Leitfaden zur Ressourcenmanagerrolle in Project Web Access

Ressourcenmanager sind verantwortlich für die Verwaltung von Ressourcen sowie den Fertigkeiten und Kompetenzen, die diesen zugeordnet sind. Ressourcenmanager arbeiten eng mit den Projektmanagern zusammen und gewährleisten, dass Projekten die richtigen Ressourcen zugeordnet werden und diese über die Fertigkeiten verfügen, die für ein erfolgreiches Durchführen der Vorgänge erforderlich sind. Außerdem arbeiten Ressourcenmanager eng mit der Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass Neueinstellungen den Anforderungen entsprechen, die von den zu unterstützenden Projekten an die Ressourcen gestellt werden.

In diesem Artikel werden die Aktivitäten beschrieben, die Sie durchführen können, wenn Sie in Microsoft Office Project Web Access als Ressourcenmanager an einem Projekt arbeiten. Der Artikel bietet einen umfassenden Überblick zu Project Web Access aus der Sicht eines Ressourcenmanagers.

Je nach den Berechtigungen, die Ihnen als Ressourcenmanager vom Administrator eingeräumt wurden, können Sie über Project Web Access, Microsoft Office Project Professional 2007 oder beiden Anwendungen mit Project Web Access-Features arbeiten.

Ressourcenmanagerberechtigungen ermöglichen Ihnen Folgendes:

Arbeiten über die Project Web Access-Startseite

Arbeiten mit Vorgängen und Arbeitszeittabellen

Arbeiten mit Ressourcen

Arbeiten im Projektcenter

Analysieren von Daten und Erstellen von Berichten

Zusammenarbeiten mit anderen Personen in der Organisation

Arbeiten mit Project Professional

Anzeigen von Hilfeinformationen zur Bereitstellung, von Blogs und von anderen Onlineinformationen

Arbeiten über die Project Web Access-Startseite

Die Project Web Access-Startseite ist der wichtigste Ausgangspunkt für die Arbeit mit Daten, die in der Microsoft Office Project Server 2007-Datenbank gespeichert sind. Wenn Sie sich an Project Web Access anmelden, werden ausstehende Elemente, für die eine Aktion erforderlich ist (z. B. Vorgangsaktualisierungen, die genehmigt werden müssen), und Elemente, die seit der letzten Anmeldung geändert wurden, angezeigt. Von der Startseite aus können Sie auf Project Web Access-Features wie die Seiten "Vorgänge", "Projektcenter", "Ressourcencenter", "Aktualisierungen", "Statusberichte", "Dokumente"; "Probleme" und "Risiken" zugreifen.

Hinweis :  Die Inhalte der Project Web Access-Startseite hängen von den Features, die auf dem Server verfügbar sind, der Rolle des Benutzers, den Berechtigungen, die dem Benutzer zugewiesen sind, den Sicherheitskategorien, denen der Benutzer angehört (einschließlich der Projekte und Ansichten, die der jeweiligen Sicherheitskategorie zugewiesen sind), sowie von allen Anpassungen ab, die für die Startseite konfiguriert wurden.

Aktivitäten auf der Project Web Access-Startseite

Seitenanfang

Arbeiten mit Vorgängen und Arbeitszeittabellen

Verwalten von Vorgängen

Verwalten von Vorgangsaktualisierungen

Verwalten von Arbeitszeittabellen

Integration in Outlook

Bevor Teammitglieder Stunden in der Arbeitszeittabelle oder ihren Aufgabestatus erfassen können, muss der Administrator Arbeitszeittabellen, den Vorgangsstatus oder beides einrichten. In Arbeitszeittabellen werden die tatsächlichen Arbeitsstunden für Vorgänge, Projekte und andere Elemente erfasst, und sie sind unverzichtbar, wenn Sie die Ressourcenverwendung, die abzurechnende Zeit und andere zeitabhängige Kennzahlen verfolgen möchten. Teammitglieder können ihren Status über die Seiten "Eigene Vorgänge" eingeben. Hierdurch ist es dem Administrator möglich, den Status oder den Fortschritt im Hinblick auf den Abschluss von Projektvorgängen genau zu verfolgen.

Falls in Ihrer Organisation der Fortschritt der Projekte verfolgt wird, die Sie in Office Project Professional 2007 erstellt haben, ist es in der Regel auch gewünscht, den Vorgangsstatus verfolgen zu können.

