Leitfaden zur Projektmanagerrolle in Project Web Access

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Projektmanager sind für die täglichen Aufgaben im Projektmanagement verantwortlich, wie beispielsweise das Erstellen, Pflegen und Aktualisieren von Terminplänen und die Koordination mit anderen Projektmanagern, Ressourcenmanagern und Teammitgliedern.

Dieser Artikel beschreibt die Aktivitäten, die Ihnen als Projektmanager oder Teamleiter in einem Projekt mit Microsoft Office Project Web Access zur Verfügung stehen. Er bietet eine breit angelegte Übersicht zu Project Web Access aus dem Blickwinkel eines Projektmanagers oder Teamleiters in einem Projekt.

Abhängig von der Sicherheitsgruppe, der Ihr Administrator Sie zugewiesen hat, können Sie die Funktionen von Project Web Access in Project Web Access, Microsoft Office Project Professional 2007 oder beiden nutzen.

Welche Aktivitäten können Sie mit Projektmanagerberechtigungen ausführen?

Arbeiten auf der Project Web Access-Startseite

Arbeiten mit Vorgängen und Arbeitszeittabellen

Arbeiten mit Ressourcen

Arbeiten im Projektcenter

Analysieren von Daten und Erstellen von Berichten

Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern in der Organisation

Arbeiten mit Project Professional

Einholen von Rat zur Bereitstellung, Blogs und weitere Informationen online

Arbeiten auf der Project Web Access-Startseite

Die Project Web Access-Startseite bildet den wichtigsten Einstiegspunkt für Benutzer, die mit Daten arbeiten, die in der Microsoft Office Project Server 2007-Datenbank gespeichert sind. Wenn Sie sich bei Project Web Access anmelden, werden ausstehende Elemente (wie etwa zu genehmigende Vorgänge) und Elemente, die sich seit ihrer letzten Anmeldung geändert haben, angezeigt. Auf der Startseite können Sie auf die Funktionen von Project Web Access zugreifen. Dazu gehören die Seiten für Vorgänge, Projektcenter, Ressourcencenter, Updates, Statusberichte, Dokumente, Probleme und Risiken.

Hinweis :  Die Inhalte, die auf der Project Web Access-Startseite angezeigt werden, hängen von den Funktionen ab, die auf dem Server verfügbar sind, den zugewiesenen Benutzerberechtigungen, den Sicherheitskategorien, denen der Benutzer angehört (einschließlich der Projekte und Ansichten, die diesen Sicherheitskategorien zugewiesen sind), und von eventuellen Anpassungen, die für die Startseite konfiguriert wurden.

Aktivitäten auf der Project Web Access-Startseite

Seitenanfang

Arbeiten mit Vorgängen und Arbeitszeittabellen

Verwalten von Vorgängen

Verwalten von Vorgangsaktualisierungen

Verwalten von Arbeitszeittabellen

Integration mit Outlook

Damit Teammitglieder ihre Arbeitszeittabellenstunden oder ihren Aufgabenstatus aufzeichnen können, muss der Administrator Arbeitszeittabellen und/oder den Vorgangsstatus einrichten. In Arbeitszeittabellen werden die aktuellen Stunden aufgezeichnet, die für Vorgänge, Projekte und andere Elemente aufgewendet wurden. Mithilfe von Arbeitszeittabellen können Sie Verwendung, abzurechnende Zeit und andere zeitbasierte Metriken überwachen. Teammitglieder können ihren Vorgangsstatus über die Seite "Meine Aufgaben" eingeben. Auf diese Weise kann der Administrator den Status bzw. Fortschritt hinsichtlich des Abschlusses von Vorgängen in Projekten genau überwachen.

Wenn in Ihrer Organisation der Fortschritt der Projekte, die sie in Office Project Professional 2007 erstellt haben, überwacht wird, können Sie den Vorgangsstatus überwachen.

Teamleiter sind für die Kontrolle vieler der Vorgänge zuständig, die Teammitgliedern in einem oder mehreren Projekten zugewiesen wurden. Teamleiter können ebenfalls Vorgängen in Projekten zugewiesen und entsprechend aufgefordert werden, ihre Ist-Arbeit an Projektvorgängen in Arbeitszeittabellen festzuhalten, Statusberichte zu führen, auf Statusanforderungen von Projektmanagern zu reagieren und mit anderen in der Organisation zusammenzuarbeiten. In manchen Organisationen werden Projektvorgänge Teamleitern zugewiesen, die dann ihrerseits die Vorgänge an die geeigneten Teammitglieder delegieren.

