Informationen zum Datenbank-Assistenten

Mit dem Datenbank-Assistenten von Microsoft Office Visio können Sie uni- und bidirektionale Verknüpfungen zwischen Shapes in einer Zeichnung und Datensätzen in einer Datenbanktabelle erstellen. Wenn Sie Shapes mit Datensätzen verknüpfen, sehen Sie die Daten sowohl in visueller Darstellung (in der Zeichnung) und in Tabellenform (in der Datenbanktabelle).

Nachdem Sie die Verknüpfungen eingerichtet haben, können Sie Zeichnung und Tabelle synchronisieren, sodass Änderungen an einem dieser Objekte auch im jeweils anderen Objekt übernommen werden.

Mit dem Datenbank-Assistenten können Sie eine verknüpfte Zeichnung in vier unterschiedlichen Verfahren erstellen.

Verknüpfen von Shapes in einer vorhandenen Zeichnung mit einer Datenbanktabelle

Sie können eine vorhandene Zeichnung, z.B. einen Büroplan, mit Datenbankinformationen, z.B. einer Zubehörliste, verknüpfen. Sie können entweder eine Verknüpfung mit einer vorhandenen Datenbanktabelle herstellen oder mithilfe des Assistenten eine neue Verknüpfung erstellen und später ausfüllen.

Hinweis : Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Microsoft Office Excel-Kalkulationstabelle erstellen, müssen Sie eine Arbeitsmappe für die Daten einrichten, bevor Sie den Assistenten starten. Benennen Sie in der Arbeitsmappe den Zellbereich, der die Daten enthalten soll. Informationen zum Benennen von Zellbereichen finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Wählen Sie zu Beginn auf der zweiten Seite des Assistenten die Option Shapes mit Datenbank-Datensätzen verknüpfen aus, und wählen Sie auf der dritten Seite Shape(s) in einer Zeichnung aus. Der Assistent leitet Sie auf den verbleibenden Seiten durch weitere Schritte, mit denen Sie die vorhandenen Shapes mit Datensätzen in einer Datenbanktabelle verbinden. Wenn Sie bei der Arbeit mit dem Assistenten Hilfe benötigen, drücken Sie im geöffneten Assistenten auf F1.

Erstellen eines Master-Shapes, das mit jedem Datensatz in einer Datenbanktabelle verknüpft werden kann

Sie können ein Master-Shape, z.B. ein Computer-Shape oder Personen-Shape, mit Datenbankinformationen verknüpfen, wie Zubehörlisten oder Personaldaten. Dann können Sie das Master-Shape auf das Zeichenblatt ziehen und dabei auswählen, welchen Datenbank-Datensatz die Instanz des Shapes jeweils darstellen soll. Sie können entweder eine vorhandene Datenbanktabelle verknüpfen oder eine neue im Assistenten erstellen und später ausfüllen.

Hinweis : Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Excel-Kalkulationstabelle erstellen, muss bereits eine Arbeitsmappe für die Aufnahme der Daten vorhanden sein. Benennen Sie in der Arbeitsmappe den Zellbereich, der die Daten enthalten soll. Informationen zum Benennen von Zellbereichen finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Wählen Sie zu Beginn auf der zweiten Seite des Assistenten die Option Shapes mit Datenbank-Datensätzen verknüpfen aus, und wählen Sie auf der dritten Seite entweder Master auf einer Dokumentschablone oder Master auf einer Visio-Schablone aus. Der Assistent leitet Sie auf den verbleibenden Seiten durch weitere Schritte, mit denen Sie ein Master-Shape mit einer Datenbanktabelle verbinden. Wenn Sie bei der Arbeit mit dem Assistenten Hilfe benötigen, drücken Sie im geöffneten Assistenten auf F1.

Wenn Sie den Assistenten beendet haben, speichern Sie die Änderungen unbedingt in einer überarbeiteten Visio-Schablone oder einer neuen Schablone, die das verknüpfte Master-Shape enthält, und notieren Sie deren Speicherort.

Erstellen eines einzelnen Master-Shapes für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle

Wenn Sie mehrere Instanzen des gleichen Datensatzes in der Zeichnung darstellen möchten, soll möglicherweise eine Schablone erstellt werden, die für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle ein eigenes Master-Shape enthält. Wenn z.B. in einer Datenbanktabelle mit Bürostühlen jeder Datensatz (oder jede Zeile) für ein anderes Modell steht, können Sie nach Wunsch mehrere Instanzen jedes Modells in den Büroplan aufnehmen.

Hinweis : Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Excel-Kalkulationstabelle erstellen, muss bereits eine Arbeitsmappe für die Aufnahme der Daten vorhanden sein. Benennen Sie in der Arbeitsmappe den Zellbereich, der die Daten enthalten soll. Informationen zum Benennen von Zellbereichen finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Wählen Sie zu Beginn auf der zweiten Seite des Assistenten die Option Neue Master-Shapes aus einer Datenbank generieren aus. Der Assistent leitet Sie auf den verbleibenden Seiten durch die weiteren Schritte, mit denen Sie eine Schablone mit Master-Shapes aus einer Datenbanktabelle erstellen. Wenn Sie bei der Arbeit mit dem Assistenten Hilfe benötigen, drücken Sie im geöffneten Assistenten auf F1.

Wenn Sie den Assistenten beendet haben, speichern Sie die neue Schablone, die die verknüpften Master-Shapes enthält, unbedingt unter einem Namen und an einem Ort, an dem Sie sie leicht wiederfinden können. Alle Master-Shapes sehen gleich aus, werden jedoch nach dem Datensatz benannt, mit dem sie verknüpft sind.

Erstellen einer Zeichnung, die eine vorhandene Datenbanktabelle darstellt

Sie können eine Zeichnung erstellen, die für jeden Datensatz in einer vorhandenen Datenbanktabelle ein eigenes Shape enthält.

Vor Beginn müssen Sie bereits über ein Master-Shape verfügen, das mit einer Datenbanktabelle verknüpft ist. Wenn Sie noch keines eingerichtet haben, wählen Sie zunächst die oben angeführte Option Erstellen eines Master-Shapes, das mit jedem Datensatz in einer Datenbanktabelle verknüpft werden kann, und führen Sie diese Option dann erneut aus.

Hinweis : Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Excel-Kalkulationstabelle erstellen, muss bereits eine Arbeitsmappe für die Aufnahme der Daten vorhanden sein. Benennen Sie in der Arbeitsmappe den Zellbereich, der die Daten enthalten soll. Informationen zum Benennen von Zellbereichen finden Sie in der Excel-Dokumentation.

Wählen Sie zu Beginn auf der zweiten Seite des Assistenten die Option Eine verknüpfte Zeichnung erstellen oder bearbeiten aus. Der Assistent leitet Sie auf den verbleibenden Seiten durch die weiteren Schritte, mit denen Sie eine Zeichnung aus einer Datenbanktabelle erstellen. Alle diese Shapes sehen gleich aus, die Felder ihrer Shape-Daten werden jedoch entsprechend der Datensätze aufgefüllt, mit denen sie verknüpft sind.

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×