Möglichkeiten der Freigabe einer Access-Desktopdatenbank

Möglichkeiten der Freigabe einer Access-Desktopdatenbank

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Access-Datenbank freizugeben. Dies hängt von den jeweiligen Anforderungen und der Ressourcenverfügbarkeit ab. In diesem Artikel werden die verfügbaren Optionen und deren jeweilige Vorteile behandelt. Außerdem werden Ressourcen angegeben, die weitere Informationen zu Methoden enthalten, die für Sie in Frage kommen.

Damit Sie Entwurfsänderungen an einer Datenbank vornehmen können, muss Access auf Ihrem Computer installiert sein.

Inhalt dieses Artikels

Freigeben von Daten mithilfe von Netzwerkordnern

Freigeben einer geteilten Datenbank

Freigeben einer Datenbank auf einer SharePoint-Website

Freigeben einer Datenbank über Verknüpfungen mit SharePoint-Listen

Freigeben einer Datenbank mithilfe eines Servers

Aspekte, die bei der Entscheidung für eine Methode berücksichtigt werden müssen

Freigeben von Daten mithilfe von Netzwerkordnern

Diese Möglichkeit ist am einfachsten und hat die niedrigsten Anforderungen, bietet jedoch die geringste Funktionalität. Bei dieser Methode wird die Datenbankdatei auf einem freigegebenen Netzwerklaufwerk gespeichert und von allen Benutzern gleichzeitig verwendet. Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit können problematisch werden, wenn mehrere Benutzer Daten gleichzeitig ändern, da alle Datenbankobjekte gemeinsam genutzt werden. Durch diese Vorgehensweise kann außerdem die Leistung beeinträchtigt werden, da alle Datenbankobjekte über das Netzwerk gesendet werden.

Diese Möglichkeit kommt in Frage, wenn davon ausgegangen werden kann, dass nur wenige Personen die Datenbank gleichzeitig nutzen, und die Benutzer den Datenbankentwurf nicht anpassen müssen.

Hinweis : Diese Methode ist im Vergleich zu anderen Methoden der Datenbankfreigabe unsicherer, da jeder Benutzer über eine vollständige Kopie der Datenbank verfügt, wodurch sich das Risiko unbefugter Zugriffe erhöht.

So geben Sie eine Datenbank mithilfe eines Netzwerkordners frei:

  1. Richten Sie, falls noch nicht erfolgt, einen Netzwerkordner ein.

    Anweisungen zu diesem Schritt finden Sie im Hilfesystem des Betriebssystems des Computers, über den Sie Ihre Datenbank freigeben möchten. Wenn sich der freigegebene Ordner auf einem Netzwerkserver befindet, benötigen Sie ggf. Unterstützung vom Netzwerkadministrator.

  2. Vergewissern Sie sich, dass Access auf den Computern aller Benutzer so eingerichtet ist, dass ein Öffnen im Modus "Freigegeben" erfolgt. Dies ist die Standardeinstellung, die aber dennoch überprüft werden sollte. Falls ein Benutzer die Datenbank im exklusiven Modus öffnet, stört er die Datenverfügbarkeit. Führen Sie auf allen Computern die folgenden Schritte aus:

    1. Starten Sie Access, und klicken Sie unter Datei auf Optionen. Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Access-Optionen.

    2. Klicken Sie im Feld Access-Optionen auf Clienteinstellungen. Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf Erweitert.

    3. Aktivieren Sie im Bereich Erweitert unter Standardöffnungsmodus die Option Freigegeben, klicken Sie auf OK, und beenden Sie Access.

  3. Kopieren Sie die Datenbankdatei in den freigegebenen Ordner. Stellen Sie nach dem Kopieren der Daten sicher, dass die Dateiattribute so festgelegt sind, dass die Benutzer über einen Lese-/Schreibzugriff auf die Datenbankdatei verfügen. Die Benutzer müssen einen Lese-/Schreibzugriff auf die Datenbank haben.

  4. Erstellen Sie auf den Computern aller Benutzer eine Verknüpfung zur Datenbankdatei. Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Verknüpfung den Pfad zur Datenbankdatei in der Eigenschaft Ziel als UNC-Adresse und nicht mit einem zugeordneten Laufwerkbuchstaben an, d. h. \\Computername\Freigegeben.accdb anstatt F:\beispiel.accdb.

