Kunden-Fallstudie: Umzug von Excel nach Access

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Gelegentlich wird eine Geschäftslösung mithilfe von Excel erstellt, obwohl Access dafür geeigneter wäre. Möglicherweise war Excel ursprünglich auch eine gute Idee, aber die Daten sind für eine Excel-Lösung zu umfangreich geworden und es wird Zeit, ein Datenbankprogramm zu verwenden. Glücklicherweise können Sie Ihre Geschäftsdaten von Excel nach Access verschieben.

Cancer Lifeline, eine in Seattle ansässige gemeinnützige Organisation, hat ihr System zur Nachverfolgung von Zuwendungen mithilfe von Excel entworfen. Nachdem hinsichtlich der Datenredundanz einige Probleme aufgetreten sind, hat man sich entschieden, es mit Access zu versuchen.

Dr. Kerry Fowler stellt den IT-Support für Cancer Lifeline ehrenamtlich bereit. Er hat einem Gespräch zugestimmt, in dem die IT-Anforderungen von Cancer Lifeline, seine Aufgaben und sein technischen Hintergrund, ihre Verwendung von Excel sowie die Verwendung von Access besprochen wurden.

Das Gespräch, Teil 1

ST: Also, ich bin Steven Thomas und ich schreibe für Office Online. Ich bin hier heute mit Dr. Kerry Fowler bei Cancer Lifeline. Cancer Lifeline ist eine gemeinnützige Organisation, die Personen unterstützt, die Krebs haben.

ST: Dr. Fowler, können Sie kurz beschreiben, welche Art von Unterstützung Cancer Lifeline bietet?

KF: Cancer Lifeline bietet nicht-medizinische Unterstützung für Menschen, die mit Krebs leben. Dies umfasst Patienten, Familienangehörige, Freunde und Kollegen, daher handelt es sich um ein ziemlich breites Spektrum.

ST: Was meinen Sie genau mit "nicht-medizinischer" Unterstützung?

KF: Die Menschen kommen nicht zu Cancer Lifeline, um medizinische Ratschläge zu erhalten, sondern sie möchten an Kursen teilnehmen, z. B. Gymnastik- und Yogakurse, Autorenkurse, Kurse für Blumenarrangements, also eine Reihe von Dingen, um zwischen den Krebspatienten eine Gemeinschaft zu bilden sowie mit anderen Menschen zu interagieren, die ebenfalls an Krebs erkrankt sind.

ST: Das klingt nach einer Vielzahl sehr wichtiger Dienste. Vielen Dank für diese Informationen. Sie haben also einen Abschluss in Bioinformatik, ist das richtig?

KF: Eigentlich handelt es sich um organische Chemie.

ST: Organische Chemie also, tut mir leid.

KF: Kein Grund für eine Entschuldigung.

ST: Wie hilft Ihnen das hier bei Cancer Lifeline?

KF: Gut, ich war einige Jahre in der Pharmaindustrie und Wirkstoffentdeckung tätig. Als mein Job im Rahmen einer Unternehmensfusion gestrichen wurde, habe ich einige Zeit als Freiwilliger bei Cancer Lifeline gearbeitet, wo meine Frau als CEO tätig ist. Ich habe in den letzten zehn Jahren im Bereich der chemischen Informatik gearbeitet, daher war ich mit der Verarbeitung von Informationen, in erster Linie großen Flatfiles, recht vertraut. Ich musste einige UNIX-Befehle und diese Sachen lernen, aber ich hatte keinerlei Erfahrung mit relationalen Datenbanken.

ST: Können Sie mir etwas über die Art der Aufgaben für die Informationsverwaltung erzählen, die Sie hier im Rahmen Ihrer gemeinnützigen Tätigkeit übernehmen?

KF: Natürlich. Als ich hier anfing, habe ich einfach tägliche IT-Aufgaben übernommen, damit z. B. die Drucker oder Computermäuse funktionierten. Aber schließlich habe ich erkannt, dass einige Funktionen durchgeführt wurden, z. B. der Fonds zur Patientenunterstützung zu erhalten, für die Excel-Kalkulationstabellen zum Speichern von Informationen verwendet wurden, die mehrere Jahre zurückreichten und Schecks einbezogen, die an Personen ausgestellt wurden, um sie beim Bezahlen von Hypotheken, Arztrechnungen oder Transportkosten zu unterstützen.

ST: Also viele unterschiedliche Dateien?

KF: Die Tabelle hat zumindest viele Einträge enthalten.

ST: Also eine große Kalkulationstabelle?

