Informationen zum Suchen nach Datensätzen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Mit zunehmender Größe Ihrer Datenbank ist zum Auffinden von Datensätzen mehr als ein kurzer Blick auf ein Datenblatt erforderlich. In diesem Artikel lernen Sie fünf Methoden zum Suchen von bestimmten Datensätzen basierend auf Ihren Anforderungen kennen.

Was möchten Sie tun?

Durchsuchen aller Datensätze

Wechseln zu einem bestimmten Datensatz

Suchen nach einem bestimmten Datensatz

Filter setzen, um eine begrenzte Anzahl von Datensätzen anzuzeigen

Erstellen einer Abfrage, um einen bestimmten Datensatz zu finden

Durchsuchen aller Datensätze

Sie können TAB drücken, um der Reihe nach durch alle Datensätze einzeln zu navigieren, um einen bestimmten Datensatz zu finden. Mithilfe der Schaltflächen für die Datensatznavigation können Sie auch die Datensätze in einer Tabelle in Datenblattansicht durchsuchen. Die Schaltflächen für die Datensatznavigation finden Sie am Fuß der Tabelle oder des Formulars.

Navigationsschaltflächen

1. Gehe zum ersten Datensatz

2. Gehe zum vorherigen Datensatz

3. Feld Aktueller Datensatz

4. Gehe zum nächsten Datensatz

5. Gehe zum letzten Datensatz

6. Öffnen eines neuen (leeren) Datensatzes

7. Filterindikator

8. Feld Suchen

Hinweise : 

  • Wenn Sie in das Feld Aktueller Datensatz klicken, können Sie eine Datensatznummer eingeben und dann die EINGABETASTE drücken, um zu diesem Datensatz zu navigieren. Datensatznummern werden vom Anfang des Formulars oder Datenblatts an in Folge durchnummeriert. Sie entsprechen keinem Feldwert.

  • Wenn Sie wissen möchten, ob ein Filter angewendet wurde, überprüfen Sie die Filterindikatorschaltfläche. Wenn kein Filter angewendet wurde oder alle Filter gelöscht wurden, wird Kein Filter angezeigt. Wenn Gefiltert angezeigt wird, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um den Filter zu entfernen. Wenn jedoch Ungefiltert angezeigt wird, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um den zuletzt verwendeten Filter anzuwenden (wenn vorhanden).

  • Wenn Sie Text in das Feld Suchen eingeben, wird in Echtzeit noch während der Eingabe der einzelnen Zeichen der erste übereinstimmende Wert angezeigt. Mithilfe dieses Features können Sie schnell nach einem Datensatz mit einem übereinstimmenden Wert suchen.

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Wechseln zu einem bestimmten Datensatz

Sie können in Access zu einem bestimmten Datensatz wechseln, wenn Sie wissen, nach welchem Datensatz Sie suchen. Mithilfe des Felds Gehe zu können Sie einen bestimmten Datensatz in einer Dropdownliste auswählen. Es wird normalerweise zu Formularen hinzugefügt.

Das Feld 'Gehe zu'

  • Um zu einem bestimmten Datensatz zu wechseln, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Gehe zu und wählen anschließend einen Datensatz in der Dropdownliste aus.

    Hinweis : Wenn Sie die ersten Zeichen eines Datensatzes kennen, zu dem Sie wechseln möchten, können Sie diese Zeichen in das Feld Gehe zu eingeben, um den Datensatz schnell zu finden.

Das Feld Gehe zu zeigt nur so viele Daten an, um den Datensatz eindeutig zu bestimmen. Wenn Sie einen Datensatz in der Liste auswählen, zeigt Access den Rest der Daten des Datensatzes im Hauptbereich des Formulars an.

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Suchen nach einem bestimmten Datensatz

Sie können in einer Tabelle oder einem Formular nach einem bestimmten Datensatz suchen, indem Sie die Registerkarte Suchen im Dialogfeld Suchen und Ersetzen verwenden. Diese Funktion bietet sich zum Auffinden eines bestimmten Datensatzes an, wenn der gewünschte Datensatz bestimmte Kriterien wie Suchbegriffe oder Vergleichsoperatoren wie "gleich" oder "enthält" erfüllt.

