Löschen von Datensätzen aus einer Datenbank

Das Löschen von ungenauen oder veralteten Daten kann die Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit Ihrer Access-Datenbank erhöhen. Sie können beispielsweise durch Verschieben von Daten aus dem vorherigen Kalender- oder Geschäftsquartal in eine Gruppe von Archivtabellen in einer anderen Datenbank die Größe der Arbeitsdatenbank reduzieren und die Ausführung beschleunigen. Das Entfernen von ungenauen Daten oder Duplikaten kann zur Senkung von Geschäftskosten beitragen.

In diesem Artikel wird das Löschen von Daten aus einer Access-Datenbank erläutert. Außerdem erfahren Sie, wie Daten aus einzelnen Feldern gelöscht werden, wobei es sich um einen relativ einfachen Vorgang handelt, und wie ganze Datensätze gelöscht werden, was unter Umständen einen wesentlich komplexeren Vorgang darstellt.

Hinweis : Damit Sie die Informationen in diesem Artikel verstehen und verwenden können, müssen Sie zunächst mit den Konzepten der Primär- und Fremdschlüssel vertraut sein. Einführende Informationen zu Primär- und Fremdschlüsseln finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zum Löschen von Daten

Löschen der Daten in einem Feld

Löschen der Daten in einer Liste

Löschen von nicht verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank

Löschen von verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank mithilfe einer Löschabfrage

Informationen zum Löschen von Daten

In Access werden mehrere Arten oder Ebenen von Datenlöschvorgängen bereitgestellt. Sie können Daten aus einzelnen Datenpunkten eines Datensatzes löschen, Sie können ganze Datensätze aus einer Tabelle löschen, und Sie können sogar ganze Tabellen löschen.

Wenn bestimmte oder alle Datenpunkte in einem Datensatz geleert werden sollen, der Datensatz (d. h. die Zeile) selbst jedoch in der Tabelle erhalten bleiben soll, löschen Sie einzelne Werte. Das Löschen von Datenwerten ist verhältnismäßig einfach: Sie markieren einen Teil der Daten oder alle Daten im Feld und drücken die ENTF-Taste.

Wenn Sie einen gesamten Datensatz löschen, entfernen Sie dabei alle Daten in den einzelnen Feldern und den Schlüsselwert, der den Datensatz eindeutig macht. Bei diesem Vorgang wird die gesamte Zeile aus der Tabelle entfernt. Sie können einzelne Datensätze manuell löschen oder Löschabfragen erstellen, um viele Datensätze gleichzeitig zu entfernen.

Wenn die zu löschenden Datensätze in keiner Beziehung zu anderen Daten in der Datenbank stehen, ist der Löschvorgang relativ einfach. Sie können eine ganze Zeile markieren und ENTF drücken, oder Sie können eine Löschabfrage erstellen und ausführen. Wenn sich die zu löschenden Datensätze jedoch auf andere Daten beziehen und sie in einer 1:n-Beziehung den Teil "1" darstellen, müssen Sie zusätzliche Schritte ausführen, da das Löschen zusammengehöriger Daten standardmäßig von Access verhindert wird. Bedenken Sie beim Löschen eines ganzen Datensatzes auch, dass der Löschvorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Daher sollten Sie vor dem Löschen von Daten immer eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen.

Das Löschen ganzer Tabellen ist nicht so komplex wie das Löschen von Daten aus Feldern oder das Löschen ganzer Datensätze. Denken Sie jedoch beim Löschen einer ganzen Tabelle daran, dass die Funktionalität eines Teils der Datenbank – oder sogar der gesamten Datenbank – beeinträchtigt werden kann, wenn Sie die Tabelle nicht ordnungsgemäß entfernen. Außerdem werden alle Daten in der gelöschten Tabelle dauerhaft gelöscht. Daher sollten Sie vor dem Löschen einer Tabelle immer eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen

Sie können Daten aber auch schneller und sorgfältiger löschen, wenn Sie mit relationalen Datenbanken vertraut sind. Wenn Sie mit Access oder relationalen Datenbanken im Allgemeinen noch nicht vertraut sind, sollten Sie die Informationen unter Grundlagen des Datenbankentwurfs lesen.

