Informationen zum SharePoint-Dateitool

Das SharePoint-Dateitool bietet Organisationen die folgenden Vorteile beim Speichern von Dateiinhalten in SharePoint-Dokumentbibliotheken:

  • Zugriff auf Dateiinhalte für ausgewählte Personen außerhalb des Unternehmens. Das SharePoint-Dateitool bietet eine bequeme und effiziente Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit Personen, die sich außerhalb der Unternehmensfirewall befinden. Zusätzlich bietet das SharePoint-Dateitool eine zentrale Arbeitsumgebung für Teams, die geografisch weit verteilt sind.

  • Offlinezugriff auf Dateiinhalte. Das SharePoint-Dateitool bietet mobilen Mitarbeitern und solchen, die nur begrenzten Internetzugang haben, eine Umgebung, in der offline auf Dateiinhalte zugegriffen bzw. diese angezeigt und aktualisiert werden können.

  • SharePoint-Dateitoolbenutzer können zusätzlich zu den Features in anderen Arbeitsbereichstools umfangreiche Anwendungsfeatures verwenden.

Beachten Sie die folgenden zusätzlichen Details und Empfehlungen zur Verwendung eines SharePoint-Dateitools für die Interaktion mit in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeicherten Dateien:

  • Das SharePoint-Dateitool kann eine Zuordnung nur zu Dokumentbibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 oder später vornehmen. Bei dem Versuch, eine Zuordnung zu einer Dokumentbibliothek in einer früheren Version von Windows SharePoint Services vorzunehmen, wird ein Fehler angezeigt.

  • Es wird empfohlen, die Versionsverwaltung auf SharePoint-Websites zu aktivieren, von denen Dateien in ein SharePoint-Dateitool übernommen werden. Die Versionsverwaltung hilft bei der Minimierung des Risikos von Datenverlusten, zu denen es gelegentlich aufgrund von Synchronisierungsfehlern oder -konflikten kommen kann.

  • SharePoint-Dokumentbibliotheken enthalten Metadaten, die im SharePoint-Dateitool nicht unterstützt oder gepflegt werden.

  • Das SharePoint-Dateitool erkennt keine Ansichten in SharePoint-Dokumentbibliotheken. Hieraus folgt, dass ein SharePoint-Dateitool mehr Dokumente enthalten kann, als in der Dokumentbibliothek angezeigt werden, wo bestimmte Dateien eventuell durch gefilterte Ansichten nicht angezeigt werden.

Synchronisierung von Daten in einem SharePoint-Dateitool

Daten werden in einem SharePoint-Dateitool auf folgende Arten synchronisiert:

  • Daten werden zwischen Arbeitsbereichsmitgliedern auf dieselbe Weise synchronisiert wie in einem Groove-Dateitool: Arbeitsbereichsmitglieder, die online sind, senden und empfangen Aktualisierungen mit dem Speichern im Arbeitsbereich.

  • Aktualisierungen werden von der SharePoint-Website automatisch gemäß einem Zeitplan gesendet und empfangen oder manuell, wenn das Arbeitsbereichsmitglied, das die Synchronisierungssteuerung besitzt, eine Synchronisierung initiiert.

Informationen zur Synchronizeraufgabe in einem SharePoint-Dateitool

Ein Arbeitsbereich mit einem SharePoint-Dateitool muss mindestens ein Mitglied enthalten, das über alle der folgenden Berechtigungen verfügt:

  • Zugriff auf die gewünschte Dokumentbibliothek auf einer ausgewählten SharePoint-Website.

  • Die erforderlichen SharePoint-Berechtigungen zum Senden und Empfangen von Aktualisierungen auf der SharePoint-Website.

    Die Mindestberechtigung für den Synchronizer bei vorausgesetzten SharePoint-Standardberechtigungen ist "Besitzer" mit aktivierter Option "Mitwirken". Bei SharePoint-Websites mit benutzerdefinierten Berechtigungen müssen für den Synchronizer Berechtigungen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Elementen aktiviert sein.

