Informationen zum Suchen von Dateien

Ein Teil des Inhalts dieses Themas gilt möglicherweise nicht für einige Sprachen.

Mit dem Befehl Dateisuche können Sie in Microsoft Office 2003 Dateien von einem beliebigen Arbeitsplatz aus finden: auf der Festplatte Ihres lokalen Computers, in Ihrem lokalen Netzwerk, im Microsoft Outlook-Postfach und im Ordner Netzwerkumgebung. Außerdem können Sie nach E-Mail-Nachrichten, Terminen und anderen Informationen im Outlook-Postfach suchen. Es stehen zwei Methoden zur Verfügung, um nach Dateien zu suchen: die einfache Suche und die erweiterte Suche.

Einfache Suchoptionen

Die einfache Suche bietet die umfassendsten Möglichkeiten, nach Dateien, Outlook-Elementen und Webseiten zu suchen. Auf diese Weise finden Sie Dateien, deren Titel, Inhalt oder Eigenschaft den angegebenen Text enthalten. Sie können auch angeben, wo nach den Dateien gesucht werden soll sowie den zu suchenden Dateityp.

Erweiterte Suchoptionen

Die erweiterte Suche ist gezielter. Mit dieser Methode suchen Sie nach Dateien anhand ihrer Eigenschaften. Dazu erstellen Sie Abfragen; diese bestehen aus einer oder mehreren Bedingungen, die die zu suchende Datei erfüllen muss. Ein Beispiel für eine solche Abfrage wäre z. B. "Autor ist (genau) Peter". Damit wird festgelegt, dass die Dateien, nach denen Sie suchen, im Eigenschaftsfeld "Autor" nur den Text "Peter" enthalten sollen.

Suche in natürlicher Sprache

Bei der Suche in natürlicher Sprache werden umgangssprachliche englische Ausdrücke wie "Get all mail from Jane" oder "Find all meetings next week" verwendet, um im Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen nach Microsoft Outlook-Elementen zu suchen. Mit der Suche in natürlicher Sprache können Sie nach E-Mail-Nachrichten, Kalenderelementen, Kontakten, Aufgaben und Notizen suchen. Die Suche in natürlicher Sprache wird nur in den englischen Versionen von Microsoft Office 2003 unterstützt.Office 2003

Sie erzielen zwar umso bessere Ergebnisse, je mehr Informationen Sie bei der Suche in natürlicher Sprache angeben, es ist jedoch nicht unbedingt erforderlich, vollständige oder grammatikalisch einwandfreie Sätze zu bilden. So kann beispielsweise die Suchabfrage "High priority tasks" in natürlicher Sprache problemlos verwendet werden.

Bei der Suche in natürlicher Sprache wird der Inhalt von Outlook-Elementen durchsucht, z. B. die Textkörper von E-Mail-Nachrichten, und gleichzeitig auch die Eigenschaft dieser Elemente, z. B. die Betreffzeile von Terminen und die Priorität von Aufgaben.

Hinweis : Die Suche in natürlicher Sprache wird zwar nicht für Dokumente in den Netzwerkordnern Ihres Computers unterstützt, die Funktion Dateisuche von Office verwendet jedoch die Informationen aus der Suchabfrage in natürlicher Sprache, um auch an diesen Speicherorten nach Dateien zu suchen.

Tipps für die Verwendung natürlicher Sprache

Durchsuchen von E-Mails

  • Durchsuchen Sie den Inhalt von E-Mail-Nachrichten mit Begriffen wie "about" oder "subject".

    Beispiele

    "Messages about searching"

    "Messages on the subject: sales quotas"

  • Durchsuchen Sie die Eigenschaften und andere Felder von E-Mail-Nachrichten.

    Beispiele

    "High priority messages"

    "Who did I Cc about natural language searching?"

    "E-mail I need to follow-up on"

  • Suchen Sie nach Dokumenten mit Anlagen.

    Beispiel

    "Find all mail messages with attachments"

  • Geben Sie Zeiträume zum Eingrenzen der Suche an.

    Beispiele

    "E-mail from Bob in the last week about natural language searching"

    "Find the most recent e-mail from Prasanna"

Durchsuchen des Kalenders

  • Durchsuchen Sie den Inhalt von Besprechungen mit Begriffen wie "about" oder "subject".

    Beispiele

    "Meeting about sales goals"

    "Show the meeting to introduce new team members"

  • Suchen Sie nach Terminen anhand der Teilnehmer.

    Beispiele

    "All meetings with Jim"

    "Find the meeting organized by Tanya"

    "Did Bei-Jing accept the meeting about searching?"

  • Begrenzen Sie den Suchbereich durch Angeben eines Zeitraums.

    Beispiele

    "Find all meetings I attended last Monday"

    "Find all meetings the day before yesterday"

Durchsuchen von Kontakten

  • Suchen Sie nach Kontakten anhand von Details, z. B. Spitznamen oder Geburtstag.

