Konfigurieren eines Kunden- oder Produktarbeitsbereichs für die Offlineverfügbarkeit

Als Websitesammlungs-Administrator können Sie einen Kunden- oder Produktarbeitsbereich auf der Duet Enterprise für Microsoft SharePoint und SAP-Website für die Offlineverfügbarkeit konfigurieren. Jeder Benutzer mit den geeigneten Berechtigungen kann diesen Arbeitsbereich dann in Microsoft Outlook 2010 offline verwenden.

In diesem Artikel wird erläutert, wie die Liste Kontakte im Arbeitsbereich Kunden in Outlook 2010 offline bereitgestellt wird.

Inhalt dieses Artikels

Einführung

Schritt 1: Aktivieren von Bibliotheken und Hochladen von Bausteindateien in die Websitesammlung

Aktivieren von Bibliotheken in der Websitesammlung

Hochladen von Bausteindateien in die Websitesammlung

Schritt 2: Erstellen der BCS-Lösung

Konfigurieren eines Arbeitsbereichs für die Offlineverfügbarkeit

Hochladen der Dateien des Geschäftsdaten-Aufgabenbereichs für den Arbeitsbereich

Hochladen der Dateien für Geschäftsdatenaktionen für den Arbeitsbereich

Generieren der Artefakte der BCS-Lösung

Schritt 3: Generieren der BCS-Lösung und Öffnen der Lösung in Outlook 2010

Herunterladen der Lösung in Outlook 2010

Einführung

Auf der Duet Enterprise-Website enthält ein Entitätenarbeitsbereich eine oder mehrere Listen mit Daten aus einem SAP-Back-End. So enthält der Arbeitsbereich Produkte beispielsweise eine Liste mit Produkten, und der Arbeitsbereich Kunden enthält eine Liste mit Kunden, Kontakten, Anfragen und Angeboten.

Die Offlinearbeit mit einem Entitätenarbeitsbereich verleiht Ihnen mehr Flexibilität bei der Nutzung von Arbeitsbereichsdaten. Wenn Sie den Kundenarbeitsbereich beispielsweise für die Offlineverfügbarkeit konfigurieren, können Sie Ihre Geschäftskontakte aus SAP mit anderen Outlook-Kontakten in Outlook 2010 konsolidieren. Anschließend können Sie Outlook 2010 noch effektiver für die Kommunikation mit Geschäftskontakten und Kunden nutzen.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich offline verfügbar machen möchten, müssen Sie zunächst ein herunterladbares Paket (eine so genannte BCS-Lösung) erstellen, das verschiedene wichtige Elemente wie Listen mit Arbeitsbereichsdaten, Aufgabenbereiche und Aktionen enthält.

  • Listen    Im Arbeitsbereich Kunden stehen zwei Listen für die Offlinenutzung zur Verfügung, nämlich Kunden und Kontakte.

  • Aufgabenbereich    Ein Aufgabenbereich in einem Arbeitsbereich ist ein Fenster, das Informationen zu einem anderen Arbeitsbereichselement oder zu Optionen zum Durchführen einer Aufgabe enthält. So kann ein Aufgabenbereich beispielsweise Details zu einem Kontakt oder einem Produkt enthalten.

  • Aktionen    Eine Aktion ist eine Aufgabe (wie Arbeitsbereich öffnen), die im Zusammenhang mit einem Arbeitsbereich erledigt werden kann.

In Outlook 2010 bieten Aufgabenbereiche und Aktionen die Möglichkeit zur Interaktion, da hierüber die Verbindung zu den Informationen in einem Arbeitsbereich hergestellt und hiermit gearbeitet werden kann. Duet stellt standardmäßig einige vordefinierte Aufgabenbereiche und Aktionen bereit. Wenn die Standards jedoch nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie benutzerdefinierte Aufgabenbereiche und Aktionen hinzufügen. Mit benutzerdefinierten Aufgabenbereichen und Aktionen werden die bei der Offlinearbeit im Outlook 2010 verfügbaren Funktionen erweitert. So können Sie beispielsweise einen Aufgabenbereich erstellen, in dem die zu einem Kunden gehörigen Angeboten und Anfragen aufgeführt sind, oder Sie können eine Aktion erstellen, mit der eine E-Mail-Vorlage oder ein Bericht für einen bestimmten Kontakt geöffnet wird, usw.

Hinweis :  Mit der Option Verbindung mit Outlook herstellen auf einer SharePoint 2010-Website können Sie lediglich die Listendaten eines Arbeitsbereichs offline nehmen, nicht jedoch Aufgabenbereiche und Aktionen.

