Listen zum Verwalten von Projekten auf einer Teamwebsite

Mithilfe von Listen können Sie Teamprojekte verwalten und Informationen auf einer Website nachverfolgen. Sie können z. B. Teamereignisse mit einem Kalender verfolgen, Aufgabenlisten verwalten und Probleme protokollieren bzw. auf entsprechende Meldungen reagieren.

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Das Marketingteam von Adventure Works verwendet zum Verfolgen von Teamereignissen, Urlaubstagen und Konferenzen einen Kalender. Die Teammitglieder können diesen Kalender mit Microsoft Office Outlook 2007 verbinden, wo sie ihn mit ihren persönlichen Kalendern überlagern können, um Konflikte im Terminplan zu vermeiden. Sie können Ereignisse zwischen den Kalendern hin- und herkopieren.

Das Marketingteam verwendet Aufgabenlisten, um die Arbeit an großen Projekten zu verwalten, wie es z. B. beim Planen einer Tagung und beim Verwalten einer Marketingkampagne der Fall ist. Sie können Aufgaben mit einer Standardlistenansicht oder als Projektaufgabenliste einrichten. Eine Projektaufgabenliste liefert eine als "Gantt-Ansicht" bezeichnete grafische Übersicht über die Aufgaben und ihren Status. Zum Erstellen von Listen in beiden Formaten stehen Vorlagen zur Verfügung – eine Standardlistenansicht und eine Projektaufgabenliste.

Projektaufgabenliste

Darüber hinaus verwendet das Marketingteam eine Problemverfolgungsliste, um logistische Probleme im Zusammenhang mit der Konferenzplanung zu verfolgen, wie z. B. Probleme mit der Registrierungsdatenbank. Ein Teammitglied protokolliert das Problem und anschließend erfassen die Mitarbeiter alle Aktualisierungen und Korrekturen, bis das Problem behoben ist.

Arbeiten mit Listen

Beim Erstellen einer Teamwebsite werden automatisch mehrere Listen erstellt. Zu diesen Standardlisten zählen u. a. eine Diskussionsrunde und eine Kalenderliste. Sie können die Listenelemente anpassen oder den Listen Elemente hinzufügen, zusätzliche Listen auf der Grundlage von Vorlagen erstellen und benutzerdefinierte Listen mit von Ihnen ausgewählten Einstellungen und Spalten erstellen.

Listen können viele verschiedene Informationen enthalten, von Texteinträgen über Daten bis hin zu Bildern. Listen können zudem Berechnungen wie z. B. Summen beinhalten, oder Datumsberechnungen wie z. B. eine Woche ab dem jeweils aktuellen Datum.

Mithilfe von Listen können Sie Folgendes tun:

  • Versionen verfolgen    Es besteht die Möglichkeit, Versionen von Listenelementen zu verfolgen, sodass Sie erkennen können, welche Listenelemente geändert wurden, und von wem sie geändert wurden. Wenn in einer neueren Version Fehler gemacht werden, können Sie die frühere Version eines Elements wiederherstellen.

  • Genehmigung anfordern    Ihr Unternehmen kann festlegen, dass ein Listenelement genehmigt werden muss, bevor es angezeigt werden kann.

  • E-Mail-Features in eine Liste integrieren    Wenn für die Website ein- und ausgehende E-Mail-Nachrichten aktiviert wurden, können die E-Mail-Features von einigen Listen genutzt werden. Einige Listen, wie z. B. Kalender und Diskussionen, können so eingerichtet werden, dass Sie per E-Mail Inhalte hinzufügen können. Darüber hinaus kann Office Outlook 2007 mit Kalender-, Aufgaben- und Kontaktlisten integriert werden.

  • Berechtigungen anpassen    Ihre Organisation kann zu einer Liste oder selbst zu einem einzelnen Listenelement benutzerdefinierte Berechtigungen verlangen. Dieses Feature kann z. B. hilfreich sein, wenn ein bestimmtes Element vertrauliche Informationen enthält.