Anhand der Verfahren in den folgenden Abschnitten wird das Löschen von Daten aus einzelnen Feldern sowie das Löschen ganzer Datensätze oder Tabellen erläutert. Jeder Abschnitt enthält die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlichen Hintergrundinformationen.

Löschen der Daten in einem Feld

Sie können Daten in einzelnen Feldern löschen, wenn Tabellen oder Abfragen in der Datenblattansicht Schaltflächensymbol geöffnet sind und wenn Dateneingabeformulare in der Formularansicht Schaltflächensymbol und Layoutansicht Schaltflächensymbol geöffnet sind.

Löschen von Daten aus einem Datenblatt

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die Sie verwenden möchten. Die Tabelle oder Abfrage wird daraufhin in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Markieren Sie die Daten, die gelöscht werden sollen.

    Sie können einen Teil der Daten oder alle Daten markieren. Sie können aber auch einfach den Cursor im Feld positionieren.

  3. Wenn Sie alle Daten im Feld markiert haben, drücken Sie ENTF.

    – oder –

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.

    – oder –

    Wenn Sie den Cursor im Feld platziert haben, drücken Sie je nach Bedarf ENTF oder die RÜCKTASTE.

Löschen von Daten aus einem Formular

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das gewünschte Formular. Daraufhin wird es in der Formularansicht geöffnet.

    – oder –

    Wählen Sie im Navigationsbereich das Formular aus, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und anschließend auf Layoutansicht.

  2. Markieren Sie die Daten, die gelöscht werden sollen.

    Sie können einen Teil der Daten oder alle Daten markieren. Sie können aber auch einfach den Cursor im Feld positionieren.

  3. Wenn Sie alle Daten im Feld markiert haben, drücken Sie ENTF.

    – oder –

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.

    – oder –

    Wenn Sie den Cursor im Feld platziert haben, drücken Sie je nach Bedarf ENTF oder die RÜCKTASTE.

    Hinweise : Möglicherweise wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt und das Löschen der Daten verhindert. Das Löschen kann durch verschiedene Faktoren verhindert werden:

    • Standardmäßig können Sie Daten nicht aus allen Typen von Abfragen löschen    Sie können beispielsweise keine Daten bearbeiten, die von einer Kreuztabellenabfrage zurückgegeben wurden, und Sie können keine berechneten Felder bearbeiten oder entfernen, also Werte, die beim Verwenden der Datenbank durch eine Formel berechnet werden, die aber nicht in einer Tabelle gespeichert sind. Wenn das Formular auf einer Abfrage basiert, mit der keine Daten gelöscht werden können, können Sie keine Daten aus dem Formular löschen.

    • Sie haben nicht die zum Löschen von Daten erforderlichen Berechtigungen    Wenden Sie sich an den Systemadministrator oder Datenbankdesigner.

    • Das Feld akzeptiert keine leeren oder Nullwerte    Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht, und ändern Sie dann die Tabelleneigenschaft Erforderlich von Ja in Nein.

    • Sie versuchen, Informationen aus einer Liste zu löschen    Im Datenblatt eines Formulars können Sie eine Liste daran erkennen, dass in Access das Ende der Liste durch einen Pfeil nach unten gekennzeichnet ist, z. B Eine leere Nachschlageliste . Informationen zum Löschen von Werten in einer Liste finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

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Löschen der Daten in einer Liste

Sie können Daten aus zwei Arten von Listen löschen: Wertelisten und Nachschlagelisten. Wertelisten zeigen einen Satz vordefinierter Werte an, d. h. Werte, die von Ihnen oder vom Datenbankdesigner manuell eingegeben wurden. Nachschlagelisten hingegen verwenden eine Abfrage, um Werte aus einer anderen Tabelle oder Abfrage abzurufen, und die Liste wird dann mit den zurückgegebenen Werten aufgefüllt.

Die Elemente in einer Werteliste befinden sich in derselben Tabelle wie die anderen Werte des Datensatzes. Die Daten in einer Nachschlageliste hingegen befinden sich in einer oder mehreren anderen Tabellen. Wenn Sie Daten aus einer Werteliste entfernen möchten, öffnen Sie die Tabelle und bearbeiten die Elemente.

