Leitfaden zum Datenschutz für das persönliche Dashboard und Outlook-Add-In für Microsoft MyAnalytics

Mithilfe von MyAnalytics können Benutzer besser verstehen, wie sie mit Kollegen zusammenarbeiten und ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Geboten werden nützliche Informationen, mit deren Hilfe Benutzer Prioritäten besser bestimmen und ihre Zeit effektiver nutzen können. Ziel dieses Leitfadens ist das Bieten eines allgemeinen Überblicks über die von MyAnalytics gesammelten und genutzten Datentypen und die Datenschutz-, Auswahl- und Steuerungsmöglichkeiten, die in seinen Entwurf integriert wurden.

Umwandeln von Daten...

MyAnalytics bietet Einblicke mithilfe von drei Datentypen:

  1. E-Mail und Kalenderaktivitäten, die im Office 365-Postfach des Benutzers verfügbar sind, wie z. B. die in Besprechungen verbrachte Zeit oder an eine bestimmte Person gesendete E-Mails.

  2. Daten zu den Aktionen von Personen, mit denen der Benutzer E-Mails austauscht, jedoch in zusammengefasster Form, um die individuelle Privatsphäre zu schützen.

  3. Durch die Aktionen der Benutzer in der Organisation generierte Office 365-Daten, ebenfalls in zusammengefasster Form.

    Hinweis : Daten von externen Benutzern werden in MyAnalytics nicht verwendet.

Der erste Datentyp wird als "Postfachdaten" bezeichnet. Der zweite und dritte Datentyp werden als "Inkrementelle Daten" bezeichnet.

Mit MyAnalytics können Postfachdaten auf völlig neue Weisen analysiert werden. MyAnalytics bietet beispielsweise Ansichten, die Benutzern ermöglichen, schnell zu erkennen, wie viel Zeit sie in Besprechungen oder täglich mit E-Mail verbringen, mit wem sie am meisten zusammenarbeiten und mit wem der Kontakt verloren geht. Alle diese Erkenntnisse ergeben sich vollständig aus Informationen, die Benutzern in ihrem Postfach bereits zur Verfügung stehen.

Unter Verwendung inkrementeller Daten ermöglicht MyAnalytics organisationsweite Vergleichstests, damit Mitarbeiter ihre Arbeitsgewohnheiten mit anderen in ihrer Organisation effektiv vergleichen können. Inkrementelle Daten werden auch vom Outlook-Add-In MyAnalytics genutzt, das Statistiken zur Aktivität im Zusammenhang mit der E-Mail des Benutzers bereitstellt. Bei Verwendung inkrementeller Daten identifiziert MyAnalytics Benutzer nicht anhand des Namens in dem Bemühen, die individuelle Privatsphäre zu schützen.

...in Einblicke

Um zu verstehen, wie Postfachdaten als Grundlage für viele mit MyAnalytics gewonnene Einblicke dienen, sehen Sie sich die folgenden Szenarien an. Wenn ein Benutzer herausfinden möchte, wer ihm in der letzten Woche die meisten E-Mails gesendet hat, kann er die Gesamtanzahl der von den verschiedenen Personen, mit denen er zusammenarbeitet, empfangenen E-Mails manuell zählen und dann den Personen, die ihm die meisten bzw. wenigsten E-Mails gesendet haben, einen Rang zuweisen. Ebenso kann ein Benutzer durch einfaches Rechnen die durchschnittliche Antwortzeit auf seine E-Mails mithilfe der Zeitstempelinformationen bestimmen, die bereits in seinem Postfach verfügbar sind. Es gibt eine Vielzahl von Metriken, die anhand der eigenen Postfachdaten eines Benutzers definiert werden können:

  • Die in Besprechungen und mit E-Mail verbrachte Zeit.

  • Die Tageszeit, zu der der Benutzer sich am aktivsten mit E-Mail beschäftigt.

  • Die Menge besprechungsfreier Zeitblöcke im Kalender eines Benutzers, die mit Fokus auf unterbrechungsfreiem Arbeiten verbracht werden kann.

  • Kollegen, mit denen ein Benutzer am häufigsten E-Mail austauscht und sich bespricht.

