Informationen zum Entwerfen einer Datenbank

Durch einen sorgfältigen Entwurf der Datenbank können Sie die einfache Verwaltung der Datenbank sicherstellen. Die Daten werden in Tabellen gespeichert, und jede Tabelle enthält ausschließlich Daten zu einem bestimmten Thema, z. B. zu Kunden. Aus diesem Grund ist es möglich, dass Sie bestimmte Informationen nur an einer Stelle aktualisieren und diese Änderung in der gesamten Datenbank verfügbar ist.

Eine sorgfältig entworfene Datenbank enthält normalerweise unterschiedliche Typen von Abfragen, die die von Ihnen benötigten Informationen anzeigen. Durch eine Abfrage kann z. B. eine Teilmenge von Daten, beispielsweise alle Kunden in London, oder eine Kombination aus Daten in unterschiedlichen Tabellen, z. B. eine Kombination aus Auftrags- und Kundeninformationen, angezeigt werden.

A query with fields from two tables

Legende 1  Diese Abfrage ruft die Auftrags-ID, den Firmennamen, die Stadt und erforderliche Datumsinformationen für Kunden in London ab, deren Aufträge im April bearbeitet werden mussten.

Die Ergebnisse, die Sie aus der Datenbank erhalten möchten, also die Formulare und Datenzugriffsseite, die Sie verwenden und die Berichte, die Sie drucken möchten, geben nicht notwendigerweise Aufschluss über die optimale Struktur der Tabellen in der Datenbank, da Formulare, Berichte und Datenzugriffsseiten häufig auf Abfragen und nicht auf Tabellen basieren.

Bevor Sie Microsoft Access zum Erstellen von Tabellen, Abfragen, Formularen und anderen Objekten verwenden, empfiehlt es sich, den Entwurf zuerst auf Papier zu skizzieren und auszuarbeiten. Weiterhin bietet es sich an, sorgfältig entworfene Datenbanken zu untersuchen, die der Datenbank vergleichbar sind, die Sie entwerfen möchten, oder die Northwind-Beispieldatenbank und dann das Dialogfeld "Beziehungen" zu öffnen, um den Entwurf dieser Datenbank zu untersuchen.

Wenn Sie eine Datenbank entwerfen, sollten Sie die folgenden grundlegenden Schritte einhalten.

Legen Sie den Verwendungszweck der Datenbank fest.

Der erste Schritt beim Entwerfen einer Datenbank besteht darin, den Zweck und die Art ihrer Verwendung zu bestimmen:

  • Sprechen Sie mit den zukünftigen Benutzern der Datenbank. Sammeln Sie deren und Ihre eigenen Fragen, auf die die Datenbank Antworten liefern soll.

  • Entwerfen Sie die Berichte, die die Datenbank erstellen soll.

  • Sammeln Sie die Formulare, die Sie aktuell zum Erfassen der Daten verwenden.

Während Sie den Zweck bestimmen, den die Datenbank erfüllen soll, entwickelt sich daraus eine Liste mit Informationen, die die Datenbank zur Verfügung stellen soll. Davon ausgehend können Sie die Fakten bestimmen, die in der Datenbank gespeichert werden müssen, sowie die Themen, zu denen die einzelnen Fakten gehören. Diese Fakten entsprechen den Feldern (Spalten) in der Datenbank, und die Themen, zu denen diese Fakten gehören, entsprechen den Tabellen.

Bestimmen Sie die in der Datenbank benötigten Felder.

Jedes Feld entspricht einem Fakt zu einem bestimmten Thema. So möchten Sie beispielsweise die folgenden Fakten über Ihre Kunden speichern: Firmenname, Adresse, Stadt, Land und Telefonnummer. Für jeden dieser Fakten müssen Sie ein eigenes Feld erstellen. Beim Festlegen der benötigten Felder sollten Sie die folgenden Entwurfsprinzipien berücksichtigen:

  • Binden Sie alle Informationen ein, die benötigt werden.

  • Speichern Sie die Informationen in den kleinsten logischen Einheiten. So werden Angestelltennamen beispielsweise häufig auf die beiden Felder Vorname und Nachname aufgeteilt, so dass Sie problemlos nach Nachnamen sortieren können.

  • Erstellen Sie keine Felder für Daten, die aus Listen mit mehreren Elemente bestehen. Wenn Sie z. B. in der Tabelle Lieferanten das Feld Artikel erstellen, das eine durch Kommas getrennte Liste aller Produkte enthält, die Sie von dem jeweiligen Lieferanten beziehen, ist es schwieriger, genau die Lieferanten zu ermitteln, die ein bestimmtes Produkt liefern.

  • Fügen Sie keine abgeleiteten oder berechneten Daten hinzu (Daten, die das Ergebnis eines Ausdruck sind). Wenn eine Tabelle beispielsweise die Felder Einzelpreis und Menge enthält, sollten Sie kein zusätzliches Feld erstellen, in dem die Werte dieser beiden Felder multipliziert werden.

  • Erstellen Sie keine Felder, die einander gleichen. Wenn Sie beispielsweise in der Tabelle Lieferanten die Felder Artikel1, Artikel2 und Artikel3 erstellen, wird es schwieriger, alle Lieferanten zu ermitteln, die ein bestimmtes Produkt liefern. Weiterhin müssten Sie Änderungen am Entwurf der Datenbank vornehmen, sobald ein Lieferant mehr als 3 Produkte bereitstellt. Sie benötigen lediglich ein Feld für Produkte, wenn Sie das Feld nicht in der Tabelle Lieferanten, sondern stattdessen in der Tabelle Artikel erstellen.

