Lebenszyklus einer Formularvorlage

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Dieser Artikel richtet sich an Formularvorlagenentwickler, die ein allgemeines Verständnis des Formularentwurfsprozesses in Microsoft Office InfoPath wünschen. Er beschreibt die verschiedenen Phasen, eine Formularvorlage zu erstellen und bereitzustellen, und stellt Hyperlinks zu weiteren Informationen für wichtige Vorgänge bereit. Sie können zwar experimentieren und die für Sie optimale Vorgehensweise verwenden, aber möglicherweise sparen Sie langfristig viel Zeit und Aufwand, wenn Sie sich an den empfohlenen Entwurfsprozess halten.

Inhalt dieses Artikels

Phase 1: Planen

Phase 2: Entwerfen

Phase 3: Bereitstellen

Phase 4: Verwalten

Phase 5: Archivieren

Phase 1: Planen

Der Zeitaufwand für die Planung hängt von der Komplexität Ihrer Formularvorlage, Ihrer Funktion in der Organisation und den Abläufen und Anforderungen in Ihrer Organisation ab.

Die Planungsphase kann sehr informell sein, wenn die Formularvorlage nur von Mitgliedern Ihres unmittelbaren Teams verwendet wird. Wenn die Formularvorlage komplexer ist, wird die Planungsphase wahrscheinlich formaler sein und Sie müssen sich möglicherweise an viele Beteiligte wenden. Wenn die Formularvorlage z. B. ein Teil eines größeren, unternehmensweiten Geschäftssystems ist, wie etwa ein Planungssystem für Spesenabrechungen oder Unternehmensressourcen, müssen Sie wahrscheinlich formale Planungsdokumente wie z. B. funktionale Spezifikationen erstellen.

In beiden Fällen sollten Sie Folgendes beachten, bevor Sie mit dem Entwerfen der Formularvorlage beginnen:

  • Benutzerziele    Wozu benötigen Ihre Benutzer die Formularvorlage? Welche Szenarien müssen unterstützt werden? Wie wird der Erfolg im Hinblick auf die Erfüllung der Zielsetzungen der Benutzer gemessen?

  • Überlegungen zur Kompatibilität    Muss die Formularvorlage für externe Benutzer jetzt oder in Zukunft zugänglich sein? Soll z. B. die Formularvorlage auf der externen Website Ihrer Organisation für Kunden, die InfoPath nicht auf ihren Computer installiert haben, verfügbar sein? Falls dies der Fall ist, können Sie anstelle einer standardmäßigen Nur-InfoPath-Formularvorlage eine Browserkompatible Formularvorlage entwerfen. Müssen manche Benutzer in Ihrer Organisation das Formular in InfoPath 2003 ausfüllen? Wenn ja, möchten Sie vielleicht eine abwärtskompatible Formularvorlage entwerfen. Möchten Sie, dass Ihre Benutzer Formulare auch bei Abwesenheit aus dem Büro ausfüllen können oder wenn sie anderweitig offline sind? Sollte dem so sein, können Sie Ihrer Formularvorlage Features hinzufügen, die eine effiziente Funktionsweise der Formularvorlage im Offlinemodus gewährleisten.

  • Vorhandene Benutzerformulare    Verwenden Sie derzeit Microsoft Office Word-Dokumente oder Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen, um Daten von Benutzern zu sammeln? Falls ja, können Sie diese Dateien problemlos in InfoPath-Formularvorlage konvertieren. Sind InfoPath-2003-Formularvorlagen vorhanden? Sollen diese Formularvorlagen in dem Fall abwärtskompatibel sein, oder möchten Sie sie ins Office InfoPath 2007-Format aktualisieren?

  • Integrationsanforderungen    Welche anderen Produkte oder Technologien verwendet die Formularvorlage? Es kann z. B. sein, dass Sie die Daten in der Formularvorlage in einer Microsoft SQL Server-Datenbank speichern müssen, oder Sie basieren den Entwurf der Formularvorlage auf einen Webdienst, damit Sie Daten an eine Datenbank senden können, die nicht direkt von InfoPath unterstützt wird.

  • Anforderungen an die Benutzeroberfläche    Müssen Sie Richtlinien zum Unternehmensbranding einhalten? Wie soll die Formularvorlage aussehen? Welche Art von Steuerelementen werden Sie verwenden und wie werden Sie sie anordnen?

  • Prozess-Anforderungen    Kann ich die Formularvorlage Teil einer größeren Geschäftsprozess, wie etwa der Genehmigung von einer Spesenabrechnung? Falls Ja, welche Arten von Ansichten müssen Sie und wie implementieren Sie die Regeln, die bestimmen, wie die Daten der Organisation durchläuft und verarbeiteten verschiedene Personen und Systeme Business? Werden Sie Workflowfeatures in anderen Programmen, z. B. Microsoft Office SharePoint Server 2007 nutzen? Wird die Formularvorlage verwalteten Code oder Skripts erforderlich? Wenn dies der Fall ist, werden Sie interne Entwickler verwenden oder wird diese arbeiten Auslagern?

  • Datenspeicherungsanforderungen    Was möchten Sie mit den Daten in Benutzerformularen anfangen? Wenn z. B. Benutzer schnell Formulardaten weiterleiten müssen und Sie die Daten nicht wiederverwenden müssen, können Sie E-Mail-Nachrichten zum Speichern der Daten verwenden. Wenn Benutzer in der Lage sein müssen, auf die Formulardaten zuzugreifen und diese freizugeben, können Sie Sammlungen zusammengehöriger InfoPath-Formulare in Bibliotheken auf einem Server mit Microsoft Windows SharePoint Services speichern. Wenn Benutzer auf die Formulardaten in anderen Geschäftsanwendungen oder Systemen wie z. B. Spesenabrechnungs- oder Buchhaltungsanwendungen zugreifen müssen, können Sie die Daten in Unternehmensdatenbanken speichern. Zu diesem Zweck wird oft die Formularvorlage mit einem Webdienst verbunden, der als Mittler zwischen der Formularvorlage und der Datenbank oder dem Geschäftssystem dient.

  • Sicherheit Anforderungen    Welche Arten von Sicherheitsprobleme und Sicherheitslücken konfrontiert Sie? Benötigt die Formularvorlage auf den Computern der Benutzer installiert sein oder können die Benutzer darauf zugreifen aus einer Netzwerkressource? Möchten Sie Benutzer können ihre Formulare oder bestimmte Datengruppen in ihren Formularen digital signieren? Verbinden Sie die Formularvorlage direkt in einer Datenbank, oder verwenden Sie Daten-Verbindungsdateien in Datenverbindungsbibliotheken, die in der Regel von einem Administrator verwaltet werden?