Das Entfernen von Daten aus einer Nachschlageliste erfordert zusätzliche Schritte, die davon abhängen, ob die Abfrage für die Nachschlageliste die Daten aus einer Tabelle oder aus einer anderen Abfrage bezieht. Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer Tabelle, geben Sie diese Tabelle und das Feld an, in dem sich die in der Liste angezeigten Daten befinden. Anschließend öffnen Sie die Quelltabelle und bearbeiten die Daten in diesem Feld.

Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer anderen Abfrage, müssen Sie diese zweite Abfrage öffnen, die Quelltabelle und das Feld suchen, woraus die Daten entnommen werden, und die Werte in dieser Tabelle ändern.

In den folgenden Verfahren wird das Löschen der Daten in einer Werteliste und einer Nachschlageliste erläutert.

Entfernen von Daten aus einer Werteliste

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie im oberen Teil des Entwurfsbereichs das Tabellenfeld aus, das die Werteliste enthält.

  3. Klicken Sie im unteren Teil des Bereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie dann die Eigenschaft Datensatzherkunft.

    Standardmäßig sind die Elemente in einer Werteliste von Anführungszeichen umgeben, und die einzelnen Elemente sind durch Semikolons voneinander getrennt: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Entfernen Sie die Elemente nach Bedarf aus der Liste. Denken Sie auch daran, die Anführungszeichen zu löschen, die die einzelnen Elemente umgeben. Entfernen Sie auch das vorangestellte Semikolon, damit keine zwei Semikolons hintereinander stehen bleiben (;;), und löschen Sie das abschließende Semikolon, wenn Sie das letzte Element in der Liste entfernen.

    Hinweis : Wenn Sie ein Element aus einer Werteliste löschen und dieses bereits von Datensätzen in der Tabelle verwendet wird, bleibt es so lange Teil des Datensatzes, bis Sie es ändern. Angenommen, Ihr Unternehmen besitzt in der Stadt A ein Lagerhaus und verkauft das Gebäude. Wenn Sie "Stadt A" aus der Liste mit Lagerhäusern entfernen, bleibt "Stadt A" in der Tabelle stehen, bis Sie diese Werte ändern.

Entfernen von Daten aus einer Nachschlageliste

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie im oberen Teil des Entwurfsbereichs das Nachschlagefeld aus.

  3. Klicken Sie im unteren Teil des Entwurfsbereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie nach den Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft.

    Für die Eigenschaft Herkunftstyp sollte der Wert Tabelle/Abfrage angezeigt werden, und die Eigenschaft Datensatzherkunft muss eine Abfrage enthalten, die auf eine Tabelle oder eine andere Abfrage verweist.

    Hinweis : Abfragen für Nachschlagefelder beginnen immer mit dem Wort SELECT.

    In der Regel (aber nicht immer) wird bei einer Auswahlabfrage die folgende grundlegende Syntax verwendet: SELECT [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].[Feldname] FROM [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel verweist auf eine Tabelle und auf ein Feld in dieser Tabelle. Die zweite Klausel verweist nur auf die Tabelle. Hinweis: Die FROM-Klausel verweist immer auf den Namen der Quelltabelle oder Abfrage. SELECT-Klauseln enthalten nicht immer den Namen einer Tabelle oder einer Abfrage, aber sie enthalten stets den Namen von mindestens einem Feld. FROM-Klauseln hingegen müssen auf eine Tabelle oder eine Abfrage verweisen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, klicken Sie auf die Generator-Schaltfläche (klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf Schaltfläche "Generator" ), um die Abfrage in der Entwurfsansicht zu öffnen. Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt wird, und setzen Sie den Vorgang dann mit Schritt 5 fort.

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und setzen Sie den Vorgang dann mit Schritt 5 fort.

  5. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Quelltabelle, um sie in der Datenblattansicht zu öffnen.

  6. Suchen Sie das Feld, das die in der Nachschlageliste verwendeten Daten enthält, und bearbeiten Sie diese Daten dann nach Bedarf.