    Hinweis : Dieser Schritt kann auch von den Benutzern selbst durchgeführt werden.

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Freigeben einer geteilten Datenbank

Diese Methode ist besonders geeignet, wenn weder eine SharePoint-Site noch ein Datenbankserver vorhanden ist. Sie können freigegebene geteilte Datenbanken über ein Netzwerk oder eine SharePoint-Site nutzen. Beim Aufteilen einer Datenbank organisieren Sie diese in zwei Dateien neu: einer Back-End-Datenbank, die die Datentabellen enthält, und einer Front-End-Datenbank, die alle anderen Datenbankobjekte enthält, z. B. Abfragen, Formulare und Berichte. Jeder Benutzer interagiert mit den Daten mittels einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank.

Vorteile der Aufteilung einer Datenbank

  • Verbesserte Leistung   Sie teilen lediglich die Daten im Netzwerk und keine Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module.

  • Höhere Verfügbarkeit    Datenbanktransaktionen, z. B. Datensatzbearbeitungen, werden schneller durchgeführt.

  • Verbesserte Sicherheit    Benutzer greifen über verknüpfte Tabellen auf die Back-End-Datenbank zu. Daher ist es weniger wahrscheinlich, dass Angreifer über die Front-End-Datenbank unbefugt auf Daten zugreifen können.

  • Verbesserte Zuverlässigkeit    Wenn ein Benutzer auf ein Problem stößt und die Datenbank unerwartet geschlossen wird, ist eine Beschädigung von Datenbankdateien normalerweise auf die Kopie der Front-End-Datenbank beschränkt, die der Benutzer geöffnet hatte.

  • Flexible Entwicklungsumgebung    Jeder Benutzer kann Abfragen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte unabhängig und ohne Beeinträchtigung anderer Benutzer entwickeln. Ebenso können Sie eine neue Version der Front-End-Datenbank entwickeln und verteilen, ohne den Zugriff auf die Daten zu unterbrechen, die in der Back-End-Datenbank gespeichert sind.

Falls diese Option für Sie in Frage kommt, sollten Sie die Anweisungen zum Aufteilen einer Access-Datenbank durchlesen.

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Freigeben einer Datenbank auf einer SharePoint-Website

Wichtig    Das Erstellen und Verwenden von Access Web Apps in SharePoint wird nicht mehr von Microsoft empfohlen. Als Alternative können Sie Microsoft PowerApps zum Erstellen codefreier Geschäftslösungen für das Web und mobile Geräte verwenden.

Wenn Sie über einen Server mit SharePoint verfügen, haben Sie mehrere gute Möglichkeiten, insbesondere wenn Sie über einen Server mit Access Services verfügen. Dank mehrerer Integrationspunkte mit SharePoint wird der Datenbankzugriff komfortabler. Wenn Sie eine Webdatenbank veröffentlichen, erstellt Access Services eine SharePoint-Website, die die Datenbank enthält. Alle Datenbankobjekte und Daten werden in SharePoint-Listen auf der betreffenden Website verschoben.

Wenn Sie eine Datenbank veröffentlichen, verschieben Sie sie ins Internet. Sie können Webformulare und -berichte erstellen, die in einem Browserfenster ausgeführt werden, und auch Access-Standardobjekte erstellen (die auch als Clientobjekte bezeichnet werden, um sie von Webobjekten zu unterscheiden). Access muss auf dem Computer installiert sein, damit Access-Clientobjekte verwendet werden können. Alle Datenbankobjekte in SharePoint sind jedoch freigegeben.

Hinweis : Wenn Access auf dem Computer installiert ist, können Sie die Clientobjekte einer Webdatenbank verwenden. Andernfalls können Sie nur Webdatenbankobjekte verwenden.

Access Services bietet eine Plattform zum Erstellen von Datenbanken, die Sie im Web verwenden können. Eine Webdatenbank wird mithilfe von Access 2010 und SharePoint entworfen und veröffentlicht und von Benutzern in einem Webbrowser genutzt.

Hinweis :  Sie benötigen Designerberechtigungen für die SharePoint-Website, auf der die Datenbank veröffentlicht werden soll.

Formulare, Berichte und Benutzeroberflächenmakros werden im Browser ausgeführt.

