Ist ein Pilot an Bord?: Whitepaper

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

"Wenn ein Pilot an Bord ist, könnte er oder sie bitte den Klingelknopf drücken?" ist eine Frage, die kein Flugpassagier jemals hören möchte. Ich habe noch einmal einen bemerkenswerten Nachrichtenbeitrag über einen wahren Vorfall genau dieser Art gelesen, der sich im Dezember 2013 ereignet hat. Nachdem es während eines Fluges von Des Moines, Iowa, beim Piloten zu einem medizinischen Notfall kam, fragte die Kopilotin, ob vielleicht ein Pilot an Bord wäre. Capt. Mark Gongol, ein B1-Bomberpilot der US Air Force, kam ihr zu Hilfe. Das Flugzeug, die Passagiere und die Crew wurden sicher gelandet.

Das ist wirklich eine tolle Geschichte, doch die Tatsache, dass ich sie vor kurzem noch einmal gelesen habe, wurde durch etwas ganz anderes ausgelöst. Einer unserer potenziellen Kunden hat angerufen und gefragt, ob er unsere Enterprise-Projekt- und -Arbeitszeittabellensoftware in einem "Pilotprojekt" einsetzen könnte. Derartige Anrufe lassen mich immer innehalten. Wenn jemand in einem Flugzeug "Pilot" sagt, ist es uns allen sehr klar, was damit gemeint ist. Doch wenn jemand, der Softwareoptionen auswertet, einen Begriff mit "Pilot" sagt, bin ich mir nicht so sicher.

Der Begriff "Pilot" wird in der Welt der Software häufig zusammen mit anderen herausfordernden Auswertungsmethoden wie "Machbarkeitsstudie" vermischt. Schauen wir uns einmal an, was diese Begriffe eigentlich bedeuten und wie Sie sie in Ihrem eigenen Unternehmensauswertungsprozess am besten verwenden können.

Machbarkeitsstudie

Dieser Begriff ist vor vielen Jahren entstanden und wird oft in der Elektrotechnik verwendet. Mit dem "Versuchsaufbau" eines Schaltkreises wurde getestet, ob dieser funktionsfähig war. Er sollte nicht in die Produktion gehen. Bei einer Machbarkeitsstudie würden Sie möglicherweise mehr Zeit an einem Labortisch als beim Erstellen des Schaltkreises für die Produktion verbringen, doch der einzige Schaden, den Sie dabei anrichten könnten, beträfe die Platine, an der Sie gerade arbeiteten. Es war eine kostengünstige Methode mit geringem Risiko als Beweis dafür, dass ein elektrischer Schaltkreis ein gewünschtes Ergebnis liefern konnte.

Im Hinblick auf Software sollte eine Machbarkeitsstudie so gestaltet werden, dass etwas bewiesen wird. Wenn also potenzielle Kunden mit der Frage anrufen, ob ich Ihnen helfen kann, eine Machbarkeitsstudie für Enterprise-Projektmanagement- oder Enterprise-Arbeitszeittabellensoftware zu liefern, habe ich immer dieselbe Antwort parat: "Welche Konzepte möchten Sie beweisen?"

Darauf folgt in der Regel erst einmal Schweigen und dann ein konfuser Ausdruck.

Wenn Sie demnächst eine Machbarkeitsstudie durchführen möchten und keine Ahnung haben, was Sie zu beweisen versuchen, wie können Sie dann wissen, ob dies ein Erfolg oder Misserfolg ist? Das ist natürlich überhaupt nicht möglich.

Warum, fragen Sie, sollte irgendjemand dann eine Machbarkeitsstudie durchführen wollen? Die häufigste Antwort lautet, dass der Antragsteller wahrscheinlich nicht über das erforderliche Engagement seitens des Managements verfügt, um die zu untersuchende Software zu implementieren, verbunden mit der Hoffnung, dass das Management bei einer sichtbaren Realisierung des Projekts von der Idee begeistert ist und der Bereitstellung zustimmt. In diesem Fall betrifft der Begriff "Studie" das Management und der Begriff "Machbarkeit" das gesamte Konzept von Enterprise-Software.

