Konfigurieren der Features einer Informationsverwaltungsrichtlinie

Websiteadministratoren haben möglicherweise, abhängig von den in der Zentraladministration aktivierten Informationsverwaltungsfeatures, Zugriff auf alle oder einige der folgenden Features. Möglicherweise sind auch zusätzliche benutzerdefinierte Features vorhanden, die speziell für die Organisation erstellt wurden.

Was möchten Sie tun?

Öffnen der Seite "Richtlinie bearbeiten"

Informationen zum Feature für Bezeichnungsrichtlinien

Hinzufügen von Bezeichnungen zu einer Richtlinie

Hinzufügen einer Ereignisüberwachung zu einer Richtlinie

Hinzufügen von Barcodes zu einer Richtlinie

Hinzufügen von Features für die Beibehaltung und den Ablauf von Elementen zu einer Richtlinie

Öffnen der Seite "Richtlinie bearbeiten"

Sie können auf die Seite Richtlinie bearbeiten über eine Websitesammlungsrichtlinie oder eine Richtlinie, die einem Websiteinhaltstyp hinzugefügt wurde, zugreifen.

Öffnen der Seite "Richtlinie bearbeiten" für eine Websitesammlungsrichtlinie

  1. Klicken Sie auf der Homepage der Websitesammlung auf Websiteaktionen, zeigen Sie auf Websiteeinstellungen, und klicken Sie dann auf Alle Websiteeinstellungen ändern.

  2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsrichtlinien.

  3. Wählen Sie die Richtlinie aus, deren Features Sie konfigurieren möchten.

Öffnen der Seite "Richtlinie bearbeiten" für eine Inhaltstyprichtlinie

  1. Klicken Sie auf der Homepage der Websitesammlung auf Websiteaktionen, zeigen Sie auf Websiteeinstellungen, und klicken Sie dann auf Alle Websiteeinstellungen ändern.

  2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Galerien auf Websiteinhaltstypen.

  3. Wählen Sie den Inhaltstyp aus, dem die Richtlinie zugeordnet ist, und klicken Sie dann auf Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie.

  4. Klicken Sie auf Richtlinie definieren, um die Seite Richtlinie bearbeiten für den Inhaltstyp zu öffnen.

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Informationen zum Feature für Bezeichnungsrichtlinien

Mit dem Feature für Bezeichnungsrichtlinien können Websiteadministratoren einheitliche Bezeichnungen für 2007 Microsoft® Office System-Dokumente erstellen. Bezeichnungen sind hilfreich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass einem Dokument beim Drucken Informationen zu Dokumenteigenschaften angefügt werden. In eine Bezeichnung können in Spalten gespeicherte Elementeigenschaften, z. B. Dateiname, Autor, Erstellungsdatum, Status, Projektname und Zeitplaninformationen, eingeschlossen werden.

Bezeichnungen werden standardmäßig in der Kopfzeile des Dokuments angezeigt; Endbenutzer können jedoch Bezeichnungen an beliebigen Stellen im Dokument einfügen, indem sie die Registerkarte Einfügen in 2007 Office Release-Programmen, z. B. Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel und Microsoft Office PowerPoint, verwenden. Bezeichnungen werden auf alle Dokumente angewendet, auf die die jeweilige Richtlinie angewendet wird.

Richtlinienadministratoren können die folgenden Bezeichnungsattribute bestimmen:

  • Die in die Bezeichnung einzuschließenden Informationen, wie z. B. in Elementspalten definierte Metadaten sowie hartcodierte Text- und Formatierungszeichen. Bezeichnungen können maximal zehn Spaltenverweise enthalten, die jeweils maximal 255 Zeichen lang sein können.

  • Das Bezeichnungsformat, einschließlich Gesamtgröße und -breite, Textformat, Schriftart und -grad, Zeilenumbrüchen und Tabstopps. Standardmäßig beträgt die Bezeichnungshöhe 1 Zoll, sie kann jedoch zwischen 0,25 und 20 Zoll festgelegt werden. Die Bezeichnungsbreite kann 0,25 bis 20 Zoll betragen. Der Bezeichnungstext ist immer vertikal im Bezeichnungsbild zentriert.

