Leitfaden zur Führungskräfterolle in Project Web Access

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Abhängig von der Organisation und dem Ansatz, den sie im Projektmanagement verfolgt, kann eine einzelne Führungskraft für ein Portfolio aus Dutzenden oder sogar Hunderten von Projekten zuständig sein, nicht selten für eine gesamte Abteilung oder einer Region der Organisation. Leitende Angestellte benötigen Einblick in alle diese Projekte, damit sie sicherstellen können, dass die Arbeit sich an den strategischen Zielen der Organisation orientiert.

In größeren Organisationen ist das Projektmanagementbüro normalerweise für ein Projektportfolio zuständig. Trotzdem arbeiten die leitenden Angestellten in der Regel eng mit dem PMO zusammen, um sicherzustellen, dass die Ziele der Organisation im Fokus stehen und berücksichtigt werden und sich die Projekte an diesen Zielen orientieren.

Dieser Artikel befasst sich mit den Aktivitäten, die Ihnen als Führungskraft in einer Organisation zur Verfügung stehen, die Microsoft Office Project Web Access verwendet. Das ist ein allgemein gehaltener Überblick zu Project Web Access aus dem Blickwinkel einer Führungskraft.

Abhängig von der Sicherheitsgruppe, der Sie zugeordnet sind, können Sie mit Project Web Access-Features in Project Web Access, in Microsoft Office Project Professional 2007 oder in beiden arbeiten.

Was können Sie mit Führungskraftberechtigungen ausführen?

Arbeiten auf der Project Web Access-Startseite

Arbeiten mit Ressourcen

Arbeiten mit Projekten und Portfolios im Projektcenter

Analysieren von Daten und Erstellen von Berichten

Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern in der Organisation

Einholen von Rat zur Bereitstellung, Blogs und weitere Informationen online

Arbeiten auf der Project Web Access-Startseite

Die Project Web Access-Startseite bildet den wichtigsten Einstiegspunkt für Benutzer, die mit Daten arbeiten, die in der Microsoft Office Project Server 2007-Datenbank gespeichert sind. Wenn Sie sich bei Project Web Access anmelden, werden ausstehende Elemente (wie etwa zu genehmigende Vorgänge) und Elemente, die sich seit ihrer letzten Anmeldung geändert haben, angezeigt. Auf der Startseite können Sie auf die Funktionen von Project Web Access zugreifen. Dazu gehören die Seiten für Vorgänge, Projektcenter, Ressourcencenter, Updates, Statusberichte, Dokumente, Probleme und Risiken.

Hinweis :  Die Inhalte, die auf der Project Web Access-Startseite angezeigt werden, hängen von den Funktionen ab, die auf dem Server verfügbar sind, den zugewiesenen Benutzerberechtigungen, den Sicherheitskategorien, denen der Benutzer angehört (einschließlich der Projekte und Ansichten, die diesen Sicherheitskategorien zugewiesen sind), und von eventuellen Anpassungen, die für die Startseite konfiguriert wurden.

Aktivitäten auf der Project Web Access-Startseite

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Integration mit Outlook

Project Web Access lässt sich mit Microsoft Outlook integrieren, um Teammitgliedern die Aktualisierung ihrer Vorgänge mithilfe von Office Outlook 2007, 2003 oder XP zu ermöglichen. Damit Funktionen der Outlook-Integration verwendet werden können, müssen Teammitglieder diese Bedingungen erfüllen:

  • Über ein gültiges Konto für Project Web Access verfügen, um auf die Seite zuzugreifen, auf der die Outlook-Integrationsfunktionen konfiguriert werden.

  • Office Outlook 2007, 2003 oder XP verwenden.

  • Das Microsoft Office Project Add-In für Outlook heruntergeladen und installiert haben.

Outlook-Aktivitäten

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Arbeiten mit Ressourcen

Verwalten von Ressourceninformationen

Personelle Besetzung von Projekten

Planung nach Qualifikation

Arbeiten mit Urlaub und sonstiger arbeitsfreier Zeit (administrativer Zeit)

Sie können das Ressourcencenter in Project Web Access verwenden, um Informationen für Ressourcen anzuzeigen, zu analysieren und zu verwalten, die Vorgängen in Projekten zugewiesen sind, die in der Project Server-Datenbank veröffentlicht sind. Im Ressourcencenter wird eine Liste der Ressourcen im Ressourcenpool des Unternehmens angezeigt; die Berechtigung zum Anzeigen von Elementen im Ressourcencenter wird vom Project Server-Administrator erteilt.

