Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows

Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows

SharePoint-Workflows sind vorprogrammierte Minianwendungen, mit denen eine Vielzahl von Geschäftsprozessen rationalisiert und automatisiert werden kann. Workflows können das Erfassen von Signaturen, Sammeln von Feedback oder Genehmigungen für einen Plan oder ein Dokument bis hin zum Nachverfolgen des aktuellen Status eines Routineverfahrens umfassen. SharePoint-Workflows sparen Zeit und Mühe und sorgen für Einheitlichkeit und Effizienz von regelmäßig ausgeführten Aufgaben.

Was ist ein SharePoint-Workflow?

Möglicherweise kennen Sie bereits Flussdiagramme. Dabei handelt es sich um eine grafische Darstellung eines Prozesses mit Anweisungen zu den Aktionen an den einzelnen Schritten.

Workflowprozess

Ein SharePoint-Workflow weist Ähnlichkeit mit einem automatisierten Flussdiagramm auf, mit dem Arbeitsaufwand, Ungenauigkeit und Beliebigkeit normaler Arbeitsprozesse erheblich reduziert werden können.

Betrachten Sie beispielsweise den Dokumentgenehmigungsprozess in der Abbildung. Wenn dieser Prozess manuell ausgeführt wird, müssen viele Dinge überprüft und verfolgt, Dokumente weitergeleitet und Erinnerungen gesendet werden. Diese Aufgaben müssen von Ihnen oder mindestens einem Ihrer Kollegen durchgeführt werden. Dies führt zu erheblichen Zusatzaufwänden und (viel schwerwiegender) zu ständigen Unterbrechungen.

Wenn Sie jedoch den SharePoint-Workflow für die Genehmigung von Dokumenten verwenden, um den Prozess auszuführen, werden alle Überprüfungen, Nachverfolgungen, Weiterleitungen und Erinnerungen automatisch vom Workflow erledigt. Wenn eine Aufgabe zu spät durchgeführt wird oder eine andere Verzögerung auftritt, generieren die meisten in SharePoint enthaltenen Workflows eine entsprechende Benachrichtigung. Der Prozess muss nicht von einem Mitglied der Gruppe proaktiv überwacht werden, da der Prozess bei einem SharePoint-Workflow immer automatisch proaktiv überwacht wird.

Darüber hinaus ist die Ausführung eines SharePoint-Workflows einfach. Sie wählen lediglich den gewünschten Workflow aus und geben die für die jeweilige Situation am besten geeigneten Optionen ein. Den Rest erledigt der Workflow. Sie können einen Workflow natürlich bei Bedarf jederzeit abbrechen oder beenden.

Jeder der enthaltenen Workflows fungiert wie eine Vorlage. Sie können eine Version des Workflows für eine einzelne Liste bzw. Bibliothek oder für eine ganze Websitesammlung hinzufügen. Mithilfe eines Initiierungsformulars können Sie die gewünschten Optionen für diese Version angeben. Diese Optionen umfassen die Personen, denen vom Workflow Aufgaben zugewiesen werden, Endtermine für Aufgaben, Möglichkeiten zum Starten des Workflows und die Personen, die den Workflow starten dürfen, Anweisungen, die in den Aufgabenbenachrichtigungen enthalten sein sollen, usw.

Wichtig :  Standardmäßig sind der Genehmigungsworkflow, der Workflow zum Sammeln von Feedback und der Workflow für die Signatursammlung nicht aktiviert und werden daher nicht auf dem Zuordnungsformular im Listenfeld Wählen Sie eine Workflowvorlage aus aufgelistet. Wenn sie verfügbar sein sollen, muss ein Websiteadministrator sie auf Websitesammlungsebene aktivieren.

Es gibt fünf verschiedene vorprogrammierte Workflows.

Häkchen Ein Genehmigungsworkflow leitet ein Dokument oder anderes Element an bestimmte Personen, die das Dokument oder Element genehmigen oder ablehnen können. Sie können mit einem Genehmigungsworkflow auch Inhalte einer Liste oder Bibliothek genehmigen lassen. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Genehmigungsworkflows.

Workflow zum Sammeln von Feedback Ein Workflow zum Sammeln von Feedback leitet ein Dokument oder anderes Element an bestimmte Personen, um deren Feedback zu erfassen. Der Workflow zum Sammeln von Feedback fasst alle Feedbackangaben der Teilnehmer für den Workflowbesitzer zusammen und stellt eine Aufzeichnung der Feedbackerfassung zur Verfügung. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows zum Sammeln von Feedback.

