Leiten einer Besprechung als Referent

Nutzen Sie die Microsoft Lync 2010-Optionen für die Verwaltung von Teilnehmern und Inhalten, um eine produktive, störungsfreie Besprechung abzuhalten.

Wichtig : Wenn Sie nicht der Besprechungsorganisator oder leitender Referent sind, sollten Sie beachten, dass viele dieser Optionen Auswirkungen darauf haben, was andere Teilnehmer in einer Besprechung sehen, hören oder tun können. Es empfiehlt sich, den Referenten diese Einstellungen nach eigenem Ermessen vornehmen zu lassen.

Verfügbare Aktionen

Aufzeichnen der Besprechung

Verwalten von Teilnehmern

Zeigen Sie die Teilnehmerliste an, oder blenden Sie sie aus.

Stummschalten bzw. Aufheben der Stummschaltung von Teilnehmern

Ändern von Referenten- oder Teilnehmer-Zugriffsrechten während der Besprechung

Zulassen oder Ablehnen von Personen im Wartebereich

Beginnen einer separaten Unterhaltung mit einem oder mehreren Teilnehmern

Einladen anderer Personen zur Besprechung

Arbeiten mit dem Besprechungsinhalt

Anzeigen oder Ausblenden des Freigabefensters

Hochladen oder Vorbereiten von Inhalt vor der Besprechung

Anzeigen von Besprechungsinhalten, die bereits hochgeladen wurden

Freigeben eines Programms oder des Desktops

Hochladen einer PowerPoint-Datei zur Präsentation

Hochladen von Anlagen, die Teilnehmer anzeigen und speichern können

Hinzufügen von Anmerkungen zu einer PowerPoint-Präsentation oder einem Whiteboard

Hinzufügen eines Whiteboards oder einer Umfrage zur Besprechung

Ändern von Inhaltsberechtigungen

Ändern, wer Anmerkungen zu PowerPoint-Präsentationen hinzufügen darf

Festlegen, wer Besprechungsinhalte privat anzeigen darf

Ändern, wer Zugriff auf Besprechungsinhalte hat

Ändern, wer Anlagen anzeigen und speichern darf

Hinzufügen von Video zur Besprechung

Beenden oder Verlassen der Besprechung

Aufzeichnen der Besprechung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Besprechung aufzuzeichnen:

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Weitere Optionen  Lync 2010-Besprechungsfenster, Schaltfläche 'Weitere Optionen' , und klicken Sie dann auf Aufzeichnung beginnen.

Einzelheiten finden Sie unter Aufzeichnung und Wiedergabe.

Seitenanfang

Verwalten von Teilnehmern

Bei der Durchführung der meisten Aufgaben zur Besprechungsverwaltung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine oder mehrere Personen in der Teilnehmerliste oder verwenden das Menü Optionen für Personen  Schaltflächensymbol .

Zeigen Sie die Teilnehmerliste an, oder blenden Sie sie aus.

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen und danach auf Teilnehmerliste anzeigen.

Es empfiehlt sich, die Teilnehmerliste während der Besprechung angezeigt zu lassen. Dadurch können Sie nachvollziehen, wer teilnimmt, wer gerade spricht und, wer eventuell Probleme mit Audio oder Freigabe hat. Manchmal ist es jedoch notwendig, die Teilnehmerliste auszublenden, um beispielsweise eine umfangreiche Sofortnachrichtenunterhaltung durchzusehen.

Stummschalten bzw. Aufheben der Stummschaltung von Teilnehmern

  • Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Zur Audioverwaltung für einen oder mehrere Teilnehmer klicken Sie in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf den bzw. die Namen und klicken anschließend auf Stumm schalten oder Stummschaltung aufheben.

    • Wenn Sie alle Besprechungsteilnehmer stumm schalten bzw. ihre Stummschaltung aufheben möchten, klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und dann auf Alle zuhörenden Personen stumm schalten.

      Tipp : Verwenden Sie diese Option bei großen Besprechungen, wenn aufgrund zu vieler, nicht stumm geschalteter Teilnehmer Audiostörungen auftreten.

Ändern von Referenten- oder Teilnehmer-Zugriffsrechten während der Besprechung

  • Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf einen oder mehrere Teilnehmer, und klicken Sie dann entsprechend auf Referent einrichten bzw. Teilnehmer einrichten.

    • Klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und danach auf Alle zu Teilnehmern machen.

      Tipp : Wählen Sie diese Option, wenn es so viele Referenten gibt, dass sich dies störend auf den Ablauf der Besprechung auswirkt.

Zulassen oder Ablehnen von Personen im Wartebereich

  • Führen Sie in der Teilnehmerliste eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie unter Wartebereich auf Alle zulassen oder Alle ablehnen.

    • Klicken Sie neben dem Namen der jeweiligen Person auf Zulassen bzw. Verweigern.

Beginnen einer separaten Unterhaltung mit einem oder mehreren Teilnehmern

  • Wählen Sie in der Teilnehmerliste eine oder mehrere Personen aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den bzw. die ausgewählten Namen, und klicken Sie dann auf die gewünschte Kontaktoption.

Einladen anderer Personen zur Besprechung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um andere Personen mithilfe von Lync 2010 einzuladen:

  1. (Optional) Wenn Sie die Zugriffsrechte oder Referentenoptionen für die einzuladenden Personen ändern möchten, klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Link Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen, klicken auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen und ändern anschließend die Besprechungsoptionen entsprechend. Einzelheiten dazu finden Sie unter Ändern von Besprechungsoptionen während der Besprechung.

  2. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen, und klicken Sie dann auf Nach Name oder Telefonnummer einladen.

  3. Geben Sie eine Telefonnummer ein, wählen Sie einen oder mehrere bestehende Kontakte aus, oder suchen Sie nach einem Kontakt.

  4. Klicken Sie auf OK. Die von Ihnen eingeladenen Personen erhalten nun eine Benachrichtigung mit der Einladung zur Teilnahme an der Besprechung.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um andere Personen per E-Mail einzuladen:

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen und danach auf Per E-Mail einladen.

  2. (Optional) Wenn Sie die Zugriffsrechte oder Referentenoptionen für die einzuladenden Personen ändern möchten, klicken Sie in der Besprechungseinladung auf Besprechungsoptionen. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen von Optionen für Besprechungen oder Telefonkonferenzen

Seitenanfang

Arbeiten mit dem Besprechungsinhalt

In Lync wird der Besprechungsinhalt rechts neben der Teilnehmerliste in einem Bereich angezeigt, der Freigabefenster genannt wird. Beim Referieren können Sie in diesem Bereich Microsoft PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards und Umfragen verwenden. Wenn Sie ein Programm oder Ihren Desktop freigegeben haben, können alle anderen Besprechungsteilnehmer von Ihnen freigegebene Informationen im Freigabefenster sehen.

Anzeigen oder Ausblenden des Freigabefensters

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf Freigabefenster anzeigen.

Hochladen oder Vorbereiten von Inhalt vor der Besprechung

  1. Öffnen Sie vor der Besprechung in Microsoft Outlook im Kalender die Einladung zu einer von Ihnen geplanten Besprechung, und klicken Sie dann auf An Onlinebesprechung teilnehmen.

  2. Führen Sie im Unterhaltungsfenster eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf das Menü Freigeben, um eine PowerPoint-Präsentation hochzuladen, ein Whiteboard hinzuzufügen oder eine neue Umfrage zu erstellen.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen  Lync-Schaltfläche 'Anlagen anzeigen oder hinzufügen' in Onlinebesprechungen , um eine Datei hochzuladen. 

Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt unter "Hochladen einer PowerPoint-Datei zur Präsentation” oder "Hochladen von Anlagen, die Teilnehmer anzeigen und speichern können”.

Anzeigen von Besprechungsinhalten, die bereits hochgeladen wurden

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben, zeigen Sie auf Aktueller Inhalt, und klicken Sie dann auf den Inhalt, den Sie anzeigen möchten.

Freigeben eines Programms oder des Desktops

Hochladen einer PowerPoint-Datei zur Präsentation

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf PowerPoint-Präsentation.

  2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hochladen.

Hochladen von Anlagen, die Teilnehmer anzeigen und speichern können

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Anlage hinzufügen.

  3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hochladen.

Hinzufügen von Anmerkungen zu einer PowerPoint-Präsentation oder einem Whiteboard

  • Klicken Sie im Freigabefenster in der linken unteren Ecke auf der Anmerkungssymbolleiste auf das gewünschte Anmerkungstool.