Seitenanfang

Verwalten von Vorgängen

Teammitglieder können die Seite "Eigene Vorgänge" in Project Web Access verwenden, um Vorgänge und Arbeitszeiten anzuzeigen, zu bearbeiten, zu delegieren und zu aktualisieren, die ihnen oder einem Team von Ressourcen über Project Professional 2007 von einem Projektmanager zugeordnet wurden. Der Zugriff auf die Seite "Eigene Vorgänge" erfolgt, indem Sie auf der Schnellstartleiste auf Eigene Vorgänge klicken.

Aktivitäten im Rahmen der Vorgangsverwaltung

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Verwalten von Vorgangsaktualisierungen

Auf der Seite "Vorgangsaktualisierungen" in Project Web Access können Sie Änderungen an Vorgängen und Arbeitszeit überprüfen, die Teammitglieder über die Seite "Eigene Vorgänge" übermitteln. Sie können die Seite "Vorgangsaktualisierungen" auch verwenden, um Projekte mit den aktuellsten Informationen zu aktualisieren.

Ihnen stehen zwei Verfahren zur Verfügung, um Projekte über die Seite "Vorgangsaktualisierungen" mit Informationen zu aktualisieren:

  • Manuell     Sie können jede Vorgangsänderung akzeptieren, indem Sie auf der Seite "Vorgangsaktualisierung" auf Annehmen klicken. Wenn Sie auf eine Vorgangsänderungsanforderung antworten, bevor Sie sie annehmen, wird die Änderungsanforderung so lange aus der Liste auf der Seite "Vorgangsaktualisierungen" entfernt, bis das entsprechende Teammitglied eine Antwort sendet. Sie können neue Vorgangsanfragen und Vorgangsdelegierungsanfragen gleichzeitig aktualisieren und beantworten.

  • Automatisch (mithilfe von Regeln)     Sie können Regeln erstellen und ausführen, um Projekte automatisch mit Änderungen zu aktualisieren, die vor der Genehmigung nicht geprüft werden müssen. Sie können Regeln erstellen, die für bestimmte Projekte, für alle Projekte, für bestimmte Ressourcen oder für Gruppen von Ressourcen an einer bestimmten Position im Projektstrukturplan (RSP) Ihrer Organisation ausgeführt werden.

Aktivitäten im Rahmen der Verwaltung von Vorgangsaktualisierungen

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Verwalten von Arbeitszeittabellen

In Arbeitszeittabelle werden die tatsächlichen Arbeitsstunden für Vorgänge, Projekte und andere Elemente erfasst, und sie sind unverzichtbar, wenn Sie die Ressourcenverwendung, die abzurechnende Zeit und andere zeitabhängige Kennzahlen verfolgen möchten.

In folgenden Situationen empfiehlt sich die Erstellung einer Arbeitszeittabelle:

  • In Ihrer Organisation sollen abzurechnende und nicht abzurechnende Stunden verfolgt werden.

  • Aus abrechnungstechnischen Gründen (Gehaltsabrechnung, Fakturierung) ist die Verknüpfung mit einem Buchhaltungssystem erforderlich.

  • Das Management wünscht Detailinformationen zur Anzahl der Stunden, die Ressourcen aufwenden, sowie zu den Inhalten, für die diese Stunden aufgewendet werden (abzurechnende Überstunden gegenüber abzurechnender regulärer Zeit gegenüber nicht abzurechnender Zeit).

Aktivitäten im Rahmen der Verwaltung von Arbeitszeittabellen

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Integration in Outlook

Project Web Access ist auf Microsoft Outlook abgestimmt, damit Teammitglieder ihre Vorgänge mithilfe von Office Outlook 2007, 2003 oder XP aktualisieren können. Damit die Features für die Outlook-Integration verwendet werden können, ist Folgendes erforderlich:

  • Sie benötigen ein gültiges Benutzerkonto für Project Web Access, um auf die Seite zugreifen zu können, über die die Features für die Outlook-Integration konfiguriert werden.

  • Sie müssen Office Outlook 2007, 2003 oder XP verwenden.

  • Sie müssen das Microsoft Office Project-Add-In für Outlook herunterladen und installieren.

Outlook-Aktivitäten

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Arbeiten mit Ressourcen

Verwalten von Ressourceninformationen

Personalplanung für Projekte

Fertigkeitenplanung

Arbeiten mit Urlaubszeiten und anderen arbeitsfreien Zeiten (administrative Zeit)

Projektmanager und Ressourcenmanager verwenden das Ressourcencenter in Project Web Access, um Informationen zu einer oder mehreren Ressourcen anzuzeigen, zu ändern und zu analysieren, die Vorgängen in Projekten zugeordnet sind, die in der Project Server-Datenbank veröffentlicht wurden. Im Ressourcencenter wird eine Liste der Ressourcen im Enterprise-Ressourcenpool angezeigt. Die Berechtigung zum Anzeigen von Elementen im Ressourcencenter wird vom Project Server-Administrator erteilt.