  • Ob Endbenutzer vor dem Speichern oder Drucken eines Dokuments von 2007 Office Release-Programmen zum Einfügen einer Bezeichnung aufgefordert werden sollen oder ob die Bezeichnung im Ermessen des Endbenutzers manuell hinzugefügt werden kann. Benutzer können auch bei Bedarf eine Bezeichnung aus einem Dokument löschen.

  • Soll der Bezeichnungsinhalt beim ersten Hinzufügen zu einem Dokument gesperrt werden, oder kann er aktualisiert werden, wenn Spalteninformationen geändert werden? Bezeichnungen werden nur gesperrt, wenn alle erforderlichen Metadaten in der Bezeichnung vorhanden sind.

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Hinzufügen von Bezeichnungen zu einer Richtlinie

  1. Öffnen Sie die Seite "Richtlinie bearbeiten" für die Richtlinie, der Sie Bezeichnungen hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Bezeichnungen auf Bezeichnungen aktivieren.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken eine Bezeichnung einzufügen, um sicherzustellen, dass Dokumenten immer eine Bezeichnung hinzugefügt wird.

    Hinweis : Alle Einstellungen gelten für die gesamte Bezeichnung. Möglicherweise müssen Sie die Textformatierung oder die Bezeichnungsgröße anpassen, um sicherzustellen, dass der Text richtig angezeigt wird.

    Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Bezeichnungsrichtlinie optional ist und die Endbenutzer manuell eine Bezeichnung in Dokumente einfügen sollen.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern, um eine Bezeichnung zu sperren, damit sie auch dann nicht geändert werden kann, wenn Spalteninformationen geändert werden.

    Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Bezeichnungsänderungen bei Änderungen an Informationen in den Spalteneinstellungen zuzulassen.

  5. Geben Sie in das Feld Bezeichnungsformat den Text der Bezeichnung so ein, wie er angezeigt werden soll.

    • Geben Sie die Namen der anzuzeigenden Spalten in der Reihenfolge ein, in der sie in der Bezeichnung angezeigt werden sollen. Schließen Sie Spaltennamen wie auf der Seite gezeigt in geschweifte Klammern ({ }) ein.

    • Bei Bedarf können Sie wie im Beispiel auf der Seite gezeigt außerhalb der Klammern einen Spaltenbezeichner eingeben.

    • Zum Hinzufügen eines Zeilenumbruchs zu einer Bezeichnung geben Sie \n an der Stelle in das Bezeichnungsfeld ein, an der der Zeilenumbruch angezeigt werden soll.

    • Zum Hinzufügen eines Tabstopps geben Sie \t an der Stelle in das Bezeichnungsfeld ein, an der der Text eingezogen werden soll.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Darstellung die Textformatierung für die Bezeichnung aus. Achten Sie darauf, eine Schriftart und einen Schriftschnitt zu verwenden, die auf den Computern der Endbenutzer zur Verfügung stehen. Der Schriftgrad wirkt sich auch darauf aus, wie viel Text in der Bezeichnung angezeigt werden kann.

  7. Geben Sie in den Abschnitt Bezeichnungsgröße die Höhe und Breite der Bezeichnung ein. Die Bezeichnungsgröße kann 0,25 bis 20 Zoll betragen, und die Bezeichnungsbreite kann 0,25 bis 20 Zoll betragen. Der Bezeichnungstext ist immer vertikal im Bezeichnungsbild zentriert.

  8. Klicken Sie auf Aktualisieren, um eine Vorschau des Bezeichnungsinhalts anzuzeigen.

    Stellen Sie sicher, dass der Text in die angegebene Bezeichnungshöhe und -breite passt. Text, der für die Bezeichnung zu groß ist, wird nicht angezeigt.

    Hinweis : Die tatsächlichen Spaltenwerte werden in der Vorschau nicht angezeigt.

  9. Klicken Sie auf OK, um das Bezeichnungsfeature auf die Richtlinie anzuwenden.

Problembehandlung bei Bezeichnungen

Überprüfen Sie Folgendes, um sicherzustellen, dass Bezeichnungen richtig gedruckt werden:

  • Alle im Bezeichnungsformat aufgelisteten Spalten sind in der Dokumentbibliothek vorhanden.