Sie oder andere Besprechungsteilnehmer haben folgende Möglichkeiten, Anmerkungen zu Whiteboard- oder PowerPoint-Folien hinzuzufügen:

  • Verwenden des Laserpointer, ein farbiger, mit Ihrem Namen versehener Punkt

  • Einfügen von Linien oder Formen

  • Hinzufügen von Text

  • Zeichnen oder Markieren mit dem Stift

  • Hinzufügen eines Pfeil-, Haken- oder X-Stempels

  • Einfügen einer Grafikdatei

Weitere Informationen zu den Anmerkungstools finden Sie unter Zusammenarbeiten an einem Whiteboard.

Hinweis : Anmerkungstools stehen nur für Inhalt zur Verfügung, den Sie im Freigabefenster präsentieren. Wenn Sie Ihren Desktop oder ein Programm freigegeben haben, müssen andere Teilnehmer erst die Berechtigung zum Ändern des von Ihnen freigegebenen Inhalts anfordern.

Hinzufügen eines Whiteboards oder einer Umfrage zur Besprechung

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf Neues Whiteboard bzw. Neue Umfrage.

Einzelheiten finden Sie unter Zusammenarbeiten an einem Whiteboard und Durchführen einer Umfrage.

Ändern von Inhaltsberechtigungen

Standardmäßig können nur Referenten Anmerkungen zu PowerPoint-Präsentationen hinzufügen, die von Ihnen gezeigten PowerPoint-Folien in ihrem eigenen Tempo privat durchgehen und in der Inhaltsliste privat zu einem anderen Element wechseln. Alle Teilnehmer können Anlagen anzeigen und speichern. Mithilfe der im Folgenden beschriebenen Verfahren können Sie diese Standardeinstellungen ändern.

Ändern, wer Anmerkungen zu PowerPoint-Präsentationen hinzufügen darf

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Link Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen.

  3. Ändern Sie im Dialogfeld Optionen für Onlinebesprechung unter Berechtigungen die Einstellung für Präsentationen Anmerkungen hinzufügen in Nur Referenten oder Keiner.

Festlegen, wer Besprechungsinhalte privat anzeigen darf

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf den Link Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen.

  3. Ändern Sie im Dialogfeld Optionen für Onlinebesprechung unter Berechtigungen die Einstellung für Privat anzeigen in Jeder oder Keiner.

Hinweis : Freigegebene Desktops oder Programme können nicht privat angezeigt werden.

Ändern, wer Zugriff auf Besprechungsinhalte hat

Standardmäßig haben nur Referenten erweiterten Zugriff auf Besprechungsinhalte. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Inhaltsliste auf den Pfeil neben dem zu ändernden Element, zeigen Sie auf Verfügbar machen für, und klicken Sie dann auf Organisator oder Jeder.

Wenn Sie jeder Jeder festlegen, haben sämtliche Besprechungsteilnehmer folgende Steuerungsmöglichkeiten für PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards und Umfragen:

  • Speichern einer lokalen Kopie mit oder ohne Anmerkungen

  • Ändern der Anzeige im Freigabefenster

  • Umbenennen oder Entfernen von Inhalt

  • Zulassen des erweiterten Zugriffs auf Besprechungsinhalte für alle Teilnehmer

Ändern, wer Anlagen anzeigen und speichern darf

Standardmäßig dürfen alle Besprechungsteilnehmer Anlagen für die Besprechung speichern und anzeigen. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen  Lync-Schaltfläche 'Anlagen anzeigen oder hinzufügen' in Onlinebesprechungen .

  2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem zu ändernden Inhalt, zeigen Sie auf Verfügbar machen für, und klicken Sie dann auf Organisator oder Referenten.

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Hinzufügen von Video zur Besprechung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Video zur Besprechung hinzuzufügen:

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Video.

Hinweis : Wenn Sie die Verbindung zur Besprechung per Telefon hergestellt haben, können Sie Videos ansehen, aber keine eigenen Videos einspielen.

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Beenden oder Verlassen der Besprechung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Besprechung zu verlassen oder zu beenden:

  • Wenn Sie die Besprechung verlassen möchten, ohne sie zu beenden, schließen Sie das Unterhaltungsfenster.

  • Wenn Sie die Besprechung verlassen und beenden möchten, klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen  Schaltflächensymbol und anschließend auf Besprechung beenden und verlassen.

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