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Verwalten von Ressourceninformationen

Im Ressourcencenter können Sie Informationen zu Ressourcen, z. B. die E-Mail-Adressen, Kontoinformationen oder Gruppen, denen die Ressourcen angehören, bearbeiten. Darüber hinaus können Sie die Zuordnungen und die Verfügbarkeit der Ressourcen anzeigen.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute, z. B. die Kalendereinstellungen, können nur mit Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten im Rahmen der Verwaltung von Ressourceninformationen

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Personalplanung für Projekte

Projektmanager und in geringerem Umfang auch Ressourcenmanager können Team für Projekte auf der Grundlage vieler unterschiedlicher Parameter zusammenstellen. Hierzu zählen u. a. die Fertigkeiten der Ressourcen und die Ressourcenverfügbarkeit. Mithilfe der Funktion "Team zusammenstellen" in Project Web Access können Sie ein Projektteam zusammenstellen.

Bei der Verwendung der Funktion "Team zusammenstellen" sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Managern werden möglicherweise nicht alle Ressourcen angezeigt, oder es ist ihnen unter Umständen nicht möglich, alle Ressourcen zu Projekten zuzuordnen.

  • Damit Ressourcen mit den erforderlichen Fertigkeiten ermittelt werden können, müssen in Ihrer Organisation Projektstrukturplan (RSP)-Codes und andere Gliederungscodes für Enterprise-Ressourcen angewendet werden. Anhand dieser Codes werden verschiedene Fertigkeiten und Ressourcenbeziehungen innerhalb der Organisation definiert.

  • Sie können Vorgänge zu einem Team aus Ressourcen zuordnen. Anschließend können die einzelnen Teammitglieder die Vorgänge auswählen, die ihnen zugeordnet werden sollen.

  • Manager können sowohl Vorgesehene Ressource als auch Zugesicherte Ressource Buchungen für Ressourcen verwenden. Durch die Zuordnung von Ressourcen zu Projekten, ohne die Ressourcen zuzusichern, können Manager potenzielle Ressourcenzuordnungen für vorgesehene neue Projekte verfolgen. Vorgesehene Buchungen werden z. B. oft in Dienstleistungsorganisationen verwendet, um verschiedene Zuordnungsszenarios miteinander vergleichen und vorgesehene und genehmigte Zuordnungen verwalten zu können. Ressourcenmanager in Organisationen, die einen zentralen Ressourcenpool verwenden, und Projektmanager, die eine eigene Personalplanung vornehmen, verwenden vorgesehene Buchungen, um Personalanforderungen zu verfolgen und zu verwalten.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute und -einstellungen, z. B. Kalendereinstellungen und ersetzte Ressourcen, können nur mit Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten im Rahmen der Personalplanung für Projekte

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Fertigkeitenplanung

Zum Ermitteln der am besten geeigneten Ressourcen für einen Auftrag können Sie die Funktionen zur Fertigkeitenplanung verwenden, die in Project Web Access und Project Professional 2007 als Teil der Enterprise Project Management-Lösung (EPM) Ihrer Organisation bereitgestellt werden. Verwenden Sie den Ressourcenersetzungs-Assistenten von Project Professional 2007, um Generische Ressourcen mit tatsächlichen Ressourcen zu ersetzen. Verwenden Sie die Funktion "Team zusammenstellen" in Project Web Access, um Ressourcen zu ermitteln, die geeignete Fertigkeiten für den jeweiligen Auftrag aufweisen.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute, z. B. Kalendereinstellungen und Einstellungen, die mit dem Ressourcenersetzungs-Assistenten vorgenommen wurden, können nur mit Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten im Rahmen der Fertigkeitenplanung

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Arbeiten mit Urlaubszeiten und anderen arbeitsfreien Zeiten (administrative Zeit)

In Project Web Access können Sie arbeitsfreie Zeiten (administrative Zeit), z. B. Urlaubszeiten, Teambesprechungen, Schulungen, interne Projekte und andere nicht projektbezogene Zeiten, verfolgen. Teammitglieder geben die administrative Zeit auf der Seite "Meine Arbeitszeittabellen" ein.

In folgenden Situationen empfiehlt es sich, in Ihrer Organisation die administrative Zeit zu verfolgen:

  • Die Projektverwaltung ist mit einem Buchhaltungssystem verknüpft, in dem Daten zu Ausnahmen benötigt werden.

