Kontakt hinzufügen

Sie können Informationen zu Personen erfassen und organisieren, indem Sie neue Kontakte in Ihrem Adressbuch speichern. Kontakte sind wie elektronische Visitenkarten, in denen die Kontaktinformationen einer Person gespeichert werden. Ein Kontakt kann etwas so Grundlegendes wie ein Name und eine E-Mail-Adresse sein oder weitere Informationen wie eine Straße, mehrere Telefonnummern und ein Profilbild umfassen.

Sie können steuern, welche Informationen einer Visitenkarte hinzugefügt – und dort aktualisiert oder entfernt – werden.

Outlook-Visitenkarte, teilweise ausgefüllt

Nachdem Sie die Informationen einer Person als Kontakt gespeichert haben, können Sie in einer neuen E-Mail-Nachricht die ersten Buchstaben des Namens eingeben. Dann füllt Outlook die vollständige E-Mail-Adresse der Person automatisch aus. Sie können die Person auch mit wenigen Klicks anrufen, ohne die Telefonnummer nachschlagen zu müssen.

Hinzufügen eines Kontakts auf Basis einer E-Mail-Nachricht

  1. Öffnen Sie die Nachricht, so dass der Name der Person in einer dieser Zeilen angezeigt wird: Von:, An:, Cc: oder Bcc:.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Namen, und wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen aus. Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem Sie die gewünschten Details eingeben können.

  3. Füllen Sie in dem danach geöffneten Fenster die gewünschten Details aus.

    Hinzufügen eines neuen Kontakts zu Outlook basierend auf einer Nachricht

    Hinweis : Outlook fügt die E-Mail-Adresse des Kontakts in das Feld E-Mail und alle weiteren aus der Nachricht abzuleitenden Informationen zum Kontakt in den entsprechenden Feldern ein. Wenn sich ein Kontakt in Ihrer Organisation befindet, umfassen diese Informationen wahrscheinlich die Position, die Abteilung, die Telefonnummer und das Büro.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

  1. Klicken Sie unten im Bildschirm auf Personen.

    Klicken Sie auf "Personen"

  2. Wählen Sie in der Gruppe Neu den Befehl Neuer Kontakt aus, oder drücken Sie STRG+N.

    Schaltfläche "Neuer Kontakt" auf der Registerkarte "Start"

    Tipp : Drücken Sie STRG+UMSCHALT+C, um von einem beliebigen Ort in Outlook aus einen neuen Kontakt zu erstellen.

  3. Geben Sie einen Namen und weitere Informationen für den Kontakt ein.

  4. Wenn Sie sofort einen weiteren Kontakt erstellen möchten, wählen Sie Speichern und neuer Kontakt aus (auf diese Weise müssen Sie nicht für jeden Kontakt von vorn beginnen).

    Tipps : 

    • Um einen weiteren Kontakt für dieselbe Firma hinzuzufügen, wählen Sie den Abwärtspfeil neben Speichern und neuer Kontakt und dann Kontakt in dieser Firma aus.

    • Erstellen eines neuen Kontakts in derselben Firma

  5. Wenn Sie mit der Eingabe neuer Kontakte fertig sind, wählen Sie Speichern && schließen aus.

Sie können für eine Person mehr als eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Anschrift speichern.

  1. Geben Sie auf der neuen Visitenkarte im Feld E-Mail die primäre E-Mail-Adresse Ihres Kontakts ein.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben E-Mail, und klicken Sie dann auf E-Mail 2. Die primäre E-Mail-Adresse wird gespeichert, und Sie können eine zweite E-Mail-Adresse in das Feld eingeben.

Hinzufügen einer weiteren E-Mail-Adresse für einen Kontakt

Wenn Sie auf Ihrem Computer (oder an einem anderen Speicherort) ein Foto der Person gespeichert haben, können Sie dieses in den Kontaktinformationen verwenden.

