Informationen zum Ändern einer neuen Datenbank

Jede in Microsoft Office Access 2007 enthaltene Datenbank stellt eine vollständige Nachverfolgungsanwendung dar, die vordefinierte Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Beziehungen enthält. Die Vorlagen sind so wie sie sind sofort einsetzbar. Auf diese Weise können Sie eine neue Datenbank auf Basis einer Vorlage erstellen und schnell mit Ihrer Arbeit beginnen. Sie können die neue Datenbank bei Bedarf auch ändern, z. B. indem Sie ein Feld hinzufügen bzw. umbenennen oder einen Bericht ändern.

In diesem Artikel werden die gängigsten Änderungen erläutert, die Sie in einer auf Basis einer Vorlage erstellten Datenbank durchführen können. Weitere Informationen zu bestimmten Bereichen bieten die Hyperlinks zu Artikeln.

Was möchten Sie tun?

Grundlagen zu Tabellen und Feldern

Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle

Löschen eines Felds aus einer Tabelle

Umbenennen eines Felds oder einer Tabelle

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht

Hinzufügen eines Felds, in dem Dokumente, Dateien oder Bilder gespeichert werden

Ändern der Darstellung eines Felds

Grundlagen zu Tabellen und Feldern

Wenn Sie eine Datenbank erstellen, speichern Sie die Daten in Tabellen, d. h. themenbasierten Listen aus Zeilen und Spalten. Sie speichern die Informationselemente, die Sie nachverfolgen möchten, in Feldern (die auch als Spalten bezeichnet werden). Beispielsweise können Sie in einer Kontakte-Tabelle Felder für Nachname, Vorname, Telefonnummer und Adresse erstellen. Für eine Artikel-Tabelle können Sie Felder für Artikelnamen, Artikelnummern und Preise erstellen.

Es ist wichtig, dass Sie die Felder sorgfältig auswählen. Beispielsweise empfiehlt es sich meist nicht, ein Feld zum Speichern eines berechneten Werts zu erstellen. In den meisten Fällen verwenden Sie Office Access 2007 zum Berechnen des Werts, wenn dies erforderlich ist. Bei der Auswahl von Feldern sollten Sie die wichtigsten Bestandteile der Informationen in möglichst kleinen Einheiten speichern. Sie könnten z. B., statt einen vollständigen Namen in einem einzelnen Feld zu speichern, die Vor- und Nachnamen getrennt speichern. Wenn Sie Informationselemente berichten, sortieren, suchen oder berechnen müssen, speichern Sie diese in einem eigenen Feld.

Weitere Informationen zum Entwerfen einer Datenbank und zum Auswählen von Feldern finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Ein Feld wird durch bestimmte Merkmale definiert. Beispielsweise hat jedes Feld einen Namen, durch den es in einer Tabelle eindeutig identifiziert wird. Ein Feld hat außerdem einen Datentyp, der so ausgewählt wird, dass er mit den zu speichernden Informationen übereinstimmt. Durch den Datentyp werden die Werte, die gespeichert werden können, und die Operationen, die für diese Werte ausgeführt werden können, sowie die Menge des Speicherplatzes, der für die einzelnen Werte reserviert wird, bestimmt. Jedes Feld hat außerdem eine zugeordnete Gruppe von Einstellungen, die so genannten Eigenschaften, durch die die Darstellungs- oder Verhaltensmerkmale des Felds definiert werden. Beispielsweise wird durch die Format-Eigenschaft das Anzeigelayout eines Felds definiert, d. h. die Darstellung des Felds, wenn es angezeigt wird.

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Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle

Sie können ein Feld ganz einfach in der Datenblattansicht zu einer Tabelle hinzufügen. Es ist aber auch möglich, es in der Entwurfsansicht zu einer Tabelle hinzuzufügen. In der Datenblattansicht fügen Sie das Feld hinzu, indem Sie Daten in die Zelle unter der Spaltenüberschrift Neues Feld hinzufügen eingeben.

