Kontaktdaten mit der Eingabehilfe erfassen

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In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie den Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und andere Angaben mit Eingabehilfen in die dafür vorgesehenen Formularfelder eingeben und wie Sie ein Kontaktbild zum Kontakt hinzufügen, Notizen zum Kontakt eintragen und wie Sie den Kontakt mit anderen Kontakten oder mit bestimmten Kategorien verknüpfen.

Namen mit Eingabehilfe eingeben

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Namen mit Eingabehilfe in das Kontaktformular eintragen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

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  1. Wechseln Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Kontakte zum Kontaktordner und klicken Sie dann in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Kontaktformular zu öffnen.

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  2. Im Kontaktformular klicken Sie auf die Schaltfläche Name.

  3. Im Dialogfeld Namen überprüfen (siehe Abbildung 9.14) wählen Sie zunächst die Anrede aus. Klicken Sie dazu auf das gleichnamige Listenfeld und dann auf einen Listeneintrag, wie z.B. Herr, Frau, Professor oder Firma. Ist die gewünschte Anrede nicht im Listenfeld enthalten, geben Sie sie selbst in das Textfeld ein. Sie wird dann im Listenfeld gespeichert und kann zukünftig wie die vordefinierten Anreden aus der Liste ausgewählt werden.

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    Abbildung 9.14: Die Namensangaben können Sie bequem über ein Dialogfeld eingeben

    Hinweis:   Die Anrede wird hauptsächlich für die Erstellung von Serienbriefen mit Microsoft Office Word benötigt. Dabei werden die Angaben aus den Outlook-Kontakten in die Serienbrieffelder des Word-Dokuments gefüllt. Die Anrede wird außerdem in der Visitenkarte im Kontaktformular angezeigt. Falls Sie dies stört, müssen Sie die Visitenkarte anpassen und das Feld aus der Anzeige löschen. Mehr hierzu erfahren Sie im nächsten Kapitel.

  4. Tragen Sie dann den Vornamen in das Feld Vorname ein und weitere Vornamen in das Feld Weitere Vorn.: ein.

  5. Nun geben Sie noch den Nachnamen in das Feld Nachname ein.

  6. Wird der Kontakt außerdem über den Namenszusatz Jun. oder Sen. näher spezifiziert, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus dem Listenfeld Namenszusatz.

  7. Belassen Sie das Kontrollkästchen Diesen Dialog einblenden, wenn Name unvollständig oder unklar ist aktiviert, um dafür zu sorgen, dass sich das Dialogfeld öffnet, wenn ein Name an einer anderen Stelle unvollständig eingegeben wurde oder wenn Namenskonflikte auftreten, wie z.B. beim Import von Kontakten.

  8. Klicken Sie dann im Dialogfeld Namen überprüfen auf OK, um Ihre Angaben zu übernehmen.

    Die Angaben aus dem Dialogfeld Namen überprüfen werden in die entsprechenden Felder des Kontaktformulars übernommen. Zusätzlich wird der Name im Format Nachname, Vorname Weiterer Vorn. in das Feld Speichern unter eingetragen.

Telefonnummern eintragen

Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Rufnummern zu einem Kontakt einzutragen. Im Kontaktformular selbst sehen Sie zunächst die Felder Geschäftlich, Privat, Fax geschäftl. und Mobiltelefon. Reichen Ihnen diese Felder nicht aus, stehen Ihnen über die Pfeilschaltflächen 15 weitere Felder zur Verfügung, die Sie mit einem Mausklick auf den Abwärtspfeil rechts neben der Rufnummernschaltfläche auswählen.

Die Rufnummern können Sie direkt in die dafür vorgesehenen Felder eingeben oder aber die Eingabehilfe von Outlook nutzen. Letzteres hat den Vorteil, dass alle Rufnummernangaben dasselbe Format haben und die Rufnummern besser lesbar sind, als wenn Sie sie direkt und ohne Formatierung eingeben. Gehen Sie wie folgt vor, um die Eingabehilfe für Rufnummern zu nutzen:

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  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche der Rufnummer, die Sie eingeben wollen. Es öffnet sich das Dialogfeld Telefonnummer überprüfen (siehe Abbildung 9.15).

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    Abbildung 9.15: Hier können Sie die Rufnummer bequem eingeben

  2. Wählen Sie zunächst im Feld Land/Region das Land aus, für das Sie die Rufnummer eingeben möchten. Das Eingabeformat wird dann an die entsprechenden Landesspezifika angepasst.

  3. Nun tippen Sie die Vorwahl in das Feld Ort/Vorwahl ein.

  4. Anschließend tragen Sie die Rufnummer in das Feld Ortsanschluss ein.

    Tipp:   Hat der Kontakt eine spezielle Durchwahlnummer, geben Sie in das Feld Ortsanschluss nur den Teil der Rufnummer vor der Durchwahl ein.

  5. In das Feld Durchwahl geben Sie dann die Durchwahl des Kontakts ein, sofern er eine hat.

  6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Mausklick auf OK.

    Die Rufnummer wird nun im landestypischen Format in das Feld Rufnummernfeld des Kontaktformulars eingetragen (siehe Abbildung 9.16). Geben Sie bei Bedarf weitere Rufnummern unter Ausnutzung der Eingabehilfe ein, um dafür zu sorgen, dass alle Rufnummern dasselbe Format haben.