  • Die erforderlichen Berechtigungen für das Synchronisieren mit der SharePoint-Website. Standardmäßig besitzen alle Mitglieder, mit Ausnahme von Gästen, die Berechtigung zum Synchronisieren mit der SharePoint-Dokumentbibliothek bzw. zum Anfordern der Synchronisierungssteuerung für das Tool beim aktuellen Synchronizer.

    Hinweis : Obwohl ein Arbeitsbereichsmitglied mit der Rolle "Teilnehmer" in der Regel als Synchronizer fungieren kann, umfasst diese Rolle normalerweise keine Berechtigung zum Löschen von Dateien. Hieraus folgt, dass einem Synchronizer mit der Rolle "Teilnehmer" möglicherweise Warnungen zu Fehlern beim Löschen von Dateien angezeigt werden, wenn er eine Synchronisierung initiiert.

Ein Mitglied, das über die erforderlichen Berechtigungen auf der SharePoint-Website und im SharePoint-Dateitool verfügt, kann die Verantwortung des "Synchronizers" übernehmen: Dies ist die Person, die regelmäßig Synchronisierungen zwischen dem SharePoint-Dateitool und der SharePoint-Website initiiert oder das SharePoint-Dateitool für die automatische, geplante Synchronisierung aktiviert. Um die Synchronisierung auszuführen, muss der Synchronizer online sein und über Zugriff auf die SharePoint-Website verfügen.

Nur ein Arbeitsbereichsmitglied kann Synchronizer für das SharePoint-Dateitool sein. Andere Mitglieder, die über die erforderliche Berechtigung verfügen, können die Übernahme der Synchronizeraufgabe anfordern. Das Mitglied, das aktuell Synchronizer ist, kann sich dann entschließen, diese Rolle zu übergeben oder die Anforderung ablehnen und die Verantwortung behalten. Der Synchronizer kann die Übergabe der Synchronizeraufgabe an ein anderes Mitglied nicht selbst initiieren. Die Verantwortung für die Aufgabe muss von einem anderen Mitglied angefordert werden.

Wenn der aktuelle Synchronizer seine Berechtigung für den Besitz dieser Aufgabe verliert (z. B. wenn die Arbeitsbereichsrolle des Synchronizers herabgestuft wird, oder er kein Mitglied des Arbeitsbereichs mehr ist), wird die Synchronisierungssteuerung automatisch an ein anderes infrage kommendes Arbeitsbereichsmitglied übergeben. Sind zu diesem Zeitpunkt keine Arbeitsbereichsmitglieder mit den erforderlichen Berechtigungen vorhanden, kann das SharePoint-Dateitool nicht mehr mit der SharePoint-Website synchronisiert werden und wird auf die Funktionen des Standarddateitools zurückgesetzt.

Der Name des aktuellen Synchronizers wird in der Statusleiste über der Toolregisterkarte angezeigt:

Name des aktuellen Synchronizers

In der Statusleiste wird der Synchronizer informiert, wenn nicht synchronisierte Änderungen im Tool vorhanden sind. Klickt der Synchronizer auf Jetzt synchronisieren, wird ein Fenster Vorschau für Synchronisierung mit allen ausstehenden Aktualisierungen sowie Dateikonflikten angezeigt. Der Synchronizer kann Maßnahmen zur Behebung von Konflikten ergreifen, bevor die Synchronisierung fortgesetzt wird.

Der aktuelle Synchronizer sollte einer Anforderung der Übergabe der Synchronizeraufgabe an ein anderes Mitglied nur bei einem Mitglied nachkommen, das Zugriff auf die SharePoint-Website sowie die erforderlichen Berechtigungen auf dieser SharePoint-Website besitzt.

Unter manchen Umständen sollte die Synchronizeraufgabe an ein anderes Mitglied übergeben werden. Beispielsweise, wenn der Synchronizer über einen längern Zeitraum hinweg nicht in der Lage ist, eine Synchronisierung zu starten (z. B. wegen Urlaub), sollte ein anderes Arbeitsbereichsmitglied, das über die vorausgesetzten Berechtigungen verfügt, gebeten werden, eine Anforderung zur Übergabe der Synchronisierungssteuerung zu senden. Alternativ kann der Synchronizer die automatische Synchronisierung nach einem Zeitplan aktivieren. Diese Strategie kann jedoch riskant sein, weil sie voraussetzt, dass der Computer des Synchronizers die ganze Zeit in Betrieb ist und online bleibt.