Seitenanfang

Verwalten von Vorgängen

Teammitglieder können die Seite "Meine Aufgaben" in Project Web Access verwenden, um die Vorgänge und Arbeitszeiten, die ihnen oder ihrem Team von einem Projektmanager in Project Professional 2007 zugewiesen wurden, anzuzeigen, zu bearbeiten, weiterzuleiten und zu aktualisieren. Klicken Sie zum Aufrufen der Seite "Meine Aufgaben" auf der Schnellstartleiste auf Meine Aufgaben.

Aktivitäten zur Vorgangsverwaltung

Seitenanfang

Verwalten von Vorgangsaktualisierungen

Auf der Seite "Vorgangsaktualisierungen" in Project Web Access können Sie Änderungen an Vorgängen und Arbeitszeiten überprüfen, die Teammitglieder von ihrer Seite "Meine Aufgaben" aus übermitteln. Auf der Seite "Vorgangsaktualisierungen" können darüber hinaus Projekte mit den neuesten Informationen aktualisiert werden.

Zum Aktualisieren von Projekten mit Informationen von der Seite "Vorgangsaktualisierungen" stehen zwei Verfahren zur Verfügung:

  • Manuell     Sie können jede Vorgangsaktualisierung auf der Seite "Vorgangsaktualisierungen" durch Klicken auf Annehmen akzeptieren. Wenn Sie auf die Anforderung einer Vorgangsänderung antworten, bevor Sie sie akzeptieren, wird die Änderungsanforderung bis zur Reaktion des Teammitglieds aus der Liste der Seite "Vorgangsaktualisierungen" entfernt. Die Aktualisierung und Beantwortung von neuen Vorgangs- und Vorgangsweiterleitungsanforderungen kann im gleichen Schritt erfolgen.

  • Automatisch (mithilfe von Regeln)     Sie können Regeln zur automatischen Aktualisierung von Projekten mit Änderungen erstellen und ausführen, die vor der Genehmigung nicht überprüft werden müssen. Es können Regeln erstellt werden, die für bestimmte Projekte, für alle Projekte, für bestimmte Ressourcen oder für Ressourcengruppen an einem bestimmten Punkt im RSP (Ressourcenstrukturplan) der Organisation ausgeführt werden.

Aktivitäten zur Verwaltung von Vorgangsaktualisierungen

Seitenanfang

Verwalten von Arbeitszeittabellen

In Arbeitszeittabellen werden die tatsächlich für die Arbeit an Vorgängen, Projekten und anderen Elementen aufgewendeten Stunden erfasst. Sie sind für das Nachverfolgen von Auslastung , abzurechnender Zeit und anderer zeitbasierter Metriken wichtig.

Wenn folgende Punkte zutreffen, sollten Sie eine Arbeitszeittabelle erstellen:

  • Ihre Organisation möchte abzurechnende Stunden und nicht abzurechnende Stunden überwachen.

  • Sie müssen zu Gehaltsabrechnungs- oder Rechnungszwecken die Integration in ein Buchhaltungssystem herbeiführen.

  • Das Management wünscht Einzelheiten zu der Anzahl von Stunden, die Ressourcen verwenden, und dazu, wie diese Stunden verwendet werden (abzurechnende Überstunden sowie standardmäßig abzurechnende und nicht abzurechnende Stunden).

Aktivitäten zur Verwaltung von Arbeitszeittabellen

Seitenanfang

Integration mit Outlook

Project Web Access lässt sich mit Microsoft Outlook integrieren, um Teammitgliedern die Aktualisierung ihrer Vorgänge mithilfe von Office Outlook 2007, 2003 oder XP zu ermöglichen. Damit Funktionen der Outlook-Integration verwendet werden können, müssen Teammitglieder diese Bedingungen erfüllen:

  • Über ein gültiges Konto für Project Web Access verfügen, um auf die Seite zuzugreifen, auf der die Outlook-Integrationsfunktionen konfiguriert werden.

  • Office Outlook 2007, 2003 oder XP verwenden.

  • Das Microsoft Office Project Add-In für Outlook heruntergeladen und installiert haben.

Outlook-Aktivitäten

Seitenanfang

Arbeiten mit Ressourcen

Verwalten von Ressourceninformationen

Personelle Besetzung von Projekten

Planung nach Qualifikation

Arbeiten mit Administrationsprojekten

Projektmanager und Ressourcenmanager verwenden das Ressourcencenter in Project Web Access, um Informationen für Ressourcen anzuzeigen, zu analysieren und zu verwalten, die Vorgängen in Projekten zugewiesen sind, die in der Project Server-Datenbank veröffentlicht sind. Im Ressourcencenter wird eine Liste der Ressourcen im Ressourcenpool des Unternehmens angezeigt; die Berechtigung zum Anzeigen von Elementen im Ressourcencenter wird vom Project Server-Administrator erteilt.