Wenn sich das Management auf so einfache Weise überzeugen ließe, dass Enterprise-Projekt- und -Arbeitszeittabellensoftware für das Unternehmen bestens geeignet ist, könnten wir eine gewaltige Menge mehr davon bereitstellen.

Das Problem bei dieser Methode lautet: Die Arbeit, die Sie ausführen möchten, um diese Instanz der Machbarkeitsstudie bereitzustellen, erhält mit allergrößter Wahrscheinlichkeit nicht die gleiche Unterstützung wie die Produktionsbereitstellung eines Enterprise-Systems. Wenn eine Organisation ein Enterprise-System bereitstellt, beispielsweise ein Arbeitszeittabellen- oder Projektmanagementsystem, sind viele Dinge erforderlich, damit es ein Erfolg wird. Zuerst benötigen wir Informationen vom Management und den Mitarbeitern aus der Produktion im Hinblick auf jeden Aspekt der Organisation, der von der Bereitstellung betroffen ist. Als Nächstes wird benötigt: Zeit für die Konfiguration, Unterstützung von technischen Diensten zur Verknüpfung mit anderen Enterprise-Systemen, Unterstützung durch das Management, Zeit für Schulungen und, ja, Geld.

Wenn Sie über keine dieser Voraussetzungen verfügen – wie sieht dann das System aus, das Sie in Ihrer Machbarkeitsstudie realisieren können? Es wird bestenfalls ein Schatten von dem sein, was Sie wünschen. In unserem heutigen "In der Cloud"-Zeitalter können Sie wahrscheinlich auf ein vollständig gehostetes System zugreifen, sodass Sie sich zumindest keine Sorgen um den Kauf von Servern und Software machen müssen. Doch nur über ein installiertes System zu verfügen, ist nur ein Bruchteil der erforderlichen Arbeit, mit der Sie wenigstens eine einfache Bereitstellung ihres Systems für die Machbarkeitsstudie schaffen.

Es ist leicht verständlich, warum eine Organisation damit zögert, eine Menge an Geld und Ressourcen für die Implementierung von etwas zu investieren, dass das Potenzial zur Auswirkung auf die gesamte Organisation hat. Das ist eine Übung mit hohem Risiko. Wir neigen dazu, nur über die Vorteile von Enterprise-Projektmanagementsoftware zu sprechen, doch lässt es sich mühelos vorstellen, dass dasselbe Projekt bei einem Fehlschlagen eine gleichermaßen negative Auswirkung haben kann. Deshalb liegt es nahe, an eine Entschärfung des Risikos zu denken. Wenn aber die tatsächliche Herausforderung darin besteht, das Management von den Vorteilen des Systems zu überzeugen, gibt es dafür sicherlich bessere Möglichkeiten. Wir bei HMS Software haben uns auf einige wenige der folgenden Techniken konzentriert:

  1. Sprechen Sie mit einem tatsächlichen, bereits bestehenden Kunden.

    Wir sind hier in der glücklichen Lage, über einige großartige Kunden in der Nähe zu verfügen, die im Großen und Ganzen ziemlich zufrieden sind. Wenn ein potenzieller neuer Kunde Bedenken im Hinblick auf künftige Vorhaben hat, bringen wir diese Organisation mit einem unserer Bestandskunden zusammen. In vielen Fällen war dieser gerne bereit, ein persönliches Gespräch in seinem Unternehmen anzubieten. In anderen Fällen telefonieren potenzieller Kunde und Bestandskunde miteinander, wobei wir bewusst nicht einbezogen werden. Wir empfehlen unserem Bestandskunden, sowohl die guten Nachrichten als auch die Herausforderungen mitzuteilen.

