Leiten einer Besprechung als Referent

Nutzen Sie die Lync Online-Optionen für die Verwaltung von Teilnehmern und Inhalten, um eine produktive, störungsfreie Besprechung abzuhalten.

Wichtig : Wenn Sie nicht der Besprechungsorganisator oder leitender Referent sind, sollten Sie beachten, dass viele dieser Optionen Auswirkungen darauf haben, was andere Teilnehmer in einer Besprechung sehen, hören oder tun können. Es empfiehlt sich, den Referenten diese Einstellungen nach eigenem Ermessen vornehmen zu lassen.

Verfügbare Aktionen

Verwalten von Teilnehmern

Anzeigen oder Ausblenden der Teilnehmerliste

Stummschalten bzw. Aufheben der Stummschaltung von Teilnehmern

Ändern von Referenten- oder Teilnehmerzugriffsrechten während der Besprechung

Zulassen oder Ablehnen von Personen im Wartebereich

Beginnen einer separaten Unterhaltung mit einem oder mehreren Teilnehmern

Einladen anderer Personen zur Besprechung

Arbeiten mit dem Besprechungsinhalt

Hochladen oder Vorbereiten von Inhalt vor der Besprechung

Anzeigen von Besprechungsinhalten, die bereits hochgeladen wurden

Freigeben eines Programms oder des Desktops

Hochladen einer PowerPoint-Datei zur Präsentation

Hochladen von Anlagen, die Teilnehmer anzeigen und speichern können

Hinzufügen von Anmerkungen zu einer PowerPoint-Präsentation oder einem Whiteboard

Hinzufügen eines Whiteboards oder einer Umfrage zur Besprechung

Anzeigen oder Ausblenden des Freigabefensters

Ändern von Inhaltsberechtigungen

Ändern, wer Anmerkungen zu PowerPoint-Präsentationen hinzufügen darf

Festlegen, wer Besprechungsinhalte privat anzeigen darf

Ändern, wer Zugriff auf Besprechungsinhalte hat

Ändern, wer Anlagen anzeigen und speichern darf

Hinzufügen von Video zur Besprechung

Beenden oder Verlassen der Besprechung

Verlassen der Besprechung, ohne sie zu beenden

Verlassen und Beenden der Besprechung

Verwalten von Teilnehmern

Bei der Ausführung der meisten Aufgaben zur Besprechungsverwaltung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine oder mehrere Personen in der Teilnehmerliste, oder Sie verwenden das Menü Optionen für Personen  Schaltflächensymbol .

Anzeigen oder Ausblenden der Teilnehmerliste

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen und danach auf Teilnehmerliste anzeigen.

Es empfiehlt sich, die Teilnehmerliste während der Besprechung angezeigt zu lassen. Dadurch können Sie nachvollziehen, wer teilnimmt, wer gerade spricht und wer eventuell Probleme mit Audio oder Freigabe hat. Manchmal ist es jedoch notwendig, die Teilnehmerliste auszublenden, um beispielsweise eine umfangreiche Sofortnachrichtenunterhaltung durchzusehen.

Stummschalten bzw. Aufheben der Stummschaltung von Teilnehmern

  • Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zur Audioverwaltung für einen oder mehrere Teilnehmer klicken Sie in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf den bzw. die Namen, und klicken Sie dann auf Stumm schalten oder Stummschaltung aufheben.

      Hinweis :  Wenn Sie die Stummschaltung eines Teilnehmers aufheben, wird dieser benachrichtigt, dass ein Referent die Stummschaltung aufheben möchte.

Ändern von Referenten- oder Teilnehmerzugriffsrechten während der Besprechung

  • Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf einen oder mehrere Teilnehmer, und klicken Sie dann entsprechend auf Referent einrichten bzw. Teilnehmer einrichten.

    • Klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und dann auf Alle zu Teilnehmern machen.

      Tipp :  Wählen Sie diese Option aus, wenn es so viele Referenten gibt, dass sich dies störend auf den Ablauf der Besprechung auswirkt.

Zulassen oder Ablehnen von Personen im Wartebereich

In den Wartebereich werden nur Teilnehmer gesetzt, die die Verbindung zur Besprechung über VoIP (Voice over IP) herstellen. Teilnehmer, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, umgehen den Wartebereich.