  • Durchschnittliche Antwortzeit auf empfangene und gesendete E-Mails.

Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise das persönliche MyAnalytics-Dashboard eines Benutzers. Es zeigt, wie viel Zeit der Benutzer mit E-Mail und Besprechungen verbracht hat, die Zeit, die er für konzentrierte Arbeit aufgewendet hat, und die außerhalb des Arbeitsplatzes verbrachte Zeit (Freizeit).

Das persönliche Dashboard von Delve Analytics zeigt wöchentliche Statistiken dazu, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Alle der folgenden Statistiken werden basierend auf Informationen berechnet, die dem Benutzer bereits in seinem Postfach zur Verfügung stehen, und sind Teil der Postfachdaten.

Unter MyAnalytics-Dashboard finden Sie Informationen darüber, wie diese und andere Metriken berechnet werden.

Zusätzlich zu den anhand von Postfachdaten gewonnenen Einblicken generiert MyAnalytics Statistiken basierend auf inkrementellen Daten, z. B. die durchschnittliche Zeit, die die Mitarbeiter in einer Organisation in Besprechungen und mit E-Mail verbringen, und wann E-Mail am ehesten gelesen wird. Eine wichtige Anmerkung zu diesen Statistiken ist, dass sie in zusammengefasster Form mithilfe anonymisierter Daten in dem Bemühen präsentiert werden, die individuelle Privatsphäre zu schützen.MyAnalytics nutzt inkrementelle Daten nicht zum Zweck der Identifizierung der Aktivitäten von Personen.

Hinweis : "Anonymisiert" bedeutet, dass wenn Daten ggf. einen Hinweis auf eine bestimmte Person enthalten, es jedoch einen hohen Grad an Gewissheit gibt, dass die tatsächliche Person, zu der die Daten gehören, anhand der Daten allein oder in Kombination mit anderen aufbewahrten oder verfügbaren Daten weder direkt noch indirekt identifiziert werden kann.

MyAnalytics ermöglicht beispielsweise dem Benutzer in seiner Dashboardansicht das Anzeigen der organisationsweiten Durchschnittswerte für die in Besprechungen verbrachte Zeit. Anhand dieser Ansicht kann niemand identifiziert werden.

"Besprechungsstunden" zeigt, wie viel Zeit Sie in dieser Woche in Besprechungen verbracht haben.

Ein weiteres Beispiel für inkrementelle Daten, die MyAnalytics einem Benutzer zeigt, sind Einblicke in den Prozentsatz seiner gelesenen E-Mails. Die folgende Abbildung zeigt den prozentualen Anteil der E-Mails, die gelesen werden, wenn der Empfänger direkt adressiert wurde, und den prozentualen Anteil, der gelesen wird, wenn der Empfänger zu einer Gruppe gehört.

"E-Mail-Gewohnheiten" zeigt eine Schätzung, wie viel Zeit Sie mit dem Senden und Lesen von E-Mails verbringen.

Diese Informationen stehen dem Benutzer in seinem Postfach nicht zur Verfügung. Es handelt sich deshalb um inkrementelle Daten, die jedoch auf eine Weise präsentiert werden, die den Zweck hat, die Identifizierung einzelner Personen und ihrer Aktivitäten zu vermeiden.

Datenschutz von Grund auf

MyAnalytics liefert alle diese Einblicke auf einem Dashboard, das für jeden Benutzer individuell angepasst wird.MyAnalytics bietet weder einen Mechanismus noch eine Option, der/die es anderen Personen als dem Benutzer erlaubt, auf sein Dashboard zuzugreifen. Insbesondere ermöglicht MyAnalytics dem Vorgesetzten des Benutzers oder seiner Abteilung keinen Zugriff auf sein Dashboard.

MyAnalytics ist so konzipiert, dass sich die Informationen, die Benutzern auf ihrem Dashboard zu bestimmten Personen angezeigt werden, auf bereits in ihrem Postfach vorhandene Informationen beschränken.