  2. Lassen Sie es uns beweisen!

    Wenn Sie wirklich ein Konzept haben, das bewiesen werden muss, lassen Sie uns helfen, es Ihnen zu beweisen. Es gibt berechtigte Gründe, warum einige Aspekte mancher Implementierungen zuerst bewiesen werden müssen. Vielleicht ist die Bereitstellung mit sehr großen Mengen an bestimmten Datenarten verbunden. So wurden wir beispielsweise seinerzeit gebeten zu zeigen, wie unsere Lösung im Zusammenhang mit einer besonders umfangreichen Projektlast funktioniert. Wir wurden gebeten zu zeigen, wie Software bei bestimmten Browsern oder bestimmten Datenbanken funktioniert oder wie sie mit besonderen Versionen bestimmter externer Systeme verknüpft wird. Wenn es sich um diese Art von Konzept handelt, das die Auswertung blockiert, kann diese Herausforderung am besten von den jeweiligen Fachexperten gemeistert werden.

  3. Sie können eine Schulung dazu erhalten.

    In dem Fall, dass der potenzielle Kunde unbedingt zeigen muss, wie das System mit den eigenen Daten arbeitet, die vom eigenen Personal verwendet werden, helfen wir dabei, die Daten in ein gehostetes System zu laden. Anschließend führen wir eine Minimalkonfiguration entsprechend den Kundenwünschen durch und bieten den daran beteiligten Personen eine einführende Schulung. Wir bevorzugen es in hohem Maße, direkt in der Firma bei der Vorführung helfen zu können. Wenn das aber nicht möglich ist, bitten wir darum, das Skript oder die Demo überprüfen zu können, das bzw. die die beteiligten Personen verwenden werden. Außerdem bitten wir, bei der Anpassung oder der Schulung dieser Personen für die Vorführung helfen zu dürfen.

Wo ist ein Pilotprojekt, wenn Sie eines benötigen?

Wie sieht es nun also mit einem Pilotprojekt aus? Diese Frage ist besser, stimmt's? Zumindest könnte es so sein. Wenn Sie gebeten wurden, eine Pilotbereitstellung eines Enterprise-Arbeitszeittabellen- oder Enterprise-Projektmanagementsystems einzurichten, sollten Sie beginnen, indem Sie die Ziele bestimmen. Wenn die Ziele alle mit einer Machbarkeitsstudie zu tun haben, befinden Sie sich auf gar keinen Fall in einem Pilotprogramm.

Ein Pilotprojekt ist eine echte Livebereitstellung unter Produktionsbedingungen. Es umfasst in der Regel eine Teilmenge der gesamten Benutzerbasis, die für das auszuwertende System berücksichtigt wird. Deshalb nimmt ein Pilotprogramm wahrscheinlich einige Zeit in Anspruch. Während die Anforderungen der vollständigen Zielbenutzerbasis von Anfang an berücksichtigt werden, liegt der Schwerpunkt beim Pilotprogramm auf der Durchführung einer echten Implementierung für die Pilotbenutzer. Diese werden ihre Projekte mit dem neuen System tatsächlich verwalten oder ihre Arbeitszeittabellen tatsächlich ausfüllen.

Dieselben Herausforderungen, vor denen eine vollständige Produktionsbereitstellung steht, gelten auch für die Pilotimplementierung – mit Ausnahme des Volumens oder der Komplexität der Daten. Die häufigsten Herausforderungen bei Pilotprojekten, die ich erlebt habe, umfassten mangelnde Unterstützung, unzureichendes Budget, zu wenig Zeit und Ressourcen sowie, wahrscheinlich am schlimmsten, mangelnde Fähigkeit zur Formulierung von Zielen, um ermitteln zu können, ob das Projekt erfolgreich war oder nicht.

Dies soll nicht heißen, dass ein Pilotprojekt generell schlecht ist. Die Durchführung eines Pilotprojekts könnte sehr sinnvoll sein und kann zu einer Entschärfung des Risikos beitragen, dass eine unvollständige oder schlecht konfigurierte Bereitstellung negative Auswirkungen auf die gesamte Organisation hat. Doch damit ein Pilotprojekt ein Erfolg wird, sind einige Überlegungen erforderlich.