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Löschen von nicht verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank

Wenn Sie ganze Datensätze aus einer Datenbank löschen, werden die Daten in den einzelnen Feldern sowie der Schlüsselwert gelöscht, also der Wert, der den Datensatz als eindeutig identifiziert. Wenn sich der Datensatz nicht auf andere Datensätze bezieht (d. h., wenn sich der Schlüsselwert nicht in einem anderen Datensatz oder in einer anderen Tabelle der Datenbank befindet), können Sie den Datensatz löschen, indem Sie ihn markieren und dann ENTF drücken. Wenn Sie eine große Anzahl von nicht verknüpften Datensätzen löschen möchten (mehr Datensätze als Sie manuell löschen möchten), können Sie diese Datensätze mithilfe einer Löschabfrage entfernen. In den folgenden Abschnitten werden die Verfahren zum Ausführen dieser beiden Aufgaben erläutert.

Manuelles Löschen eines nicht verknüpften Datensatzes

  1. Öffnen Sie in der Datenblattansicht die Tabelle oder Abfrage, die die zu löschenden Daten enthält.

  2. Suchen Sie den Datensatz (die Zeile), den Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Alle auswählen. Diese Schaltfläche befindet sich links oder rechts am Ende des Datensatzes. Sie können einzelne Zeilen auswählen oder durch Klicken und Ziehen eine zusammenhängende Reihe von Zeilen auswählen. Wenn Sie STRG drücken und mit der Maustaste klicken, können Sie mehrere Zeilen auswählen, die nicht aufeinander folgen.

    Access fügt einen Rahmen um den gesamten Datensatz (d. h. um die gesamte Zeile) oder um den Block von ausgewählten Datensätzen ein.

  3. Drücken Sie ENTF.

    – oder –

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.

    – oder –

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Alle auswählen, und klicken Sie auf Datensatz löschen.

    Wenn Sie nicht auf die Schaltfläche Alle auswählen klicken können, platzieren Sie den Cursor in einem Feld im Datensatz. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf den Pfeil nach unten neben Löschen, und klicken Sie auf Datensatz löschen.

    Hinweis : Nun wird möglicherweise in einer Fehlermeldung von Access darauf hingewiesen, dass der Datensatz nicht gelöscht werden kann, da er sich auf andere Daten bezieht. Wenn diese Meldung angezeigt wird, klicken Sie auf OK, und wechseln Sie zu Löschen von verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank weiter unten in diesem Artikel.

  4. Wenn Sie von Access zum Bestätigen des Löschvorgangs aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.

Löschen nicht verknüpfter Datensätze mithilfe einer Löschabfrage

Wenn Sie Daten mithilfe einer Löschabfrage entfernen, wenden Sie für nicht verknüpfte wie auch für verknüpfte Datensätze dasselbe Verfahren an: Erstellen Sie zunächst eine Auswahlabfrage, und stellen Sie sicher, dass nur die Datensätze zurückgegeben werden, die Sie löschen möchten. Wandeln Sie dann die Auswahlabfrage in eine Löschabfrage um. Anhand der Hintergrundinformationen und Schritte im folgenden Abschnitt wird das Löschen von nicht verknüpften Datensätzen erläutert.

Löschen von verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank mithilfe einer Löschabfrage

Das Löschen verknüpfter Datensätze umfasst die folgenden allgemeinen Schritte.

  • Planen Sie den Löschvorgang. Stellen Sie sicher, dass Sie über die zum Löschen der Daten erforderlichen Berechtigungen verfügen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle anderen Benutzer sämtliche Objekte geschlossen haben, die die betroffenen Tabellen verwenden, und sichern Sie dann die Datenbank.

  • Ändern Sie die Beziehung zwischen den Tabellen, die vom Löschvorgang betroffen sind. Aktivieren Sie insbesondere die Optionen Referentielle Integrität und Löschweitergabe an verwandte Datensätze. Auf diese Weise wird der Löschvorgang an alle betroffenen Tabellen weitergegeben, und es werden alle zugehörigen Daten entfernt.

  • Erstellen Sie eine Auswahlabfrage, und fügen Sie dann nach Bedarf Kriterien hinzu, bis die Abfrage die richtigen Datensätze zurückgibt.

  • Wandeln Sie die Auswahlabfrage in eine Löschabfrage um, und verwenden Sie sie dann zum Löschen der Daten.

Eine ausführliche Erläuterung dieses Vorgangs finden Sie unter Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage.

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