Hinweis : Sie können das Dialogfeld Suchen und Ersetzen nur verwenden, wenn in der Tabelle oder im Formular momentan Daten angezeigt werden. Dies gilt auch, wenn es keine sichtbaren Datensätze gibt, da ein Filter aktiviert wurde.

  1. Öffnen Sie die Tabelle oder das Formular, und klicken Sie dann auf das Feld, das Sie durchsuchen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen, oder drücken Sie STRG+F.

    Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird mit ausgewählter Registerkarte Suchen angezeigt.

  3. Geben Sie in das Feld Suchen nach den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten.

  4. Sie können auch die Liste Suchen in verwenden, um das zu durchsuchende Feld zu ändern oder stattdessen die gesamte zugrunde liegende Tabelle zu durchsuchen.

    Tipp : Die Liste Vergleichen repräsentiert den Vergleichsoperator (z. B "gleich" oder "enthält"). Sie können auch in der Liste Vergleichen auf Teil des Feldinhalts klicken.

  5. Wählen Sie in der Liste Suchen die Option Alle aus, und klicken Sie dann auf Weitersuchen.

  6. Wenn das Element, nach dem Sie suchen, hervorgehoben wird, klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen. Datensätze, die Ihren Bedingungen entsprechen, werden hervorgehoben.

Weitere Informationen zur Verwendung des Dialogfelds Suchen und Ersetzen finden Sie im Artikel Verwenden des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen" zum Ändern von Daten.

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Filter setzen, um eine begrenzte Anzahl von Datensätzen anzuzeigen

Sie können einen Filter setzen, um eine begrenzte Anzahl von Datensätzen anzuzeigen, wenn Sie nur an Datensätzen interessiert sind, die bestimmte Kriterien und Vergleichsoperatoren erfüllen. Sie können z. B. die angezeigten Datensätze schnell einschränken, indem Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld klicken, nach dessen Wert Sie suchen möchten, und dann unten im Kontextmenü auf Ist gleich, Ist ungleich, Enthält oder Enthält nicht klicken. Ein Filter kann aktiviert und deaktiviert werden, wodurch zwischen einer gefilterten und ungefilterten Anzeige derselben Daten gewechselt werden kann. Im Gegensatz zur Suchfunktion beschränkt ein Filter nur, welche Datensätze angezeigt werden.

  1. Öffnen Sie zum Aktivieren eines Filters, der auf einer Auswahl basiert, eine Tabelle oder ein Formular.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen (wenn der Befehl verfügbar ist), um sicherzustellen, dass nicht bereits ein Filter für die Tabelle oder das Formular aktiviert wurde.

  3. Wechseln Sie zu dem Datensatz mit dem Wert, der zum Filter gehören soll, und klicken Sie auf eine Stelle in der Spalte (in der Datenblattansicht) oder im Steuerelement (in der Formular-, Berichts- oder Layoutansicht). Soll der Filter auf einer Teilauswahl basieren, wählen Sie die gewünschten Zeichen aus.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um basierend auf einer Auswahl weitere Felder zu filtern.

Weitere Informationen zum Anwenden eines Filters finden Sie im Artikel Filter: Einschränken der Anzahl von Datensätzen in einer Ansicht.

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Erstellen einer Abfrage, um einen bestimmten Datensatz zu finden

Die Techniken, die Sie zum Suchen und Filtern von Datensätzen verwenden können, sind sehr hilfreich, um bestimmte Datensätze für diverse Anwendungsfälle zu finden. Möglicherweise möchten Sie regelmäßig denselben Such- oder Filtervorgang ausführen. Anstatt nun jedes Mal die Schritte zum Suchen und Filtern erneut einzugeben, können Sie eine Abfrage erstellen. Eine Abfrage ist eine leistungsfähige und flexible Methode zum Suchen bestimmter Datensätze, da Sie hiermit angepasste Suchen ausführen, angepasste Filter anwenden und Datensätze sortieren können. Sie können eigene Abfragen erstellen, die Ihnen helfen, sich auf bestimmte Datensätze zu konzentrieren und bestimmte Fragen zu beantworten. Nach der Erstellung kann eine Abfrage gespeichert und erneut verwendet werden. Sie kann auch zum Erstellen von Formulare und Berichten dienen.