  • Testanforderungen    Welches Verfahren werden Sie verwenden, um die Darstellung und das Verhalten Ihrer Formularvorlage zu testen? Müssen Sie einen formalen Testplan erstellen?

  • Bereitstellungsanforderungen    Wie möchten Sie die Formularvorlage für andere Personen freigeben? Wo werden Sie die Formularvorlage veröffentlichen? Wenn Sie die Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services veröffentlichen möchten, möchten Sie sie als Bibliothek oder als Inhaltstyp veröffentlichen? Wie werden Sie Benutzer über die Verfügbarkeit der Formularvorlage benachrichtigen? Wie möchten Sie neue Versionen von Formularvorlagen veröffentlichen?

  • Verwaltungsanforderungen    Möchten Sie Formularvorlagen und/oder Benutzerformulare archivieren? Wie lange müssen Sie die Daten aufbewahren? Welche Art von Richtlinien für die Archivierung und Aufbewahrung von Daten sind für Ihre Organisation erforderlich?

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Phase 2: Entwerfen

Nachdem Sie die Planungsphase abgeschlossen haben, können Sie mit dem Entwurfsprozess beginnen. Es wird empfohlen, beim Entwerfen der Formularvorlage die Reihenfolge der im Folgenden aufgeführten Aufgaben einzuhalten. Ggf. können Sie jedoch von dieser Reihenfolge abweichen. Beispielsweise können Sie die Datenüberprüfung, bedingte Formatierung und Regeln für Steuerelemente definieren, während Sie diese Steuerelemente Ihrer Formularvorlage hinzufügen, anstatt dies später beim Entwurfsprozess vorzunehmen.

Schritt 1: Erstellen der Formularvorlage

Schritt 2: Erstellen oder Angeben der Hauptdatenquelle

Schritt 3: Definieren des Layouts

Schritt 4: Hinzufügen von Steuerelementen

Schritt 5: Hinzufügen von Datenverbindungen

Schritt 6: Hinzufügen von Datenüberprüfung, Regeln und sonstigen Geschäftslogikfeatures

Schritt 7: Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten

Schritt 8: Aktivieren des Sendeverhaltens

Schritt 9: Aktivieren von Sicherheitsfeatures

Schritt 10: Testen der Darstellung und des Verhaltens

Schritt 1: Erstellen der Formularvorlage

Wenn Sie Ihre Formularvorlage erstellen, müssen Sie in InfoPath unter Umständen ein vorhandenes Formular wie z. B. ein Word-Dokument oder eine Excel-Arbeitsmappe importieren oder Kompatibilitätseinstellungen für die Formularvorlage angeben, damit die resultierenden Formulare in InfoPath 2003 oder in einem Webbrowser ausgefüllt werden können. Die meisten dieser Optionen sind im Dialogfeld Eine Formularvorlage entwerfen verfügbar. Wenn Sie z. B. eine Formularvorlage entwerfen möchten, die in Microsoft Office InfoPath oder in einem Browser geöffnet und ausgefüllt werden kann, können Sie im Dialogfeld Eine Formularvorlage entwerfen das Kontrollkästchen Nur browserkompatible Features aktivieren aktivieren.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details für die Vorgehensweise zum Erstellen einer Formularvorlage.

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Zweck

Einführung in InfoPath Forms Services

Hier erhalten Sie Informationen zur Servertechnologie, mit der Sie eine Formularvorlage erstellen können, die in einem Browser geöffnet und ausgefüllt werden kann.

Einführung in browserfähige Formularvorlagen

Hier erhalten Sie Informationen zu browserkompatiblen Formularvorlagen, die in InfoPath, in einem Browser oder auf einem mobilen Gerät geöffnet und ausgefüllt werden können. Eine browserkompatible Formularvorlage kann von Ihnen oder einem Serverfarmadministrator für die Verwendung in einem Browser aktiviert werden, wenn sie auf einem Server mit InfoPath Forms Services veröffentlicht wird.

Angeben der Kompatibilitätseinstellungen für eine Formularvorlage

Wählen Sie eine Kompatibilitätseinstellung für eine Formularvorlage aus, oder ändern Sie die vorhandene Kompatibilitätseinstellung. Diese Einstellung bestimmt, welche InfoPath-Features und -Steuerelemente beim Entwerfen der Formularvorlage verfügbar sind. Wenn Sie z. B. das Kontrollkästchen Nur browserkompatible Features aktivieren im Aufgabenbereich Eine Formularvorlage entwerfen aktivieren, werden von InfoPath Steuerelemente und Features ausgeblendet oder deaktiviert, die in browserfähigen Formularvorlagen nicht verwendet werden können.

Konvertieren einer Excel-Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage

Erstellen Sie eine Formularvorlage von einer vorhandenen Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe.

Konvertieren eines Word-Dokuments in eine InfoPath-Formularvorlage

Erstellen Sie eine Formularvorlage von einem vorhandenen Microsoft Office Word-Dokument.

Schritt 2: Erstellen oder Angeben der Hauptdatenquelle

Alle Formularvorlagen basieren auf einer Datenquelle, in der die in einem Formular gesammelten Daten gespeichert sind. Diese Datenquelle kann eine Unternehmensdatenbank, ein Webdienst oder eine vorhandene XML-Datei sein, die im gesamten Unternehmen zum Standardisieren von Daten verwendet wird, wie z. B. eine XML-Schemadatei (XSD). Wenn keine Datenquelle vorhanden ist, können Sie InfoPath eine Datenquelle erstellen lassen, während Sie der Formularvorlage Steuerelemente hinzufügen.

Für die Formularvorlage können Sie im Aufgabenbereich Datenquelle eine Darstellung der Datenquelle anzeigen:

Teil des Aufgabenbereichs 'Datenquelle'

Beim Erstellen der Formularvorlage müssen Sie sich für eine der folgenden Vorgehensweisen entscheiden:

  • Lassen Sie InfoPath erstellen die Datenquelle    Wenn Sie eine leere Formularvorlage erstellen, erstellt InfoPath die Datenquelle für Sie, während Sie Steuerelemente zur Formularvorlage hinzufügen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die informell von Mitgliedern eines kleinen Teams, verwendet werden, wenn Sie Zugriff auf einer vorhandenen Datenquelle in Ihrer Organisation haben, oder wenn Sie nicht zum Speichern der Daten, die Sie außerhalb des Formulars sammeln müssen. Dies kann auch nützlich sein, wenn Sie Formulare in einer SharePoint-Bibliothek oder in einer E-mail-Nachricht Microsoft Office Outlook 2007 freigeben und die Informationen aus dem Formular in Spalten in der Bibliothek oder in einem InfoPath-Formularordner statt in einer Datenbank oder einer anderen externen Speicherort gespeichert angezeigt werden sollen.

