Leitfaden zum Entwurf von Berichten

Mit Microsoft Office Access 2007 stehen zahlreiche Tools bereit, die Ihnen bei der schnellen Erstellung von ansprechenden und übersichtlichen Berichten helfen, mit denen Ihre Daten in einer Weise präsentiert werden, die den Anforderungen der Benutzer am besten gerecht wird. Mit den Befehlen auf der Registerkarte Erstellen können Sie mit einem einzigen Mausklick einen Bericht in seiner einfachsten Form erstellen. Für aufwändigere Berichte steht der Berichts-Assistent zur Verfügung, oder Sie können einen vollständig benutzerdefinierten Bericht erstellen, indem Sie all Daten und Formatierungselemente selbst hinzufügen. Ungeachtet der verwendeten Methode werden Sie wahrscheinlich immer zumindest einige Änderungen am Entwurf Ihres Berichts vornehmen, damit die Daten Ihren Vorstellungen entsprechend dargestellt werden. In diesem Artikel wird das allgemeine Verfahren für den Berichtsentwurf erläutert. Anschließend wird gezeigt, wie Sie Ihrem Bericht bestimmte Gestaltungselemente hinzufügen können.

Inhalt dieses Artikels

Grundsätzliche Entscheidungen betreffend das Layout eines Berichts

Verwenden von Steuerlayouts zum Ausrichten von Daten

Hinzufügen oder Entfernen von Seitenkopf- und -fußbereichen

Tipps zum Formatieren von unterschiedlichen Datentypen

Grundsätzliche Entscheidungen betreffend das Layout eines Berichts

Beim Entwurf eines Berichts müssen Sie zunächst überlegen, wie die Daten auf der Seite angeordnet werden sollen und wie die Daten in der Datenbank gespeichert sind. Es kann sogar vorkommen, dass Sie im Verlauf des Berichtsentwurfs feststellen, dass es aufgrund der Anordnung der Daten in Tabellen nicht möglich ist, einen Bericht in der von Ihnen gewünschten Form zu erstellen. Dies kann ein Anzeichen dafür sein, dass die Tabellen nicht normalisiert wurden, was bedeutet, dass die Daten nicht in der effizientesten Weise gespeichert werden.

Weitere Informationen zur Normalisierung finden Sie unter der Verknüpfung im Abschnitt Siehe auch, in dem die Grundlagen für den Entwurf von Datenbanken erläutert werden.

Erstellen einer Skizze des Berichts

Dieser Schritt ist nicht unbedingt erforderlich. Sie werden ggf. feststellen, dass mit im Berichts-Assistenten oder im Berichtstool von Access (auf die jeweils über die Registerkarte Erstellen, Gruppe Berichte zugegriffen werden kann) zahlreiche Ausgangsentwürfe für Ihren Bericht zur Verfügung stehen. Wenn Sie Ihren Bericht jedoch ohne die Unterstützung durch diese Tools entwerfen möchten, ist es möglicherweise hilfreich, eine grobe Skizze des Berichts auf einem Blatt Papier zu erstellen, indem Sie Kästchen an die gewünschte Position eines jeden Feldes zeichnen und diese Kästchen mit den Feldnamen versehen. Alternativ können Sie auch ein Programm wie Microsoft Office Word 2007 oder Microsoft Office Visio 2007 verwenden, um eine Skizze des Berichts zu erstellen. Ungeachtet der verwendeten Methode sollten Sie immer sicherstellen, dass ausreichend Zeilen vorhanden sind, um darzustellen, in welcher Weise die Daten wiederholt dargestellt werden.

Ausgefülltes Formular über der vorläufigen Skizze

So können Sie beispielsweise eine Zeile für Produktinformationen und dann mehrere sich wiederholende Zeilen für die Umsätze mit diesem Produkt und schließlich eine Zeile für die gesamte Umsatzsumme vorsehen. Diese Abfolge wiederholt sich dann für das nächste Produkt usw. bis zum Ende des Berichts. Möglicherweise soll der Bericht aber auch nur eine einfache Auflistung von Daten in einer Tabelle enthalten, sodass Ihre Skizze lediglich eine Reihe von Zeilen und Spalten enthält.

