zugriff auf Formulare, als es mit vorherigen Versionen von Microsoft Office InfoPath der Fall war.

Zusätzlich ermöglicht es InfoPath Forms Services den Benutzern, Formulare mithilfe eines mobilen Geräts auszufüllen. Der Satz von Steuerelementen, die für die Verwendung in mobilgerätfähigen Formularen verfügbar ist, ist eingeschränkter als der für browserfähige Formulare verfügbare Satz.

Ein Formularvorlagendesigner kann auch die Eigenschaftenheraufstufung für eine Formularvorlage aktivieren. Diese Option ermöglicht das Anzeigen von Daten aus einem auf dieser Formularvorlage basierenden Formular als Spaltenwerte in einer SharePoint-Bibliothek, damit die Benutzer problemlos mit den Formulardaten arbeiten können, ohne das Formular selbst öffnen zu müssen.

Damit Sie eine Formularvorlage über Ihre Site freigeben können, muss die Formularvorlage zuerst von einem Formularvorlagendesigner oder einem Administrator bereitgestellt werden. Dazu muss der Formularvorlagendesigner die Formularvorlage als Benutzerformularvorlage veröffentlichen oder ein Administrator muss die Formularvorlage als vom Formularvorlage mit Administratorgenehmigung hochladen. Die Entscheidung, beide Arten von Formularvorlage zu verwenden, hängt von den Features ab, die der Designer der Formularvorlage hinzufügt.

Bereitstellen einer Formularvorlage

Der Typ der Formularvorlage, die Sie verwenden, bestimmt die für die Bereitstellung verantwortliche Person.

Benutzerformularvorlage    Eine Benutzerformularvorlage kann von einem Formularvorlagendesigner bereitgestellt werden, der für die Website über die Entwurfsberechtigung verfügt. Wenn ein Benutzer eine Dokumentbibliothek erstellen kann, veröffentlicht er dort ein Formular. Diese Art der Bereitstellung ist für Formularvorlagen gedacht, die keinen verwalteten Code enthalten.

Vom Administrator genehmigte Formularvorlagen    Die Bereitstellung einer vom Administrator genehmigten Formularvorlage erfordert zusätzliche Berechtigungsstufen und muss möglicherweise zwischen den folgenden Aufgabenbereichen koordiniert werden:

  • Formularvorlagendesigner, die die Formularvorlage erstellen

  • Farmadministratoren, die die Formularvorlagen hochladen, nachdem überprüft wurde, dass diese keine Fehler enthalten

  • Websitesammlungsadministratoren, die die Formularvorlagen aktivieren, wodurch diese zur Verwendung als Inhaltstypen in einer Dokumentbibliothek zur Verfügung gestellt werden

Aktivieren einer Formularvorlage

Nach der Bereitstellung einer vom Administrator genehmigten Formularvorlage muss diese aktiviert werden. Durch die Aktivierung werden die Features auf einer Website oder in einer Websitesammlung aktiviert oder deaktiviert. Da vom Administrator genehmigte Formularvorlagen in InfoPath Forms Services als Websitefeatures betrachtet werden, müssen sie vor der Verwendung aktiviert werden. Wenn Sie eine vom Administrator genehmigte Formularvorlage aktivieren, stellen Sie sie in einer Websitesammlung als Inhaltstyp für eine Dokumentbibliothek oder zum direkten Öffnen über die Formularvorlagenbibliothek für die Websitesammlung zur Verfügung.

Hinweise : 

  • Wenn Sie eine Formularvorlage bereitstellen möchten, die verwalteten Code enthält, Sie aber nicht über die entsprechende Berechtigung verfügen, dann wenden Sie sich an einen Farmadministrator, um Hilfe zu erhalten. Bevor Sie einen Farmadministrator zur Bereitstellung einer Formularvorlage auffordern, müssen Sie sie an einem Speicherort veröffentlichen, auf den der Administrator zugreifen kann.