Datenblatt in Access mit Spalte "Neues Feld hinzufügen"

1. Ein neues, leeres Feld.

Hinzufügen eines Felds in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle , in der das neue Feld hinzugefügt werden soll.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Geben Sie die Daten in die Zelle unterhalb der Spaltenüberschrift Neues Feld hinzufügen ein.

    Wenn die Tabelle bereits viele Felder enthält, müssen Sie evtl. einen Bildlauf nach rechts durchführen, um die Spalte mit der Überschrift Neues Feld hinzufügen anzuzeigen.

Wenn Sie Daten in die neue Spalte eingeben, werden die eingegebenen Informationen von Office Access 2007 verwendet, um den entsprechenden Datentyp für das Feld zu erkennen. Wenn Sie z. B. ein Datum wie 1/1/2007 in die Spalte eingeben, werden die eingegebenen Informationen von Office Access 2007 als Datum erkannt, und der Datentyp für das Feld wird auf Datum/Uhrzeit festgelegt. Wenn Access anhand der Eingabe nicht über genügend Informationen zum Bestimmen des Datentyps verfügt, wird der Datentyp auf Text festgelegt.

Wenn Sie den Datentyp und das Format für ein Feld explizit festlegen und die Auswahl von Office Access 2007 außer Kraft setzen möchten, können Sie dazu auf die Befehle in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf der Registerkarte Datenblatt klicken.

Explizites Festlegen des Datentyps

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Datentyp auf den Pfeil, und wählen Sie einen Datentyp aus. Abbildung des Access-Menübands der Gruppe "Datentyp und Format"

  • Klicken Sie auf den gewünschten Datentyp.

Explizites Festlegen des Formats

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Anzeigeformat auf den Pfeil, und wählen Sie ein Format aus. Abbildung des Access-Menübands der Gruppe "Datentyp und Format"

  2. Klicken Sie auf das gewünschte Format.

Wenn Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie Informationen in die Zelle unterhalb der Überschrift Neues Feld hinzufügen eingeben, wird von Office Access 2007 dem Feld automatisch ein Name zugewiesen. Diese Namen beginnen für das erste Feld mit Feld1, für das zweite Feld mit Feld2 usw. Es empfiehlt sich, aussagekräftigere Feldnamen zu verwenden. Sie können das Feld umbenennen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift klicken und dann im Kontextmenü auf Spalte umbenennen klicken.

Sie können nicht nur in der Datenblattansicht, sondern auch in der Entwurfsansicht Felder hinzufügen. Da Sie in der Datenblattansicht nur die häufigsten Feldeigenschaften festlegen können, kann es sinnvoll sein, mithilfe der Entwurfsansicht eine Eigenschaft festzulegen, die in der Datenblattansicht nicht verfügbar ist.

Hinzufügen eines Felds in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie ein neues Feld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie in der Spalte Feldname auf die erste leere Zeile, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

  5. Klicken Sie in die angrenzende Zelle in der Spalte Datentyp, und wählen Sie dann aus der Liste einen Datentyp aus.

  6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Weitere Informationen dazu, wie Sie ein neues Feld hinzufügen, finden Sie unter Einfügen, Hinzufügen oder Erstellen eines neuen Felds in einer Tabelle.

Hinweis : Wenn Sie ein neues Feld zu einer Tabelle hinzufügen, wird das Feld nicht automatisch zu den vorhandenen Formularen und Berichten hinzugefügt. Damit es dort angezeigt wird, müssen Sie es manuell zu den Formularen und Berichten hinzufügen.

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Löschen eines Felds aus einer Tabelle

Sie sollten es vermeiden, ein Feld aus einer Datenbank zu löschen, die aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde, denn es ist gut möglich, dass dieses Feld in anderen Datenbankobjekten verwendet wird, z. B. in Formularen und Berichten. Das Löschen dieses Felds hat also Folgen, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, die auch auf dieses Feld zugreifen – evtl. funktionieren sie nicht erwartungsgemäß. Damit die anderen Objekte richtig funktionieren, müssen Sie aus allen Objekten, die das Feld verwenden, die Verweise darauf entfernen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Feld aus einer Datenbank zu löschen, die aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde, können Sie dies in der Datenblattansicht oder der Entwurfsansicht tun. Denken Sie daran, dass Sie, wenn andere Datenbankobjekte auf das gelöschte Feld verweisen, diese Objekte ändern, um den Verweis zu entfernen. Angenommen, ein Bericht enthält ein Steuerelement, das an das gelöschte Feld gebunden ist, und Sie führen den Bericht aus. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt, da Access die Daten für das Feld nicht findet.

