Informationen zum Information Rights Management

Hinweis : Das Erstellen von Inhalt mit eingeschränkten Berechtigungen mithilfe von Information Rights Management ist nur in Microsoft  Office Professional Edition 2003, Microsoft  Office Word 2003, Microsoft  Office Excel 2003und Microsoft  Office PowerPoint 2003möglich.

Vertrauliche Informationen können heutzutage nur durch die Beschränkung des Zugriffs auf die Netzwerke oder Computer, in bzw. auf denen die Informationen gespeichert sind, gesteuert werden. Sobald Benutzern der Zugriff ermöglicht wird, gibt es jedoch keine Beschränkungen mehr in Bezug darauf, was mit dem Inhalt gemacht werden kann oder an wen er gesendet werden kann. Diese Weiterleitung von Inhalten ermöglicht es mühelos, dass vertrauliche Informationen Personen erreichen, die sie nie erhalten sollten. Microsoft Office 2003 bietet ein neues Feature, Information Rights Management (IRM), mit dessen Hilfe Sie verhindern können, dass vertrauliche Informationen in die Hände der falschen Personen gelangen, sei es versehentlich oder aus Unachtsamkeit. IRM hilft Ihnen, auch dann noch die Kontrolle über Dateien zu behalten, wenn sie Ihren Schreibtisch verlassen haben.

So erstellen Sie Inhalte mit Zugriffseinschränkung

Mit IRM kann ein einzelner Autor ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation mit Zugriffseinschränkungen für diejenigen Personen erstellen, die auf den Inhalt zugreifen. Autoren verwenden das Dialogfeld Berechtigung (klicken Sie im Menü Datei auf Berechtigung und dann auf Nicht weiterleiten oder auf Berechtigung Button image auf der StandardSymbolleiste), um Benutzern den Lese- und Änderungszugriff zu gewähren und Ablaufdaten für Inhalte festzulegen. So kann beispielsweise Bob Sally die Berechtigung zum Drucken eines Dokuments erteilen, jedoch nicht zum Bearbeiten. Bob kann dann John die Berechtigung zum Ändern und Speichern des Dokuments erteilen. Bob kann gleichzeitig festlegen, dass der Zugriff auf fünf Tage beschränkt ist. Autoren können Zugriffseinschränkungen aus einem Dokument, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation entfernen, indem sie einfach im Untermenü Berechtigung auf Unbeschränkter Zugriff klicken oder indem sie auf der Standardsymbolleiste noch einmal auf Berechtigung Button image klicken.

Darüber hinaus können Administratoren für Unternehmen Berechtigungsrichtlinien erstellen, die in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 und Microsoft Office PowerPoint 2003 im Untermenü Berechtigung zur Verfügung stehen und definieren, wer auf Informationen zugreifen kann und in welchem Umfang Benutzer ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation bearbeiten können oder in welchem Umfang Office-Funktionen dafür verfügbar sind. So kann beispielsweise ein Unternehmensadministrator eine Richtlinie namens “Vertraulich - firmenintern” erstellen, die angibt, dass Dokumente, Arbeitsmappen oder Präsentationen, die diese Richtlinie verwenden, nur von Benutzern innerhalb der Domäne des Unternehmens geöffnet werden können. Im Untermenü Berechtigung können maximal 20 benutzerdefinierte Richtlinien gleichzeitig (in alphabetischer Reihenfolge) angezeigt werden, so dass einzelne Autoren sie für die von ihnen erstellten Inhalte verwenden können.

In Word, Excel und PowerPoint können Autoren die Berechtigung für Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen mithilfe einer der folgenden Methoden auf Benutzer- oder Dokumentbasis einschränken:

Zugriffsebenen

Benutzer oder Gruppen können Berechtigungen gemäß den ihnen von Autoren mithilfe des Dialogfeldes Berechtigung zugewiesenen Zugriffsebenen erteilt werden:

  • Lesen    Benutzer mit Lesezugriff können ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation lesen, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, Drucken oder Kopieren.

  • Ändern    Benutzer mit Änderungszugriff können ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation lesen, bearbeiten und Änderungen speichern, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Drucken.

  • Vollzugriff    Benutzer mit Vollzugriff verfügen über vollständige Autorberechtigungen und können alle Aktionen für das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation ausführen, die auch ein Autor ausführen kann: Festlegen von Ablaufdaten für den Inhalt, Verhindern des Druckens und Erteilen von Berechtigungen für Benutzer. Autoren verfügen immer über Vollzugriff.

Berechtigungsrichtlinien

Berechtigungen für Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen können mithilfe vom Administrator erstellter, benutzerdefinierter Berechtigungsrichtlinien eingeschränkt werden. Diese Richtlinien stehen im Untermenü Berechtigung zur Verfügung.

So zeigen Sie Inhalte mit Zugriffseinschränkung an

Benutzer, die Inhalte mit Zugriffseinschränkung erhalten oder öffnen, müssen lediglich das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation öffnen, genau so, wie sie Inhalte ohne Zugriffseinschränkung öffnen würden. Wenn auf dem jeweiligen Computer Office 2003 oder höher nicht installiert ist, können die Benutzer ein Programm downloaden, mit dessen Hilfe sie diese Inhalte anzeigen können.

Anzeigen der Berechtigungen in Word, Excel oder PowerPoint

In Word, Excel oder PowerPoint können Benutzer im Dialogfeld Meine Berechtigung die ihnen erteilten Berechtigungen anzeigen:

My Permission dialog box

Anzeigen von Inhalten, wenn Office 2003 oder höher nicht verfügbar ist

Wenn Benutzer Inhalte mit Zugriffseinschränkung lesen oder öffnen müssen, aber Office 2003 oder höher auf dem verwendeten Computer nicht verfügbar ist, können sie das Rechteverwaltungs-Add-On für Internet Explorer oder ein anderes Programm downloaden, das Inhalte mit Zugriffseinschränkung unterstützt.

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