Bei Verwendung einer Webdatenbank werden Daten in SharePoint-Listen gespeichert: Alle Tabellen werden zu SharePoint-Listen und Datensätze zu Listenelementen. So können Sie anhand von SharePoint-Berechtigungen den Zugriff auf Ihre Webdatenbank steuern.

Ausführung von Abfragen und Datenmakros auf dem Server: Die gesamte SQL-Verarbeitung erfolgt auf dem Server. Dadurch wird die Netzwerkleistung verbessert, da der Datenverkehr auf Resultsets beschränkt wird.

Speichern einer Datenbank in einer Dokumentbibliothek 

Sie können eine Datenbank in einer beliebigen SharePoint-Dokumentbibliothek speichern. Diese Methode weist Ähnlichkeit mit dem Speichern einer Datenbank in einem Netzwerkordner auf und bietet eine bequeme Möglichkeit, den Zugriff auf eine Datenbank zu verwalten. Wenn Sie eine Verknüpfung zu SharePoint-Listen einrichten, werden die Daten, aber nicht die Datenbankobjekte freigegeben. Jeder Benutzer arbeitet mit einer eigenen Kopie der Datenbank.

Wenn Ihre SharePoint-Website Listen enthält, in denen Kundenservicevorgänge nachverfolgt und Mitarbeiterinformationen gespeichert werden, können Sie in Access eine Datenbank als Front-End für diese Listen erstellen. Sie können Access-Abfragen erstellen, um diese Vorgänge zu analysieren, und Access-Berichte einrichten, um Berichte für eine Statusbesprechung des jeweiligen Teams zu formatieren und zu veröffentlichen. Falls auf den Computern der Benutzer Access installiert ist, können Sie die Access-Abfragen und -Berichte unter dem Menü Ansicht für die SharePoint-Liste zur Verfügung stellen. Wenn Benutzer die Liste auf der SharePoint-Website anzeigen, können Sie durch Klicken auf das Menü Ansicht die Abfragen, Berichte und anderen Access-Objekte finden und öffnen. Ist Access nicht installiert, können die Benutzer die Daten in den Listen mithilfe von SharePoint-Ansichten dennoch verwenden.

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die Sie freigeben möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern unter.

  3. Klicken Sie unter Datenbank speichern als im Abschnitt Erweitert auf SharePoint, und klicken Sie dann auf Speichern unter.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche > Veröffentlichen > Dokumentverwaltungsserver.

    • Wenn Sie Access 2010 verwenden, klicken Sie auf Datei > Speichern und Veröffentlichen > Datenbank speichern als > SharePoint.

  4. Wechseln Sie im Dialogfeld In SharePoint speichern zur gewünschten Dokumentbibliothek.

  5. Überprüfen Sie den Namen und Typ der Datenbankdatei, nehmen Sie erforderliche Änderungen vor, und klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen finden Sie unter Publishing to Access Services (Veröffentlichen in Access Services) und Importieren von Daten aus oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste.

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Freigeben einer Datenbank über Verknüpfungen mit SharePoint-Listen

Diese Methode bietet dieselben Vorteile wie die Verwendung einer geteilten Datenbank. Die Benutzer können die eigene Kopie der Datenbank ändern, da die Daten über die SharePoint-Website freigegeben werden. Wenngleich Sie nicht wie beim Veröffentlichen der Datenbank auf einer SharePoint-Website von denselben Vorteilen profitieren, kommen Sie in den Genuss von Daten an einem zentralen Speicherort. Da sich die Daten in SharePoint-Listen befinden, können Sie diese mithilfe von SharePoint-Funktionen getrennt über das Netzwerk zur Verfügung stellen.

Diese Vorgehensweise umfasst drei Hauptschritte:

  1. Verschieben der Daten in SharePoint-Listen

  2. Einrichten von Verknüpfungen mit diesen Listen

  3. Verteilen der Datenbankdatei

Die ersten beiden Schritte können im Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten erfolgen, der letzte Schritt kann über eine Methode Ihrer Wahl durchgeführt werden.

Verwenden des Assistenten zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Daten verschieben auf SharePoint.

    Hinweise : 

    • Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Datenbank im ACCDB-Format gespeichert ist.

    • Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe SharePoint-Listen auf Zu SharePoint wechseln.