    Beispiel

    "Find everyone whose manager is Miles"

  • Suchen Sie nach einer Gruppe von Kontakten mit bestimmten Gemeinsamkeiten.

    Beispiel

    "Contact information for clients who live in Baltimore"

Durchsuchen von Notizen

  • Suchen Sie nach Notizen anhand des Inhalts, der Farbe oder anderer Eigenschaften.

    Beispiele

    "All notes I created yesterday"

    "All blue notes about searching"

Weitere Tipps

  • Begrenzen Sie die Suche durch Angeben eines zu durchsuchenden Ordners.

    Beispiel

    "E-mail in my Inbox that I haven't read yet"

  • Verwenden Sie Anführungszeichen, um nach einer bestimmten Zeichenfolge zu suchen.

    Beispiel

    "Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days"

  • Geben Sie die Reihenfolge an, in der die Ergebnisse ausgegeben werden sollen.

    Beispiel

    "E-mail from Helmut, sorted oldest message first"

Optionen für die Dateisuche

Der Aufgabenbereich Dateisuche

Wenn Sie das Feature Dateisuche im Menü Datei verwenden, wird am rechten Seitenrand der Aufgabenbereich Dateisuche angezeigt. Jede Office-Anwendung kann über eine eigene Instanz des Aufgabenbereichs Dateisuche verfügen. Die Suchergebnisse sind jedoch von jeder Anwendung aus zugänglich. Wenn Sie beispielsweise in Microsoft Word nach Dateien jeden Typs suchen und aus der Liste der Suchergebnisse ein Microsoft Excel-Tabellenblatt öffnen, so werden die Suchergebnisse auch im Aufgabenbereich Suchergebnisse von Excel angezeigt, so dass Sie sie weiter verwenden können.

Anzeigen von Suchergebnissen

Sobald Sie eine Suche beginnen, werden im Aufgabenbereich Dateisuche sofort die ersten gefundenen Dateinamen aufgelistet. Die Dateien werden getrennt nach Speicherort aufgelistet: Festplatte, Postfach und Netzwerkumgebung.

Aus der Liste der Suchergebnisse heraus können Sie mit den gefundenen Dateien zahlreiche Aktionen durchführen, z. B.:

  • Anzeigen der Eigenschaften einer Datei

  • Öffnen einer Datei

  • Anzeigen einer Datei in einem Webbrowser

  • Erstellen eines neuen Dokuments auf der Grundlage einer Datei

  • Kopieren eines Hyperlinks zu einer Datei in die Office-Zwischenablage

Beschleunigen der Suche durch die schnelle Suche

In der schnellen Suche werden Informationen aus Dateien herausgesucht und so abgelegt, dass die Dateien schneller und einfacher gefunden werden können. Der Index für die schnelle Suche wird aktualisiert, wenn am Computer keine Eingaben vorgenommen werden.

Bei der schnellen Suche wird der integrierte Windows-Indexdienst verwendet. Sie aktivieren die Unterstützung für die schnelle Suche direkt im Windows-Aufgabenbereich Suchen oder im Office-Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen.

Hinweis : Falls die schnelle Suche nicht installiert ist, wird im Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen eine entsprechende Meldung angezeigt. Wenn die schnelle Suche installiert ist, wird ihr Status, d. h. aktiviert oder deaktiviert, angezeigt.

Erstellen komplexerer Suchabfragen mit Bedingungen und Werten

In der erweiterten Suche können Sie Bedingungen und Werte verwenden, um anhand von Dateieigenschaften nach Dateien zu suchen.

Bedingungen sind Beschränkungen, die Sie in der erweiterten Suche auf den Wert einer Dateieigenschaft anwenden, um die Suchabfrage zu präzisieren. Zu jeder Eigenschaft gehört eine Gruppe relevanter Bedingungen, die in der erweiterten Suche automatisch angezeigt werden. Für die Eigenschaft "Erstelldatum" beispielsweise werden in der erweiterten Suche u. a. die folgenden Bedingungen zur Auswahl gestellt: "heute", "morgen", "gestern".

Einige Bedingungen müssen nicht von einem Wert gefolgt sein. Wenn beispielsweise die Bedingung "Zuletzt geändert gestern" ausgewählt ist, wird kein zusätzlicher Wert benötigt, da die Bedingung "gestern" bereits alle notwendigen Informationen für die erweiterte Suche enthält.

Andere Bedingungen dagegen müssen von einem Wert gefolgt sein. Die Bedingung "entspricht" erfordert beispielsweise immer einen nachfolgenden Wert, den Sie bei der Konfiguration der Suchabfrage eingeben.

Suchen im Dialogfeld Öffnen

Sie können mit der einfachen oder erweiterten Suche direkt im Menü Extras im Dialogfeld Öffnen nach einer Datei suchen. Wie im Aufgabenbereich Dateisuche werden die Ergebnisse nach Speicherort getrennt angezeigt. Sie können in diesem Dialogfeld die Datei nicht nur öffnen, sondern auch ihre Eigenschaften anzeigen.

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