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    Abbildung 9.16: Die Telefonnummer wird im Standardformat in das Feld eingetragen

Weitere Rufnummern eintragen

Besitzt Ihr Kontakt einen Pager oder eine ISDN-Einwahlnummer, über die Sie Daten übertragen können oder wollen Sie zusätzlich zur Durchwahl des Kontakts die Rufnummer der Firmenzentrale speichern, können Sie eines der fünfzehn weiteren Telefonnummernfelder nutzen, die Outlook Ihnen zur Verfügung stellt. Über die Pfeilschaltflächen neben den Schaltflächen im Abschnitt Telefonnummern können Sie die Telefonnummernfelder bequem wechseln.

Geben Sie für einen neuen Kontakt, den Sie zu diesem Zweck anlegen, zunächst eine Nummer in das Feld Geschäftlich ein. Aktivieren Sie dann das Feld Firma und geben Sie eine Rufnummer ein. Aktivieren Sie zum Schluss wieder das Feld Geschäftlich.

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  1. Wechseln Sie im Navigationsbereich mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche zum Ordner Kontakte und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu.

  2. Im Dialogfeld Unbenannt – Kontakt tragen Sie zunächst den Namen und die Rufnummern in die aktuell sichtbaren Felder ein.

  3. Dann klicken Sie auf dann Abwärtspfeil neben der Schaltfläche Geschäftlich. Im Dropdown-Menü (siehe Abbildung 9.17) sind alle Felder mit Häkchen versehen, die bereits Daten enthalten.

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    Abbildung 9.17: Neben den vier Standardfeldern stehen Ihnen 15 weitere Rufnummernfelder zur Verfügung

  4. Wählen Sie das gewünschte neue Feld aus, wie z.B. das Feld Pager.

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  5. Die bisherige Schaltflächenbeschriftung wird nun durch die von Ihnen gewählte Angabe Firma ersetzt. Geben Sie die Rufnummer direkt in das Feld ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Dialogfeld Telefonnummer überprüfen zu öffnen und die Rufnummer mit Eingabehilfe einzugeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Mausklick auf OK.

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  6. Um das Feld Geschäftlich wieder zu aktivieren, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Firma und wählen Sie im Dropdown-Menü den Befehl Geschäftlich.

  7. Betrachten Sie Ihre Eingabe in der Visitenkarte in der rechten oberen Ecke des Dialogfelds. Hier werden alle von Ihnen eingegebenen Rufnummern angezeigt, auch wenn die entsprechenden Felder im Formular momentan nicht sichtbar sind. Die Feldbezeichnungen sind jeweils in grauer Schrift rechts neben den Feldern angegeben (siehe Abbildung 9.18).

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    Abbildung 9.18: In der Adresskarte werden alle Felder angezeigt, die Daten enthalten

Adressen eingeben

Wie die Rufnummer und den Namen können Sie auch die Adresse über ein Dialogfeld eingeben. Außerdem können Sie eine Geschäfts- und eine Privatadresse und bei Bedarf sogar noch eine weitere Adresse zu einem Kontakt eingeben, wie z.B. eine Postfachadresse. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

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  1. Öffnen Sie das Kontaktformular, indem Sie im Navigationsbereich den Ordner Kontakte aktivieren und dann in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Neu klicken.

  2. Im nun geöffneten Kontaktformular ist im Abschnitt Adressen standardmäßig das Feld Geschäftlich aktiviert. Wollen Sie eine Geschäftsadresse eingeben, fahren Sie mit Schritt 3 fort. Andernfalls klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche Geschäftlich, und wählen Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Adresstyp aus (siehe Abbildung 9.19).

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    Abbildung 9.19: So wechseln Sie bei Bedarf das Adressfeld

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Geschäftlich bzw. Privat oder Weitere, um das Dialogfeld Adresse überprüfen zu öffnen.

  4. Im Dialogfeld Adresse überprüfen (siehe Abbildung 9.20) tragen Sie nun die Straße und die Hausnummer oder die Angabe Postfach <Nummer> in das Feld Straße ein. Dann geben Sie die Postleitzahl in das Feld PLZ und den Ort in das Feld Ort ein.

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    Abbildung 9.20: Hier können Sie Ihre Adressdaten bequem eingeben

    Tipp:   Wollen Sie eine amerikanische Adresse eingeben, tragen Sie in das Feld PLZ den ZIP-Code ein und in das Feld Ort die Stadt. Dann tragen Sie in das Feld Bundesland/Kanton den Bundesstaat ein und wählen schließlich im Feld Land/Region den Eintrag Vereinigte Staaten von Amerika. Damit stellen Sie sicher, dass die Adressangaben in der Adresskarte in der für das Land typischen Reihenfolge angezeigt werden. Verfahren Sie auf die gleiche Weise mit Adressen aus anderen Ländern.

  5. Behalten Sie die Aktivierung des Kontrollkästchens Diesen Dialog bei unvollständiger oder unklarer Adresse einblenden bei, öffnet sich das Dialogfeld automatisch, wenn Sie einen Adressbestandteil eingeben, den Outlook nicht eindeutig zuordnen kann.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Angaben zu übernehmen.

  7. Die geschäftliche Adresse wird von Outlook automatisch als Postanschrift verwendet. Wollen Sie eine andere Adresse als Postanschrift benutzen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche im Abschnitt Adressen, und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift.

  8. Prüfen Sie in der Visitenkarte in der rechten oberen Formularecke, ob alle Angaben korrekt sind.

    Hinweis:  Haben Sie im Dialogfeld Adresse überprüfen ein anderes Land als Deutschland gewählt, wird dieses Land in der letzten Zeile der Visitenkarte angegeben. Außerdem wird die Adressformatierung an die landestypische Gestaltung angepasst.

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  9. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche Speichern & schließen.

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