  1. Klicken Sie im Feld "Neuer Kontakt" auf das Fotosymbol.

    Klicken Sie auf das Fotosymbol, um ein Foto hinzuzufügen

  2. Suchen Sie das Foto, das Sie im Feld Kontaktbild hinzufügen verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

  • Importieren von Kontakten aus einer CSV- oder PST-Datei    Eine CSV-Datei enthält die Kontakte, die Sie in eine Textdatei exportiert haben; dabei sind die einzelnen Informationen des Kontakts durch ein Komma getrennt (CSV bedeutet "Durch Kommas getrennte Werte, Comma Separated Value").

Eine PST-Datei wird aus Outlook in einem Format exportiert, das von einem anderen Computer, auf dem Outlook ausgeführt wird, gelesen werden kann.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Kontakten in Outlook für Windows.

  • Abrufen von Kontakten aus Excel    Sie können den Import-/Export-Assistenten verwenden, um die in einer Excel-Datei, etwa einer XLSX- oder XLS-Datei, in Outlook verfügbar zu machen.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Kontakten in Outlook für Windows.

Sie können steuern, welche Informationen einer Visitenkarte hinzugefügt werden. Und Sie können Informationen nach Wunsch aktualisieren und löschen.

Outlook-Visitenkarte, teilweise ausgefüllt

So ändern Sie die Darstellung von Namen in der Visitenkarte

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei nacheinander Optionen > Personen aus.

  2. Führen Sie unter Namen und Ablage die folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie in der Liste Namensreihenfolge (Standard) die gewünschte Option aus.

      Outlook-Optionen für Personen, hier die Listenoptionen für die Namensreihenfolge

      Option

      Beispiel

      Vorn. (Vorn.2) Nachn.

      Molly N Dempsey

      Nachn. Vorn.

      Dempsey Molly

      Vorn. Nachn.1 Nachn.2

      Molly Jones Dempsey

    • Wählen Sie in der Liste Ablagereihenfolge (Standard) die gewünschte Option aus.

      Outlook-Optionen für Personen, hier die Listenoptionen für die Ablagereihenfolge

      Option

      Beispiel

      Nachn., Vorn.

      Dempsey, Molly N

      Vorn. Nachn.

      Molly N Dempsey

      Firma

      Contoso Ltd.

      Nachn., Vorn. (Firma)

      Dempsey, Molly (Contoso Ltd.)

      Firma (Vorn., Nachn.)

      Contoso Ltd. (Dempsey, Molly N)

  3. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus.

So aktualisieren Sie Informationen auf einer Visitenkarte

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen die Option Adressbuch aus.

    Wählen Sie in Outlook auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Suchen" die Option "Adressbuch" aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressbuch: Kontakte in der Liste Adressbuch das Adressbuch aus, in dem Informationen zu dem Kontakt gespeichert sind.

  3. Wählen Sie den Kontakt aus, den Sie ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und ändern oder aktualisieren Informationen nach Bedarf.

  4. Wählen Sie Speichern && schließen > Datei > Schließen aus.

So fügen Sie eine Durchwahlnummer hinzu

  1. Wählen Sie auf der Visitenkarte unter Telefonnummern die Option Geschäftlich aus.

    Hinweis : Wählen Sie nicht den Dropdownpfeil neben einem der Felder Geschäftlich, Fax geschäftlich oder Mobiltelefon aus. Wählen Sie das zutreffende Feld aus.

  2. Füllen Sie im Dialogfeld Telefonnummer überprüfen die Telefondetails, einschließlich der Durchwahlnummer, aus.

    Wählen Sie in Outlook auf der Visitenkarte unter Telefonnummern eine Option aus, und aktualisieren Sie bei Bedarf das Dialogfeld "Telefonnummer überprüfen".

So leiten Sie eine Visitenkarte an einen Kollegen oder Geschäftspartner weiter

  1. Öffnen Sie eine Visitenkarte.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen in der Liste Weiterleiten den Eintrag Als Outlook-Kontakt aus.

    Wählen Sie in Outlook auf der Registerkarte "Kontakt" in der Gruppe "Aktionen" die Option "Weiterleiten" und dann die gewünschte Option aus.

    Hinweis : Die Visitenkarte wird als Anlage in einer E-Mail-Nachricht weitergeleitet.

Erstellen eines Kontakts aus "Kontakte"

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie auf Kontakt.

