Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Bei der Inhaltsorganisation handelt es sich um ein SharePoint-Feature, mit dem einige wichtige Aufgaben in Bibliotheken automatisch verwaltet werden können. Dadurch können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass eine Dokumentbibliothek konsistent verwaltet wird.

Welche Aufgaben kann die Inhaltsorganisation erledigen?

Die Inhaltsorganisation kann folgende Aufgaben automatisch ausführen:

  • Weiterleiten von Dokumenten an andere Bibliotheken oder Ordner    Die Inhaltsorganisation dient im Prinzip als Gatekeeper für Dokumente. Jedes Mal, wenn ein Dokument hochgeladen wird, bestimmt die Inhaltsorganisation anhand von von Ihnen erstellten Regeln, wohin das Dokument zu verschieben ist. Dann wird das Dokument an die richtige Bibliothek bzw. den richtigen Ordner weitergeleitet, die bzw. der sich auch in einer anderen Websitesammlung befinden kann. Regeln können auf einer Kombination aus Inhaltstypen und Metadaten basieren.

  • Hochladen aller Dokumente in eine Abgabebibliothek    Sie können die Inhaltsorganisation, um alle hochgeladenen Dokumenten in eine Abgabebibliothek, zu platzieren, wobei Metadaten eingegeben werden kann und ein Prozess Übermittlung abgeschlossen konfigurieren.

  • Verwalten der Ordnergröße    Sie können die Inhaltsorganisation so konfigurieren, dass die Anzahl von Elementen in Ordnern überwacht wird und sichergestellt wird, dass ein Ordner nicht mehr als die angegebene Anzahl von Elementen enthält. Standardmäßig sind das 2500 Elemente, und sobald das 2501. Element eingeht, erstellt die Inhaltsorganisation automatisch einen neuen Ordner und legt das Dokument darin ab. Sie können die Anzahl von Elementen festlegen, die die Inhaltsorganisation in einem Ordner zulässt.

  • Verwalten doppelter Übermittlungen    Wenn ein Dokument, die bereits in der Bibliothek vorhanden ist hochgeladen wird, haben Sie die Inhaltsorganisation SharePoint Versionen verwenden oder den Dateinamen zu ändern, indem Sie eindeutige Zeichen hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl die vorhandenen Dokuments und das Duplikat beibehalten werden.

  • Behalten von Überwachungsprotokollen    In der Inhaltsorganisation können Überwachungsprotokolle zu einem Dokument behalten werden, die nach dem Weiterleiten mit dem Dokument gespeichert werden.

Aktivieren der Inhaltsorganisation auf einer Website

Sie müssen mindestens über die Berechtigungen eines Websitebesitzers verfügen, um diese Aufgabe ausführen zu können.

So aktivieren Sie die Inhaltsorganisation für eine Website

  1. Navigieren Sie zu der Website, die Sie konfigurieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , und wählen Sie websiteeinstellungen aus dem Dropdownmenü aus.

    Klicken Sie für SharePoint Online auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen in der Gruppe Websiteaktionen auf Websitefeatures verwalten.

  4. Klicken Sie neben dem Namen der Inhaltsorganisation auf Aktivieren. Wenn das Feature aktiviert ist, wird es in der Spalte Status als Aktiv angezeigt.

    Schaltfläche für Inhalte Organzier aktivieren

Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

Hinweis :  Zum Konfigurieren der Inhaltsorganisation müssen Sie zumindest über die Berechtigungen eines Websitebesitzers verfügen.

  1. Navigieren Sie zu der Website, für die Sie die Inhaltsorganisation konfigurieren möchten, damit Dokumente automatisch an bestimmte Speicherorte weitergeleitet werden.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , und wählen Sie websiteeinstellungen aus dem Dropdownmenü aus.

    Klicken Sie für SharePoint Online auf Einstellungen Symbol "Einstellungen" , klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf websiteeinstellungen.

  3. Wählen Sie in der Gruppe Websiteverwaltung die Option Einstellungen der Inhaltsorganisation aus.

    Hinweis :  Der Link für die Einstellungen der Inhaltsorganisation wird nur angezeigt, wenn das Feature für diese Website aktiviert ist.

  4. Aktivieren Sie im Abschnitt Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten das Kontrollkästchen, um die Inhaltsorganisation zu erzwingen. So werden Benutzer automatisch an die Abgabebibliothek umgeleitet, wenn sie ein Dokument hochladen.

  5. Aktivieren Sie im Abschnitt Sendevorgang an eine andere Website das Kontrollkästchen, wenn Dokumente mithilfe von Regeln an eine andere Website weitergeleitet werden sollen.

  6. Aktivieren Sie im Abschnitt Ordnerpartitionierung das Kontrollkästchen Unterordner erstellen, wenn ein Zielspeicherort zu viele Elemente enthält, damit automatisch Unterordner erstellt werden, wenn am Speicherort die angegebene Anzahl der Elemente überschritten wurde.

    • Geben Sie im Feld Anzahl Elemente in einem einzelnen Ordner die Anzahl der Dokumente ein, die in einem Ordner gespeichert werden können, bevor ein neuer erstellt wird.

    • Geben Sie in das Feld Format des Ordnernamens die Benennungskonvention für neu zu erstellende Ordner ein.

  7. Legen Sie im Abschnitt Doppelte Übermittlungen fest, ob für Duplikate die Versionsverwaltung verwendet werden soll, oder ob bei Duplikaten immer eindeutige Zeichen an den Dateinamen des Elements angefügt werden sollen.

  8. Aktivieren Sie im Abschnitt Der Kontext wird gespeichert das Kontrollkästchen, wenn Überwachungsprotokolle oder Metadaten als Überwachungseintrag für das übermittelte Element oder Dokument gespeichert werden sollen.

  9. Geben Sie im Abschnitt Regel-Manager Benutzernamen, die Manager für Regeln in Ihrer Organisation sind. Regel-Manager müssen Berechtigungen des Zugriffs auf Websites verwalten die Inhaltsorganisation Regeln Seite einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von-inhaltsorganisationsregeln zum Routing von Dokumenten.

  10. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, damit E-Mail-Nachrichten automatisch an die Regel-Manager gesendet werden. Die Inhaltsorganisation kann eine E-Mail-Nachricht senden, wenn auf eine Übermittlung keine Regel zutrifft, oder wenn Inhalt an die Inhaltsorganisation übermittelt wird.

    Hinweis : E-Mail muss von Ihren SharePoint oder Netzwerkadministrator für den Server oder einen bestimmten Dienst für diese Kontrollkästchen aktiviert werden konfiguriert werden.

  11. Geben Sie im Abschnitt Übermittlungspunkte Informationen zu anderen Websites oder E-Mail-Messagingsoftware, die Inhalt an die aktuelle Website senden können.

    Tipp :  Dieser Abschnitt enthält auch die URL des Webdiensts zum Übermitteln von Inhalt an die Website für den Fall, dass Sie einen Workflow oder eine benutzerdefinierte Lösung zum Übermitteln von Dokumenten aus einem E-Mail-System erstellen möchten.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×