Beim Löschen eines Felds werden alle darin enthaltenen Informationen dauerhaft gelöscht. Aus diesem Grund sollten Sie beim Löschen von Feldern sorgfältig vorgehen und vor dem Löschen eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen.

Bevor Sie ein Feld löschen können, müssen Sie sicherstellen, dass für dieses keine Tabellenbeziehungen bestehen. Wenn Sie versuchen, ein Feld zu löschen, für das Beziehungen vorhanden sind, werden Sie von Access gewarnt, dass Sie die Beziehungen zunächst löschen müssen. Schrittweise Anweisungen zum Löschen von Tabellenbeziehungen finden Sie im Abschnitt Löschen einer Tabellenbeziehung.

Löschen eines Felds in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle , aus der Sie das Feld löschen möchten.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Markieren Sie das Feld (die Spalte), das Sie löschen möchten.

    Tipp : Klicken Sie auf den Feldmarkierer (die Spaltenüberschrift), um das Feld (die Spalte) auszuwählen.

  5. Drücken Sie die ENTF-TASTE.

    –Oder–

    Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Löschen.

Hinweis : Ein Feld, das Teil des Primärschlüssels einer Tabelle ist, können Sie in der Datenblattansicht nicht löschen. Verwenden Sie die Entwurfsansicht, um ein Primärschlüsselfeld zu löschen.

Weitere Informationen zu Primärschlüsseln finden Sie unter Hinzufügen, Festlegen, Ändern oder Entfernen des Primärschlüssels.

Löschen eines Felds in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, aus der Sie das Feld löschen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Markieren Sie das Feld (die Zeile), die gelöscht werden soll.

    Tipp : Klicken Sie auf den Zeilenmarkierer, um die Zeile zu markieren.

  5. Drücken Sie die ENTF-TASTE.

    –Oder–

    Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Zeilen löschen.

  6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Bevor Sie ein Feld löschen können, müssen Sie sicherstellen, dass für dieses keine Tabellenbeziehungen bestehen. Wenn Sie versuchen, ein Feld zu löschen, für das Beziehungen vorhanden sind, werden Sie von Access gewarnt, dass Sie die Beziehungen zunächst löschen müssen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Tabellenbeziehung zu löschen.

Löschen einer Tabellenbeziehung

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Wenn die Tabellen, für die Tabellenbeziehungen bestehen, geöffnet sind, schließen Sie diese. Sie können keine Tabellenbeziehung zwischen geöffneten Tabellen löschen.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

  5. Wenn die Tabellen, für die Tabellenbeziehungen bestehen, nicht angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Tabellennamen.

    2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabellen aus, die hinzugefügt werden sollen, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

  6. Klicken Sie auf die Verknüpfungslinie der Tabellenbeziehung, die Sie löschen möchten (die markierte Linie wird in Fettdruck dargestellt), und drücken Sie dann ENTF.

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Umbenennen eines Felds oder einer Tabelle

Sie sollten es vermeiden, ein Feld oder eine Tabelle in einer Datenbank umzubenennen, die aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde, denn es ist gut möglich, dass dieses Feld oder diese Tabelle in anderen Datenbankobjekten verwendet wird, z. B. in Formularen und Berichten. Das Umbenennen dieses Felds oder dieser Tabelle hat also Folgen, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, die auch auf dieses Feld bzw. diese Tabelle zugreifen. Die anderen Objekte funktionieren evtl. nicht erwartungsgemäß, wenn sie noch auf den alten Namen verweisen. Damit die anderen Objekte richtig funktionieren, muss der alte Name in den neuen Namen geändert werden. Wurde im Dialogfeld Access-Optionen in der Kategorie Aktuelle Datenbank das Kontrollkästchen Objektnamenautokorrektur aktiviert, wird diese Arbeit zum großen Teil automatisch erledigt.