In der Statusleiste wird allen Arbeitsbereichsmitgliedern der Name des aktuellen Synchronizers angezeigt. Die Mitglieder können auf das Symbol des Ordnerlinks zeigen, um ein Meldungsfeld mit der URL der SharePoint-Website anzuzeigen. Arbeitsbereichsmitglieder, die über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können auf das Ordnerlinksymbol klicken, um einen Webbrowser zu öffnen und zur SharePoint-Website zu wechseln, oder im Menü Bearbeiten auf Gehe zu SharePoint klicken.

In der Statusleiste wird auch für alle Mitglieder das Datum und die Uhrzeit der letzten Synchronisierung gemeldet. Alle Mitglieder können auf das Kalendersymbol klicken, um Informationen zum Synchronisierungszeitplan anzuzeigen.

Der Synchronizer kann mehrere Aktivitäten starten, indem er Optionen in der Statusleiste auswählt, einschließlich Synchronisierung, Änderung von Zeitplanungsoptionen und Beheben von Synchronisierungsfehlern.

Optionen für das Initiieren der Synchronisierung

Der Synchronizer hat zwei Optionen zum Initiieren einer Synchronisierung:

  • Manuelle Synchronisierung. Mit dieser Option werden das SharePoint-Dateitool und die SharePoint-Website nur synchronisiert, wenn der Synchronizer aktiv eine Synchronisierung startet.

  • Geplante Synchronisierung. Mit dieser Option legt der Synchronizer ein bestimmtes Zeitintervall für die automatische Synchronisierung fest.

    Hinweis : In Abhängigkeit von Faktoren wie der Auslastung des aktuellen Netzwerkverkehrs können geplante Synchronisierungen manchmal vom Server bis zum nächsten geplanten Zeitpunkt verschoben werden.

Ausführen von SharePoint-Versionsverwaltungsaufgaben

Nur der Synchronizer kann die folgenden SharePoint-Versionsverwaltungsaufgaben mit Dateien in einem SharePoint-Dateitool ausführen:

  • Auschecken von Dateien. Durch das Auschecken einer Datei wird die Datei auf der SharePoint-Website gesperrt, wodurch Benutzer mit direktem Zugriff auf die Datei auf der SharePoint-Website am Aktualisieren der Datei gehindert werden, solange diese gleichzeitig in SharePoint Workspace aktualisiert wird.

    Hinweis : Beim Auschecken einer Datei wird die aktuellste Version der Datei aus der SharePoint-Dokumentbibliothek abgerufen, es sei denn, die aktuelle Version der Datei verfügt im SharePoint-Dateitool über nicht synchronisierte Änderungen. Wenn Sie also die Datei in SharePoint Workspace bearbeiten und sie dann auschecken, wird die bearbeitete Version der Datei nicht mit der Originalkopie aus der SharePoint-Bibliothek überschrieben.

  • Einchecken von Dateien. Durch das Einchecken einer Datei im SharePoint-Dateitool wird die Datei auf der SharePoint-Website aktualisiert und die Auschecksperre entfernt.

  • Abbrechen eines Auscheckvorgangs. Das Abbrechen eines Auscheckvorgangs entfernt einfach die Sperre von der Datei auf der SharePoint-Website und stellt sie wieder zur Bearbeitung bereit.

Duplizieren oder Archivieren von Arbeitsbereichen, die ein SharePoint-Dateitool enthalten

Sie können Arbeitsbereiche duplizieren, die ein SharePoint-Dateitool enthalten, oder sie als Archiv- oder Vorlagedatei speichern. Beachten Sie jedoch, dass das SharePoint-Dateitool im duplizierten Arbeitsbereich bzw. in neuen, aus der Archiv- oder Vorlagedatei erstellen Arbeitsbereichen seine Verbindung mit einer SharePoint-Dokumentbibliothek nicht aufrechterhält, sodass der Funktionsumfang auf den eines Standarddateitools verringert ist.

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