  • Verwenden einer vorhandenen Datenquelle    Wenn Sie den Entwurf Ihrer Formularvorlage auf einer vorhandenen Datenquelle, beispielsweise eine Datenbank oder einem Webdienst basieren richtet InfoPath ein Hauptfenster Datenverbindung auf die Datenquelle an. Es kann nur eine Verbindung mit Hauptfenster Daten in einer Formularvorlage sein. Weiter unten in der Entwurfsprozesses können Sie datenverbindungen mit sekundären Datenquellen Listenfelder mit externen Daten füllen oder Senden von Formulardaten mit mehr als eine Datenquelle erstellen. Weitere Informationen zu sekundären Datenquellen, finden Sie unter "Schritt 5: Hinzufügen von datenverbindungen" weiter unten in diesem Artikel.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details, um zu bestimmen, welcher Datenquellentyp verwendet werden soll und wann Sie der Formularvorlage zusätzliche Datenverbindungen hinzufügen sollten.

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Zweck

Einführung in Datenquellen

Hier erhalten Sie Informationen zu den Datenquellen, die von InfoPath verwendet werden können, und wie sie im Aufgabenbereich Datenquelle dargestellt werden.

Einführung in Datenverbindungen

Hier erhalten Sie Informationen zu Datenverbindungen, die dynamische Verknüpfungen zwischen einem Formular und einer Datenquelle darstellen, die Daten für dieses Formular speichern oder zu Verfügung stellen.

Entwerfen einer Formularvorlage mithilfe der Einstellungen in einer Datenverbindungsbibliothek

Basieren Sie den Entwurf der Formularvorlage auf eine gemeinsame Datenverbindungsdatei, die in einer Datenverbindungsbibliothek auf einer Office SharePoint Server 2007-Website gespeichert ist. In dieser Datei werden Informationen zu einer Verbindung mit einer Datenquelle, wie z. B. einer Access-Datenbank, einer Kalkulationstabelle oder einer Textdatei, gespeichert.

Schritt 3: Definieren des Layouts

Die meisten Formularvorlagen enthalten mindestens eine Layouttabelle, die ein Gerüst zur Strukturierung und Anordnung des Inhalts von Formularen, einschließlich Steuerelementen, Formularabschnitten, Logos und sonstiger Arten von Grafiken darstellt. Diese Bereiche stellen eine optische Struktur für den Inhalt einer Formularvorlage bereit.

Im Aufgabenbereich Layout finden Sie vorgefertigte Layouttabellen:

Teil des Aufgabenbereichs 'Layout'

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zu grafischen Entwurfsoptionen für Ihre Formularvorlage.

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Zweck

Einführung in die Gestaltung einer Formularvorlage

Hier erhalten Sie Informationen zu Layouttabellen, damit Sie Elemente auf einer Formularvorlage anordnen können, sowie zu Steuerelementen, die zu Layoutzwecken verwendet werden.

Anwenden eines Farbschemas

Hier erfahren Sie, wie koordinierte Farben automatisch auf bestimmte Elemente in der Formularvorlage angewendet werden.

Einfügen und Positionieren einer Grafik

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Grafik wie z. B. ein Unternehmenslogo oder einen Mastertitel in eine Formularvorlage einfügen.

Schritt 4: Hinzufügen von Steuerelementen

Steuerelemente können Benutzer eingeben, und wählen Sie die Daten in der Formularvorlage. Sie können auch zum Anzeigen von Daten aus vorhandenen Datenquellen wie Datenbanken oder Webdienste verwendet werden. Nachdem der Formularvorlage Layout erstellt haben, können Sie keinem Steuerelement einfügen, die Sie in der Formularvorlage benötigen. Aufgabenbereich ' Steuerelemente ' ermöglicht den Zugriff auf alle Steuerelemente, die in InfoPath, einschließlich aller benutzerdefinierten Steuerelemente, die in den Aufgabenbereich, wie ActiveX-Steuerelemente oder Vorlagenparts hinzugefügt wurden, verfügbar sind.

Teil des Aufgabenbereichs 'Steuerelemente'

Sie können der Formularvorlage ein Steuerelement hinzufügen, indem Sie entweder in der Liste Steuerelemente auf dessen Namen klicken, oder Sie ziehen das Steuerelement vom Aufgabenbereich in den Formularvorlagen-Arbeitsbereich. Je nachdem, welche Steuerelemente Sie der Formularvorlage hinzufügen, können Benutzer, die das Formular ausfüllen, Text in Textfelder eingeben, Daten in wiederholten Steuerelementen anzeigen, Optionsfelder und Kontrollkästchen auswählen, Einträge aus Listen auswählen und auf Befehlsschaltflächen klicken, um Befehle auszuführen. Die Daten, die Benutzer in ein Steuerelement eingeben, werden in der Datenquelle des Formulars gespeichert.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zur Verwendung von Steuerelementen in InfoPath.

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Zweck

Einführung in Steuerelemente

Hier erhalten Sie Informationen zu den verschiedenen Steuerelementtypen, die in InfoPath verfügbar sind.

Entwerfen eines Vorlagenteils zur Wiederverwendung in mehreren Formularvorlagen

Hier erfahren Sie, wie Sie Vorlagenparts einfügen und aktualisieren. Vorlagenparts tragen zu einem konsistenten Entwurf für eine Formularvorlagensammlung bei. Beispielsweise können Sie Vorlagenparts für Signaturabschnitte erstellen. Zusätzlich zu Steuerelementen und Layout können Sie Regeln, bedingte Formatierung und Datenüberprüfung wiederverwenden.

Schritt 5: Hinzufügen von Datenverbindungen

Alle Formularvorlagen weisen eine primäre Datenquelle auf, die als die Hauptdatenquelle bezeichnet wird. Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer externen Datenquelle wie einer Datenbank oder einem Webdienst basiert, erstellt InfoPath die Hauptdatenquelle basierend auf dieser externen Datenquelle. Falls Sie eine leere Formularvorlage entwerfen, wird die Hauptdatenquelle von InfoPath erstellt, wenn Sie der Formularvorlage Steuerelemente hinzufügen.

