Integrieren von Varianznachverfolgung in Ihren Projektmanagementprozess

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Von Jane Suchan, PMP

Beim Projektmanagement geht es darum herauszufinden, was Sie erreichen möchten, eine Aufgabenliste der Arbeiten zu erstellen, die erledigt werden müssen, um Ihr Ziel zu erreichen, zu bestimmen, wie lange dies dauern wird, und zu berechnen, wie hoch die Kosten dafür sein werden.     Klingt einfach, oder? Der wirklich schwierige Teil dabei ist es aber, den Überblick zu behalten. Liegt das Projekt im Zeitplan? Wird es vorzeitig abgeschlossen? Unterschreitet es das Budget? Bleibt es innerhalb des Budgets, auch wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind?

Eine Möglichkeit zur Bewertung des Zustands eines Projekts besteht darin, den Unterschied zwischen dem ursprünglichen Projektplan und dem, was tatsächlich passiert, zu verfolgen. Diese Differenz ist besser bekannt als "Abweichung", ein Vergleich zwischen dem vorgesehenen bzw. budgetierten Betrag und dem tatsächlich aufgewendeten Betrag. Eine Abweichungsanalyse besteht aus einem Vergleich der tatsächlichen Projektergebnisse mit dem, was geplant wurde oder erwartet wird. Es ist eine Möglichkeit zur Quantifizierung, wie gut – oder wie schlecht – sich ein Projekt entwickelt.

Abweichungsplanung: Aufstellen von Basisplänen

Um Projektabweichungen zu ermitteln, müssen Sie einen Punkt festlegen, der Ihr Startpunkt sein soll: Dies ist Ihr Basisplan. Ohne diese Maßnahme jagen Sie nur durch die Gegend und versuchen, ein sich bewegendes Ziel zu kontrollieren. Zwei wichtige Basispläne, die Sie aufstellen sollten, bevor Sie sich mit der Abweichungsverfolgung und -berichterstellung beschäftigen, sind "Kosten" und "Zeitplan". Aber bevor Sie daran denken, müssen Sie zuerst einmal den Umfang des Projekts fixieren.

Verwenden eines Projektstrukturplans zur Festlegung des Umfangs

Der Umfangbasisplan umfasst alle Projektleistungen, wodurch er alle zu erledigenden Arbeiten identifiziert. Eine Möglichkeit, den Umfang zu dokumentieren, besteht in der Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP), einer hierarchischen Ansicht der Projektleistungen. Jede absteigende Ebene innerhalb der Hierarchie stellt eine zunehmend detailliertere Beschreibung der Projektleistungen dar. Beispielsweise würde ein PSP für die Errichtung eines Neubaus das Fundament, den Rohbau, das Dach, elektrische und Sanitärinstallationen sowie Gartengestaltungspläne, Bauzeichnungen und Genehmigungen umfassen.

Aufstellen von Zeitplan- und Kostenbasisplänen

Die Zeitplan- und Kostenbasispläne werden erst nach der Festlegung des Umfangs aufgestellt. Ohne eine klare Vorstellung davon, was das Ergebnis des Projekts sein soll, können Sie nicht bestimmen, wie lange es dauern oder wie viel es kosten wird.

Der Zeitplan-Basisplan ist der genehmigte Projektzeitplan, der die Basis für die Messung der Planleistung und die Berichterstellung darüber darstellt. Der Kostenbasisplan ist das genehmigte Zeitphasenbudget, gegen das die Kostenleistung gemessen wird. Sie wird ermittelt, indem die Kosten für einen bestimmten Projektzeitraum oder eine Projektphase hinzugefügt werden, wofür es erforderlich ist, Projektaufgaben Kosten zuzuweisen. Zwar kann das Zuordnen von Kosten zu Projektkomponenten zeitaufwändig sein, doch es ermöglicht eine detailliertere und genauere Berichterstellung über die Kostenleistung, woran Ihre Projektbeteiligten und der Projektsponsor sicherlich sehr interessiert sein werden.

So stellen Sie Zeitplan- und Kostenbasispläne auf

  1. Entwickeln Sie den Zeitplan, indem Sie die Aktivitäten und Aufgaben identifizieren, die zur Erzeugung aller Projektleistungen im PSP erforderlich sind.

