Kontakte suchen und sortieren

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Outlook bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten an, um nach Kontakten zu suchen, wie z.B. das Register für die Visiten- und die Adresskartenansicht und die Sofortsuche. Zusätzlich können Sie die Kontakte nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern.

Kontakte über das Register suchen

Der Ordner Kontakte bietet Ihnen in den Ansichten Visitenkarten,Adresskarten und Adresskarten mit Details ein Register, über das Sie zu jedem Anfangsbuchstaben des Alphabets springen und dann die darunter gespeicherten Kontakte betrachten können. Gehen Sie wie folgt vor, um das Register zu nutzen:

  1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich, falls der Ordner noch nicht bereits aktiv ist.

  2. Vergewissern Sie sich, dass im Navigationsbereich unter Aktuelle Ansicht die Ansicht Visitenkarten, Adresskarten oder Adresskarten mit Details aktiviert ist.

  3. Anschließend klicken Sie in der mittleren Spalte des Programmfensters auf die Schaltfläche M. Der erste Kontakt mit dem Anfangsbuchstaben »M« wird nun aktiviert und in der mittleren Spalte ganz oben angezeigt (siehe Abbildung 9.42).

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    Abbildung 9.42: Über das Register können Sie Kontakte schnell auffinden

  4. Betrachten Sie weitere Kontakte, indem Sie das Bildlauffeld in der vertikalen Bildlaufleiste mit der Maus nach oben oder unten ziehen.

  5. Um zu den Kontakten zu wechseln, die mit dem Buchstaben »S« beginnen, klicken Sie im Register auf die Schaltfläche S.

Kontakte mit der Sofortsuche finden

Mit der Sofortsuche bietet Outlook Ihnen eine komfortable Möglichkeit, um Kontakte im Kontaktordner aufzuspüren. Sobald Sie mit der Eingabe eines Namensbestandteils beginnen, beginnt Outlook mit der Suche. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie der Namensbestandteil im Vor- oder Nachnamen oder in der Anrede enthalten ist. Um einen Kontakt mit der Sofortsuche zu finden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich.

  2. Haben Sie mehrere Kontaktordner angelegt und wollen Sie den Kontakt in einem anderen Ordner als dem Ordner Kontakte suchen, aktivieren Sie unter Meine Kontakte den gewünschten Kontaktordner (siehe Abbildung 9.43).

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    Abbildung 9.43: Den Kontaktordner wechseln

  3. Klicken Sie in der Titelleiste des Kontaktordners auf das Sofortsuche-Feld Kontakte durchsuchen und beginnen Sie, den Namen oder einen anderen Bestandteil der Kontaktdaten für den gesuchten Kontakt einzugeben, wie z.B. den Ort oder den E-Mail-Anbieter des Kontakts. Die Sofortsuche filtert nun alle Kontakte heraus, in deren Kontaktdaten die eingegebenen Buchstaben vorkommen (siehe Abbildung 9.44).

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    Abbildung 9.44: Kontakte mit der Sofortsuche finden

  4. Um die Suche weiter einzuengen, geben Sie weitere Buchstaben des Namens, des Orts oder eines anderen Feldinhalts ein. Outlook passt die Anzeige der Kontakte im Kontaktordner nach jedem neu eingegebenen Buchstaben an.

  5. Um besser nachvollziehen zu können, aufgrund welcher Angaben die Sofortsuche einen Kontakt anzeigt, aktivieren Sie im Abschnitt Aktuelle Ansicht die Option Adresskarten oder die Option Adresskarten mit Details. In den Adresskarten wird der Teil, der mit dem Inhalt der Sofortsuche übereinstimmt, gelb hervorgehoben (siehe Abbildung 9.45)

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    Abbildung 9.45: Die Übereinstimmungen mit der Sofortsuche in der Adresskartenansicht betrachten

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  6. Um wieder alle Kontakte einzublenden, klicken Sie am rechten Rand des Feldes Kontakte durchsuchen auf die Schaltfläche Suche löschen.

Alle Kontaktelemente durchsuchen

Haben Sie mehrere Kontaktordner angelegt oder haben Sie Zugriff auf mehrere öffentliche Kontaktordner, und wissen Sie nicht genau, in welchem Kontaktordner der Kontakt gespeichert ist, können Sie die Sofortsuche auch auf alle Kontaktelemente anwenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Ordner Kontakte, falls dieser nicht bereits aktiviert ist, mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich.