Beim Entwerfen der Formularvorlage können Sie auch mindestens einer sekundären Datenquelle Datenverbindungen hinzufügen. Eine sekundäre Datenquelle ist eine XML-Datendatei, eine Datenbank oder ein Webdienst, die bzw. der von einem Formular für die Einträge in einem Listenfeld oder für Skriptaktionen verwendet wird. Auf diese Weise können Sie Listenfelder und andere Steuerelemente mit für die Formularvorlage externen Daten auffüllen, wie z. B. Daten in einer SQL Server-Datenbank oder einer SharePoint-Liste. Außerdem können Sie sekundären Datenquellen Datenverbindungen hinzufügen, wenn Benutzer Daten an mehrere externe Datenquellen senden müssen.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zu sekundären Datenverbindungen und deren Verwendungsmöglichkeiten in InfoPath.

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Zweck

Einführung in Datenverbindungen

Hier erfahren Sie, was unter einer Datenverbindung zu verstehen ist und wie Sie damit Daten aus einer Datenbank, einem Webdienst oder einer anderen Datenquelle abrufen und senden. Wenn z. B. auf einer SharePoint-Website Teamprojekte aufgeführt sind, können Sie eine Datenverbindung mit dieser Liste erstellen, damit die Projektnamen in einem Listenfeld-Steuerelement im Formular angezeigt werden.

Hinzufügen einer Datenverbindung zu einer SharePoint-Dokumentbibliothek oder -Liste

Fügen Sie der Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzu, mit der Daten aus einer Bibliothek oder Liste abgefragt oder Daten an eine Bibliothek auf einem Server mit Windows SharePoint Services gesendet werden können.

Hinzufügen einer Datenverbindung zu einer Microsoft SQL Server-Datenbank

Fügen Sie der Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzu, mit der eine SQL Server-Datenbank abgefragt wird.

Hinzufügen einer Datenverbindung zu einem Webdienst

Fügen Sie der Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzu, mit der Daten von einem Webdienst abgefragt oder an den Webdienst gesendet werden können.

Hinzufügen einer Datenverbindung mithilfe der Einstellungen in einer Verbindungsbibliothek

Fügen Sie der Formularvorlage mithilfe einer Datenverbindungsdatei, die in einer Datenverbindungsbibliothek auf einer Office SharePoint Server 2007-Website gespeichert ist, eine sekundäre Datenverbindung hinzu. In dieser Datei werden Informationen zu einer Verbindung mit einer Datenquelle, wie z. B. einer Access-Datenbank, einer Kalkulationstabelle oder einer Textdatei, gespeichert.

Verwenden von Werten aus einem Webdienst zum Auffüllen eines Listenfelds, Dropdown-Listenfelds oder Kombinationsfelds

Füllen Sie ein Listenfeld, ein Dropdown-Listenfeld oder ein Kombinationsfeld mit Daten einer sekundären Datenverbindung mit einem Webdienst auf.

Verwenden von Werten aus einer SQL-Datenbank zum Auffüllen eines Listenfelds, eines Dropdown-Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

Füllen Sie ein Listenfeld, ein Dropdown-Listenfeld oder ein Kombinationsfeld mit Daten einer Abfragedatenverbindung mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank auf.

Konfigurieren einer sekundären Datenverbindung zur Offlineverwendung

Konfigurieren Sie die Formularvorlage so, dass Formulare, die auf der Formularvorlage basieren, Daten aus einer sekundären Datenverbindung Cache, wenn Benutzer das Formular ausfüllen. Dies ist hilfreich, wenn Benutzer über keine Netzwerkkonnektivität verfügen oder wenn andernfalls die externe Datenquelle für das Formular anderweitig nicht verfügbar ist. In diesen Szenarien werden in InfoPath die zwischengespeicherten Daten im Formular angezeigt, und das Formular verhält sich für den Benutzer weiterhin erwartungsgemäß.

Schritt 6: Hinzufügen von Datenüberprüfung, Regeln und sonstigen Geschäftslogikfeatures

Es ist wichtig, senken Kosten und Effizienz in Ihrem Unternehmen erhöhen, wann immer möglich. Sie können Geschäftslogik Features in der Formularvorlage um teure Dateneingabe Fehler zu vermeiden und zum Automatisieren von Aktionen im Formular des Benutzers verwenden. Wenn Sie die Funktionen von InfoPath wie Datenüberprüfung, Bedingte Formatierung und Regeln verwenden, können Sie definieren Bedingungen und Aktionen, die automatisch Ausführen von Aufgaben, die basieren auf Ereignisse, wie etwa das Öffnen oder Schließen eines Formulars, oder klicken Sie auf Werte in der Formularvorlage eingegeben werden.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zur Veranschaulichung der verfügbaren Geschäftslogikfeatures in InfoPath.

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Zweck

Hinzufügen, Ändern oder Entfernen der Datenüberprüfung

Erkennen Sie automatisch Fehler, während der Benutzer ein Formular ausfüllt. Durch Hinzufügen der Datenüberprüfung zu Steuerelementen in der Formularvorlage stellen Sie sicher, dass die gesammelten Daten korrekt und konsistent sind und in Ihrem Unternehmen geltenden Standards entsprechen.

Anwenden einer bedingten Formatierung für eine Formularvorlage

Basierend auf Bedingungen, die im Formular auftreten, können Sie eine Formatierung für ein Steuerelement ausblenden oder auf dieses anwenden. Mit der bedingten Formatierung können Sie Steuerelemente automatisch fett, unterstrichen, kursiv oder durchgestrichen formatieren bzw. eine Schrift- oder Hintergrundfarbe darauf anwenden. Mit der bedingten Formatierung kann außerdem bestimmt werden, ob ein Steuerelement im Formular sichtbar ist, wenn es vom Benutzer ausgefüllt wird, ob das Steuerelement deaktiviert ist, oder ob Benutzer bestimmte Steuerelemente wie z. B. optionale Abschnitte hinzufügen oder entfernen können.

Hinzufügen einer Regel

Fügen Sie Regeln hinzu, um automatisch ein Dialogfeld anzuzeigen, den Wert eines Felds festzulegen, Daten abzufragen oder über eine Datenverbindung zu senden, Ansichten zu wechseln oder ein Formular als Reaktion auf bestimmte Ereignisse und Bedingungen, die im Formular auftreten, zu öffnen oder zu schließen.

Hinzufügen einer Formel zu einem Steuerelement

Fügen Sie Formeln hinzu, die Daten berechnen, bestimmte Daten und Uhrzeiten in einem Steuerelement anzeigen oder die Werte anzeigen, die Benutzer in ein Steuerelement eines anderen Steuerelements eingeben.