Hinweis : Diese Vorgehensweise ist ebenfalls sehr hilfreich, wenn Sie einen Bericht für eine andere Person entwerfen. In diesem Fall kann die andere Person die Skizze erstellen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

Nachdem Sie die Skizze erstellt haben, müssen Sie festlegen, welche Tabelle/n die Daten enthalten, die im Bericht dargestellt werden sollen. Wenn sich alle Daten in einer einzigen Tabelle befinden, kann der Bericht direkt auf dieser Tabelle basieren. Häufig befinden sich die gewünschten Berichtsdaten allerdings in mehreren Tabellen, sodass diese zunächst mit einer Abfrage zusammengefasst werden müssen, bevor sie in einem Bericht dargestellt werden können. Die Abfrage kann mit der Eigenschaft Datensatzquelle (RecordSource) des Berichts eingebunden werden, oder Sie können eine separate Abfrage erstellen, diese speichern und dann als Basis für den Bericht verwenden.

Eine Verknüpfung zu weiteren Informationen zum Verwenden einer Abfrage als Datensatzquelle für den Bericht finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Entscheiden, welche Daten in welchem Berichtsbereich dargestellt werden sollen

Jeder Bericht verfügt über einen oder mehrere Berichtsbereiche. Ein Bereich, der in jedem Bericht vorhanden ist, ist der Detailbereich. Dieser Bereich wird für jeden Datensatz in der Tabelle oder der Abfrage, auf der der Bericht basiert, einmal wiederholt. Weitere Bereiche sind optional und werden weniger häufig wiederholt. In diesen Bereichen werden in der Regel Informationen dargestellt, die für eine Datensatzgruppe, eine Seite des Berichts oder den gesamten Bericht gemeinsam gelten.

Mit der folgenden Tabelle wird beschrieben, wo sich die jeweiligen Bereiche befinden und wie sie normalerweise verwendet werden.

Bereich

Position

Typischer Inhalt

Berichtskopf

Erscheint nur einmal oben auf der ersten Seite des Berichts

  • Berichtstitel

  • Logo

  • Aktuelles Datum

Berichtsfuß

Erscheint nach der letzten Datenzeile oberhalb des Seitenfußes auf der letzten Seite des Berichts

Gesamtergebnisse des Berichts (Summen, Zählungen, Mittelwerte usw.)

Seitenkopf

Erscheint oben auf jeder Seite des Berichts

  • Berichtstitel

  • Seitenzahl

Seitenfuß

Erscheint unten auf jeder Seite des Berichts

  • Aktuelles Datum

  • Seitenzahl

Gruppenkopfzeile

Erscheint direkt oberhalb einer Datensatzgruppe

Dies ist das Feld, nach dem gruppiert wird.

Gruppenfußzeile

Erscheint direkt unterhalb einer Datensatzgruppe

Gesamtergebnisse der Gruppe (Summen, Zählungen, Mittelwerte usw.)

Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen des Berichtskopf- oder -fußbereiche oder der Seitenkopf- oder -fußbereiche finden Sie im Abschnitt Hinzufügen oder Entfernen von Berichts- oder Seitenkopf- und -fußbereichen in diesem Artikel. Gruppenkopf- und -fußbereiche können im Teilfenster Gruppieren, Sortieren und Summe in der Layout- oder Entwurfsansicht hinzugefügt werden.

Weitere Informationen zum Verwenden des Bereichs Gruppieren, Sortieren und Summe finden Sie unter der Verknüpfung im Abschnitt Siehe auch zum Erstellen von gruppierten Berichten oder Zusammenfassungsberichten.

Entscheiden, wie Detaildaten angeordnet werden sollen

Die meisten Berichte weisen zwar entweder ein tabellarisches oder ein gestapeltes Layout auf, jedoch verleiht Ihnen Office Access 2007 die Flexibilität, beinahe jede nur vorstellbare Anordnungen von Datensatz und Feld verwenden zu können.

Tabellarisches Layout    Das tabellarische Layout ähnelt einem Tabellenblatt. Es gibt Spaltenbeschriftungen im Kopfbereich, und die Daten sind unterhalb dieser Beschriftungen in Spalten angeordnet. "Tabellarisch" bezieht sich auf die tabellenähnliche Anordnung der Daten. Diese Art von Bericht wird von Office Access 2007 erstellt, wenn Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht klicken. Das tabellarische Layout ist hervorragend geeignet, wenn Ihr Bericht nur eine relativ geringe Anzahl Felder aufweist, die in einem einfachen Listenformat angezeigt werden sollen. Die nachstehende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mit dem tabellarischen Layout erstellt wurde.