Möglicherweise möchten Sie den Text ändern, der in der Datenblattansicht in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird. Dazu müssen Sie das Feld nicht umbenennen. Lesen Sie den Abschnitt Ändern des in einer Spaltenüberschrift angezeigten Texts, wenn Sie lediglich den Text in der Spaltenüberschrift ändern möchten, ohne das Feld umzubenennen.

Bei Bedarf können Sie eine Tabelle im Navigationsbereich umbenennen oder ein Feld in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht umbenennen. Stellen Sie vorher sicher, dass die Option Objektnamenautokorrektur aktiviert ist.

Aktivieren der Option "Objektnamenautokorrektur"

Wenn Sie ein Datenbankobjekt umbenennen, z. B. ein Feld, eine Tabelle, ein Formular oder einen Bericht, soll diese Namensänderung in der Regel in der gesamten Datenbank weitergegeben werden. Andernfalls funktionieren Objekte, die auf den alten Namen verweisen, nicht erwartungsgemäß. Das in Office Access 2007 integrierte Feature für die Objektnamenautokorrektur vereinfacht das Weitergeben der Namensänderungen. Standardmäßig ist Objektnamenautokorrektur für alle neuen Datenbanken in Office Access 2007 aktiviert. Ist diese Option deaktiviert, können Sie sie folgendermaßen aktivieren.

Aktivieren der Option "Objektnamenautokorrektur"

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Access-Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen im linken Bereich auf Aktuelle Datenbank.

  3. Aktivieren Sie unter Optionen für Objektnamen-Autokorrektur das Kontrollkästchen Änderungen für Objektnamenautokorrektur protokollieren, und wählen Sie dann Objektnamenautokorrektur ausführen aus.

  4. Wenn Sie in der Tabelle jede Änderung protokollieren möchten, die durch die Objektnamenautokorrektur durchgeführt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen für Objektnamenautokorrektur protokollieren.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Hinweis : Das Feature für die Objektnamenautokorrektur ist nicht mit dem Feature AutoKorrektur identisch. Die Objektnamenautokorrektur korrigiert Verweise zwischen Objekten. Mit AutoKorrektur werden häufig falsch geschriebene Wörter oder Sätze korrigiert.

Umbenennen eines Felds in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle , in der Sie das Feld umbenennen möchten.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift für das Feld, das Sie umbenennen möchten, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Spalte umbenennen.

  5. Geben Sie den neuen Namen für das Feld ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Umbenennen eines Felds in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Feld umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie für das Feld, das Sie umbenennen möchten, auf die Zelle in der Spalte Feldname.

    Tipp : Wenn Sie den vollständigen Feldnamen auswählen möchten, zeigen Sie auf die Stelle links neben dem ersten Zeichen im Namen, bis der Mauszeiger sich in einen Pfeil ändert, und klicken Sie dann.

  5. Bearbeiten Sie den Text, um das Feld umzubenennen.

  6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Umbenennen einer Tabelle

Sie können Tabellen und die meisten anderen Datenbankobjekte direkt im Navigationsbereich umbenennen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen.

    Hinweis : Bevor Sie eine Tabelle umbenennen, müssen Sie alle geöffneten Objekte schließen, die darauf verweisen.

  4. Geben Sie den neuen Namen ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  5. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Ändern des in einer Spaltenüberschrift angezeigten Texts

Eine Beschriftung ist ein Titel oder eine Überschrift, den bzw. die Sie einem Feld zuweisen können, indem Sie die Eigenschaft Beschriftung des Felds festlegen. Die Beschriftung ist unabhängig vom Namen des Felds, d. h. jedes Feld hat einen Namen und kann auch über eine Beschriftung verfügen. Angenommen, ein Feldname besteht aus einem einzelnen Wort ohne Leerzeichen. Mit der Eigenschaft Beschriftung können Sie einen beschreibenden Namen erstellen, der Leerzeichen enthält. Access zeigt die Beschriftung in der Datenblattansicht anstelle des Feldnamens an und verwendet sie außerdem für Beschriftungen und Überschriften in Abfragen, Formularen und Berichten.