  • Führen Sie folgende Schritte durch, um Personen den Zugang zum Wartebereich zu gestatten oder zu verweigern:

    • Klicken Sie in der Teilnehmerliste unter Wartebereich auf Alle zulassen oder Alle ablehnen.

    • Klicken Sie in der Teilnehmerliste neben dem Namen der jeweiligen Person auf Zulassen oder Verweigern.

Beginnen einer separaten Unterhaltung mit einem oder mehreren Teilnehmern

  • Wählen Sie in der Teilnehmerliste eine oder mehrere Personen aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Namen, und klicken Sie dann auf die gewünschte Kontaktoption.

Einladen anderer Personen zur Besprechung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um andere Personen mithilfe von Lync Online einzuladen:

  1. (Optional) Wenn Sie die Zugriffs- oder Referentenoptionen für die einzuladenden Personen ändern möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie im Besprechungs- oder Gruppenunterhaltungsfenster von Lync Online auf Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen.

    • Klicken Sie im Dialogfeld Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen.

    • Ändern Sie die Besprechungsoptionen den Anforderungen entsprechend. Einzelheiten hierzu finden Sie unter Ändern von Besprechungsoptionen während der Besprechung.

  2. Klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und dann auf Nach Name oder Telefonnummer einladen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um andere Personen per E-Mail einzuladen:

  1. Klicken Sie auf das Menü Optionen für Personen und dann auf Per E-Mail einladen.

  2. (Optional) Wenn Sie die Zugriffsrechte oder Referentenoptionen für die einzuladenden Personen ändern möchten, klicken Sie in der Besprechungseinladung auf Besprechungsoptionen. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen von Optionen für die Onlinebesprechung.

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Arbeiten mit dem Besprechungsinhalt

In Lync Online wird der Besprechungsinhalt rechts neben der Teilnehmerliste in einem Bereich angezeigt, der Freigabefenster genannt wird. Als aktiver Referent können Sie in diesem Bereich Microsoft PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards und Umfragen verwenden. Wenn Sie ein Programm oder Ihren Desktop freigegeben haben, können alle anderen Besprechungsteilnehmer von Ihnen freigegebene Informationen ebenfalls im Freigabefenster sehen.

Hochladen oder Vorbereiten von Inhalt vor der Besprechung

Führen Sie vor Beginn der Besprechung die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie im Kalender von Microsoft Office Outlook-Client für Messaging und Zusammenarbeit die Einladung zu einer von Ihnen geplanten Besprechung, und klicken Sie dann auf An Onlinebesprechung teilnehmen.

  2. Führen Sie im Unterhaltungsfenster eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf das Menü Freigeben, um den Desktop oder ein anderes Programm freizugeben, eine PowerPoint-Präsentation hochzuladen, ein Whiteboard hinzuzufügen oder eine neue Umfrage zu erstellen.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen, um eine Datei hochzuladen.

Einzelheiten hierzu finden Sie weiter unten in diesem Thema.

Anzeigen von Besprechungsinhalten, die bereits hochgeladen wurden

  • Klicken Sie im Besprechungsfenster auf Freigeben, zeigen Sie auf Aktueller Inhalt, und klicken Sie auf den Inhalt, den Sie anzeigen möchten.

Freigeben eines Programms oder des Desktops

Hochladen einer PowerPoint-Datei zur Präsentation

  1. Klicken Sie im Besprechungsfenster auf Freigeben und dann auf PowerPoint-Präsentation.

  2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hochladen. Einzelheiten hierzu finden Sie unter Vorführen einer PowerPoint-Präsentation.

Hochladen von Anlagen, die Teilnehmer anzeigen und speichern können

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Dokument hochzuladen, damit die Teilnehmer eine Kopie davon auf dem eigenen Computer speichern können:

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Anlage hinzufügen.

  3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hochladen.

Hinzufügen von Anmerkungen zu einer PowerPoint-Präsentation oder einem Whiteboard

  • Klicken Sie im Freigabefenster in der linken unteren Ecke auf der Anmerkungssymbolleiste auf das gewünschte Anmerkungstool.