Anzeigen der Geschäftslogik in einer Formularvorlage

Im Dialogfeld Logikinspektor können Sie alle Einstellungen für die Datenüberprüfung, berechnete Standardwerte, Regeln und Programmierfeatures dieser Formularvorlage überprüfen. Auf diese Weise vermeiden Sie das zeitraubende Öffnen jedes einzelnen Steuerelements, um diese Einstellungen zu überprüfen.

Die Geschäftslogik Features in InfoPath werden, für die meisten Formularvorlagen müssen Sie. Wenn Ihre Formularvorlage zusätzliche Features, die in InfoPath nicht verfügbar sind erfordert, können Sie Code verwenden, um benutzerdefinierte Funktionen zu erstellen. Wenn Sie Skript schreiben möchten, können Sie die Microsoft Script Editor (MSE) erstellen, bearbeiten und Debuggen von Microsoft JScript oder Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) Code. Wenn Sie verwalteten Code schreiben möchten, können Sie Microsoft Visual Studio 2005 Tools für Applikationen (VSTA) erstellen, bearbeiten und Debuggen von Visual Basic oder Visual C#-Code. Darüber hinaus, wenn Sie Microsoft Visual Studio 2005 verfügen, können Sie Funktionen von InfoPath-Entwurfsmodus in der Visual Studio 2005 Entwicklungsumgebung integrieren durch Herunterladen und Installieren von Microsoft Visual Studio 2005-Tools für 2007 Microsoft® Office System auf Ihrem Computer. Sie können dann Visual Studio 2005 öffnen, erstellen Sie ein InfoPath-Formular Vorlagenprojekt, und nutzen Entwurfsmodus-Funktionen, um Ihre Formularvorlage entwerfen. Informationen zum Herunterladen von Microsoft Visual Studio 2005-Tools für 2007 Microsoft® Office System finden Sie unter InfoPath-Entwicklerportal auf der Website Microsoft Developer Network (MSDN).

Schritt 7: Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten

Jede InfoPath-Formularvorlage verfügt über eine Standardansicht, die angezeigt wird, sobald Benutzer erstmalig ein Formular öffnen, das auf der Formularvorlage basiert.

Mit dem Aufgabenbereich Ansichten können Sie zusätzliche Ansichten der Formularvorlage entwerfen:

Teil des Aufgabenbereichs 'Ansichten'

Beim Entwerfen einer neuen Ansicht wiederholen Sie normalerweise den Vorgang, das Formular anzuordnen, Steuerelemente hinzuzufügen und die Datenüberprüfung oder andere Features hinzuzufügen.

Indem Sie verschiedene Ansichten der Formularvorlage erstellen, können Benutzer die Daten im Formular auf unterschiedliche Weise darstellen. Dadurch entfällt das Entwerfen mehrerer Formularvorlagen für denselben Geschäftsprozess. Beispielsweise können Sie in einer Formularvorlage, die für die Verarbeitung von Versicherungsansprüchen verwendet wird, eine Ansicht für Versicherungsnehmer, eine zweite Ansicht für Versicherungsvertreter und eine dritte Ansicht für Versicherungssachverständige erstellen. Jede dieser Ansichten wird an den Benutzertyp angepasst, der Informationen in die Ansicht eingibt. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Druckansichten entwerfen, die ausschließlich zum Drucken des Formulars verwendet werden.

Ansichten sollen einfach und relativ selbsterklärend sein. Wenn Sie den Benutzern spezielle Anweisungen mitteilen möchten, müssen Sie die Hilfeunterstützung in Ihre Ansicht einbauen. Beispielsweise können Sie für Ihre Formularvorlage eine dedizierte Hilfeansicht erstellen und anschließend der Standardansicht eine Schaltfläche hinzufügen, auf die Benutzer klicken können, um auf die Hilfeansicht zuzugreifen.

In den folgenden Ressourcen finden Sie zusätzliche Details zu Ansichten.

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Zweck

Hinzufügen oder Löschen einer Ansicht

Hier erfahren Sie, wie Sie Ansichten hinzufügen, verwalten und löschen.

Erstellen einer Nur-InfoPath-Ansicht von einer browserkompatiblen Formularvorlage

Hier erfahren Sie, wie Sie zwei Ansichten einer browserkompatiblen Formularvorlage für zwei Benutzertypen erstellen. Eine Ansicht ist für Benutzer, die die Formularvorlage in einem Webbrowser öffnen. Die andere Ansicht wird ausschließlich von Benutzern verwendet, die InfoPath auf ihren Computern installiert haben. Diese Nur-InfoPath-Ansicht wird niemals in einem Webbrowser angezeigt. Daher können Sie InfoPath-Funktionen in dieser Ansicht verwenden, die in browserkompatiblen Formularvorlagen wie z. B. Benutzerrollen oder Master/Detail-Steuerelementen nicht unterstützt werden.

Entwerfen einer für das Drucken optimierten Ansicht

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Druckansicht für Ihre Formularvorlage erstellen, und lernen weitere Techniken zum Erstellen druckfreundlicher Formularvorlagen kennen.

Hinzufügen von benutzerdefiniertem Hilfetext zu einer Formularvorlage

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Hilfeansicht für Ihre Formularvorlage erstellen, und lernen weitere Techniken zum Anzeigen benutzerdefinierter Anweisungen für Benutzer kennen.

Schritt 8: Aktivieren des Sendeverhaltens

Wenn Sie Formularvorlagen zum Erfassen von Daten als Teil eines umfangreicheren Geschäftsprozesses verwenden, verbleiben diese Daten normalerweise nicht in den von den Benutzern ausgefüllten Formularen. Stattdessen werden die Formulardaten aus dem Formular auf die nächste Stufe im Geschäftsprozess verschoben, in der Regel an eine externe Datenquelle (z. B. eine Datenbank oder ein Webdienst). Ein Mitarbeiter könnte z. B. mithilfe von InfoPath ein Spesenabrechnungsformular ausfüllen und dann dieses Formular an einen Webdienst absenden, in dem das Formular verarbeitet werden kann.

Das Angeben des Speicherorts für die Daten in Ihrer Formularvorlage kann die Genauigkeit und Effizienz Ihres Geschäftsprozesses steigern, da es Ihnen mehr Kontrolle über diese Prozesse gewährt. Bevor Benutzer ihre Formulardaten absenden, stellt InfoPath die Gültigkeit der Daten in den Formularen sicher und ermöglicht es den Benutzern, eventuell ungültige Daten zu korrigieren. Mithilfe dieses Features können Sie sicherstellen, dass ausschließlich gültige Daten an die externe Datenquelle gesendet werden.

