Informationen zur gemeinsamen Nutzung von Formularen auf einer SharePoint-Website

Viele Teams verwenden Microsoft Windows SharePoint Services zur Erfassung von Informationen und gemeinsamen Nutzung von Dateien. Wenn dies auch in Ihrem Unternehmen der Fall ist, können Sie Microsoft Office InfoPath 2003-Formulare in Formularbibliotheken veröffentlichen, die speziell für die gemeinsame Nutzung von Sammlungen zusammengehörender Formulare entwickelt wurden. Ein Vertriebsteam kann beispielsweise eine Formularbibliothek verwenden, um Vertriebsberichtformulare auszufüllen, zu speichern und anzuzeigen.

Formularbibliotheken fungieren als Dateiserver, der es den Benutzern ermöglicht, Formulare, die auf derselben Formularvorlage basieren, auszufüllen und zu speichern. Mit jeder Formularbibliothek ist eine Formularvorlage verknüpft, so dass jedes Formular, das auf der Basis der Formularbibliothek erstellt wird, die gleiche Struktur und Darstellung hat.

Obgleich Sie Formulare in beliebigen Netzwerkspeicherorten veröffentlichen können, bietet die Veröffentlichung in Formularbibliotheken den Benutzern zusätzliche Vorteile, wie beispielsweise die Möglichkeit, mehrere Formulare zusammenzuführen und Formulardaten in ein Tabellenblatt zu exportieren.

Voraussetzungen für das Arbeiten mit Formularbibliotheken

Zum Veröffentlichen eines Formulars benötigen Sie Zugriff auf eine Windows SharePoint Services-Website. Sie benötigen ferner Berechtigungen zum Erstellen einer Formularbibliothek in der Website.

Zum Ausfüllen von Formularen in einer Formularbibliothek benötigen die Benutzer eine Netzwerk- oder Internetverbindung mit der Windows SharePoint Services-Website sowie Berechtigungen zum Hinzufügen ausgefüllter Formulare zur Formularbibliothek.

Entwerfen von Formularen für Formularbibliotheken

Im Entwurfsmodus von InfoPath können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  • Angeben von Spalten in der Formularbibliothek    Im Entwurfsmodus können Sie Teile des Formulars angeben, die Sie in Office InfoPath 2003Spalten in der Formularbibliothek hervorheben möchten. Spalten in der Formularbibliothek sind nützlich, wenn Sie wichtige Informationen in einem Formular untersuchen möchten, ohne dazu jedes Formular einzeln öffnen zu müssen. Wenn Sie beispielsweise eine Formularbibliothek zum Speichern von Spesenabrechnungsformularen verwenden, können Sie automatisch Spalten in der Formularbibliothek erstellen, in denen die Namen der Mitarbeiter und die Summe der abzurechnenden Spesen angezeigt werden.

  • Verbindungssteuerelemente mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken    Sie können zwischen Steuerelementen in Ihrem Formular und einer Windows SharePoint Services-Liste oder -Bibliothek eine Verbindung einrichten. Sie können beispielsweise angeben, dass Elemente in einer Dropdownliste direkt aus einer Windows SharePoint Services-Liste stammen sollen. Immer wenn die Benutzer das Formular öffnen, wird der Inhalt des Listenfeldes aktualisiert, um die neuesten Änderungen an der Windows SharePoint Services-Liste wiederzugeben.

  • Veröffentlichen eines Formulars in einer Formularbibliothek     Mit dem Befehl Veröffentlichen im Menü Datei können Sie einen Assistenten öffnen, der Sie durch das Veröffentlichen eines Formulars in einer Formularbibliothek begleitet. Dieser Assistent kann auch das Veröffentlichen einer neuen Version eines vorhandenen Formulars beschleunigen.

  • Zugreifen auf Formularbibliotheken    Der Befehl Von SharePoint-Website öffnen im Menü Datei bietet einen sofortigen Zugriff auf vorhandene Formularbibliotheken. Mithilfe dieser Option können Sie in InfoPath Formularvorlagen schnell finden und ändern.

Arbeiten mit Formularen in Formularbibliotheken

In der Windows SharePoint Services-Website selbst können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  • Ausfüllen von Formularen    In einer Formularbibliothek können Sie in der Standardansicht auf die Schaltfläche Dieses Formular ausfüllen klicken, um ein Formular in InfoPath auszufüllen. Wenn Sie in InfoPath auf Speichern klicken, wird das Formular automatisch als ein Objekt in der Formularbibliothek gespeichert.

  • Zusammenführen von Formularen    Falls die Formularzusammenführung aktiviert wurde, enthält die Formularbibliothek den Link Formulare zusammenführen, über den Sie die Formulare auswählen können, die zusammengeführt werden sollen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Informationen zusammenfassen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein Team leiten, das Kundenbesuchsberichte ausfüllt, können Sie die Namen und Telefonnummern potenzieller Kunden in einem Einzelformular zusammenführen, damit Sie zentral über alle benötigten Daten verfügen.

  • Exportieren von Daten    Je nach Formularvorlage und Einrichtungsweise der Formularbibliothek können in Spalten in der Formularbibliothek sowohl die im Formular gespeicherten Daten als auch die Eigenschaften des Formulars angezeigt werden. Sie können die Daten in Spalten in der Formularbibliothek in ein Windows SharePoint Services-kompatibles Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Office Excel 2003 exportieren.

Hinweis : Die Informationen in diesem Kapitel treffen möglicherweise nicht zu, wenn Sie mit einem Formular arbeiten, das mithilfe von Microsoft InfoPath 2003 ohne installiertes Service Pack entworfen wurde.

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