  • Der Bezeichnungsinhalt ist nicht länger als die Länge der Bezeichnung.

  • Die Textformatierung (z. B. der Schriftschnitt) ist gültig. Wenn Formatierungsparameter ungültig sind oder auf auf dem Clientsystem nicht vorhandene Schriftarten verweisen, wird eine Bezeichnung erstellt, in der jedoch die Standardformatierungswerte verwendet werden.

Wenn einige der zurzeit für die Bezeichnung erforderlichen Metadaten noch nicht ausgefüllt sind, wird ein Benachrichtigungsdialog angezeigt, in dem Benutzer informiert werden, dass einige der für die Bezeichnung erforderlichen Metadaten fehlen. Die Benutzer können zum Dokumentinformationsbereich wechseln, um die fehlenden Metadaten auszufüllen.

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Hinzufügen einer Ereignisüberwachung zu einer Richtlinie

Mit dem Überwachungsfeature der Websitesammlungsrichtlinie können Unternehmen Überwachungspfade für Dokumente sowie für andere Listenelemente, wie z. B. Aufgabenlisten, Problemlisten, Diskussionsgruppen und Kalender, erstellen und analysieren. Durch das Feature wird ein Überwachungsprotokoll bereitgestellt, in dem Ereignisse aufgezeichnet werden, zum Beispiel beim Anzeigen, Bearbeiten, Veröffentlichen usw. von Inhalten. Wenn die Überwachung in einer Richtlinie aktiviert ist, können Richtlinienadministratoren die überwachten Daten in Excel-basierten Verwendungsberichten anzeigen, in denen die aktuelle Verwendung zusammengefasst wird. Sie können die einzelnen Berichte lesen, um zu überprüfen, wie Informationen innerhalb der Organisation verwendet werden. Überwachungsprotokollberichte können Organisationen helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen und zu dokumentieren oder potenzielle Probleme zu untersuchen.

Im Überwachungsprotokoll werden die folgenden Informationen aufgezeichnet:

  • Ereignisname

  • Datum und Uhrzeit des Ereignisses

  • Systemname des Benutzers, der die Aktion ausführt

  • Öffnen Sie die Seite "Richtlinie bearbeiten" für die Richtlinie, der Sie eine Überwachung hinzufügen möchten.

  • Wählen Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Überwachung die Option Überwachung aktivieren aus, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Sie einen Überwachungspfad beibehalten möchten.

  • Klicken Sie auf OK, um das Überwachungsfeature auf die Richtlinie anzuwenden.

Wenn die Überwachung aktiviert ist, werden Ereignisse, die sich auf von dieser Richtlinie abgedeckte Elemente beziehen, im Protokoll aufgelistet. Zum Anzeigen der Überwachungsprotokolle klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen auf Überwachungsprotokollberichte, und wählen Sie dann den eingerichteten Bericht aus

Hinweis : Durch die Überwachung werden Informationen zum Zeitpunkt der Änderung eines Elements bereitgestellt, jedoch keine Details dazu, was geändert wurde. Daher sollte sie nicht als Tool für die Dokumentversionsverwaltung oder Sicherung betrachtet werden.

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Hinzufügen von Barcodes zu einer Richtlinie

Barcodes sind besonders hilfreich beim Verwalten physischer Datensätze, da sie eine Möglichkeit bieten, nicht digitale Bestände, wie z. B. gedruckte Dokumente, und physische Elemente, wie z. B. Produkte, Prototypen und Computerhardware, nachzuverfolgen. Im Gegensatz zu Bezeichnungen zeigen Barcodes keine Informationen zum Element an, sodass vertrauliche Informationen sicher online gespeichert und Ausdrucken oder physischen Elementen zugeordnet werden können, ohne dass die Informationen offengelegt werden.

Wenn Barcodes als Teil einer Richtlinie aktiviert sind, werden sie den Dokumenteigenschaften hinzugefügt und im Kopfzeilenbereich des Dokuments angezeigt, auf das der Barcode angewendet wird. Wie Bezeichnungen können Barcodes auch manuell aus einem Dokument entfernt werden.