  2. Klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil im Feld Kontakte durchsuchen, und wählen Sie im Dropdown-Menü den Befehl Alle Kontaktelemente durchsuchen aus.

  3. In der Titelleiste des Kontaktordners ist jetzt die Angabe Alle Kontaktelemente zu sehen. Beginnen Sie nun mit der Eingabe des Suchbegriffs. Outlook zeigt sofort alle Kontakte an, die die Angaben enthalten (siehe Abbildung 9.46). In welchem Kontaktordner sich die Kontakte befinden, spielt dabei keine Rolle.

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    Abbildung 9.46: Alle Kontaktelemente durchsuchen

  4. Wechseln Sie bei Bedarf in die Adresskartenansicht, um besser zu sehen, welche Angaben von Outlook als Übereinstimmung interpretiert wurden.

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  5. Klicken Sie in der Sofortsuche auf die Schaltfläche Suche löschen, um wieder alle Kontakte einzublenden.

Den Abfrage-Generator erweitern

Möchten Sie Kontakte suchen, die mehrere Kriterien erfüllen, reicht die normale Sofortsuche nicht aus. Erweitern Sie in diesem Fall den Abfragegenerator und nutzen Sie die dort vorgegebenen Kriterien oder fügen Sie eigene Kriterien hinzu.

  1. Aktivieren Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich, falls er nicht bereits aktiviert ist.

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  2. Klicken Sie in der Titelleiste des Kontaktordners auf die Schaltfläche Abfrage-Generator erweitern oder rufen Sie im Untermenü Extras/Sofortsuche den Befehl Abfrage-Generator erweitern auf.

  3. Im daraufhin eingeblendeten Abfrage-Generator stehen Ihnen Felder für die wichtigsten Suchkriterien zur Verfügung. Geben Sie Daten in die Felder ein, nach denen Sie suchen möchten. Um beispielsweise alle Geschäftskontakte namens »Müller« mit der Vorwahl »030« zu finden, geben Sie Müller in das Feld Name ein und die Vorwahl 030 in das Feld Telefon geschäftlich (siehe Abbildung 9.47).

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    Abbildung 9.47: Der Abfrage-Generator der Kontaktsuche

  4. Über die Abwärtspfeile neben den Feldern können Sie vorhandene Suchfelder durch andere Felder ersetzen, wie z.B. das Feld E-Mail durch das Feld IM-Adresse. Geben Sie dann die Daten in die ausgetauschten Felder ein.

  5. Wollen Sie bisher noch nicht vorhandenes Kriterium fest zum Abfrage-Generator hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterien hinzufügen, und wählen Sie das gewünschte Kriterium aus der Liste aus, die sich öffnet.

  6. Das gewünschte Kriterium wird nun zum Abfrage-Generator hinzugefügt (siehe Abbildung 9.48).

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    Abbildung 9.48: Kriterien zum Abfrage-Generator hinzufügen

  7. Um ein Kriterium aus dem Abfrage-Generator zu entfernen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Kriterium und wählen Sie am unteren Rand der Liste, die sich nun öffnet, den Befehl Entfernen.

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  8. Möchten Sie die Suche löschen, klicken Sie im Feld Sofortsuche auf die gleichnamige Schaltfläche.

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  9. Mit der Schaltfläche Abfrage-Generator reduzieren blenden Sie den Abfrage-Generator wieder aus.

Zuletzt verwendete Suchvorgänge aktivieren

Haben Sie eine Suche aufwändig zusammengestellt, können Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder nutzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich.

  2. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil im Feld Kontakte durchsuchen, zeigen Sie im Dropdown-Menü auf Zuletzt verwendete Suchvorgange, und wählen Sie dann im Untermenü den gewünschten Suchvorgang aus (siehe Abbildung 9.49).

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    Abbildung 9.49: Einen Suchvorgang wiederverwenden

  3. Outlook zeigt alle Ergebnisse an, die die Kriterien des gewählten Suchvorgangs erfüllen.

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  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche löschen, um wieder alle Kontakte anzuzeigen.