Schritt 1: Aktivieren von Bibliotheken und Hochladen von Bausteindateien in die Websitesammlung

Bausteindateien sind Quelldateien für die Aufgabenbereiche und Aktionen sowie weitere Kerndateien, die Sie zu einem Paket zusammenstellen müssen, damit der Arbeitsbereich in Outlook 2010 offline genutzt werden kann. Diese Quelldateien müssen Sie zuerst in die Websitesammlung hochladen. Später erstellen Sie dann ein Paket aus den Bausteindateien, das nach Outlook 2010 heruntergeladen wird.

Wenn ein Arbeitsbereich für die Offlinenutzung konfiguriert werden soll, sind drei Arten von Bausteindateien wichtig.

  • Eine Aufgabenbereichsdatei für die BCS-Lösung, bei der es sich um eine XML-Datei (Extensible Markup Language) handelt. Sie können die von Duet bereitgestellte Aufgabenbereichsdatei oder eine benutzerdefinierte Datei verwenden.

  • Eine Geschäftsdatenaktionsdatei, bei der es sich ebenfalls um eine XML-Datei handelt. Auch hierfür können Sie die standardmäßig Aktionsdatei oder eine benutzerdefinierte Datei verwenden.

  • Die DLL-Datei (Dynamic Link Library), mit der Aufgabenbereich und Aktion implementiert werden.

    Hinweis :  Wenn Sie nicht wissen, wo sich die Dateien befinden oder wie sie heißen, fragen Sie den Serveradministrator.

Aktivieren von Bibliotheken in der Websitesammlung

Im ersten Schritt müssen Sie die Bibliotheken in der Websitesammlung aktivieren, die diese Bausteindateien enthält. Im Folgenden wird erläutert, wie Bibliotheken aktiviert werden:

  1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen .

  2. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.

    Hinweis :  Wenn die Option Websitesammlungs-Features nicht angezeigt wird, klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf die Option Zu Websiteeinstellungen derobersten Ebene wechseln. Damit wird die Option Websitesammlungs-Features angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Seite Features für BCS-Lösungskataloge auf Aktivieren.

    Nun können Sie die Quelldateien beginnend mit der DLL-Datei in die Websitesammlung hochladen.

Hochladen von Bausteindateien in die Websitesammlung

  1. Klicken Sie in der Brotkrumennavigation im oberen Bereich der Seite auf Websitesammlungsverwaltung.

  2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter BCS-Lösungskataloge auf Anwendungsassemblys.

  3. Klicken Sie auf der Seite Alle Dokumente auf Dokument hinzufügen. Klicken Sie anschließend im Fenster Dokument hochladen auf Durchsuchen, um zu der DLL-Datei zu navigieren, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.

  5. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter BCS-Lösungskataloge auf Aufgabenbereiche.

  6. Klicken Sie auf der Seite Alle Dokumente auf Dokument hinzufügen. Klicken Sie anschließend im Fenster Dokument hochladen auf Durchsuchen, um zu der Aufgabenbereichsdatei (z. B. ContactDetails.xml) zu navigieren, und klicken Sie dann auf OK.

  7. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.

  8. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter BCS-Lösungskataloge auf Geschäftsdatenaktionen.

  9. Klicken Sie auf der Seite Alle Dokumente auf Dokument hinzufügen. Klicken Sie anschließend im Fenster Dokument hochladen auf Durchsuchen, um zu der Aktionsdatei (z. B. CollabOnAction.xml) zu navigieren, und klicken Sie dann auf OK.

Schritt 2: Erstellen der BCS-Lösung

Eine BCS-Lösung ist ein Paket aus herunterladbaren Dateien, mit denen bestimmte Funktionen aktiviert werden. In vorliegenden Fall enthält die BCS-Lösung eine Sammlung aus Dateien, die in Kombination Elemente eines Duet-Arbeitsbereichs für die Offlinenutzung aktivieren. Die Lösung enthält Arbeitsbereichslisten, Aufgabenbereiche der BCS-Lösung und BCS-Datenaktionen. Beim Erstellen einer BCS-Lösung werden die sich ergebenden Objekte als BCS-Lösungsartefakte bezeichnet.