In den folgenden Ressourcen wird erläutert, wie Sie Ihre Formularvorlage entwerfen, damit Formulardaten an einen Speicherort Ihrer Wahl abgesendet werden.

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Zweck

Einführung in das Versenden von Formulardaten

Hier erhalten Sie Informationen zum Senden von Formulardaten an einen bestimmten Speicherort, wie z. B. eine Datenbank oder ein Webdienst.

Absenden von Formulardaten an mehrere Orte

Entwerfen Sie sekundäre Datenverbindungen und Regeln, mit denen Formulardaten an mehrere Speicherorte abgesendet werden, wenn Benutzer in ihrem Formular auf die Schaltfläche Absenden klicken.

Schritt 9: Aktivieren von Sicherheitsfeatures

Sie sollten die vorhandene Sicherheitsrichtlinie Ihrer Organisation als Grundlage bei der Auswahl von Optionen im Hinblick auf die Sicherheit der Formularvorlagen und der zugehörigen Formulare verwenden.

Falls Sie browserkompatible Formularvorlagen erstellen, sollten Sie beachten, dass sich eine Reihe von Faktoren auf die Sicherheit der Informationen auswirken, die Servern InfoPath Forms Services gespeichert sind. Manche Faktoren werden von Ihnen gesteuert, andere wiederum von Ihrem Administrator, der Benutzerkonten einrichtet, verwaltet, Berechtigungen zuweist und Benutzern bei Netzwerk- oder Serverzugriffsproblemen hilft. Sie müssen sich möglicherweise an den Administrator wenden, um die entsprechenden Optionen für Ihre Formularvorlage festzulegen.

In den folgenden Ressourcen wird erläutert, wie Sie beim Entwerfen der Formularvorlage die Sicherheit berücksichtigen.

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Zweck

Sicherheitsfragen im Zusammenhang mit Formularvorlagen und Formularen

Hier finden Sie Informationen zu empfohlene Vorgehensweisen für die Sicherheit von Formularvorlagen und Formularen sowie Überlegungen zur Serversicherheit.

Sicherheitsstufen der InfoPath-Formulare

Hier erhalten Sie Informationen zu den drei Sicherheitsstufen für Formulare: Eingeschränkt, Domäne und Voll vertrauenswürdig. Diese Sicherheitsstufen bestimmen, ob ein Formular auf Daten in anderen Domänen oder auf Dateien und Einstellungen auf dem Computer eines Benutzers zugreifen kann.

Festlegen der erforderlichen Sicherheitsstufe für eine Formularvorlage

Setzen Sie die Standardsicherheitseinstellung außer Kraft, die von InfoPath auf Grundlage der Features in Ihrer Formularvorlage automatisch ausgewählt wird.

Einführung in digitale Signaturen

Hier finden Sie Informationen zu digitalen Signaturen in InfoPath sowie Überlegungen für deren Verwendung in browserfähigen Formularvorlagen. Das Signieren eines Formulars vereinfacht die Authentifizierung eines Benutzers als die Person, die das Formular ausgefüllt hat, und stellt sicher, dass die Formularinhalte nicht geändert werden.

Schritt 10: Testen der Darstellung und des Verhaltens

Ihr Testplan hängt von der Komplexität Ihrer Formularvorlage und von vorhandenen Richtlinien innerhalb Ihrer Organisation für das Bereitstellen von Formularvorlagen ab. Der Testplan kann einfach aus dem Anzeigen einer Vorschau der Formularvorlage bestehen, um das Verhalten und die Darstellung von Formularen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, zu testen. Wenn eine Formularvorlage in einem größeren Umfang bereitgestellt wird, sind möglicherweise gründlichere und formale Tests erforderlich. Beispielsweise könnten Sie die Benutzerfreundlichkeit testen oder Pilotenbereitstellungen für Testbenutzer planen.

Der grundlegendste Testlauf umfasst normalerweise eine Vorschau der Formularvorlage im Vorschaufenster in InfoPath. Im Vorschaufenster können Sie das Formular so anzeigen, wie es Benutzern angezeigt wird, und können Daten in die Steuerelemente eingeben, um deren Funktionalität zu testen. Dadurch können Sie die Ausrichtung und die Formatierung von Steuerelementen überprüfen. Darüber hinaus können Sie die Funktionalität der Steuerelemente im Formular testen. Beispielsweise können Sie Daten in Steuerelemente eingeben, um sicherzustellen, dass die Datenüberprüfung, Formeln, Regeln und Datenverbindungen erwartungsgemäß ausgeführt werden. Außerdem sollten Sie im Vorschaufenster sicherstellen, dass die Formularvorlage keine Tippfehler und redaktionellen Inkonsistenzen aufweist, und überprüfen, dass die Gestaltung ansprechend ist.

Tipp : Mit dem Vorschaufenster können Sie auch einfache, iterative Tests für Steuerelemente und das Formularverhalten ausführen, während Sie die Formularvorlage entwerfen.

Viele Tests können Sie selbst ausführen. Vor dem Veröffentlichen und Verteilen der Formularvorlage sollten Sie diese jedoch mit Benutzern testen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Erwartungen entspricht. Im Idealfall veröffentlichen Sie eine Pilotformularvorlage und verteilen sie an ein paar Testbenutzer. Auf diese Weise können Sie Feedback von echten Benutzern über die allgemeine Benutzerfreundlichkeit Ihrer Formularvorlage anfordern. Anschließend können Sie erforderliche Änderungen vornehmen, bevor Sie die Formularvorlage für ein breiteres Publikum veröffentlichen.

In der folgenden Ressource wird die Verwendung des Aufgabenbereichs Designdetektiv, um Ihre Formularvorlage zu testen.

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Zweck

Einführung in den Aufgabenbereich Designdetektiv

Hier erhalten Sie Informationen zum Aufgabenbereich Designdetektiv und wie Sie damit die Funktionalität Ihrer Formularvorlage testen.

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Phase 3: Bereitstellen

Der Prozess der Bereitstellung einer Formularvorlage umfasst das Veröffentlichen der Formularvorlage, das Aktivieren der Formularvorlage für die Verwendung im Web (nur für browserkompatible Formularvorlagen) und das Hinweisen der Benutzer auf die Verfügbarkeit der Formularvorlage. Wenn Sie Ihre Formularvorlage auf den Computern der Benutzer installieren möchten, kann der Veröffentlichungsvorgang außerdem das Erstellen einer speziellen Installationsdatei beinhalten. Sie können Formularvorlagen an vielen Orten veröffentlichen, wie z. B. E-Mail-Verteilerlisten und Server mit InfoPath Forms Services oder Windows SharePoint Services.