Sie können angeben, ob Benutzer beim Drucken oder Speichern eines Elements aufgefordert werden sollen, den Barcode einzuschließen, oder ob der Barcode manuell über die Registerkarte Einfügen in 2007 Office Release-Programmen eingefügt werden soll.

Durch die Barcoderichtlinie werden Code 39-Standardbarcodes generiert. Jedes Barcodebild enthält Text unterhalb des Barcodesymbols, das den Barcodewert darstellt. Dadurch wird die Verwendung der Barcodedaten auch dann ermöglicht, wenn keine Scanninghardware zur Verfügung steht. Die Benutzer können die Barcodenummer manuell in das Suchfeld von Microsoft Office SharePoint Server 2007 eingeben, um das Element online zu suchen.

  1. Wählen Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Barcodes die Option Barcodes aktivieren aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken einen Barcode hinzuzufügen, um Benutzer zum Einfügen dieser Barcodes in Dokumente aufzufordern.

  3. Klicken Sie auf OK, um das Barcodefeature auf die Richtlinie anzuwenden.

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Hinzufügen von Features für die Beibehaltung und den Ablauf von Elementen zu einer Richtlinie

Wenn die Ablaufrichtlinie aktiviert ist, wird die Websitesammlung auf Elemente durchsucht, deren Beibehaltungszeitraum überschritten ist. Was mit diesen Elementen geschieht, hängt davon ab, wie das System für die Behandlung von Elementen mit überschrittenem Beibehaltungszeitraum eingerichtet ist. Beispielsweise können Elemente in den Papierkorb verschoben werden, es kann ein Ablaufworkflow gestartet werden, oder es kann ein benutzerdefinierter Prozess ausgeführt werden.

Die Ablaufrichtlinie wird aktiviert, indem ein Beibehaltungszeitraum und eine Ablaufaktion festgelegt werden.

  1. Öffnen Sie die Seite "Richtlinie bearbeiten" für die Richtlinie, für die Sie Elementbeibehaltung und Ablauf festlegen möchten.

  2. Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten das Kontrollkästchen Ablauf aktivieren, um festzulegen, wie mit Inhalten verfahren soll, die durch diese Richtlinie verwaltet werden.

  3. Wählen Sie eine Option für den Beibehaltungszeitraum aus, um anzugeben, wann Dokumente ablaufen. Dies kann auch in einem separaten Workflow oder in einer benutzerdefinierten Beibehaltungsformel ausgedrückt werden.

    • Zum Festlegen des auf einer Datumseigenschaft basierenden Ablaufdatums klicken Sie auf Ein Zeitraum basierend auf den Eigenschaften des Elements, und wählen Sie dann die Aktion und den Zeitraum aus (Tage, Monate oder Jahre). Geben Sie in das Feld zwischen den Listen eine Zahl ein, um den Zeitraum zu definieren.

      Hinweise : 

      • Wenn Sie eine Richtlinie als Teil eines Inhaltstyps erstellen, können Sie zur Verwendung als Ablaufwert jede Datumseigenschaft verwenden, die in diesem Inhaltstyp definiert ist.

      • Diese Optionen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie eine Websitesammlungsrichtlinie erstellen.

    • Klicken Sie auf Programmgesteuert festlegen, um zum Bestimmen des Ablaufs einen Workflow oder eine benutzerdefinierte Beibehaltungsformel zu verwenden.

  4. Definieren Sie, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, wenn das Dokument abläuft.

    • Zum Aktivieren einer vordefinierten Aktion (wie z. B. Löschen), klicken Sie auf Diese Aktion ausführen, und wählen Sie dann eine Aktion aus der Liste aus.

    • Zum Starten eines Ablaufworkflows klicken Sie auf Diesen Workflow starten, und wählen Sie dann den Namen des Workflows aus.

      Hinweis : Dieses Feature steht nur zur Verfügung, wenn Sie eine Richtlinie für einen Inhalt definieren, dem bereits ein Workflow zugeordnet ist.

  5. Klicken Sie auf OK, um das Ablauffeature auf die Richtlinie anzuwenden.

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