KF: Ja, eine große Tabelle mit einer Vielzahl von Registerkarten. Es war jedoch schwierig zu ermitteln, wie viel Geld eine Person dieses Jahr oder in den letzten vier Jahren erhalten hat, wie viele Personen Hilfe bei ihren Hypotheken erhalten haben.

ST: Das klingt tatsächlich nach klassischen Problemen, die beim Speichern umfangreicher Datenmengen in Excel und dem Anzeigen von Detailinformationen in einer solchen Tabelle auftreten können.

KF: Damit war eine Katastrophe geradezu vorprogrammiert. Eine falsch durchgeführte Sortierung könnte zur vollständigen Katastrophe führen. Also habe ich mich dazu entschlossen, mich mit Microsoft Access zu befassen, um dieses Problem zu lösen. Ein weiteres Problem hat sich dadurch ergeben, dass gewisse Daten mehrfach eingegeben wurden.

ST: Welche Arten von Daten?

KF: Hauptsächlich Namen, z. B. die Namen von Personen oder auch Postleitzahlen, Namen von Sozialarbeitern, also eine beliebige Anzahl von Daten.

ST: Somit wurden möglicherweise für dieselbe Person mehrere verschiedene Datensätze angelegt?

KF: Genau, Sie erhalten z. B. sehr kreative Schreibweisen von Seattle.

ST: Verstehe. Warum also Access? War es bereits verfügbar oder haben Sie es zu diesem Zweck erworben? Oder wie sind Sie auf Access gekommen?

KF: Access ist hier weitgehend verfügbar, da Cancer LifeLine Microsoft Office und Small Business Server 2003 verwendet. Somit verfügt jeder installierte Computer über Access. Zudem habe ich mich vor ungefähr einem Jahr selbst mit Access befasst, aber keine Anwendungen entwickelt. Daher habe ich mir gedacht, dies ist eine Gelegenheit um Access zu lernen und somit möglicherweise Cancer LifeLine bei der Durchsetzung seiner Ziele zu unterstützen.

ST: Ich denke, das war eine gute Entscheidung. Ich habe ein etwas Erfahrung mit Access und weniger mit Excel, aber ich weiß, wozu Access ist der Lage ist und es ist definitiv besser für die Verwaltungsaufgaben geeignet, die Sie hier angesprochen haben.

ST: Wir machen jetzt eine kurze Pause und kommen dann mit der zweiten Hälfte dieses Gesprächs zurück.

Das Gespräch, Teil 2

ST: Okay, hier ist wieder Steven Thomas. Diesmal mit dem zweiten Teil meines Gesprächs mit Dr. Kerry Fowler bei Cancer Lifeline.

ST: Lassen Sie uns über den Prozess beim Wechsel von Excel zu Access reden. Wie viel Arbeit hat dies Ihrer Meinung nach erfordert? Ist die Arbeit abgeschlossen?

KF: Ich denke, dass die Arbeit niemals wirklich abgeschlossen ist, insbesondere wenn Sie mit Altdaten arbeiten, die in einer Kalkulationstabelle angelegt wurden und möglicherweise seltsame unerwünschte Satzzeichen enthalten. Insgesamt empfand ich den Abgleich als größte Herausforderung. Ich denke, dass es wichtig ist, dass die Datentypen übereinstimmen, auch wenn dies etwas einfältig klingt.

ST: Es klingt nicht einfältig. Es ist eine wichtige Aufgabe und eine Herausforderung, das richtige Ergebnis zu erzielen, da Excel hinsichtlich der akzeptierten und abgelehnten Daten etwas fehlertoleranter ist.

KF: Ja, das stimmt. Was ich beim Bereinigen der Daten als größte Herausforderung empfunden habe, ist das Bearbeiten der alten Daten, das Entfernen von Duplikaten, das Aufspüren von Schreibfehlern und eigenartigen Satzzeichen, um die Daten in Ordnung zu bringen, damit sie einfacher in Access importiert werden können und nicht zu Fehlern führen. Es fließt also tatsächlich eine Menge Arbeit in die Excel-Tabelle oder in die zu importierende Textdatei. Der Import gestaltet sich ziemlich einfach, nachdem alle Daten abgeglichen sind.

ST: Hat dies die Geschäftsprozesse in der Zwischenzeit in Wartestellung versetzt?

KF: Nein, es konnte weitergearbeitet werden. Eine der Aufgaben, die ich zusätzlich zur Arbeit an der Datenbank für die Patientenunterstützung erledigt habe, bestand darin, eine vorhandene Access-Datenbank zu bearbeiten, die im Wesentlichen eine umfangreiche Adressenliste und nur eine große Flatfile war. Daher habe ich einige Schritte unternommen, um die Liste zu bereinigen und die Suche nach Duplikaten zu erleichtern.