Seitenanfang

Verwalten von Ressourceninformationen

Im Ressourcencenter können Sie Informationen zu Ressourcen bearbeiten, etwa ihre E-Mail-Adresse, die Kontoinformationen und die Gruppen, denen sie angehören. Sie können darüber hinaus Arbeitsaufträge und Verfügbarkeit anzeigen.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute, wie etwa die Kalendereinstellungen, können nur in Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten zur Verwaltung von Ressourceninformationen

Seitenanfang

Personelle Besetzung von Projekten

Projektmanager können Teams für Projekte auf der Grundlage vieler verschiedener Parameter aufbauen, einschließlich der Qualifikation und der Verfügbarkeit von Ressourcen. Sie können die Funktion "Team zusammenstellen" in Project Web Access verwenden, um ein Projektteam aufzubauen.

Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, wenn Sie die Funktion "Team zusammenstellen" verwenden:

  • Die Manager sehen möglicherweise nicht alle Ressourcen oder können nicht alle sichtbaren Ressourcen zu Projekten zuordnen.

  • Um Ressourcen zu finden, die über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, muss Ihre Organisation RSP-Codes (Ressourcenstrukturplan) und andere Gliederungscodes für Unternehmensressourcen anwenden, die zum Definieren der verschiedenen Qualifikationen und Ressourcenbeziehungen in der Organisation dienen.

  • Vorgänge können einem Team von Ressourcen zugewiesen werden; einzelne Teammitglieder können dann die Vorgänge auswählen, die sie sich selbst zuweisen möchten.

  • Managern stehen für Ressourcen sowohl vorgeschlagene als auch zugesicherte Buchungsarten zur Verfügung. Durch Zuordnen von Ressourcen zu Projekten, ohne sie zuzusichern, können Manager potenzielle Ressourcenzuweisungen für vorgeschlagene neue Projekte nachverfolgen. Beispielsweise verwenden Serviceorganisationen häufig vorgeschlagene Buchungen, damit sie verschiedene Zuweisungsszenarien vergleichen und sowohl vorgeschlagene als auch zugesicherte Zuweisungen verwalten können. Ressourcenmanager in Organisationen, die einen zentralen Ressourcenpool verwenden und Projektmanager, die Projekte eigenhändig besetzen, verwenden oft vorgeschlagene Buchungen, um die Besetzungsanforderungen nachzuverfolgen und zu verwalten.

Teamleiter können bei der Besetzung von Projekten behilflich sein und sind oft für die Kontrolle vieler der Vorgänge zuständig, die Teammitgliedern in einem oder mehreren Projekt(en) zugewiesen wurden. Teamleiter können ebenfalls Vorgängen in Projekten zugewiesen und entsprechend aufgefordert werden, ihre Ist-Arbeit an Projektvorgängen in Arbeitszeittabellen festzuhalten, Statusberichte zu führen, auf Statusanforderungen von Projektmanagern zu reagieren und mit anderen in der Organisation zusammenzuarbeiten. In manchen Organisationen werden Projektvorgänge Teamleitern zugewiesen, die dann ihrerseits die Vorgänge an die geeigneten Teammitglieder delegieren.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute und -einstellungen, wie etwa Kalendereinstellungen und ersetzte Ressourcen, können nur in Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten zur Besetzung von Projekten

Seitenanfang

Planung nach Qualifikation

Verwenden Sie die Funktionen zur Qualifikationsplanung, die in Project Web Access und Project Professional 2007 als Teil der EPM-Lösung (Enterprise Project Management) Ihrer Organisation verfügbar sind, um die beste Ressource für einen Auftrag zu finden. Verwenden Sie den Ressourcenersetzungs-Assistenten in Project Professional 2007, um Generische Ressourcen durch tatsächliche Ressourcen zu ersetzen. Verwenden Sie die Funktion "Team zusammenstellen" in Project Web Access, um Ressourcen mit den richtigen Qualifikationen für einen Auftrag zu finden.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute, wie etwa Kalendereinstellungen und der Ressourcenersetzungs-Assistent, können nur in Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten zur Planung nach Qualifikation

Seitenanfang

Arbeiten mit Urlaub und sonstiger arbeitsfreier Zeit (administrativer Zeit)

In Project Web Access können Sie arbeitsfreie Zeit (administrative Zeit) nachverfolgen, z. B. Urlaube, Teambesprechungen, Schulungen, interne Projekte und andere projektfremde Zeiten. Teammitglieder geben administrative Zeit auf ihrer Seite "Meine Arbeitszeittabellen" ein.

Ihre Organisation sollte administrative Zeit in folgenden Situationen nachverfolgen:

  • Sie integrieren ein Buchhaltungssystem, für das Daten zu Ausnahmen benötigt werden.