Wenn es um die Nutzung inkrementeller Daten für Statistiken geht, ist MyAnalytics bestrebt, die individuelle Privatsphäre zu schützen, indem diese Erkenntnisse nur gemeldet werden, wenn eine Mindestgruppengröße vorliegt. Darüber hinaus werden die statistischen Ergebnisse "0 %" und "100 %" nicht angezeigt, da dadurch eine individuelle Aktivität bestimmt würde. Das heißt, dass der Benutzer wissen würde, dass keine oder alle E-Mail-Empfänger seine E-Mail gelesen haben. Stattdessen wird Benutzern "Geringe Leseaktivität" oder "Hohe Leseaktivität" oder eine ähnliche Formulierung angezeigt. Dank der Nutzung von personalisierten Dashboards sowie von aggregierten und anonymisierten Daten ist MyAnalytics darauf ausgelegt, die Privatsphäre der Benutzer zu schützen.

Hinweis : Die aktuelle Version von MyAnalytics erzwingt eine Mindestgruppengröße von 5 Benutzern. In künftigen Versionen von MyAnalytics wird der IT-Administrator die Möglichkeit haben, die Mindestgruppengröße auf einen höheren Wert festzulegen.

Wenn Benutzer zu inkrementellen Daten beitragen, ergeben sich für sie selbst und ihre Kollegen nützliche Kontext- und Vergleichsdaten. Benutzer, die mit ihren Daten keinen Beitrag zu den auf den inkrementellen Daten basierenden Statistiken leisten möchten, können sich jedoch jederzeit von MyAnalytics abmelden. Wenn Benutzer ihre Meinung ändern sollten, können sie sich auch stets wieder anmelden.

Auswahlmöglichkeiten und Steuerungsinstrumente beim Aktivieren von MyAnalytics

Neben diesen Sicherheitsmaßnahmen zum Datenschutz bietet MyAnalytics flexible und konfigurierbare Steuerungsinstrumente, mit deren Hilfe Organisationen und ihre Benutzer verschiedene rechtliche und richtlinienbezogene Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Nutzung von Mitarbeiterdaten erfüllen können.

Beim Aktivieren von MyAnalytics für die Organisation können Administratoren die folgenden Optionen festlegen:

  1. Welche Benutzer auf MyAnalytics zugreifen oder die Lösung verwenden können.

    • Administratoren können bestimmen, welche Benutzer auf MyAnalytics und es verwenden können, indem sie nur den Benutzern Lizenzen zuweisen, die Zugriff haben sollen ("lizenzierte Benutzer").

  2. Die anfängliche Standardeinstellung des lizenzierten Benutzers für seinen Beitrag zu inkrementellen Daten.

    • Administratoren können MyAnalytics als standardmäßig deaktiviert konfigurieren, was heißt, dass sich lizenzierte Benutzer einzeln bei MyAnalytics anmelden müssen, um zu den inkrementellen Daten beizutragen sowie Zugriff auf ihr Dashboard und das Outlook-Add-In zu haben. Alternativ kann MyAnalytics als standardmäßig aktiviert konfiguriert werden. Das bedeutet, dass lizenzierte Benutzer automatisch zu inkrementellen Daten beitragen und Zugriff auf ihr Dashboard und das Outlook-Add-In haben, sich aber nach Wunsch über das Menü Einstellungen abmelden können.

      Hinweis : Lizenzierte Benutzern müssen angemeldet sein, um zu inkrementellen Daten beitragen zu können und Zugriff auf ihre MyAnalytics-Umgebung zu haben. Wenn sich ein Benutzer abmeldet, hat er keinen Zugriff mehr auf seine MyAnalytics-Umgebung.

  3. Die Benutzer mit sensiblen Rollen, die auf keinen Fall einen Beitrag zu den inkrementellen Daten leisten sollen.

    • In Organisationen gibt es u. U. Benutzer in Rollen, deren Beitrag zu inkrementellen Daten als ungeeignet angesehen wird. Um dies zu ermöglichen, bietet MyAnalytics Administratoren die Möglichkeit, diese Benutzer als "ausgeschlossen" zu markieren. Ausgeschlossene Benutzer können sich nicht anmelden, um zu inkrementellen Daten beizutragen. Allerdings steht die MyAnalytics-Umgebung solchen Benutzern weiterhin zur Verfügung, sofern sie über eine Lizenz verfügen.

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