Mitarbeiterbericht mit tabellarischem Layout

Gestapeltes Layout    Ein gestapeltes Layout ähnelt einem Formular, das Sie ausfüllen, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen oder bei einem Internetanbieter einen Einkauf tätigen. Jedes Datenfeld ist mit einer Beschriftung versehen, und die Felder sind übereinander gestapelt. Dieses Layout eignet sich für Berichte, die zu viele Felder aufweisen, um im tabellarischen Format angezeigt zu werden, d. h. die Breite der Spalten würde die Breite des Berichts überschreiten. Die nachstehende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mit einem gestapelten Layout erstellt wurde.

Mitarbeiterbericht mit gestapeltem Layout

Hinweis : Im Berichts-Assistenten wird dieses Layout als einspaltiges Layout bezeichnet.

Kombiniertes Layout    Sie können die Elemente des tabellarischen und des gestapelten Layouts miteinander kombinieren. So können Sie beispielsweise für jeden Datensatz einige Felder in einer horizontalen Zeile oben im Detailbereich und andere Felder des gleichen Datensatzes unterhalb der obersten Zeile in einem oder mehreren gestapelten Layouts anordnen. Die nachstehende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mit dem kombinierten Layout erstellt wurde. Die Felder "ID", "Last Name" (Nachname) und "First Name" (Vorname) sind tabellarisch angeordnet, und die Felder "Job Title" (Position) und "Business Phone" (Telefon geschäftlich) wurde als gestapeltes Layout angeordnet. Im Beispiel werden Rasterlinien verwendet, um die Felder für jeden Mitarbeiter visuell zu trennen.

Mitarbeiterbericht mit kombiniertem Layout

Layout in Blöcken    Wenn Sie den Bericht mithilfe des Berichts-Assistenten erstellen, können Sie als Layout "In Blöcken" auswählen. Bei diesem Layout wird die gesamte Breite der Seite verwendet, um die Datensätze so kompakt wie möglich anzuzeigen. Die gleichen Ergebnisse können Sie natürlich auch ohne den Berichts-Assistenten erzielen, es kann allerdings sehr mühselig werden, die Felder exakt auszurichten. Die nachstehende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mit einem Layout "In Blöcken" erstellt wurde.

Mitarbeiterbericht mit dem Layout "In Blöcken"

Das Layout "In Blöcken" eignet sich für die Darstellung einer großen Anzahl Felder in einem Bericht. Wäre im vorstehenden Beispiel für die Anzeige der gleichen Daten ein tabellarisches Layout verwendet worden, würden die Felder über den Seitenrand hinausragen. Bei Verwendung eines gestapelten Layouts nimmt jeder Datensatz sehr viel mehr vertikalen Raum in Anspruch, wodurch Papier verschwendet die Lesbarkeit des Berichts verschlechtert wird.

Schrittweise Anleitungen zum Erstellen von Berichten mit diesen unterschiedlichen Layoutoptionen finden Sie unter dem Link zum Erstellen eines einfachen Berichts im Abschnitt Siehe auch.

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Verwenden von Steuerlayouts zum Ausrichten von Daten

Steuerlayouts sind ein neues Feature von Office Access 2007. Steuerlayouts sind Führungslinien, die Sie einem Bericht hinzufügen können, während dieser in der Layout- oder Entwurfsansicht geöffnet ist. Access 2007 fügt automatisch Steuerlayouts hinzu, wenn Sie einen Bericht mithilfe des Berichts-Assistenten erstellen oder indem Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht klicken. Ein Steuerlayout ist mit einer Tabelle vergleichbar. Jede Zelle dieser Tabelle kann eine Beschriftung, ein Textfeld oder eine andere Art von Steuerelement aufweisen. Die nachstehende Abbildung zeigt ein tabellarisches Steuerlayout für einen Bericht.

Grundlegendes tabellarisches Steuerlayout

Die orangefarbigen Linien stehen für die Zeilen und Spalten des Steuerlayouts und sind nur sichtbar, wenn der Bericht in der Layout- oder Entwurfsansicht geöffnet ist. Steuerlayouts helfen bei der einheitlichen Ausrichtung von Daten in Spalten und Zeilen, und sie vereinfachen das Hinzufügen, Entfernen und das Ändern der Größe von Feldern. Mit den Tools in der Gruppe Steuerlayout auf der Registerkarte Anordnen (verfügbar in der Layout- oder Entwurfsansicht) können Sie den Typ des Steuerlayouts ändern, und Sie können Steuerelemente aus Layouts entfernen, damit diese an anderer Stelle im Bericht positioniert werden können.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Steuerlayouts finden Sie unter der Verknüpfung zum Ändern und Bearbeiten von Berichten im Abschnitt Siehe auch.