  2. Identifizieren Sie Ressourcen für jede Aufgabe. Berücksichtigen Sie Einschränkungen oder wie viel Zeit jede Person realistischerweise diesem Projekt widmen kann.

  3. Schätzen Sie ab, wie lange (in Stunden oder Tagen) die Erledigung jeder Aufgabe dauern wird.

  4. Schätzen Sie die Kosten jeder einzelnen Aufgabe, indem Sie für jede Ressource eine durchschnittliche Stunden- oder Tagesrate verwenden, zuzüglich aller Fixkosten, die einer Aufgabe zugeordnet sind.

  5. Bestimmen Sie, welche Aufgaben von anderen Personen abhängig sind, und entwickeln Sie dann den kritischen Weg.

  6. Entwickeln Sie den Kostenbasisplan, wobei es sich um ein Zeitphasenbudget zum Messen der Kostenleistung des Projekts handelt. Fügen Sie hierzu die geschätzten Kosten nach Aufgabe oder nach Zeitraum hinzu.

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Reagieren auf Abweichungen: Ändern der Kontrolle

Nachdem Sie den Umfang-, Zeitplan- Kostenbasispläne aufgestellt haben, erstellen Sie die Schritte, die das Team durchführen muss, um mit Abweichungen bei diesen Plänen umzugehen. Aus diesen Informationen entsteht Ihr Change Management-Plan für das Projekt. Dieser Plan definiert, wie Sie, wenn Sie feststellen, dass eine Projektänderungsanforderung erforderlich ist, Abweichungen dokumentieren und zur Genehmigung einreichen und was nach der Genehmigung einer Änderungsanforderung passiert.

Abweichungsberechnungen werden verwendet, um festzustellen, ob eine Projektänderungsanforderung erforderlich ist und ob die Zeitplan- oder Kostenbasispläne des Projekts geändert werden müssen. Abweichungen können positiv oder negativ sein:

  • Eine positive Abweichung zeigt an, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist oder das Budget unterschritten wird. Bei positiven Szenarios sind Sie u. U. in der Lage, Gelder und Ressourcen auf solche Aufgaben oder Projekte umzuschichten, die eine negative Abweichung haben.

  • Eine negative Abweichung zeigt an, dass das Projekt hinter dem Zeitplan zurückliegt oder das Budget überschritten wird und Sie entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten müssen. Es ist möglicherweise erforderlich, Ihr Budget zu erhöhen oder niedrigere Gewinnmargen in Kauf zu nehmen.

Abweichungsschwellenwerte sind ein wichtiger Bestandteil jedes Change Management-Plans eines Projekts. Aus ihnen bestehen die materiellen Änderungen am Projekt, weshalb sie die Dokumentation und Genehmigung im Rahmen einer Projektänderungsanforderung erforderlich machen. Nicht alle Projektänderungsanforderungen führen zu einer Neuaufstellung von Umfang, Zeitplan oder Budget. Dies ist eine signifikante Aufgabe, deren Durchführung erhebliche Zeit in Anspruch nehmen kann, und Sie sind verpflichtet, sowohl nach oben als auch nach unten innerhalb der Projektorganisation die Genehmigung einzuholen.

Die Nachverfolgung von Kosten- und Planabweichungen während des Lebenszyklus des Projekts hilft Ihnen dabei, Schwachstellen zu identifizieren – Bereiche mit wiederholten Änderungen – und entsprechend zu reagieren. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass es beim Testteam zu ständigen Verzögerungen kommt, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen zuweisen, um im Zeitplan zu bleiben.

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Die nächste Stufe: Ertragswertanalyse

Keine Erörterung von Projektabweichungen ist vollständig, ohne den Ertragswert zu erwähnen, ein Projektmanagementverfahren zur Abschätzung der Kosten und Bewertung des Zeitplans zu einem bestimmten Zeitpunkt. Bei der Ertragswertanalyse werden die abgeschlossenen Arbeiten mit den aufgestellten Basisplänen verglichen. Dies hilft Ihnen beim Auswerten der aktuellen Projektleistung und der Durchführung ggf. erforderlicher Kurskorrekturen.