    Tastenkombination  Drücken Sie STRG+UMSCHALT+C, um einen Kontakt zu erstellen.

  2. Geben Sie einen Namen für den Kontakt ein.

  3. Geben Sie die gewünschten Informationen für den Kontakt ein.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie festlegen möchten, wie der Name des Kontakts in der Zeile An einer Nachricht angezeigt werden soll, geben Sie im Feld Anzeigen als den gewünschten Anzeigenamen ein.

    • Um mehrere Einträge für ein Feld einzugeben, z. B. mehr als eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld.

    • Wenn mehrere Postanschriften zu einem Kontakt vorliegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift, um anzugeben, welche Adresse für einen Seriendruck verwendet werden soll.

    Tipp : Sie können schnell einen weiteren Kontakt mit denselben Firmeninformationen erstellen. Klicken Sie im aktuellen Kontakt im Menü Aktionen auf Neuer Kontakt in dieser Firma.

Sie können einen neuen Kontakt aus einem vorhandenen Kontakt erstellen, indem Sie den vorhandenen Kontakt als Vorlage verwenden und dann die Informationen nach Bedarf ändern.

  1. Klicken Sie in "Kontakte" in der Ansicht Visitenkarten auf den Kontakt, den Sie als Vorlage verwenden möchten.

    Hinweis : Sie können dieses Verfahren auch in den Ansichten Adresskarten und Adresskarten mit Details ausführen.

  2. Drücken Sie STRG+C und dann STRG+V.

  3. Wählen Sie im Feld Mehrfach vorhandener Kontakt die Option Neuen Kontakt hinzufügen aus.

    Wenn Sie einen Kontakt oder eine elektronische Visitenkarte mit demselben Namen oder E-Mail-Namen wie ein in Ihrem Ordner Kontakte bereits vorhandener Eintrag speichern, zeigt Microsoft Outlook ein Dialogfeld mit Optionen an, um entweder den mehrfach vorhandenen Kontakt als neuen Kontakt hinzuzufügen oder um den vorhandenen Kontakt mit den neuen Informationen aus dem mehrfach vorhandenen Kontakt zu aktualisieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Auflösen oder Löschen von mehrfach vorhandenen Kontakten.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    Der neue Kontakt wird in der Ansicht Visitenkarten neben dem kopierten Kontakt angezeigt.

  5. Doppelklicken Sie auf den neuen Kontakt, um ihn zu öffnen. Bearbeiten Sie dann die Informationen nach Bedarf.

  6. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

  1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht mit dem Namen, den Sie Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten, oder zeigen Sie eine Vorschau der Nachricht an.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Absenders, aus dem Sie einen Kontakt machen möchten. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zu Kontakten hinzufügen.

    Hinweis : In Outlook gibt es keine Option zum automatischen Hinzufügen von Kontaktinformationen zu "Kontakte" oder "Adressbuch", wenn Sie auf einen Kontakt antworten.

Wenn Sie eine elektronische Visitenkarte speichern, die Sie in einer E-Mail-Nachricht empfangen haben, erstellen Sie dadurch einen neuen Kontakt. Wenn Sie bereits einen Kontakt mit demselben Namen haben, können Sie das Duplikat als neuen Kontakt speichern oder das Original aktualisieren.

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht mit der rechten Maustaste auf die Karte, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zu Kontakten hinzufügen. Der neue Kontakt wird im Kontaktformular geöffnet.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Speichern auf Speichern && schließen.

  3. Wenn Sie bereits einen Kontakt mit demselben Namen haben, erkennt Outlook das Duplikat. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie Neuen Kontakt hinzufügen aus. Dadurch wird ein doppelter Kontakt erstellt, einschließlich eines Kontaktformulars und einer elektronischen Visitenkarte.

    • Wählen Sie Informationen aktualisieren aus. Mehrfach vorhandene Kontakte werden aufgelistet. Doppelklicken Sie auf den Kontakt, um ihn zu aktualisieren. Aktualisieren Sie dann die Informationen im Kontaktformular, und speichern Sie es.