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Hinzufügen oder Entfernen von Seitenkopf- und -fußbereichen

Wie bereits an früherer Stelle in diesem Artikel erwähnt, handelt es sich bei Seitenköpfen und -füßen um Berichtsbereiche, in denen Informationen angezeigt werden können, die für den gesamten Bericht oder für jede Seite eines Berichts gemeinsam gelten. So können Sie beispielsweise eine Seitenfuß hinzufügen, um am Fuß jeder Seite eine Seitenzahl anzuzeigen, oder Sie können einen Bereich "Berichtskopf" hinzufügen, in dem der Titel des gesamten Berichts angezeigt wird.

Hinzufügen von Seitenkopf- und -fußbereichen

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Prüfen Sie, über welche Bereiche der Bericht bereits verfügt. Die Bereiche werden durch schattierte horizontale Leisten getrennt, die als Bereichsmarkierungen bezeichnet werden. Die Beschriftung einer jeden Bereichsmarkierung gibt an, welcher Bereich sich direkt unterhalb der Markierung befindet.

    Bericht in der Entwurfsansicht

    Jeder Bericht verfügt über einen Detailbereich und kann zudem die Bereiche "Berichtskopf", "Seitenkopf", "Seitenfuß" und "Berichtsfuß" aufweisen. Wenn sich im Bericht Gruppierungsebenen befinden, werden darüber hinaus auch Gruppenköpfe und Gruppenfüße angezeigt (wie der Kopf File as in der vorstehenden Abbildung. Standardmäßig werden Gruppenköpfe und -füße entsprechend dem Namen des Felds oder dem Ausdruck benannt, der die Basis der Gruppe bildet. In diesem Fall lautet der Name des Gruppierungsfelds "File as".

    Eine Verknüpfung zu weiteren Informationen zum Erstellen von gruppierten Berichten oder von Zusammenfassungsberichten Ausdrücken finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  3. Zum Hinzufügen von Seitenkopf- und -fußbereichen oder Berichtskopf- und fußbereichen zum Bericht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Bereichsmarkierung und dann im Kontextmenü auf Seitenkopf/Seitenfuß oder auf Berichtskopf/Berichtsfuß.

    Hinweis : Ist der ausgewählte Bereich im Bericht bereits vorhanden, gibt Access eine Warnung aus, dass der vorhandene Bereich sowie das Steuerelement, in dem er enthalten ist, gelöscht werden.

    Sie können die vorhandenen Steuerelemente nun verschieben oder den neuen Bereichen neue Steuerelemente hinzufügen.

    Eine Verknüpfung zu weiteren Informationen zum Hinzufügen von Feldern und anderen Steuerelementen zu Berichten finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Office Access 2007 fügt Seiten- und Berichtskopf- und -fußbereiche immer paarweise hinzu. Dies bedeutet, dass Sie keinen Seiten- oder Berichtskopfbereich hinzufügen können, ohne dass auch der entsprechende Fußbereich hinzugefügt wird. Wenn Sie nur einen dieser Bereiche benötigen, kann der zweite zwar nicht gelöscht werden, Sie können jedoch die Höhe des nicht benötigten Bereichs auf null (0) festlegen, um unnötige vertikale Abstände im Bericht zu vermeiden. Zeigen Sie mit der Maus auf den unteren Rand des nicht benötigten Bereichs. Wenn sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil Doppelpfeil verwandelt, klicken Sie und ziehen den Bereichsrand nach oben, bis der Bereich ausgeblendet ist. Befinden sich irgendwelche Steuerelemente in dem Bereich, müssen diese gelöscht werden, bevor Sie den Bereich vollständig ausblenden können.

Entfernen von Seitenkopf- und -fußbereichen

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Bereichsmarkierung, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenkopf/Seitenfuß oder auf Berichtskopf/Berichtsfuß.

Wenn Sie ein aus Kopf und Fuß bestehendes Paar löschen möchten und diese Bereiche Steuerelemente enthalten, gibt Office Access 2007 eine Warnung aus, dass mit dem Löschen der Bereiche auch die Steuerelemente gelöscht werden und dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Klicken Sie auf Ja, um die Bereiche zu entfernen und die Steuerelemente zu löschen, oder auf Nein, um den Vorgang abzubrechen.