ST: Aber die Datenbank für den Fonds zur Patientenunterstützung wird jetzt verwendet?

KF: Ja.

ST: Aber es sind immer noch Daten in Excel vorhanden, die Sie noch nicht importiert haben. Dabei handelt es sich um Altdaten, die Sie noch importieren werden?

KF: Das ist richtig. Ich habe die Daten für das Jahr 2008 importiert, muss aber noch die Daten für 2004 bis 2007 bereinigen und importieren.

ST: Die zuständigen Bearbeiter müssen also nicht warten?

KF: Nein. Für die aktuelle Verwendung ist es in Ordnung.

ST: Welche anderen Probleme sind aufgetreten oder treten bei der Erstellung des neuen Systems auf, einschließlich der zweiten von Ihnen angesprochenen Aufgabe.

KF: Es gibt natürlich einige Dinge, die für Access spezifisch sind. Einige der Visual Basic-Aufgaben sowie die ordnungsgemäße Ausführung von Dlookup() bereiteten mir etwas Kopfzerbrechen, und in bestimmten Fällen müssen die Anführungszeichen und eckigen Klammern alle an den richtigen Stellen gesetzt werden, da sie andernfalls nicht funktionieren. Aber insgesamt war es sehr viel einfacher als gedacht und es ist eine sehr dankbare Aufgabe, ein System konstruieren zu können, das funktioniert.

ST: Werden jetzt alle Aufgaben, die Sie mit Excel nicht ausführen konnten, da sie nicht praktikabel waren, mit Access erledigt? Haben Sie neben dem Offensichtlichen, z. B. dem Verteilen der Daten auf verschiedene Tabellen, neue Erfahrungen gemacht?

KF: Obwohl ich wusste, dass es für erfahrene Benutzer offensichtlich ist, habe ich z. B. herausgefunden, dass die Postleitzahlen hinsichtlich Ort, Landkreis und Bundesland redundant sind, daher habe ich die Dateneingabe für Adressenlisten optimiert, damit lediglich die Postleitzahl importiert werden muss. Dann verfüge ich über eine Tabelle mit sämtlichen Postleitzahlen mit den zugehörigen Informationen für Bundesland, Ort und Landkreis. Dadurch wurde der Vorgang erheblich vereinfacht und Rechtschreibfehler reduziert.

ST: Das ist großartig. Wie sieht es mit der Erstellung von Berichten aus? Haben Sie durch den Wechsel zu Access hinsichtlich Ihrer Möglichkeit zur Erstellung von Berichten Fortschritte gemacht?

KF: Ja. Ich habe bereits erwähnt, dass es bei der Verwendung von Excel-Tabellen schwierig war zu ermitteln, wie viel Geld eine bestimmte Person in einem angegebenen Zeitraum erhalten hat. Mit dem Access-System kann ich jetzt einige Berichte erstellen, die automatisch Scheckanforderungen generieren, sie für den entsprechenden Krebstyp codieren und zudem eine Übersicht über alle verschiedenen Schecks für die Finanzabteilung generieren, die in besagter Woche für die einzelnen Konten und die Zwischensummen ausgestellt wurden.

ST: Toll, das klingt nach einer wirklichen Bereicherung. Abschließend möchte ich Sie fragen, was Ihre Kollegen zu Ihrer Arbeit gesagt haben? Haben Sie Feedback zum Prozess und zum Produkt erhalten, die Sie für sie erstellt haben?

KF: Sie sind wirklich begeistert. Der Prozess für den Fonds zur Patientenunterstützung wurde erheblich optimiert. Da weniger Fehler aufgetreten, bedeutet dies, dass die Schecks schneller ausgestellt werden können. Das war zuvor wirklich ein Problem, da Informationen von der Finanzabteilung zur Korrektur zurückgesendet werden mussten, und das kommt jetzt viel seltener vor, wodurch die Kunden direkt profitieren, was sehr angenehm ist.

ST: Das ist wirklich großartig. OK, vielen Dank für das Gespräch. Ich bin mir sicher, dass wir in Kürze wieder in Kontakt treten werden, um Ihre Fortschritte beim Fonds für die Patientenunterstützung nachzuverfolgen, oder mit welcher neuen Aufgabe befassen Sie sich nochmal?

KF: Die neue Aufgabe ist die umfangreiche Adressenliste.

ST: Die Datenbank für die Adressenliste. Ich wäre natürlich auch an der Entwicklung dieser Datenbank interessiert. Nochmals vielen Dank.

KF: Es war mir ein Vergnügen.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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