  • Ihr Managementteam fordert Berichte zu Ausnahmen an.

  • Projektmanager oder Ressourcenmanager möchten, dass Teammitglieder Abwesenheitsinformationen eingeben, damit diese Zeit als Zeit angezeigt wird, die für Projektzuordnungen nicht verfügbar ist.

Aktivitäten im Rahmen der Verwaltung der administrativen Zeit

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Arbeiten im Projektcenter

Das Projektcenter bietet Projektmanagern, Ressourcenmanagern, Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten die Möglichkeit, ausführliche Informationen zu einzelnen Projekten und ProjektVorschlag sowie zusammenfassende Informationen zu Projekten organisationsweit anzuzeigen. Jeder Benutzer, der in Project Web Access oder Project Professional 2007 über die Berechtigung zum Zugriff auf das Projektcenter verfügt, kann das Projektcenter für die Arbeit mit einem beliebigen Projekt verwenden, dem der Benutzer zugeordnet ist. Im Projektcenter sind nur Projekte verfügbar, die in der Project Server 2007-Datenbank veröffentlicht sind.

Aktivitäten im Projektcenter

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Analysieren von Daten und Erstellen von Berichten

Verwalten von Statusberichten

Arbeiten mit OLAP-Berichten

Project Web Access bietet zahlreiche Optionen zur Berichterstellung, die ein möglichst effizientes Arbeiten im Team unterstützen. Ressourcen können Statusberichte erstellen, um Informationen zum Fortschritt ihrer Vorgänge verfügbar zu machen. Projektmanager können zudem ausführliche OLAP-Berichte (Online Analytical Processing) erstellen.

Hinweis : Denken Sie daran, dass einige Aufgaben nur von Benutzern ausgeführt werden können, die zur Project Web Access-Administratorgruppe gehören. Wenn der Link "Servereinstellungen" nicht auf der Schnellstartleiste von Project Web Access angezeigt wird, sind Sie kein Mitglied der Administratorgruppe und können Aufgaben wie das Anpassen von Ansichten, das Konfigurieren von Berichten, das Einrichten von Arbeitszeittabellen oder das Löschen von Projekten nicht ausführen.

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Verwalten von Statusberichten

In Statusberichten wird der Fortschritt zugeordneter Vorgänge gemeldet. Manager können das Anfordern und den Empfang von Statusinformationen automatisieren. Sie können Statusberichtsanfragen an Teammitglieder senden, und Teammitglieder können darauf reagieren, indem sie die angeforderten Informationen bereitstellen. Die Übermittlung von Statusberichten kann jedoch auch von Teammitgliedern initiiert werden. Manager können Statusberichte so konfigurieren, dass sie einzelne Übermittlungen sowie einen zusammengefassten Bericht erhalten, in dem die einzelnen Antworten zusammengeführt wurden.

Aktivitäten im Rahmen der Verwaltung von Statusberichten

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Arbeiten mit OLAP-Berichten

Managern auf unterschiedlichen Funktionsebenen stehen unterschiedliche Berichte zur Verfügung, um die Projekt- und Ressourcenleistung innerhalb eines Projekts oder auch projektübergreifend zu analysieren. Sie können PivotTable-Bericht- und PivotChart-Ansichten verwenden, wenn Sie Berichte interaktiv verwenden und einige der Felder ändern möchten, die die Berichtstruktur definieren. Alle Berichte tragen zu einem aussagekräftigen Bild über den Status Ihrer Organisation in Bezug auf Projekt- und Ressourcenleistung bei.

Hinweis : Einige Berichte, z. B. grafische Berichte, können nur mit Project Professional 2007 erstellt und angezeigt werden.

Aktivitäten im Rahmen der Verwaltung von OLAP-Berichten

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Zusammenarbeiten mit anderen Personen in der Organisation

Project Web Access verfügt über zahlreiche Features, die die Zusammenarbeit von Ressourcen im Hinblick auf Projektvorgänge, Probleme, Risiken und andere Bereiche unterstützen, die sich auf den Erfolg des Projekts auswirken.

Aktivitäten im Rahmen der Zusammenarbeit

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Arbeiten mit Project Professional

Mit Project Professional 2007 können Sie viele Projektmanagementaufgaben innerhalb der EPM-Lösung (Enterprise Project Management) Ihrer Organisation durchführen.

Hinweis : Zur Durchführung von Projektmanagementaufgaben mithilfe von Project Professional sind Project Server 2007-Berechtigungen erforderlich.

Project Professional-Aktivitäten

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Anzeigen von Hilfeinformationen zur Bereitstellung, von Blogs und von anderen Onlineinformationen

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