Kontakte im Adressbuch suchen

Erstellen Sie gerade eine Nachricht oder tragen Sie eine Aufgabe oder einen Termin ein und benötigen Sie dazu Informationen zu einem Kontakt, brauchen Sie nicht extra den Ordner Kontakte zu öffnen. Über das Feld Kontakt suchen in der Symbolleiste von Outlook können Sie das Kontaktformular jedes Kontakts bequem öffnen, den Sie in Ihrem Ordner Kontakte gespeichert haben.

  1. Um einen Kontakt zu suchen, geben Sie den Namen in das Feld Kontakt suchen in der Symbolleiste ein und drücken Sie die (Eingabe)-Taste.

  2. Gibt es nur einen Kontakt mit dem angegebenen Namen, öffnet sich direkt das Kontaktformular für den Kontakt. Sind mehrere Kontakte mit dem angegebenen Namen vorhanden, öffnet sich das Dialogfeld Kontakt auswählen, in dem Sie den gewünschten Kontakt markieren und auf OK klicken (siehe Abbildung 9.50).

    WICHTIG: Sie müssen dabei nicht den vollständigen Namen eingeben und auch keine bestimmte Reihenfolge beachten. Es reicht beispielsweise, wenn Sie nur den Vor- oder nur den Nachnamen eingeben. Im Prinzip reichen sogar Teile des Namens aus. Wissen Sie nicht mehr, ob sich Herr Meier mit »ei« oder mit »ey« schreibt, geben Sie einfach die Buchstaben »Me« in das Feld Kontakt suchen ein. Es werden dann alle Einträge gefunden, die im Feld Name die Bezeichnung »Me« enthalten – also auch alle Mertens, Menzels und Melanies.

  3. Schließen Sie das Kontaktformular mit einem Mausklick auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke.

  4. Im Dialogfeld Erweiterte Suche ist im Feld In der Ordner Kontakte aktiviert (siehe Abbildung 9.51). Geben Sie unter Suchen nach einen Suchbegriff ein und legen Sie dann über das Dropdown-Listenfeld In fest, in welchen Feldern nach dem Suchbegriff gesucht werden soll.

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    Abbildung 9.51: Die erweiterte Suche für Kontakte

  5. Um ein aufwändigeres Suchkriterium zu definieren, aktivieren Sie die Registerkarte Erweitert, wählen Sie über die Schaltfläche Feld das Feld aus, nach dessen Inhalt Sie suchen wollen. Legen Sie anschließend die Bedingung und den Wert fest, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.

  6. Starten Sie die Suche schließlich über die Schaltfläche Suche starten. Das Sucherergebnis wird am unteren Rand des Dialogfelds aufgelistet.

  7. Führen Sie bei Bedarf eine neue Suche durch oder schließen Sie das Dialogfeld über die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke.

Kontakte sortieren

Haben Sie eine Ansicht gewählt, in der die Kontakte in Tabellenform aufgelistet werden, wie z.B. die Ansicht Telefonliste, können Sie sie nach allen verfügbaren Spalten in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich, und aktivieren Sie dann im Abschnitt Aktuelle Ansicht des Navigationsbereichs die Option Telefonliste. Die Ansicht ist nach der Spalte Speichern unter in aufsteigender Reihenfolge, d.h., von A nach Z sortiert, was Sie daran erkennen, dass die Spalte Speichern unter hellgrau hervorgehoben wird, und dass im Spaltenkopf neben dem Feldnamen eine aufwärts gerichtete Pfeilspitze zu sehen ist.

  2. Klicken Sie auf den Spaltenkopf der Spalte Speichern unter, um die Kontakte in absteigender Reihenfolge, d.h. von Z nach A, zu sortieren.

  3. Die Sortierreihenfolge wird nun umgekehrt und im Spaltenkopf Speichern unter ist ein Abwärtspfeil zu sehen (siehe Abbildung 9.52).

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    Abbildung 9.52: Die Kontakte werden nach dem Feld mit dem Pfeil sortiert

  4. Als Nächstes klicken Sie auf den Spaltenkopf der Spalte Firma, um die Tabelle in aufsteigender Reihenfolge nach der Firma zu sortieren.

  5. Klicken Sie nochmals auf den Spaltenkopf der Spalte Firma, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

  6. Stellen Sie die ursprüngliche Sortierreihenfolge wieder her, indem Sie auf den Spaltenkopf der Spalte Speichern unter klicken.

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