Wenn Sie keinen Text für die Eigenschaft Beschriftung eingeben, wird standardmäßig der Feldname verwendet.

Wenn Sie den Namen ändern möchten, der in der Datenblattansicht als Überschrift einer Spalte angezeigt wird, müssen Sie nicht unbedingt den Feldnamen ändern, indem Sie die Eigenschaft Beschriftung des Felds festlegen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Eigenschaft Beschriftung des Felds zu ändern:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie die Beschriftung ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie für das Feld, dessen Eigenschaft Beschriftung Sie festlegen möchten, auf die Zelle in der Spalte Feldname.

  5. Klicken Sie im unteren Teil unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf Beschriftung.

  6. Geben Sie eine neue Beschriftung für das Feld ein.

  7. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Beim nächsten Öffnen der Tabelle in der Datenblattansicht wird in der Spaltenüberschrift anstelle des Feldnamens die Beschriftung angezeigt.

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Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht

Wenn Sie eine Datenbank erstellen, die auf einer Vorlage basiert, stehen Ihnen integrierte vordefinierte Formulare und Berichte zur Verfügung, die sofort einsetzbar sind. Es kann jedoch sinnvoll sein, ein zusätzliches Feld zu einem Formular oder einem Bericht hinzuzufügen. Beim Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht erstellen Sie ein so genanntes Steuerelement.

Einführen von Steuerelementen

Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Information zum Optimieren der Benutzeroberfläche (wie Bezeichnungsfelder und Bilder) ermöglichen. Steuerelemente können gebunden, ungebunden oder berechnet sein.

  • Gebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage ist. Sie verwenden gebundene Steuerelemente zum Anzeigen von Werten aus Feldern in einer Datenbank. Die Werte können Text, Daten, Zahlen, Ja/Nein-Werte, Bilder oder Diagramme sein. Ein Textfeld ist der häufigste Typ eines gebundenen Steuerelements. Ein Textfeld in einem Formular, das z. B. den Nachnamen eines Mitarbeiters anzeigt, könnte diese Information aus dem Last Name-Feld (Nachname) der Employees-Tabelle (Mitarbeiter) erhalten.

  • Ungebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement ohne Datenquelle (ein Feld oder Ausdruck). Mit ungebundenen Steuerelementen zeigen Sie Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder an. Beispielsweise ist ein Bezeichnungsfeld, das den Titel eines Formulars anzeigt, ein ungebundenes Steuerelement.

  • Berechnetes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle kein Feld, sondern ein Ausdruck ist. Sie geben den im Steuerelement gewünschten Wert an, indem Sie einen Ausdruck als Datenquelle für das Steuerelement definieren. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren (z. B. = oder +), Steuerelementnamen, Feldnamen, Funktionen, die einen einzelnen Wert zurückgeben, und konstanten Werten. Der folgende Ausdruck z. B. berechnet den Preis eines Elements mit einem Rabatt von mindestens 25 %. Dazu wird der Wert im Unit Price-Feld (Einzelpreis) mit einem konstanten Wert (0,75) multipliziert.

= [Einzelpreis] * 0,75

Ein Ausdruck kann Daten aus einem Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage des Formulars oder Daten aus einem Steuerelement im Formular verwenden. Weitere Informationen zu Ausdrücken finden Sie, wenn Sie den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels folgen.

Ein Textfeld kann ein gebundenes Steuerelement, ein ungebundenes Steuerelement oder ein berechnetes Steuerelement sein. Wenn Sie ein Formular erstellen, das gebundene, ungebundene und berechnete Steuerelemente verwendet, ist es wohl am effizientesten, zunächst alle gebundenen Steuerelemente hinzuzufügen und anzuordnen, besonders dann, wenn die meisten Steuerelemente im Formular gebundene Steuerelemente sind. Anschließend können Sie die ungebundenen und berechneten Steuerelemente hinzufügen, um den Entwurf fertig zu stellen. Verwenden Sie hierzu in der Entwurfsansicht die Tools auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente.