Wenn Sie beabsichtigen, eine browserkompatible Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services zu veröffentlichen, müssen Sie die Formularvorlage zusätzlich zum Veröffentlichen browserfähig machen. In vielen Fällen können Sie diesen Schritt während des Veröffentlichungsvorgangs ausführen, indem Sie ein Kontrollkästchen im Veröffentlichen-Assistenten aktivieren. Wenn Ihre Formularvorlage jedoch bestimmte Features wie verwalteten Code enthält, können Sie die Formularvorlage nicht selbst browserfähig machen. Sie müssen stattdessen die Formularvorlage in einem freigegebenen Speicherort speichern und dann einem Farmadministrator mitteilen, dass sie für die Überprüfung verfügbar ist. Der Farmadministrator kann dann überprüfen, ob die Formularvorlage frei von Fehlern und Warnungen ist, sie in einen Speicherort in der Webfarm hochladen und dann in einer Websitesammlung auf dem Server aktivieren.

In den folgenden Ressourcen werden der Veröffentlichungsprozess und die zugehörigen Schritte beschrieben.

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Zweck

Einführung in die Veröffentlichung einer Formularvorlage

Bestimmen Sie, wie und wo Sie Ihre Formularvorlage veröffentlichen.

Veröffentlichen einer Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services

Veröffentlichen Sie eine browserkompatible Formularvorlage, die in InfoPath oder im Web ausgefüllt werden kann. Anhand dieses Artikels können Sie auch bestimmen, ob Sie eine Formularvorlage browserfähig machen können, oder ob für diesen Schritt ein Farmadministrator erforderlich ist.

Veröffentlichen einer Formularvorlage auf einem Server mit Microsoft Windows SharePoint Services

Veröffentlichen Sie eine Formularvorlage in eine Bibliothek, die ein Speicherort auf einer SharePoint-Website ist, auf der eine Zusammenstellung von Dateien verwaltet wird. Eine Formularvorlage können Sie auch als Websiteinhaltstyp veröffentlichen, wodurch Sie mehrere Formularvorlagen einer einzigen Bibliothek oder aber mehrerer Bibliotheken in einer Websitesammlung zuweisen können.

Veröffentlichen einer Formularvorlage in einer Liste von E-Mail-Empfängern

Verteilen Sie die Formularvorlage in einer E-Mail-Nachricht an Ihre Benutzer. Der Veröffentlichen-Assistent erstellt eine E-Mail-Nachricht, die eine Kopie der Formularvorlage und das Formular, das auf der Formularvorlage basiert, enthält. Wenn Benutzer die E-Mail-Nachricht öffnen, können sie das Formular direkt im Textkörper der E-Mail-Nachricht ausfüllen.

Veröffentlichen einer Formularvorlage mit vollständiger Vertrauenswürdigkeit

Verwenden Sie den Veröffentlichen-Assistenten, um Installationsdateien zu erstellen, damit Sie voll vertrauenswürdige Formularvorlagen auf den Computern der Benutzer installieren können. Ein Formular kann nur als voll vertrauenswürdig ausgeführt werden, wenn die zugehörige Formularvorlage mit einem vertrauenswürdigen Stammzertifikat digital signiert ist oder wenn die Formularvorlage mithilfe eines Installationsprogramms wie Microsoft Windows Installer (MSI-Datei) auf dem Computer des Benutzers installiert wurde.

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Phase 4: Verwalten

Das Verwalten einer Formularvorlage umfasst das Aktualisieren der Formularvorlage bei Bedarf und das Veröffentlichen neuer Versionen. Von den Benutzern sollte außerdem regelmäßig Feedback zur Benutzerfreundlichkeit des Entwurfs angefordert werden. Entspricht die Formularvorlage weiterhin ihren Anforderungen oder haben sich die Anforderungen geändert?

Wenn Sie eine Formularvorlage veröffentlichen, die Sie geändert haben, können die Formularvorlage (XSN-Datei) und alle vorhandenen Formulare (XML-Dateien), die auf dieser Formularvorlage basieren, von InfoPath aktualisiert werden. Wenn Benutzer ein vorhandenes Formular öffnen, laden sie automatisch die neueste Kopie der Formularvorlage herunter, und die Formulardaten werden aktualisiert und an diese Version angepasst. Standardmäßig ersetzt InfoPath die ältere Version der Formularvorlage automatisch durch die neueste Version. Sie können die gewünschte Aktualisierungsmethode zum Aktualisieren vorhandener Benutzerformulare auswählen.

Wenn Sie ein Farmadministrator für einen Server mit InfoPath Forms Services sind, und Sie müssen eine neue Version einer Formularvorlage mit Administratorgenehmigung hochladen, können Sie bestimmen, wie der Übergang zwischen der vorhandenen und der aktualisierten Version erfolgt. Sie können bspw. festlegen, dass die Formularvorlage durch eine neuere Version ersetzt wird, und zwar ohne Datenverlust für Benutzer, die derzeit das Formular in einem Browser ausfüllen. Bei zwingenden Gründen, wie z. B. einem Sicherheitspatch, können Sie die Formularvorlage auch umgehend überschreiben.

Wenn Sie ein vorhandenes Vorlagenpart aktualisieren müssen, öffnen Sie es, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, speichern Sie das Vorlagenpart und verteilen Sie es dann an Formularentwickler. Nachdem Formularentwickler die neueste Version des Vorlagenparts dem Aufgabenbereich Steuerelemente hinzugefügt haben, können sie es in ihren Formularvorlagen verwenden. Wenn sie eine Formularvorlage öffnen, die eine ältere Version des Vorlagenparts enthält, werden sie von InfoPath aufgefordert, dieses Vorlagenpart durch die neueste Version zu aktualisieren.

In den folgenden Ressourcen wird ausführlich beschrieben, wie Sie Formularvorlagen und Vorlagenparts ändern und aktualisieren.

Schaltfläche

Zweck

Einführung in die Aktualisierung vorhandener Formularvorlagen

Hier erfahren Sie, wie eine Formularvorlage und alle entsprechenden Benutzerformulare von InfoPath aktualisiert werden. Informieren Sie sich über Überlegungen zum Aktualisieren von browserfähigen Formularvorlagen und über Techniken zum Vermeiden von Datenverlust in vorhandenen Benutzerformularen.