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Tipps zum Formatieren von unterschiedlichen Datentypen

Wenn Sie mithilfe der Funktion Bericht (auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte) oder des Berichts-Assistenten einen Bericht erstellen, fügt Office Access 2007 dem Bericht die Felder hinzu und erstellt basierend auf dem Datentyp des Felds das am besten geeignete Steuerelement zum Anzeigen des jeweiligen Felds. Wenn Sie selbst dem Bericht Felder hinzufügen möchten, besteht die bevorzugte Methode darin, das Feld aus der Feldliste in den Bericht zu ziehen. Wie im Berichts-Assistenten oder mit der Funktion Bericht erstellt Office Access 2007 auch nun in Abhängigkeit vom Datentyp des Felds das am besten geeignete Steuerelement für das jeweilige Feld. Bei den meisten Datentyp ist das Standardsteuerelement, das Textfeld, das am besten geeignete Steuerelement.

Im folgenden Abschnitt finden Sie Tipps zum Formatieren einiger Datentypen, die mit Office Access 2007 neu eingeführt wurden.

Mehrwertige Felder    Das Standardsteuerelement für ein mehrwertiges Feld ist ein Kombinationsfeld. Diese Wahl mag als Steuerelement für einen Bericht zunächst merkwürdig erscheinen, da in einem Bericht ja nicht auf den Pfeil des Kombinationsfelds geklickt werden kann. Im Zusammenhang mit einem Bericht verhält sich ein Kombinationsfeld jedoch wie ein Textfeld, und der Pfeil wird nur in der Entwurfsansicht angezeigt.

Wenn das Feld mehrere Werte enthält, sind diese Werte durch Kommas getrennt. Ist das Kombinationsfeld nicht breit genug, um alle Werte auf einer Zeile anzuzeigen und ist die Eigenschaft Vergrößerbar des Kombinationsfelds auf Ja festgelegt, werden die Werte auf die nächste Zeile umbrochen. Andernfalls werden die Werte abgeschnitten. Öffnen Sie den Bericht zum Festlegen der Eigenschaft Vergrößerbar für ein Steuerelement in der Entwurfs- oder Layoutansicht, klicken Sie auf das Steuerelement, und drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt des Steuerelements zu öffnen. Die Eigenschaft Vergrößerbar befindet sich auf der Registerkarte Format und auf der Registerkarte Alle des Steuerelement-Eigenschaftenblatts.

Rich-Text-Felder    Das Standardsteuerelement für ein Rich-Text-Feld ist ein Textfeld. Ist das Textfeld nicht breit genug, um alle Werte auf einer Zeile anzuzeigen und ist die Eigenschaft Vergrößerbar des Textfelds auf Ja festgelegt, werden die Werte auf die nächste Zeile umbrochen. Andernfalls werden die Werte abgeschnitten. Öffnen Sie den Bericht zum Festlegen der Eigenschaft Vergrößerbar für ein Steuerelement in der Entwurfs- oder Layoutansicht, klicken Sie auf das Steuerelement, und drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt des Steuerelements zu öffnen. Die Eigenschaft Vergrößerbar befindet sich auf der Registerkarte Format und auf der Registerkarte Alle des Steuerelement-Eigenschaftenblatts.

Mit einem Rich-Text-Feld können Sie Text auf vielfältige Art und Weise formatieren. So können beispielsweise einige Wörter in einem Feld unterstrichen und andere Wörter in gleichen Feld kursiv formatiert sein. Darüber hinaus kann einem Textfeld, das Rich-Text enthält, zusätzlich eine allgemeine Formatierung zugeordnet werden. Die Formatierung des Textfelds gilt nur für Text, der nicht speziell als Rich-Text formatiert ist.