Sie binden ein Textfeldsteuerelement an ein Feld, indem Sie das Feld angeben, aus dem das Steuerelement die Daten erhält. Sie können ein Steuerelement erstellen, das an das ausgewählte Feld gebunden ist, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in das Formular ziehen. Im Bereich Feldliste werden die Felder der Tabelle oder Abfrage angezeigt, die dem Formular zugrunde liegt. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen, um den Bereich Feldliste anzuzeigen. Wenn Sie ein Feld aus dem Bereich Feldliste in den Entwurfsbereich eines Formulars ziehen, wird standardmäßig ein Textfeld eingefügt.

Sie können ein Feld auch an ein Steuerelement binden, indem Sie den Feldnamen direkt in das Steuerelement oder in das Feld für den Wert Steuerelementinhalt im Eigenschaftenblatt des Steuerelements eingeben. Das Eigenschaftenblatt definiert die Merkmale des Steuerelements, wie seinen Namen, seine Datenquelle und sein Format.

Die Verwendung des Bereichs Feldliste ist aus zwei Gründen das optimale Verfahren zum Erstellen eines gebundenen Steuerelements:

  • Ein gebundenes Textfeld besitzt ein angefügtes Bezeichnungsfeld, dessen Beschriftung standardmäßig den Namen des Felds übernimmt (oder die für dieses Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage definierte Überschrift). Deshalb müssen Sie die Überschrift nicht manuell eingeben.

  • Ein gebundenes Textfeld erbt viele der Einstellungen, die das Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder der Abfrage besitzt (z. B. die Eigenschaften Format, Dezimalstellenanzeige und Eingabeformat). Sie können deshalb sicher sein, dass die Eigenschaften für das Feld übereinstimmen, wenn Sie ein Textfeld erstellen, das an das Feld gebunden ist.

Wenn Sie bereits ein ungebundenes Steuerelement erstellt haben und es an ein Feld binden möchten, legen Sie die Steuerelementinhalt-Eigenschaft des Steuerelements auf den Namen des Felds fest.

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht in der Layoutansicht

Nach dem Erstellen eines Formulars oder Berichts können Sie den Entwurf in der Layoutansicht problemlos optimieren. Indem Sie die tatsächlichen Formulardaten als Richtlinie heranziehen, können Sie die Feldbreite anpassen und Felder neu anordnen. Sie können neue Felder in das Formular oder den Bericht einfügen und die Eigenschaften für das Formular oder den Bericht und die zugehörigen Steuerelemente festlegen.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht, um zur Layoutansicht zu wechseln. Sie können auch auf der Access-Statusleiste auf die Schaltfläche Layoutansicht klicken, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte und dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

Wechseln zur Layoutansicht

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

    -Oder-

    Klicken Sie auf der Access-Statusleiste auf die Schaltfläche Layoutansicht.

    -Oder-

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

Das Formular oder der Bericht wird in der Layoutansicht angezeigt.

Öffnen des Eigenschaftenblatts

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Anordnen in der Gruppe Tools auf Eigenschaftenblatt.

    Tastenkombination  Drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Entwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Klicken Sie auf der Registerkarte Formatierung in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen, um den Bereich Feldliste anzuzeigen.. Anschließend können Sie Felder direkt aus dem Bereich Feldliste in den Entwurf ziehen.

Anzeigen des Bereichs "Feldliste"

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Hinzufügen eines Felds aus dem Bereich "Feldliste"

  • Ziehen Sie zum Hinzufügen eines einzelnen Felds das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bereich, in dem es im Formular oder Bericht angezeigt werden soll.

  • Wenn Sie gleichzeitig mehrere Felder hinzufügen möchten, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf die entsprechenden Felder. Ziehen Sie dann die markierten Felder in das Formular oder den Bericht.