Zum Erstellen einer BCS-Lösung führen Sie die nachstehenden Schritte durch:

  1. Konfigurieren Sie eine Einstellung, mit der der Arbeitsbereich in Outlook 2010 offline verfügbar gemacht wird.

  2. Fügen Sie die Aufgabenbereichsdateien der BCS-Lösung für den Arbeitsbereich hinzu.

  3. Fügen Sie die Geschäftsdaten-Aktionsdateien für den Arbeitsbereich hinzu.

  4. Generieren Sie die BCS-Lösungsartefakte.

    Hinweis :  Wenn Sie nicht wissen, welche Dateien Sie verwenden sollen und wo sich diese Dateien befinden, fragen Sie den Serveradministrator.

Konfigurieren eines Arbeitsbereichs für die Offlineverfügbarkeit

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit Kunden.

  2. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen .

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websiteaktionen auf Websitefeatures verwalten.

  4. Suchen Sie auf der Seite Features den Eintrag Entwurfsfeatures für BCS-Lösung, klicken Sie auf Aktivieren.

  5. Klicken Sie in der Brotkrumennavigation im oberen Bereich der Seite auf Websiteeinstellungen.

  6. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Duet Enterprise-Verwaltung auf Outlook-Anwendungs-Designer.

  7. Klicken Sie auf der Seite Outlook-Anwendungs-Designer unter Externe Listen auf Kontakte.

  8. Klicken Sie auf der Seite Outlook-Einstellungen unter Listeneinstellungen auf Outlook-Clienteinstellungen.

  9. Aktivieren Sie im Dialogfeld Outlook-Einstellungen für diese externe Liste bearbeiten die Kontrollkästchen Diese externe Liste offline in Outlook bereitstellen und Outlook-Formulare automatisch generieren, und klicken Sie auf OK.

  10. (Optional) Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 9, um einen weiteren Arbeitsbereich zu konfigurieren.

Sie können nun die Aufgabenbereichsdateien für den Arbeitsbereich hochladen.

Hochladen der Dateien des Geschäftsdaten-Aufgabenbereichs für den Arbeitsbereich

Hinweis :  Wenn Sie nicht wissen, welche Dateien Sie verwenden sollen und wo sich diese Dateien befinden, fragen Sie den Serveradministrator.

  1. Klicken Sie auf der Seite Outlook-Einstellungen unter Aufgabenbereich auf Aus dem Aufgabenbereichskatalog für Geschäftsdaten hinzufügen.

  2. Gehen Sie auf der Seite Aufgabenbereich hinzufügen wie folgt vor:

  3. Wählen Sie unter Aufgabenbereich auswählen unter den verfügbaren Aufgabenbereichen einen Aufgabenbereich aus.

    Hinweis :  Wenn keine Aufgabenbereiche aufgeführt werden, bedeutet dies ggf., dass der Websiteadministrator die Aufgabenbereichsdateien nicht in die Websitesammlung hochgeladen hat. Wenden Sie sich an Ihren Websiteadministrator.

  4. Geben Sie unter Anzeigeeigenschaften einen Anzeigenamen und eine Quickinfo für den Aufgabenbereich ein. Eine Quickinfo ist der Text, der angezeigt wird, wenn Sie in Outlook 2010 mit der Maus auf den Aufgabenbereich zeigen.

  5. Wählen Sie unter Standardaufgabenbereich den Eintrag Diese Aufgabenbereich als Standard verwenden aus, wenn der ausgewählte Aufgabenbereich der Standardaufgabenbereich sein soll.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. (Optional) Wiederholen Sie die vorstehenden Schritte, um weitere Aufgabenbereiche hochzuladen.

Sie können nun die Aktionsdateien für den Arbeitsbereich hochladen.

Hochladen der Dateien für Geschäftsdatenaktionen für den Arbeitsbereich

  1. Klicken Sie auf der Seite Outlook-Einstellungen unter Geschäftsdatenaktionen auf Aus Geschäftsdatenaktions-Katalog hinzufügen.

  2. Gehen Sie auf der Seite Geschäftsdatenaktionen hinzufügen wie folgt vor:

  3. Wählen Sie unter Geschäftdatenaktion auswählen unter den verfügbaren Aktionen eine Aktion aus.

    Hinweis :  Wenn keine Aktionen aufgeführt werden, bedeutet dies ggf., dass der Websiteadministrator die Aktionsdateien nicht in die Websitesammlung hochgeladen hat. Wenden Sie sich an Ihren Websiteadministrator.