Wir haben vor kurzem mit der Arbeit an einer ziemlich großen Bereitstellung für eine auf dem öffentlichen Sektor tätige Organisation begonnen. Das Erfreuliche bei dieser Übung: Die Organisation hat bereits die gesamte verfügbare Zeit für die Durchführung ihrer Auswertung verbracht. Sie hat ihre Wahl im Hinblick auf ein Enterprise-System getroffen. Und das ist glücklicherweise unser System. Wir haben während des vergangenen Jahres mit den Mitarbeitern des Auswertungsteams zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass ihre technischen Fragen beantwortet wurden. Jetzt aber liegt der Schwerpunkt auf den Auswirkungen des täglichen Prozesses auf die Personen in dieser Organisation.

Sie haben vorgeschlagen, dass wir während eines Zeitraums von 6 Monaten mit einer Gruppe zusammenarbeiten, deren Größe zwar geändert werden kann, doch die nur ungefähr 10 Prozent der gesamten Gruppe ausmacht. Es gibt ein angemessenes Budget, das Pilotprojekt wird vom Management auf der höchsten Vorstandsebene unterstützt, und wir haben genügend Zeit zur Verfügung, um sicherzustellen, dass wir bei allem helfen können, mit dem wir uns normalerweise bei einer Bereitstellung wie dieser befassen. Die Gruppe, die in dieser Umgebung von Projektverfolgung und Arbeitszeittabellen eingesetzt werden soll, wird damit in absehbarer Zukunft unter Produktionsbedingungen arbeiten. Dies ist also nicht einfach nur ein Test. Es entspricht vielmehr der ersten Bereitstellungsphase und ist keine Übung der Art "erst einmal ausprobieren und sehen, wie's so läuft". Da nun alle diese Faktoren an der richtigen Stelle sind, erwarten wir mit großer Zuversicht ein erfolgreiches Ergebnis gegen Jahresende.

Nachbereitung

Pilotprojekte und Machbarkeitsstudien sind im Zusammenhang mit Enterprise-Software beinahe alltäglich, doch wenn Sie sich in Zukunft damit befassen müssen, können Sie zum Erfolg beitragen, indem Sie alle beteiligten Personen auf einige der dafür wichtigsten Faktoren hinweisen:

  1. Sorgen Sie zuerst dafür, dass Sie Ihre Ziele klar formulieren.

  2. Stellen Sie als Nächstes sicher, dass das Management versteht, was Sie brauchen, und Sie im Hinblick auf finanzielle Mittel, Ressourcen und Zeit unterstützt, damit Sie diese Ziele tatsächlich erreichen.

  3. Und vergessen Sie schließlich nicht, einen Projektplan zu erstellen und ihn wie jedes andere Projekt in Ihrem Portfolio zu verwalten.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist der Präsident und Gründer von HMS Software, einem im kanadischen Montreal ansässigen Microsoft Certified Partner. Er hat einen Abschluss in Wirtschaftswissenschaften von der McGill University und mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektsteuerungssystemen. Er ist ein langjähriges Mitglied des PMI (Project Management Institute) und hat geholfen, die Ortsverbände der Microsoft Project-Benutzergruppen (MPUG) in Montreal, Toronto und Quebec zu gründen. Vandersluis hat Beiträge in Fortune, Heavy Construction News, im Magazin "Computing Canada", im PMNetwork von PMI und in Project Times veröffentlicht. Er unterrichtet Projektmanagement für Fortgeschrittene an der McGill University und hält häufig Vorträge auf Veranstaltungen der Project Management Association in Nordamerika und weltweit. HMS Software ist der Herausgeber von TimeControl, einem projektorientierten Zeiterfassungssystem, und seit 1995 ein Microsoft Project Solution Partner.

Sie können Chris Vandersluis per E-Mail kontaktieren: chris.vandersluis@hms.ca

Wenn Sie weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis lesen möchten, besuchen Sie seinen EPM Guidance-Blog (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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