  • Wenn ein Farmadministrator eine Formularvorlage bereitstellt, wird diese an einem zentralen Speicherort auf dem Server hinzugefügt. Personen mit der Berechtigung eines Websitesammlungsadministrators können die Formularvorlage für ihre Websitesammlung aktivieren. Diese Methode zur Bereitstellung wird nur für Formularvorlagen empfohlen, die Sie in einer oder mehreren Websitesammlungen zur Verfügung stellen möchten.

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Möglichkeiten, wie Benutzer mit den von Ihnen bereitgestellten Formularen arbeiten können

Nach dem Bereitstellen und Aktivieren eine Formularvorlage auf einem Server, der InfoPath Forms Services ausführt, können die Benutzer mit den auf der Formularvorlage basierenden Formularen auf vielfältige Weise arbeiten.

Verwenden von Formularen in einem Browser

Mit Office InfoPath 2007 kann ein Formularvorlagendesigner eine Browserkompatible Formularvorlage erstellen und diese auf einem Server bereitstellen, der InfoPath Forms Services ausführt. Nachdem die browserkompatible Formularvorlage browserfähig ist, können Benutzer das Formular in einem Webbrowser ausfüllen, auf deren Computern kein InfoPath installiert ist.

Vorher musste InfoPath auf den Computern der Benutzer installiert sein, um das Formular ausfüllen zu können. Mit InfoPath Forms Services können Benutzer ein Office InfoPath 2007-Formular in einem Browser ausfüllen, z. B. ein Spesenabrechnungsformular. Diese Möglichkeit gestaltet das Ausfüllen von Formularen auf Computern sehr angenehm, auf denen InfoPath nicht installiert ist. Wenn Benutzer z. B. auf Reisen sind und keinen Zugriff auf den eigenen Computer haben, können Sie ihre Spesenabrechnungen in einem Browser auf einem beliebigen Computer mit Internetanschluss ausfüllen.

Verwendung von Formularen auf mobilen Geräten

Bei Verwendung von Office InfoPath 2007 mit InfoPath Forms Services kann ein Formularvorlagendesigner eine browserkompatible Formularvorlage erstellen, die auf einem mobilen Gerät ausgeführt werden kann. Der Formularvorlagendesigner kann eine browserkompatible Formularvorlage erstellen, die speziell für die Anzeige auf einem kleinen Bildschirm gedacht ist. Alternativ kann der Designer eine dedizierte Ansicht für Benutzer mobiler Geräte in einer browserkompatiblen Formularvorlage erstellen und andere Ansichten für Personen, die das Formular in InfoPath oder einem Webbrowser ausfüllen.

Exportieren von Formulardaten

Wenn ein Formularvorlagendesigner für eine Formularvorlage die Eigenschaftenheraufstufung aktiviert, können die Daten eines auf dieser Formularvorlage basierenden Formulars als Spaltenwerte in einer SharePoint-Bibliothek angezeigt werden. Dadurch können die Benutzer problemlos mit den Formulardaten arbeiten, ohne das Formular selbst öffnen zu müssen.

Dies gestaltet es für die Benutzer auch einfach, die Daten aus der Bibliothek zu exportieren, in der die Formulare gespeichert werden. Die Benutzer können die in der Bibliotheksansicht angezeigten Formulardaten in eine Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe exportieren. Die Benutzer können die Arbeitsmappe freigeben oder andere Aufgaben durchführen, z. B. die Daten in der Arbeitsmappe sortieren oder Zeilen und Spalten gruppieren.

Hinweis : Die von Ihnen in eine Kalkulationstabelle exportierten Daten sind ein Snapshot der Daten aus der Liste. Die Daten in der Bibliothek sind nicht mit den Daten in der Kalkulationstabelle verbunden. Wenn die Formulare in der Bibliothek später aktualisiert werden, erfolgt keine Aktualisierung der Daten in der Kalkulationstabelle.

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