Die neuen Kontaktinformationen werden jetzt in "Kontakte" gespeichert und stehen als "elektronische Visitenkarte" sowie in anderen Ansichten zur Verfügung. Sie können Änderungen an den Kontaktinformationen sowohl vor als auch nach dem Speichern vornehmen. Wenn Sie nach dem Speichern Änderungen an der Karte vornehmen möchten, lesen Sie die Anleitungen in Erstellen elektronischer Visitenkarten.

Hinweise : 

  • Sie können auch im Nachrichtenkopf mit der rechten Maustaste auf die angefügte VCF-Datei klicken, um das Kontextmenü zu öffnen und den Kontakt hinzuzufügen oder andere Optionen auszuwählen.

  • Wenn Sie im Kontaktformular auf die Option Speichern und neuer Kontakt klicken, wird der geöffnete Kontakt gespeichert und ein neues, leeres Kontaktformular geöffnet.

Für dieses Feature müssen Sie ein Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- oder Exchange Server 2007-Konto verwenden. Die meisten privaten und persönlichen Konten verwenden kein Microsoft Exchange.

  1. Öffnen Sie den öffentlichen Ordner, in dem Sie einen Kontakt erstellen möchten.

    So wird's gemacht

    1. Wenn die Ordnerliste nicht sichtbar ist, klicken Sie auf das Menü Gehe zu und dann auf Ordnerliste.

    2. Klicken Sie auf Öffentliche Ordner und dann auf den Ordner, den Sie öffnen möchten.

      Wenn sich der Ordner, den Sie öffnen möchten, in einem anderen Ordner befindet, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben jedem Unterordner, bis Sie den gewünschten Ordner gefunden haben.

  2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie auf Kontakt.

  3. Geben Sie einen Namen für den neuen Kontakt ein.

  4. Geben Sie die gewünschten Informationen für den Kontakt ein.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie festlegen möchten, wie der Name des Kontakts in der Zeile An einer Nachricht angezeigt werden soll, geben Sie im Feld Anzeigen als den gewünschten Anzeigenamen ein.

    • Um mehrere Einträge für ein Feld einzugeben, z. B. mehr als einen Typ von Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld.

    • Wenn mehrere Postanschriften zu einem Kontakt vorliegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift, um anzugeben, welche Adresse für einen Seriendruck verwendet werden soll.

  5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

    Sie können einen neuen Kontakt nur in einem Ordner Kontakte erstellen. So können Sie beispielsweise keinen neuen Kontakt in einem E-Mail-Ordner erstellen.

Erstellen eines Kontakts

  1. Klicken Sie in Kontakte auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neuer Kontakt.

    Befehl "Neuer Kontakt" im Menüband

    Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+C, um von einem beliebigen Ordner in Outlook aus einen neuen Kontakt zu erstellen.

  2. Geben Sie einen Namen und weitere Informationen für den Kontakt ein.

  3. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Beenden der Eingabe von Kontakten     Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen auf Speichern && schließen.

    • Zum Speichern dieses Kontakts und Erstellen eines weiteren     Klicken Sie auf Speichern und neuer Kontakt.

    • Zum Speichern und Eingeben eines weiteren Kontakts aus derselben Firma oder mit derselben Adresse     Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Speichern und neuer Kontakt und dann auf Neuer Kontakt in dieser Firma.

      Hinweise : 

      • Um mehrere Einträge für ein Feld einzugeben, z. B. mehr als eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld.

      • Um ein Foto Ihres Kontakts hinzuzufügen, klicken Sie auf das Fotosymbol. Sie können aber auch auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Optionen auf Bild und dann auf Bild hinzufügen klicken.

Wenn Sie mehrere Kontakte erstellen möchten, die allgemeine Informationen, z. B. einen Firmennamen und eine Adresse, gemeinsam nutzen, können Sie einen vorhandenen Kontakt kopieren und dann die Kontaktkopie so ändern, dass die eindeutigen Informationen für den zusätzlichen Kontakt einbezogen werden.

  1. Klicken Sie in Kontakte mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, den Sie duplizieren möchten. Klicken Sie dann auf Kopieren.