Ändern einer veröffentlichten Formularvorlage

Hier erfahren Sie, wie Sie Änderungen an einer veröffentlichten Formularvorlage vornehmen, die Arbeitskopie der Formularvorlage ändern und dann die Arbeitskopie am ursprünglichen Veröffentlichungsort neu veröffentlichen.

Verschieben einer veröffentlichten Formularvorlage in eine neue Dokumentbibliothek

Verschieben Sie eine Formularvorlage und alle vorhandenen Formulare auf effiziente Weise zwischen Bibliotheken. Möglicherweise müssen Sie z. B. nach dem Bereitstellen der Formularvorlage diese auf einen Server mit mehr Leistung verschieben, sodass die Formulare von mehreren Benutzern gleichzeitig ausgefüllt werden können.

Ändern oder Entfernen einer Datenverbindung

Ändern oder entfernen Sie Datenverbindungen in der Formularvorlage. Dies ist erforderlich, wenn die externen Datenquellen für Ihre Formularvorlage geändert werden.

Hinzufügen, Entfernen oder Aktualisieren von Ressourcendateien in einer Formularvorlage

Verwalten Sie Dateien, die einer Formularvorlage hinzugefügt werden, um die Funktionalität der zugehörigen Formulare zu unterstützen. Beispielsweise müssen Sie eine HTML-Datei hinzufügen, mit der Informationen in einem Benutzerdefinierter Aufgabenbereich angezeigt werden, oder Sie müssen eine XML-Datei ändern, mit der Elemente in einer Liste angezeigt werden.

Ändern eines vorhandenen Vorlagenparts

Ändern Sie den Entwurf eines vorhandenen Vorlagenparts.

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Phase 5: Archivieren

Organisationen archivieren häufig Formularvorlagen und Formulare als letzten Schritt im Lebenszyklus für den Formularentwurf. Wenn Sie eine bestimmte Formularvorlage nicht mehr benötigen, können Sie sie zurückziehen und eine digitale Kopie der Formularvorlage archivieren. Darüber hinaus können Sie die Daten beibehalten, die in Formularen gesammelt werden, die auf dieser Formularvorlage basieren.

Viele Organisationen folgen strengen Richtlinien bezüglich der langfristigen Speicherung und Aufbewahrung von Daten in Archiven. Beispielsweise muss möglicherweise eine Organisation Unterlagen für Kundentransaktionen eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren. Die Archivierungsrichtlinien in Ihrer Organisation können auf internen Richtlinien und/oder regulatorischer Kompatibilität basieren. Im Rahmen des Planungsprozesses sollten Sie feststellen, wie Ihre Richtlinie lautet.

Archivieren der Formularvorlage

Als Farmadministrator für einen Server mit InfoPath Forms Services können Sie browserfähige Formularvorlagen zurückziehen, wenn sie veraltet sind. Beispielsweise können Sie eine Umfrageformularvorlage zurückziehen, wenn die Umfrage abgeschlossen ist. Um dafür zu sorgen, dass Bibliotheken stets aktuell und nicht überladen sind, sollten Sie sicherstellen, dass nicht mehr verwendete Formularvorlagen zurückgezogen werden und dass es eine Richtlinie zum Überwachen und Aktualisieren vorhandener Formularvorlagen gibt.

Wenn Sie beabsichtigen, eine browserfähige Formularvorlage zurückzuziehen, die noch verwendet wird, sollten Sie eine schrittweise Aktualisierung oder Stilllegen der Formularvorlage vornehmen. Dadurch verhindern Sie, dass aktuelle Sitzungen beendet werden, was zu Datenverlust und einer abrupten Unterbrechung für Benutzer, die das Formular ausfüllen, führen kann.

Es empfiehlt sich außerdem, die Quelldatei für die Formularvorlage (die XSN-Datei) in einem Programm zur Versionskontrolle oder einem anderen Typ von Dateiverwaltungslösung, die in Ihrer Organisation verwendet wird, zu archivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie und Ihre Organisation über eine Aufzeichnung der Formularvorlage verfügen, die Sie beim Verweisen auf Archive von Formularen und Formulardaten und falls Sie die Formularvorlage wiederherstellen oder aktualisieren möchten, verwenden können.

Archivieren von Formularen und Formulardaten

Wenn Ihre Organisation Office SharePoint Server 2007 verwendet, können Sie ausgefüllte, serverbasierte Formulare (XML-Dateien) archivieren, indem Sie sie in Webseiten konvertieren. Das archivierte Formular kann in derselben Bibliothek gespeichert werden, in der sich das ursprüngliche Formular befindet, oder es kann gemäß den Richtlinien Ihrer Organisation an einen anderen Speicherort verschoben werden.

Hinweis : Wenn Sie ein Formular in eine Webseite konvertieren, unterscheidet sich die resultierende Datei von der ursprünglichen Datei möglicherweise ein wenig. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Konvertierung, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen genügt. Wenn eine Datenverbindung zu einer sekundären Datenquelle dazu verwendet wurde, einen Listenfeld im Formular aufzufüllen, werden nicht alle Listenfeldwerte im archivierten Formular angezeigt. Stattdessen wird nur der Wert angezeigt, der vom Benutzer beim Ausfüllen des Formulars angegeben wurde.

In InfoPath können Sie ein Formular archivieren, indem Sie es öffnen und in eines der folgenden Formate exportieren:

  • PDF (Portable Document Format)    PDF ist ein elektronisches Dateiformat mit festem Layout, mit dem die Dokumentformatierung erhalten bleibt und die Dateifreigabe möglich ist. Das PDF-Format garantiert, dass die Datei genau das gewünschte Format beibehält und die Daten in der Datei nicht einfach kopiert oder geändert werden können, wenn die Datei online angezeigt oder gedruckt wird.

  • XPS (XML Paper Specification)    XPS ist ein elektronisches Dateiformat, mit dem die Dokumentformatierung erhalten bleibt und die Dateifreigabe möglich ist. Das XPS-Format garantiert, dass die Datei genau das gewünschte Format beibehält und die Daten in der Datei nicht einfach kopiert oder geändert werden können, wenn die Datei online angezeigt oder gedruckt wird.

Eine PDF- oder XPS-Datei aus einem 2007 Microsoft® Office System-Programm kann erst nach der Installation eines Add-Ins gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren der Unterstützung für andere Dateiformate wie PDF und XPS.

Sie können auch ein ausgefülltes Formular als Webseite, im Format Webseite in einer Datei (MHTML) exportieren. Dieser Dateityp ermöglicht es anderen Personen den Inhalt des Formulars anzeigen (aber nicht ändern) in einem Browser.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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