Sie oder andere Besprechungsteilnehmer haben folgende Möglichkeiten, Anmerkungen zu einem Whiteboard oder PowerPoint-Folien hinzuzufügen:

  • Verwenden des Laserpointers, eines farbigen, mit Ihrem Namen versehenen Punkts

  • Einfügen von Linien oder Formen

  • Hinzufügen von Text

  • Zeichnen oder Markieren mit dem Stift 

  • Hinzufügen eines Pfeil-, Haken- oder X-Stempels

  • Einfügen einer Grafikdatei

Einzelheiten zu den Anmerkungstools finden Sie unter Zusammenarbeiten an einem Whiteboard.

Hinweis : Anmerkungstools stehen für freigegebenen Inhalt nicht zur Verfügung. Wenn Sie Ihren Desktop oder ein Programm freigegeben haben, müssen andere Teilnehmer erst die Berechtigung zum Ändern des von Ihnen freigegebenen Inhalts anfordern.

Hinzufügen eines Whiteboards oder einer Umfrage zur Besprechung

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf Neues Whiteboard bzw. Neue Umfrage.

Einzelheiten hierzu finden Sie unter Zusammenarbeiten an einem Whiteboard und unter Durchführen einer Umfrage.

Anzeigen oder Ausblenden des Freigabefensters

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Freigeben und dann auf Freigabefenster anzeigen.

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Ändern von Inhaltsberechtigungen

Ändern, wer Anmerkungen zu PowerPoint-Präsentationen hinzufügen darf

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen.

  3. Ändern Sie im Dialogfeld Optionen für Onlinebesprechung unter Berechtigungen die Einstellung für Präsentationen Anmerkungen hinzufügen in Nur Referenten, Alle Benutzer oder Keiner.

Festlegen, wer Besprechungsinhalte privat anzeigen darf

Standardmäßig können andere Referenten den Besprechungsinhalt privat anzeigen, ohne die Anzeige für die anderen Teilnehmer der Besprechung zu beeinflussen. Andere Referenten können die von Ihnen angezeigten PowerPoint-Folien im eigenen Tempo durchgehen oder zu einem anderen Punkt in der Inhaltsliste wechseln.

Gehen Sie wie folgt vor, um die privaten Anzeigeoptionen für den Besprechungsinhalt zu ändern:

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Teilnahmeinformationen und Besprechungsoptionen auf die Schaltfläche Besprechungsoptionen.

  3. Ändern Sie im Dialogfeld Optionen für Onlinebesprechung unter Berechtigungen die Einstellung für Privat anzeigen in Nur Referenten, Alle Benutzer oder Keiner.

Hinweis : Freigegebene Desktops oder Programme können nicht privat angezeigt werden.

Ändern, wer Zugriff auf Besprechungsinhalte hat

Standardmäßig haben nur Referenten erweiterten Zugriff auf Besprechungsinhalte. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in Inhaltsliste auf den Pfeil neben dem zu ändernden Element, zeigen Sie auf Verfügbar machen für, und klicken Sie auf Organisator, Referenten oder Alle.

Wenn Sie Referenten oder Alle auswählen, haben die Personen in dieser Kategorie folgende Steuerungsmöglichkeiten für PowerPoint-Präsentationen, Whiteboards und Umfragen:

  • Speichern einer lokalen Kopie mit oder ohne Anmerkungen

  • Ändern der Anzeige im Freigabefenster

  • Umbenennen oder Entfernen von Inhalt

  • Zulassen des erweiterten Zugriffs auf Besprechungsinhalte für alle Teilnehmer

Ändern, wer Anlagen anzeigen und speichern darf

Standardmäßig dürfen alle Besprechungsteilnehmer Anlagen für die Besprechung speichern und anzeigen. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf die Schaltfläche Anlagen anzeigen oder hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem zu ändernden Inhalt, zeigen Sie auf Verfügbar machen für, und klicken Sie auf Organisatoren, Referenten oder Alle.

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Hinzufügen von Video zur Besprechung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Video zur Besprechung hinzuzufügen:

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf Video.

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Beenden oder Verlassen der Besprechung

Verlassen der Besprechung, ohne sie zu beenden

  • Schließen Sie das Unterhaltungs- oder Besprechungsfenster.

Verlassen und Beenden der Besprechung

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen und dann auf Alle entfernen und Besprechung beenden.

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