  • Ansichten erstellen und verwalten    Ihre Gruppe kann unterschiedliche Ansichten einer Liste erstellen. Dabei ändert sich der Inhalt der eigentlichen Liste nicht, aber die Elemente werden organisiert oder gefiltert, sodass eine Suche nach den wichtigsten oder interessantesten Elementen möglich ist.

  • Über Änderungen informiert sein    Sie können RSS-Feeds von Listen und Ansichten abonnieren, sodass Listenaktualisierungen in Ihrem RSS-Viewer, z. B. Outlook 2007, angezeigt werden. Wenn Ihre Organisation eingehende E-Mail-Nachrichten aktiviert hat, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn Elemente geändert werden.

  • In Microsoft Office Access 2007 Listen verwalten und offline mit Listen arbeiten    Mit Office Access 2007 können Sie Listen mit Datenbanktools verwalten und offline nehmen.

  • Listen auf mobilen Geräten anzeigen    Sie können viele Listen, wie z. B. Aufgabenlisten und Kalender und Dokumentbibliotheken auf mobilen Geräten anzeigen. Zum Anzeigen einer mobilen Liste geben Sie nach der Adresse der Website /m ein. Bei einigen Listentypen, wie z. B. bei Diskussionslisten, stehen mobile Ansichten nicht zur Verfügung und es werden u. U. nicht alle Spaltentypen angezeigt.

Häufig für die Zusammenarbeit verwendete Listentypen

Im Folgenden finden Sie einige der häufiger verwendeten Listentypen, die Ihrer Organisation zur Verfügung stehen:

  • Kalender     In einem Kalender können Sie alle Teamereignisse für bestimmte Situationen wie z. B. Projekte oder Betriebsferien festhalten.

  • Aufgaben und Projektaufgaben     Mit einer Aufgabenliste können Sie Informationen zu Projekten und sonstigen Ereignissen für Ihre Gruppe verfolgen. Sie können die Aufgaben den jeweiligen Personen zuweisen und im Laufe der Aufgabenbearbeitung den Status und den vervollständigten Prozentsatz anzeigen. In einer Projektaufgabenliste werden die Aufgaben mit Statusleisten, den so genannten Gantt-Ansichten, angezeigt.

  • Problemverfolgung     Mit Problemverfolgungslisten können Sie Probleme sowie ihren Status und ihre Lösung aufzeichnen. Hierbei handelt es sich um einen häufig verwendeten Listentyp zum Verfolgen von Supportproblemen oder -ereignissen wie z. B. im Zusammenhang mit dem Kundendienst, der Qualitätssicherung und dem technischen Support.

  • Diskussionsrunden     Verwenden Sie Diskussionslisten, um über einen zentralen Ort zu verfügen, an dem ähnlich dem Format von Newsgroups die Teamdiskussionen aufgezeichnet und gespeichert werden.

  • Ankündigungen     Verwenden Sie Ankündigungslisten, um Nachrichten und Status freizugeben und Erinnerungen auszugeben.

  • Kontakte     Verwenden Sie Kontaktlisten, um Informationen zu Personen oder Gruppen zu speichern, mit denen Sie zusammenarbeiten.

  • Hyperlinks     Verwenden Sie Hyperlinklisten als zentralen Speicherort für Hyperlinks zum Web, zum Intranet der Firma und zu anderen Ressourcen.

  • Umfragen    Verwenden Sie Umfragenlisten, um Rückmeldungen, z. B. zur Mitarbeiterzufriedenheit oder zu einem Quiz, zusammenzutragen und zu kompilieren.

  • Benutzerdefinierte Listen     Wenngleich Sie jede integrierte Liste benutzerdefiniert anpassen können, können Sie mit einer benutzerdefinierten Liste beginnen und brauchen dann nur die Einstellungen anzupassen, die Sie angeben. Darüber hinaus können Sie eine Liste erstellen, die auf einer Kalkulationstabelle basiert, wie z. B. auf einer Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe zum Verwalten von Verträgen mit Lieferanten.

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