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Verwalten von Ressourceninformationen

Im Ressourcencenter können Sie Informationen zu Ressourcen anzeigen und bearbeiten, etwa ihre E-Mail-Adresse, die Kontoinformationen und die Gruppen, denen sie angehören. Sie können darüber hinaus Arbeitsaufträge und Verfügbarkeit anzeigen.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute, wie etwa die Kalendereinstellungen, können nur in Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten zur Verwaltung von Ressourceninformationen

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Personelle Besetzung von Projekten

Sie können das Feature "Team zusammenstellen" verwenden, um Teams für Projekte auf der Grundlage vieler verschiedener Parameter zu erstellen, einschließlich der Ressourcenqualifikation und Ressourcenverfügbarkeit. Allerdings wird diese Aufgabe normalerweise von Projektmanagern ausgeführt. Im Ressourcencenter können Sie überprüfen, wer in der Organisation welchen Projekten zugewiesen ist.

Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, wenn Sie die Funktion "Team zusammenstellen" verwenden:

  • Die Manager sehen möglicherweise nicht alle Ressourcen oder können nicht alle sichtbaren Ressourcen zu Projekten zuordnen.

  • Um Ressourcen zu finden oder zu überprüfen, die über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, muss Ihre Organisation RSP-Codes (Ressourcenstrukturplan) und andere Gliederungscodes für Unternehmensressourcen anwenden, die zum Definieren der verschiedenen Qualifikationen und Ressourcenbeziehungen in der Organisation dienen.

  • Vorgänge können einem Team von Ressourcen zugewiesen werden; einzelne Teammitglieder können dann die Vorgänge auswählen, die sie sich selbst zuweisen möchten.

  • Managern stehen für Ressourcen sowohl vorgeschlagene als auch zugesicherte Buchungsarten zur Verfügung. Durch Zuordnen von Ressourcen zu Projekten, ohne sie zuzusichern, können Manager potenzielle Ressourcenzuweisungen für vorgeschlagene neue Projekte nachverfolgen. Beispielsweise verwenden Serviceorganisationen häufig vorgeschlagene Buchungen, damit sie verschiedene Zuweisungsszenarien vergleichen und sowohl vorgeschlagene als auch zugesicherte Zuweisungen verwalten können. Ressourcenmanager in Organisationen, die einen zentralen Ressourcenpool verwenden und Projektmanager, die Projekte eigenhändig besetzen, verwenden oft vorgeschlagene Buchungen, um die Besetzungsanforderungen nachzuverfolgen und zu verwalten.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute und -einstellungen, wie etwa Kalendereinstellungen und ersetzte Ressourcen, können nur in Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten zur Besetzung von Projekten

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Planung nach Qualifikation

Verwenden Sie die Funktionen zur Qualifikationsplanung, die in Project Web Access und Project Professional 2007 als Teil der EPM-Lösung (Enterprise Project Management) Ihrer Organisation verfügbar sind, um die beste Ressource für einen Auftrag zu finden und eine eventuelle Unterbesetzung der Organisation festzustellen. Manager können den Ressourcenersetzungs-Assistenten in Project Professional 2007 verwenden, um Generische Ressourcen durch tatsächliche Ressourcen zu ersetzen. Verwenden Sie die Funktion "Team zusammenstellen" in Project Web Access, um Ressourcen mit den richtigen Qualifikationen für einen Auftrag zu finden.

Hinweis : Einige Ressourcenattribute, wie etwa Kalendereinstellungen und der Ressourcenersetzungs-Assistent, können nur mithilfe von Project Professional 2007 geändert werden.

Aktivitäten zur Planung nach Qualifikation

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Arbeiten mit Urlaub und sonstiger arbeitsfreier Zeit (administrativer Zeit)

In Project Web Access können Sie arbeitsfreie Zeit (administrative Zeit) nachverfolgen, z. B. Urlaube, Teambesprechungen, Schulungen, interne Projekte und andere projektfremde Zeiten. Teammitglieder geben administrative Zeit auf ihrer Seite "Meine Arbeitszeittabellen" ein.

Ihre Organisation sollte administrative Zeit in folgenden Situationen nachverfolgen:

  • Sie integrieren ein Buchhaltungssystem, für das Daten zu Ausnahmen benötigt werden.

  • Ihr Managementteam wünscht Berichte zu Ausnahmen.

  • Projektmanager oder Ressourcenmanager möchten, dass Teammitglieder arbeitsfreie Zeit so eingeben, dass diese Zeit für Projektzuordnungen als nicht verfügbar angezeigt wird.