  2. Befolgen Sie die Schritte im Assistenten zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint, und geben Sie dabei den Speicherort Ihrer SharePoint-Website an. Klicken Sie auf Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen.

  3. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Details anzeigen, um weitere Details zur Migration anzuzeigen.

    Auf dieser Seite des Assistenten wird angegeben, welche Tabellen mit Listen verknüpft wurden. Außerdem werden der Speicherort der Sicherung und die URL Ihrer Datenbank angezeigt. Ferner werden eine Warnung, wenn Migrationsprobleme vorliegen sollten, und der Speicherort einer Protokolltabelle angezeigt, in der Sie weitere Einzelheiten zu den Problemen finden.

  4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen.

    Falls der Assistent eine Warnung anzeigt, müssen Sie die Protokolltabelle überprüfen und die erforderlichen Aktionen durchführen. Bestimmte Felder werden ggf. nicht verschoben oder in einen anderen Datentyp umgewandelt, der mit einer SharePoint-Liste kompatibel ist.

Hinweis : Klicken Sie zum Anzeigen Ihrer Listen auf der SharePoint-Website auf der Schnellstartleiste auf Listen oder auf Alle Websiteinhalte einblenden. Sie müssen ggf. die Seite in Ihrem Webbrowser aktualisieren. Um Ihre Liste auf der Schnellstartleiste auf der SharePoint-Website anzuzeigen oder andere Einstellungen zu ändern, z. B. Aktivierung der Nachverfolgung von Versionen, können Sie die Listeneinstellungen auf der SharePoint-Website ändern. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe auf der SharePoint-Website.

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Freigeben einer Datenbank mithilfe eines Servers

Sie können Access mit einem Datenbankserverprogramm wie SQL Server nutzen, um eine Datenbank freizugeben. Diese Vorgehensweise bietet zahlreiche Vorzüge, erfordert jedoch zusätzliche Software, d. h. ein Datenbankserverprogramm. 

Diese Methode ähnelt dem Aufteilen einer Datenbank, da die Tabellen im Netzwerk gespeichert werden und jeder Benutzer über eine lokale Kopie einer Access-Datenbankdatei verfügt, die neben Abfragen, Formularen, Berichten und anderen Datenbankobjekten Verknüpfungen zu den Tabellen enthält. Verwenden Sie diese Option, wenn ein Datenbankserver zur Verfügung steht und alle Benutzer Access installiert haben. Die Vorteile dieser Freigabemethode hängen von der verwendeten Datenbankserversoftware ab, doch allen gemein sind Benutzerkonten, ein selektiver Zugriff auf Daten, eine herausragende Datenverfügbarkeit und überlegt integrierte Tools für die Datenverwaltung. Darüber hinaus funktionieren die meisten Datenbankserverprogramme gut mit früheren Versionen von Access, sodass nicht alle Ihre Benutzer mit derselben Version arbeiten müssen. Nur Tabellen werden freigegeben.

Vorteile der Freigabe einer Datenbank mithilfe eines Datenbankserverprogramms

  • Hohe Leistung und Skalierbarkeit    In vielen Situationen bietet ein Datenbankserver eine bessere Leistung als eine Access-Datenbankdatei allein. Viele Datenbankserverprogramme unterstützen ferner sehr große Datenbanken im Terabytebereich, was ca. 500 Mal dem aktuellen Größenlimit einer Access-Datenbankdatei (zwei Gigabytes) entspricht. Datenbankserverprogramme arbeiten zumeist überaus effizient aufgrund der Parallelverarbeitung von Abfragen (wozu mehrere systemeigene Threads innerhalb eines einzelnen Prozesses zum Verarbeiten von Benutzeranforderungen verwendet werden) und haben minimale zusätzliche Arbeitsspeicheranforderungen, wenn weitere Benutzer hinzugefügt werden.

  • Höhere Verfügbarkeit    Die meisten Datenbankserverprogramme ermöglichen eine Sicherung der Datenbank, während diese im Einsatz ist. Demzufolge müssen Sie die Benutzer nicht zum Beenden der Datenbank zwingen, um Daten zu sichern. Darüber hinaus verarbeiten Datenbankserverprogramme gleichzeitige Bearbeitungs- und Datensatzsuchvorgänge sehr effizient.