  • Ihr Managementteam wünscht Berichte zu Ausnahmen.

  • Projektmanager oder Ressourcenmanager möchten, dass Teammitglieder arbeitsfreie Zeit so eingeben, dass diese Zeit für Projektzuordnungen als nicht verfügbar angezeigt wird.

Aktivitäten zur Verwaltung von administrativer Zeit

Seitenanfang

Arbeiten im Projektcenter

Das Projektcenter stellt für Projektmanager, Teammitglieder und andere Projektbeteiligte eine komfortable Möglichkeit zum Anzeigen detaillierter Informationen über einzelne Projekte und Projektvorschläge sowie übergreifender Zusammenfassungsinformationen über alle Projekte der Organisation dar. Jeder Benutzer, der über Zugriffsberechtigungen auf das Projektcenter in Project Web Access oder Project Professional 2007 verfügt, kann das Projektcenter für die Arbeit an allen Projekten verwenden, denen er zugeordnet ist. Nur Projekte, die in der Project Server 2007-Datenbank veröffentlicht sind, stehen im Projektcenter zur Verfügung.

Projektcenteraktivitäten

Seitenanfang

Analysieren von Daten und Erstellen von Berichten

Verwalten von Statusberichten

Arbeiten mit OLAP-Berichten

Project Web Access bietet viele Berichtsoptionen, die Ihr Team bei der effizientest möglichen Zusammenarbeit unterstützen. Ressourcen können Statusberichte erstellen, um zu melden, wie ihre Arbeit voranschreitet. Darüber hinaus kann ein Projektmanager detaillierte OLAP-Berichte (Online Analytical Processing) erstellen.

Hinweis : Beachten Sie, dass einige Aufgaben nur von Benutzern ausgeführt werden können, die der Project Web Access-Administratorgruppe angehören. Wenn Sie den Link "Servereinstellungen" nicht in der Schnellstartleiste von Project Web Access sehen, gehören Sie nicht zur Administratorgruppe und können Aktionen wie das Anpassen von Ansichten, das Einrichten von Berichten, das Einrichten von Arbeitszeittabellen oder das Löschen von Projekten nicht ausführen.

Seitenanfang

Verwalten von Statusberichten

Statusberichte beschreiben den Fortschritt bei zugewiesenen Vorgängen. Projektmanager können den Vorgang des Anforderns und Empfangens von Statusinformationen automatisieren; sie können Statusberichtanforderungen an Teammitglieder senden, und die Teammitglieder können dann darauf antworten, indem sie die angeforderten Informationen zur Verfügung stellen. Teammitglieder können auch ihrerseits die Einreichung von Statusberichten einleiten. Projektmanager können Statusberichte so konfigurieren, dass sie die einzelnen Einsendungen und einen zusammengeführten Bericht erhalten, der alle Antworten in konsolidierter Form enthält.

Aktivitäten zur Verwaltung von Statusberichten

Seitenanfang

Arbeiten mit OLAP-Berichten

Manager auf verschiedenen Ebenen können eine Reihe von Berichten zum projektinternen wie auch zum projektübergreifenden Analysieren von Projekt- und Ressourcenleistungen verwenden. Wenn Sie interaktiv mit den Berichten arbeiten und einige der Felder ändern möchten, die die Struktur des Berichts bestimmen, empfiehlt sich die Verwendung von PivotTable- und PivotChart-Ansichten. Mithilfe all dieser Berichte können Sie den Zustand Ihrer Organisation im Hinblick auf die Projekt- und Ressourcenleistung beurteilen.

Hinweis : Einige Berichte, z. B. visuelle Berichte, können nur in Project Professional 2007 erstellt und angezeigt werden.

Aktivitäten zur Verwaltung von OLAP-Berichten

Seitenanfang

Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern in der Organisation

Project Web Access verfügt über viele Funktionen, die den Ressourcen Ihrer Organisation bei der Zusammenarbeit an Projektvorgängen, Problemen, Risiken und anderen Bereichen helfen, die Einfluss auf den Erfolg des Projekts haben.

Zusammenarbeitsaktivitäten

Seitenanfang

Arbeiten mit Project Professional

Mithilfe von Project Professional 2007 können im Rahmen der EPM-Lösung (Enterprise Project Management) Ihrer Organisation viele Aufgaben im Projektmanagement durchgeführt werden.

Hinweis : Project Server 2007-Berechtigungen sind erforderlich, um verschiedene Aufgaben des Enterprise Project Managements mithilfe von Project Professional auszuführen.

Project Professional-Aktivitäten

Seitenanfang

Einholen von Rat zur Bereitstellung, Blogs und weitere Informationen online

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×