Um eine Ertragswertanalyse durchzuführen müssen Sie einen PSP haben, einen detaillierten Projektzeitplan sowie ein Budget (phasen- oder zeitorientiert) für die geplanten Arbeiten.

Stellen der Ertragswertfragen

Die Ertragswertanalyse misst zu jedem Zeitpunkt den Projektstatus, indem drei wesentliche Fragen gestellt werden:

  • Geplanter Wert: Welcher Betrag ist für die Arbeit erforderlich?

  • Ertragswert: Was haben Sie tatsächlich erledigt?

  • Ist-Kosten: Was hat es Sie gekostet, die Arbeiten abzuschließen?

Geplanter Wert (GW) sind die budgetierten Kosten der geplanten Aufgaben. Ertragswert (EW) ist die Summe aller budgetierten Kosten von erledigten Arbeiten. Ist-Kosten (IK) sind die Ausgaben, die für die produzierten Arbeiten aufgewendet wurden.

Informationen zur Ertragswertanalyse

Am einfachsten lässt sich der Ertragswert durch ein Beispiel beschreiben. Angenommen, Sie verwalten ein 4-Monats-Projekt mit einem Budget von 100.000 €. Drei Monate liegen schon hinter Ihnen, und Sie stellen fest, dass das Team erst die Hälfte der Arbeiten abgeschlossen hat, sodass der EW 50.000 € beträgt. Basierend auf dem Projektzeitplan, sollte mittlerweile ungefähr 75 Prozent der Arbeiten erledigt sein, weshalb der der GW 75.000 € beträgt. Sie wissen außerdem, dass das Team bisher 90.000 € ausgegeben hat, weshalb die IK 90.000 € betragen.

Unter Verwendung dieser Zahlen können Sie Abweichungen berechnen und planen. Die Kostenabweichung (KA) misst die Differenz zwischen den Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit und dem Budget des Projekts:

KA = EW – IK    

Die Planabweichung (PA) misst den tatsächlichen Fortschritt gegenüber dem Projektzeitplan:

PA = EW – GW    

Mit den Werten aus dem oben genannten Beispiel beträgt die Kostenabweichung für dieses Projekt 50.000 € – 90.000 € = 40.000 €. Die Planabweichung beträgt 50.000 € – 75.000 € = 25.000 €.

Jeder Projektmanager könnte sehen, dass das Projekt 90 % seines Budgets verbraucht hat, aber nur 50 % der Arbeiten abgeschlossen sind. Das Projekt ist hinter dem Zeitplan zurück und wird zum Zeitpunkt seines Abschlusses das Budget überschritten haben, weshalb Änderungen erforderlich sind. Der Projektmanager sollte dem Umfang verringern, den Zeitplan verlängern oder mehr Geld akquirieren, um die Arbeiten fertig zu stellen.

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Erste Schritte mit der Abweichungsverfolgung

Die Integration der Abweichungsüberwachung in Ihr Projektmanagement ist recht einfach, erfordert aber eine systematische Vorgehensweise. Nachdem Ihnen Ihr Projekt zugewiesen wurde, arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Sponsor an der Bestimmung des Umfangs, Budgets und Zeitplans. Erarbeiten Sie dann gemeinsam mit Ihrem Team einen robusten Plan für das Change Management, durch das Abweichungsschwellenwerte identifiziert werden und beschrieben wird, wie mit Abweichungen umzugehen ist, wenn dabei Schwellenwerte überschritten werden. Nachdem Sie den PSP entwickelt haben und den detaillierten Projektzeitplan definieren, können Sie den Projektzeitplan und das Budget aufstellen. Nachdem alle Komponenten vorhanden sind, können Sie mit der Nachverfolgung von Abweichungen beginnen und Ihre Change Management-Pläne in die Praxis umsetzen.

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Informationen zur Autorin     Jane Suchan ist Programm-Managerin mit Erfahrung bei der Verwaltung von Geschäftsinitiativen auf Unternehmensebene und der Entwicklung von Methoden für das Projektmanagement. Jane lebt in Seattle, Washington.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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