Wenn Sie zum Suchen oder Filtern eine Abfrage verwenden, verwenden Sie Kriterien basierend auf dem Datentyp, nach dem Sie suchen. Unterschiedliche Arten von Informationen werden als unterschiedliche Datentypen gespeichert. So werden Geburtstage beispielsweise als Datum-/Uhrzeit-Datentyp gespeichert, wohingegen Namen als Text gespeichert werden.

Es kann vorkommen, dass Sie einen bestimmten Datensatz nicht finden können, obwohl Sie sicher sind, dass es ihn gibt. Dieser Fall kann eintreten, wenn Sie Datensätze in einem Formular oder in einer Abfrage anzeigen, in dem oder der bestimmte Datensätze aufgrund des Werts eines bestimmten Felds nicht angezeigt werden. Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie Sie mit einer Abfrage Datensätze finden können.

Einmal angenommen, Sie verwenden eine Datenbank, die auf Basis der Microsoft Office Access 2007-Vorlage für das Nachverfolgen von Problemen erstellt wurde. In der Tabelle "Probleme" gibt es ein Feld mit Namen "Status", das angibt, ob ein bestimmtes Problem aktiv ist, gelöst wurde oder geschlossen wurde. Sie können mit den folgenden Schritten eine Abfrage erstellt, die Probleme mit dem Status "Geschlossen" anzeigt:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf Probleme und dann auf Schließen.

  3. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer auf den Stern (*) in der Tabelle Probleme. Damit wird sichergestellt, dass die Abfrage alle Felder in den hiervon zurückgegebenen Datensätzen anzeigt.

    Probleme.* wird in der ersten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile Feld angezeigt. Dies gibt an, dass alle Felder aus der Tabelle "Probleme" zurückgegeben werden.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer in der Tabelle Probleme auf Status.

    Status wird in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile Feld angezeigt.

  5. Deaktivieren Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen. Damit wird sichergestellt, dass die Abfrage das Feld "Status" nicht anzeigt.

    Wenn Sie das Kontrollkästchen Anzeigen in der Spalte "Status" nicht deaktivieren, wird das Feld "Status" in den Abfrageergebnissen zwei Mal angezeigt.

  6. Geben Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile Kriterien das Kriterium =Geschlossen" ein. Das ist Ihr Suchkriterium. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Abfrage nur Datensätze zurückgibt, deren Wert von Status "Geschlossen" lautet.

    Hinweis : In diesem Beispiel wird nur ein Suchkriterium verwendet. Sie können viele Suchkriterien für jede beliebige Suche verwenden, indem Sie die Kriterien in weiteren Feldern hinzufügen und indem Sie die Zeile Oder und die zusätzlichen Zeilen unter Oder verwenden.

    Ihre Abfrage wird ausgeführt und gibt ein Ergebnis wie das folgende zurück:

    Abfrageentwurfsbereich

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Hinweis : Wenn Sie noch nicht mit dem Nachverfolgen von Problemen begonnen haben und sich daher keine Daten in der Tabelle "Probleme" befinden und wenn Sie nicht den Status von mindestens einem Problem auf "Geschlossen" festgelegt haben, gibt die Abfrage keine Ergebnisse zurück. Sie können die Abfrage jedoch für die zukünftige Verwendung speichern.

  8. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

  9. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Abfragename einen Namen für die Abfrage wie Geschlossene Probleme ein, und klicken Sie dann auf OK.

Damit verfügen Sie über eine Abfrage, die Probleme mit dem Status "Geschlossen" zurückgibt.

Weitere Informationen zum Erstellen von Abfrage zum Suchen nach Datensätzen finden Sie im Artikel Auswählen von Daten mithilfe einer Abfrage.

Weitere Informationen zu Such- und Filterkriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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