Bestimmen Sie die Tabellen, die Sie in der Datenbank benötigen.

Jede Tabelle sollte Informationen zu einem einzigen Thema enthalten. Die Liste der Felder gibt Aufschluss über die benötigten Tabellen. Wenn Sie z. B. das Feld Einstellungsdatum benötigen, bezieht sich dieses Feld auf das Thema "Angestellter"; dieses Feld gehört somit in die Tabelle Personal. Weiterhin könnten Sie beispielsweise eine Tabelle für Kunden, eine für Produkte und eine für Aufträge verwenden.

Bestimmen Sie, zu welchen Tabellen die einzelnen Felder gehören.

Wenn Sie festlegen, zu welchen Tabellen die einzelnen Felder gehören, sollten Sie die folgenden Entwurfsprinzipien berücksichtigen:

  • Fügen Sie das Feld nur zu einer Tabelle hinzu.

  • Fügen Sie das Feld nicht zu einer Tabelle hinzu, wenn dies dazu führt, dass dieselben Informationen in mehreren Datensätzen dieser Tabelle enthalten sind. Wenn Sie feststellen, dass ein Feld in einer Tabelle eine Vielzahl doppelter Informationen enthält, befindet sich dieses Feld mit großer Wahrscheinlichkeit in der falschen Tabelle.

    Wenn Sie das Feld, das die Adresse eines Kunden enthält, beispielsweise in der Tabelle Bestellungen platzieren, werden diese Informationen höchstwahrscheinlich in mehr als einem Datensatz enthalten sein, da anzunehmen ist, dass ein Kunde mehr als einen Auftrag erteilen wird. Wenn Sie dieses Feld jedoch in der Tabelle Kunde erstellen, wird die jeweilige Adressinformation nur einmal aufgeführt. Insofern unterscheidet sich eine Tabelle in einer Microsoft Access-Datenbank von einer Tabelle in einer Flatfile-Datenbank wie z. B. einer Kalkulationstabelle.

    Wenn jede Information in nur einer Tabelle gespeichert wird, brauchen Sie Aktualisierungen auch nur an einer Stelle vorzunehmen. Dies ist effizienter und verhindert doppelte Einträge, die unterschiedliche Informationen enthalten.

Bestimmen Sie das Feld bzw. die Felder in einem Datensatz, die eindeutige Werte enthalten.

Damit Microsoft Access die in verschiedenen Tabellen gespeicherten Informationen (z. B. einen Kunden mit allen seinen Bestellungen) verbindet, muss jede Tabelle in Ihrer Datenbank ein Feld oder eine Gruppe von Feldern enthalten, die die einzelnen Datensätze in der Tabelle eindeutig kennzeichnen. Ein solches Feld oder eine solche Gruppe von Feldern wird als Primärschlüssel bezeichnet.

Legen Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen fest.

Nachdem Sie die Informationen in Tabellen aufgeteilt und die Primärschlüsselfelder bestimmt haben, müssen Sie Microsoft Access mitteilen, wie verwandte Informationen wieder auf sinnvolle Weise zusammengefügt werden sollen. Dies erreichen Sie, indem Sie Beziehung zwischen Tabellen definieren.

Es kann hilfreich sein, sich die Beziehungen in einem bestehenden, sorgfältig entwickelten Datenbankentwurf, wie z. B: in der Northwind-Beispieldatenbank anzuschauen.

Überarbeiten Sie Ihren Entwurf.

Nachdem Sie die benötigten Tabellen, Felder und Beziehung entworfen haben, sollten Sie den Entwurf untersuchen, um mögliche Fehler aufzuspüren. Es ist einfacher, einen Datenbankentwurf zu ändern, bevor die Tabellen mit Daten gefüllt wurden.

Verwenden Sie Microsoft Access, um die Tabellen zu erstellen, die Beziehungen zwischen den Tabellen festzulegen und ausreichend Beispieldaten in jede Tabelle einzugeben, um den Entwurf testen zu können. Um die Beziehungen in der Datenbank zu testen, sollten Sie versuchen, Abfragen zu erstellen, die die gewünschten Antworten liefern können. Erstellen Sie Rohentwürfe Ihrer Formulare und Berichte, und prüfen Sie, ob die gewünschten Daten angezeigt werden. Suchen Sie nach nicht benötigten, doppelten Daten, und löschen Sie diese.

Fügen Sie Daten hinzu, und erstellen Sie andere Datenbankobjekte.

Wenn Sie mit der Tabellenstruktur zufrieden sind und diese die hier beschriebenen Entwurfsprinzipien erfüllt, können Sie alle vorhandenen Daten in die Tabellen eingeben. Anschließend können Sie weitere Datenbankobjekte erstellen: Abfrage, Formular, Bericht, Datenzugriffsseite, Makro und Modul.

Verwenden Sie die Analyse-Tools von Microsoft Access.

Microsoft Access stellt zwei Tools zur Verfügung, die Ihnen beim Überarbeiten des Entwurfs einer Microsoft Access-Datenbank helfen.

  • Der Tabellenanalyse-Assistent untersucht den Entwurf einzelner Tabellen, schlägt gegebenenfalls neue Tabellenstrukturen und Beziehung vor und teilt eine Tabelle in neue verknüpfte Tabellen auf, wenn dies sinnvoll ist.

  • Der Leistungsanalyse-Assistent untersucht die gesamte Datenbank und macht Vorschläge zu deren Verbesserung. Der Assistent kann diese Vorschläge auch implementieren.

Weitere Informationen zum Entwerfen einer Datenbank in Access finden Sie im Knowledge Base-Artikel Hinweise auf Informationen zum Entwerfen einer Datenbank in Microsoft Access.

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