Aktivitäten zur Verwaltung von administrativer Zeit

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Arbeiten mit Projekten und Portfolios im Projektcenter

Das Projektcenter stellt für Projektmanager, Teammitglieder und andere Projektbeteiligte eine komfortable Möglichkeit zum Anzeigen detaillierter Informationen über einzelne Projekte und Projektvorschläge sowie Berichtsstatistiken zu einem Portfolio von Projekten aus der gesamten Organisation dar. Jeder Benutzer, der über Zugriffsberechtigungen auf das Projektcenter in Project Web Access oder Project Professional 2007 verfügt, kann das Projektcenter für die Arbeit an allen Projekten verwenden, denen er zugeordnet ist. Nur Projekte, die in der Project Server 2007-Datenbank veröffentlicht sind, stehen im Projektcenter zur Verfügung.

Projektcenteraktivitäten

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Analysieren von Daten und Erstellen von Berichten

Verwalten von Statusberichten

Arbeiten mit OLAP-Berichten

Durch Erstellen genauer Berichte können Sie den Erfolg des Gesamtansatzes Ihrer Organisation beim Projekt- und Ressourcenmanagement überzeugend dokumentieren.

Project Web Access bietet viele Berichtsoptionen, die Ihr Team bei der effizientest möglichen Zusammenarbeit unterstützen. Ressourcen können Statusberichte erstellen, um zu melden, wie ihre Arbeit voranschreitet. Darüber hinaus kann ein Projektmanager detaillierte OLAP-Berichte (Online Analytical Processing) erstellen.

Hinweis : Beachten Sie, dass einige Aufgaben nur von Benutzern ausgeführt werden können, die der Project Web Access-Administratorgruppe angehören. Wenn Sie den Link "Servereinstellungen" nicht in der Schnellstartleiste von Project Web Access sehen, gehören Sie nicht zur Administratorgruppe und können Aktionen wie das Anpassen von Ansichten, das Einrichten von Berichten, das Einrichten von Arbeitszeittabellen oder das Löschen von Projekten nicht ausführen.

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Verwalten von Statusberichten

Statusberichte beschreiben den Fortschritt bei zugewiesenen Vorgängen. Sie können den Vorgang des Anforderns und Empfangens von Statusinformationen automatisieren; Sie können Statusberichtanforderungen an Teammitglieder senden, und die Teammitglieder können dann darauf antworten, indem sie die angeforderten Informationen zur Verfügung stellen. Teammitglieder können auch ihrerseits die Einreichung von Statusberichten einleiten. Projektmanager können Statusberichte so konfigurieren, dass sie die einzelnen Einsendungen und einen zusammengeführten Bericht erhalten, der alle Antworten in konsolidierter Form enthält.

Aktivitäten zur Verwaltung von Statusberichten

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Arbeiten mit OLAP-Berichten

Manager auf verschiedenen Ebenen können eine Reihe von Berichten zum projektinternen wie auch zum projektübergreifenden Analysieren von Projekt- und Ressourcenleistungen verwenden. Wenn Sie interaktiv mit den Berichten arbeiten und einige der Felder ändern möchten, die die Struktur des Berichts bestimmen, empfiehlt sich die Verwendung von PivotTable- und PivotChart-Ansichten. Mithilfe all dieser Berichte können Sie den Zustand Ihrer Organisation im Hinblick auf die Projekt- und Ressourcenleistung beurteilen.

Hinweis : Einige Berichte, z. B. visuelle Berichte, können nur in Project Professional 2007 erstellt und angezeigt werden.

Aktivitäten zur Verwaltung von OLAP-Berichten

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Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern in der Organisation

Project Web Access verfügt über viele Funktionen, die den Ressourcen Ihrer Organisation bei der Zusammenarbeit an Projektvorgängen, Problemen, Risiken und anderen Bereichen helfen, die Einfluss auf den Erfolg des Projekts haben.

Project Server 2007-Benutzer können Windows SharePoint Services für die Zusammenarbeit an Projekten nutzen. Jedes Projekt, das in der Project Server-Datenbank veröffentlicht ist, kann einer Website auf einem Server zugeordnet werden, der Windows SharePoint Services ausführt. Diese Website kann mehrere Dokumentbibliotheken und eine vereinheitlichte Liste von Problemen und Risiken enthalten, die Sie dann zum Speichern und Nachverfolgen von projektbezogenen Dokumenten, Problemen und Risiken verwenden können.

Zusammenarbeitsaktivitäten

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Einholen von Rat zur Bereitstellung, Blogs und weitere Informationen online

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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