Wenn Sie die Felder in einem Bereich ablegen, wird für jedes Feld ein gebundenes Textfeld-Steuerelement erstellt und automatisch neben jedem Feld ein Bezeichnungsfeld-Steuerelement platziert.

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Hinzufügen eines Felds, in dem Dokumente, Dateien oder Bilder gespeichert werden

Mit Office Access 2007 können Sie ein Feld mit dem Datentyp Anlage hinzufügen, um Dokumente, Dateien oder Bilder zu speichern. Sie können ein Anlagenfeld verwenden, um mehrere Dateien in einem Feld zu speichern. In diesem Feld können auch mehrere Dateitypen gespeichert werden. Beispielsweise können Sie in einer Bewerberdatenbank zum Datensatz eines Kontakts außer Fotos auch Lebensläufe anfügen.

Hinzufügen eines Anlagefelds zu einer Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Feld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie in der Spalte Feldname auf die erste leere Zeile, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

  5. Klicken Sie in die angrenzende Zelle in der Spalte Datentyp, und wählen Sie aus der Liste die Option Anlage aus.

  6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

    Access weist Sie evtl. in einer Meldung darauf hin, dass Sie Ihre Änderungen nach dem Speichern der Tabelle nicht mehr rückgängig machen können. Das heißt, Sie können das Feld nicht mehr in einen anderen Datentyp ändern. Sie können es jedoch löschen, wenn Ihnen ein Fehler unterlaufen ist.

  7. Klicken Sie auf Ja, um die Änderung zu bestätigen.

Nachdem Sie einer Tabelle ein Anlagenfeld hinzugefügt haben, können Sie das Dialogfeld Anlagen verwenden, um Dokumente, Dateien oder Bilder zu einem Datensatz hinzuzufügen.

Hinzufügen einer Anlage zu einem Feld

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle , zu der Sie die Anlage hinzufügen möchten.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Doppelklicken Sie in der Tabelle auf das Anlagenfeld.

    Das Dialogfeld Anlagen wird geöffnet.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    Das Dialogfeld Datei auswählen wird geöffnet.

  6. Navigieren Sie in der Liste Suchen in zu den Dateien, die Sie an den Datensatz anfügen möchten, wählen Sie diese aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    Sie können mehrere Dateien eines beliebigen unterstützten Datentyps auswählen.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK, um die Dateien der Tabelle hinzuzufügen.

    Access fügt die Dateien dem Feld hinzu und erhöht die Zahl entsprechend, die die Anzahl der Anlagen angibt.

  8. Wiederholen Sie diese Schritte ggf., um dem aktuellen Feld oder anderen Feldern in der Tabelle weitere Dateien hinzuzufügen.

Weitere Informationen zu Anlagenfeldern finden Sie unter Anfügen von Dateien an Datensätze in der Datenbank.

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Ändern der Darstellung eines Felds

Sie können die Darstellung eines Felds beim Anzeigen anpassen. Sie können z. B. Anzeigeformate festlegen, die in der gesamten Datenbank, z. B. in Formularen und Berichten, oder beim Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht verwendet werden sollen. Zum Einrichten eines Anzeigeformats legen Sie die Eigenschaft Format eines Felds fest. Die Eigenschaft Format wird dann automatisch von neuen Formularen und Berichten geerbt, die Sie erstellen.

Festlegen des Anzeigeformats in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle , die das Feld enthält, dessen Format Sie festlegen möchten.
    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Anzeigeformat auf den Pfeil, und wählen Sie ein Format aus. Abbildung des Access-Menübands der Gruppe "Datentyp und Format"

    Das Feld wird mit dem neuen Anzeigeformat angezeigt.

Festlegen des Anzeigeformats in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Anzeigeformat Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.

  5. Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf die Registerkarte Allgemein auf das Feld Format.

  6. Klicken Sie auf die Dropdownliste, und wählen Sie ein Anzeigeformat aus.

  7. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Weitere Informationen zum Ändern der Darstellung eines Felds finden Sie unter Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

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