  • Verbesserte Sicherheit    Keine Datenbank ist zu 100 % sicher. Datenbankserverprogramme bieten jedoch zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen, durch die Ihre Daten vor unbefugter Nutzung geschützt werden. Die meisten Datenbankserverprogramme arbeiten mit auf Konten basierenden Sicherheitseinstellungen, die festlegen, welche Benutzer bestimmte Tabellen anzeigen dürfen. Selbst für den Fall, dass das Access-Front-End unvorschriftsmäßig beschafft wurde, wird die unbefugte Nutzung von Daten durch auf Konten basierende Sicherheitseinstellungen verhindert.

  • Automatische Wiederherstellungsmöglichkeiten    Bei einem Systemausfall (z. B. einem Betriebssystemabsturz oder Stromausfall) bieten einige Datenbankserverprogramme Mechanismen zur automatischen Wiederherstellung, über die eine Datenbank ohne Eingriff des Datenbankadministrators binnen Minuten in den letzten konsistenten Status zurückgesetzt wird.

  • Serverbasierte Verarbeitung    Durch Verwenden von Access in einer Client/Server-Konfiguration kann der Netzwerkdatenverkehr durch die Verarbeitung von Abfragen auf dem Server vor dem Senden von Ergebnissen zum Client reduziert werden. Den Server die Verarbeitung übernehmen zu lassen, ist meist effizienter, insbesondere beim Arbeiten mit großen Datenmengen.

Grundlegende Schritte bei der Verwendung von Access mit einem Datenbankserver

  1. Die genauen Schritte zum Verwenden von Access mit einem Datenbankserver hängen vom verwendeten Datenbankserverprogramm ab. Die Basisschritte sind jedoch identisch:

  2. Verschieben Sie Daten aus den Tabellen in einer Access-Datenbank in Tabellen auf dem Datenbankserver.

  3. Erstellen Sie innerhalb der Access-Datenbankdatei Verknüpfungen zu den Datenbankservertabellen.

  4. Erstellen Sie auf dem Datenbankserver die gewünschten Benutzerkonten.

  5. Verteilen Sie die Access-Datenbankdatei.

  6. Installieren Sie auf den Computern der Benutzer die benötigten Datenbanktreiber.

  7. Spezielle Informationen zum Verwenden von Access mit SQL Server finden Sie unter Verschieben von Access-Daten in eine SQL Server-Datenbank mithilfe des Upsizing-Assistenten.

Weitere Informationen finden Sie auch unter Verknüpfen oder Importieren von Daten aus einer SQL Server-Datenbank.

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Aspekte, die bei der Entscheidung für eine Methode berücksichtigt werden müssen

Methodenanforderungen

Aufteilen der Datenbank

Netzwerkordner

SharePoint-Website

Datenbankserver

Datenbankserversoftware erforderlich?

N

N

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SharePoint erforderlich?

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J

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Müssen   Access Services auf einem SharePoint-Server ausgeführt werden?

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Abhängig von Ihrem Szenario:

Zum Verknüpfen mit Listen und Speichern in einer Dokumentbibliothek sind Access Services nicht erforderlich.

Für das Veröffentlichen einer Webdatenbank oder einer Web App sind Access Services erforderlich.

N

Datenverfügbarkeit

Gut

Ausreichend für kleine Gruppen mit geringfügiger Datenbearbeitung

Optimal. Lässt Offlineszenarien zu.

Optimal

Sicherheit

Abhängig von zusätzlichen Maßnahmen

Unsicherste Methode

Optimal

Optimal

Flexibilität

Flexibel. Neue Datenbankfunktionen können ohne Arbeitsunterbrechung einfach entwickelt werden. Die Benutzer können den Entwurf in ihrer eigenen Kopie ändern.

Weniger flexibel. Weiterentwicklungen können mit einer Offlinekopie der Datenbank erfolgen, die anschließend ersetzt wird. Benutzer können den Datenbankentwurf nicht individuell ändern.

Flexibel. Nutzt SharePoint-Berechtigungen für die Zugriffssteuerung und Entwurfsänderungen. Lässt eine browserbasierte Nutzung verschiedener Datenbankobjekte zu, z. B. von Formularen.

Flexibel. Neue Datenbankfunktionen können ohne Arbeitsunterbrechung einfach entwickelt werden. Die Benutzer können den Entwurf von Objekten in ihrer eigenen Kopie ändern.

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