    Tastenkombination    Um einen Kontakt zu duplizieren, drücken Sie zum Kopieren STRG+C und dann zum Einfügen STRG+V, um den doppelten Kontakt zu erstellen.

  2. Doppelklicken Sie auf den neuen Kontakt, um ihn zu öffnen. Bearbeiten Sie dann die Informationen.

Seitenanfang

Sie können einen Outlook-Kontakt für jemand, der Ihnen eine E-Mail-Nachricht gesendet hat, schnell erstellen.

  1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht mit dem Namen, den Sie Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten, oder zeigen Sie eine Vorschau der Nachricht an.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der gewünschten Person. Klicken Sie dann auf Zu Kontakten hinzufügen.

Andere Outlook-Benutzer schließen möglicherweise eine elektronische Visitenkarte in eine E-Mail-Nachricht ein. Wenn Sie eine elektronische Visitenkarte speichern, werden die darin enthaltenen Informationen zum Erstellen eines Outlook-Kontakts verwendet.

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht mit der rechten Maustaste auf die elektronische Visitenkarte oder die angefügte VCF-Datei im Nachrichtenkopf. Klicken Sie dann auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.

  2. Bearbeiten Sie die Informationen nach Bedarf.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen auf Speichern && schließen.

Wenn Sie bereits einen Kontakt mit demselben Namen haben, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Klicken Sie auf Neuen Kontakt hinzufügen. Dies ergibt zwei Kontakte für denselben Namen.

Klicken Sie auf Informationen aktualisieren. Doppelklicken Sie in der Liste der doppelten Kontakte auf den Kontakt, den Sie mit den Informationen der elektronischen Visitenkarte aktualisieren möchten.

Für dieses Feature ist ein Microsoft Exchange Server-Konto erforderlich, und Ihr Exchange Server-Administrator muss öffentliche Ordner eingerichtet haben.

  1. Öffnen Sie den öffentlichen Ordner, in dem Sie einen Kontakt erstellen möchten.

    Wie finde ich öffentliche Ordner?

    Wenn im Navigationsbereich keine öffentlichen Ordner angezeigt werden, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie im Navigationsbereich auf Ordnerliste Schaltfläche "Ordnerliste" im Navigationsbereich , und suchen Sie den Ordner Öffentliche Ordner – <Benutzername>.

    • Klicken Sie im Feld "Kontakte suchen", anschließend auf der Registerkarte Suchen in der Gruppe Optionen auf Suchtools und dann auf Öffentlichen Ordner suchen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Elemente und dann auf Kontakt.

  3. Geben Sie die gewünschten Informationen für den Kontakt ein.

    Hinweise : Wenn mehrere Postanschriften zu einem Kontakt vorliegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift, um anzugeben, welche Adresse für den Seriendruck verwendet werden sollte.

    1. Um mehrere Einträge für ein Feld einzugeben, z. B. mehr als einen Typ von Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

Sie können mithilfe von Kontaktordnern Gruppen von Kontakten organisieren. Erstellen Sie in "Kontakte" einen neuen Ordner, benennen Sie ihn, und verschieben oder kopieren Sie bestimmte Kontakte. Ihre Kontaktordner werden im Navigationsbereich unter Meine Kontakte aufgelistet.

Sie können auch Verteilerlisten zum Gruppieren von Kontakten erstellen. Eine Nachricht, die an eine Verteilerliste gesendet wurde, geht an alle in der Liste aufgeführten Empfänger. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten einer Kontaktgruppe oder Verteilerliste.

In Office Outlook 2007 wird jeder Ihrer Kontakte auch als elektronische Visitenkarte angezeigt. Alle Informationen, die Sie zu einem Kontakt hinzufügen, werden automatisch in die entsprechende elektronische Visitenkarte aufgenommen (oder umgekehrt).

Elektronische Visitenkarte mit einem Teil der Informationen im zugehörigen Kontaktformular

1. Ein Kontaktformular mit den Informationen zu Adrian Wilske

2. Eine Ansicht des Dialogfelds Visitenkarte bearbeiten, in dem die entsprechenden Felder für die elektronische Visitenkarte von Adrian Wilske ausgefüllt sind

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