Festlegen von Formatierungen für ein Textfeld, in dem ein Rich-Text-Feld angezeigt wird

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Textfeld, in dem das Rich-Text-Feld angezeigt wird, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf die anzuwendende Formatierung.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Office Access 2007 wendet die Formatierung auf den gesamten Text in dem Rich-Text-Feld an, auf den in einer Ansicht, die die Dateneingabe zulässt, wie die Datenblattansicht für eine Abfrage oder eine Tabelle oder die Formularansicht für ein Formular, diese Art (jedoch nicht der Wert) der Formatierung angewendet wurde. Wurde ein Teil des Texts in einem Textfeld z. B. mit der Schriftfarbe "Rot" formatiert und wird dem Textfeld als Schriftfarbe "Blau" zugewiesen, formatiert Access 2007 allen Text blau, der nicht explizit rot formatiert wurde. Weiteres Beispiel: Wenn ein Teil eines Texts mit dem Schriftgrad 11 pt formatiert ist und dem Textfeld als Format eine 14 pt große Schrift zugewiesen wird, wendet Access 2007 die 14 pt große Schrift allem Text zu, der nicht explizit mit dem Schriftgrad 11 pt formatiert ist.

    Anlagefelder    Für Anlagefelder wird ein besonderes Steuerelement verwendet, das von keinem anderen Datentyp verwendet wird. Mithilfe eines einzigen Anlagefelds können Sie mehrere Dateien an einen Datensatz anhängen, im Feld können jedoch jeweils nur Informationen zu einer Anlage gleichzeitig angezeigt werden. Standardmäßig wird in einem Anlagesteuerelement entweder ein Symbol oder eine Grafik angezeigt, je nach Dateityp der Anlage, die aktuell vom Steuerelement dargestellt wird. Falls gewünscht können die Eigenschaften des Anlagesteuerelements so festgelegt werden, dass alle angehängten Dateien als Symbole angezeigt werden, oder Sie können festlegen, dass im Feld nur eine Büroklammer und die Anzahl der Anlagen angezeigt wird. Unter der Voraussetzung, dass im Bericht bereits ein Anlagesteuerelement verwendet wird, können Sie mit dem folgenden Verfahren die Eigenschaften des Steuerelements für die unterschiedlichen Verwendungszwecke anpassen.

    Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Anlagefelds zu einem Bericht finden Sie unter der Verknüpfung zum Anhängen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank im Abschnitt Siehe auch.

Festlegen der Anzeigeeigenschaften eines Anlagefelds

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Anlagesteuerelement. Wenn das Eigenschaftenblatt nicht bereits angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Format.

    Verwenden Sie die nachstehende Tabelle als Richtschnur zum Festlegen der Eigenschaften des Steuerelements.

Eigenschaft

Einstellung

Anzeigen als

  • Mit Bild/Symbol werden Grafiken als Abbildungen und alle anderen Dateien als Symbole angezeigt. Dies ist die Standardeinstellung.

  • Bei Auswahl von Symbol werden alle Dateien als Symbole angezeigt.

  • Bei Auswahl von Büroklammer wird ein Büroklammersymbol gefolgt von der Anzahl der Anlagen in Klammern angezeigt.

Standardbild

Damit im Anlagesteuerelement ein Standardbild angezeigt wird, wenn keine Dateien angehängt wurden, klicken Sie im Eigenschaftenfeld auf Schaltfläche "Generator" , suchen Sie das gewünschte Bild im gewünschten Ordner aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Hinweis : Das Standardbild wird nicht angezeigt, wenn die Eigenschaft Anzeigen als auf Büroklammer festgelegt wurde.

Bildausrichtung

Wählen Sie die gewünschte Ausrichtung aus der Liste aus. Die Standardeinstellung ist Zentriert. Die Anpassung dieser Einstellung kann je nach Einstellung der Eigenschaft Bildgrößenmodus zu unerwarteten Ergebnissen führen.

Bildgrößenmodus

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn die Eigenschaft Anzeigen als auf Bild/Symbol festgelegt wurde.

  • Mit Originalgröße wird das Bild in der tatsächlichen Größe angezeigt. Das Bild wird beschnitten, wenn es zu groß für das Steuerelement ist.

  • Mit Dehnen wird das Bild so gedehnt, dass es das gesamte Steuerelement ausfüllt.

    Hinweis : Sofern das Anlagesteuerelement nicht die exakt die gleiche Größe wie das Bild hat, wird das Bild mit dieser Einstellung so verzerrt, dass es entweder vertikal oder horizontal gedehnt erscheint.

  • Mit Zoomen wird das Bild so groß wie möglich angezeigt, ohne dass es beschnitten oder verzerrt wird. Dies ist die Standardeinstellung.

  1. Wenn Sie das Steuerelement zum Anzeigen von Grafiken verwenden, passen Sie die Größe des Steuerelements so an, dass die Grafik mit dem gewünschte Detaillierungsgrad angezeigt wird.

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