  4. Geben Sie unter Anzeigeeigenschaften einen Anzeigenamen wie Kundenarbeitsbereich öffnen und eine Quickinfo für die Aktion ein. Der Text der Quickinfo wird angezeigt, wenn Sie in Outlook 2010 mit der Maus auf den Arbeitsbereich zeigen.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Wählen Sie unter Geschäftsdaten-Aktionsparameter zuordnen ein Feld aus dem Dropdownmenü der Entitätsfelder aus.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. (Optional) Wiederholen Sie die Schritte 25 und 26, wenn Sie weitere Aktionsdateien hinzufügen möchten.

Generieren der Artefakte der BCS-Lösung

Im nächsten Schritt werden die Artefakte der BCS-Lösung generiert. Ein BCS-Lösungsartefakt ist ein Softwareobjekt, in dem Elemente der Lösung in einer logischen Einheit zusammengeführt werden, die vom System verarbeitet werden können.

  1. Klicken Sie auf der Seite Outlook-Einstellungen auf Zurück zur Seite "Outlook-Anwendungs-Designer".

  2. Klicken Sie auf BCS-Lösungsartefakte generieren.

  3. Klicken Sie auf OK, wenn eine Meldung angezeigt wird, die besagt, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Schritt 3: Generieren der BCS-Lösung und Öffnen der Lösung in Outlook 2010

Nachdem Sie das BCS-Lösungsartefakt generiert haben, können Sie und andere Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen die BCS-Lösung generieren und nach Outlook 2010 herunterladen.

  1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf BCS-Lösung generieren.

  2. Wählen Sie auf der Seite BCS-Lösung generieren unter Zertifikat ein Zertifikat aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis :  Wenn die Schaltfläche OK nicht angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Farmadministrator die erforderlichen Zertifikate nicht in die Zertifikatspeicher "Vertrauenswürdige Herausgeber" und "Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen" der Farm hochgeladen hat. Wenden Sie sich für weitere Unterstützung an den Serveradministrator.

  3. Klicken Sie auf der Webseite auf OK, um den erfolgreichen Abschluss des Vorgangs zu bestätigen.

    Duet Enterprise öffnet die Seite Alle Dokumente, von der Sie die Lösung nach Outlook 2010 herunterladen können. Auf der Seite Alle Dokumente können Sie sogar die Berechtigungen für die Lösung verwalten. So können Sie Benutzer hinzufügen, die die Lösung nach Outlook 2010 herunterladen können oder sogar Benutzer entfernen.

Herunterladen der Lösung in Outlook 2010

  1. Wählen Sie im Menü Websiteaktionen den Befehl BCS-Lösung herunterladen aus. Klicken Sie auf Zulassen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Anpassungs-Installer auf Schließen.

    Die Kontaktliste wird nun automatisch in Outlook 2010 geöffnet. In Outlook 2010 können Sie Kontaktdetails und E-Mail-Kontakte anzeigen und aktualisieren oder einen Kundenarbeitsbereich öffnen, der einem Kontakt entspricht.

    Gehen Sie wie folgt vor, um mit den Kontakten zu arbeiten:

    1. Doppelklicken Sie in Outlook 2010 in der Kontaktliste auf einen Kontakt.

  1. Klicken Sie im Fenster Kontaktdetails auf die Registerkarte Duet Enterprise, und klicken Sie dann auf SAP-Aktionen anzeigen. Mit der Option SAP-Aktionen anzeigen werden der Aufgabenbereich und die Aktion angezeigt, die mit den vorherigen Schritten hinzugefügt wurden.

    SAP-Aktionen anzeigen

    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Aufgabenbereich "Details" anzeigen, um den Arbeitsbereich Kontaktdetails anzuzeigen. Im Aufgabenbereich werden der vollständige Name und der Titel des Kontakts angezeigt. Standardmäßig ist der Aufgabenbereich an das Fenster Kontaktdetails angedockt, und diese Position verhindert ggf., dass Sie alle Details anzeigen können. Sie können die Verankerung des Aufgabenbereichs aufheben, indem Sie auf den Dropdownpfeil neben Kunden und dann auf Verschieben klicken.

      Aufgabenbereich 'Kunden' in Outlook 2010

    • Klicken Sie auf Kundenarbeitsbereich öffnen, um den Kundenarbeitsbereich auf der Duet Enterprise-Website für den ausgewählten Kontakt zu öffnen.

      Jedes Mal, wenn Sie Outlook 2010 öffnen, wird automatisch ein Synchronisierungsfenster geöffnet, um anzugeben, dass Outlook 2010 eine Synchronisierung mit dem Arbeitsbereich auf der Duet Enterprise-Website durchführt.

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