Workflow für die Signaturerfassung Der Workflow für die Signaturerfassung leitet ein Microsoft Office-Dokument an bestimmte Personen weiter, damit sie es digital signieren können. Der Workflow für die Signaturerfassung kann nur für Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen und InfoPath-Formulare verwendet werden. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Umfassende Informationen zu Workflows für die Signaturerfassung.

Workflow mit drei Status Der Workflow mit drei Status ermöglicht eine Nachverfolgung des Status eines Listenelements durch drei Zustände (Phasen). Damit können die benötigten Geschäftsprozesse verwaltet werden, damit Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen, z. B. Kundendienstprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben, nachverfolgen können.

An jedem der zwischen den Phasen auftretenden Übergänge weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und benachrichtigt diese Person per E-Mail über die zugewiesene Aufgabe. Wenn die betreffende Aufgabe durchgeführt wurde, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und wechselt zur nächsten Phase. Der Workflow mit drei Status ist für die Listenvorlage "Problemverfolgung" vorgesehen, kann aber auch mit anderen Listen verwendet werden, die eine Auswahlspalte mit mindestens drei Werten enthalten.

Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Verwenden eines Workflows mit drei Status.

Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung Ein Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung ähnelt anderen SharePoint-Workflows, insofern er das Weiterleiten von Inhalten an Fachleute und Beteiligte zur Prüfung und Genehmigung automatisiert. Was den Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung allerdings einzigartig macht, ist, dass er speziell auf Veröffentlichungswebsites ausgelegt ist, auf denen die Veröffentlichung neuer und aktualisierter Webseiten streng kontrolliert wird. Auf dieser Art von Websites kann neuer Inhalt immer erst dann veröffentlicht werden, nachdem er von allen im Workflow enthaltenen genehmigenden Personen genehmigt wurde. Weitere Informationen und schrittweise Anleitungen finden Sie unter Arbeiten mit einem Workflow für die Veröffentlichungsgenehmigung.

Um einen Workflow hinzufügen oder starten zu können, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen für die Liste, Bibliothek oder Websitesammlung verfügen, für die der Workflow ausgeführt wird:

  • Hinzufügen eines Workflows    Sie müssen standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow hinzufügen zu können. (Die Gruppe "Besitzer" verfügt im Gegensatz zu den Gruppen "Mitglieder" und "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Listen verwalten".)

  • Starten eines Workflows    Sie müssen ebenfalls standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" verfügen, um einen bereits hinzugefügten Workflow starten zu können. (Die Gruppen "Mitglieder" und "Besitzer" verfügen im Gegensatz zur Gruppe "Besucher" standardmäßig über die Berechtigung "Elemente bearbeiten".)
    Alternativ können Besitzer bestimmte Workflows so konfigurieren, dass sie nur von den Mitgliedern der Gruppe "Besitzer" gestartet werden können.

Das folgende Diagramm enthält eine übergeordnete Übersicht über die grundlegenden Phasen zum Planen, Hinzufügen, Ausführen und Ändern eines SharePoint-Workflows. Die einzelnen Schritte werden nachstehend beschrieben.

Workflowprozess

  • Planen    Vergewissern Sie sich, dass Sie die gewünschten Optionen kennen und wissen, welche Informationen verfügbar sein müssen, wenn Sie die neue Workflowversion mit dem Initiierungsformular hinzufügen.

  • Hinzufügen    Füllen Sie das Initiierungsformular aus, um die Workflowversion zu einer Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen.

  • Starten    Starten Sie den neuen Workflow manuell oder automatisch für ein Dokument oder ein anderes Element in einer Liste oder Bibliothek. (Bei einem manuellen Start können Sie einige Einstellungen des Zuordnungsformulars für den Workflow in einem kürzeren Initiierungsformular ändern.) Beim Starten des Workflows werden Aufgaben erstellt, Benachrichtigungen gesendet sowie die Verfolgung von Aktionen und Ereignissen gestartet.

  • Überwachen    Während der Ausführung des Workflows können Sie auf der Seite Workflowstatus feststellen, welche Aufgaben und anderen Aktionen durchgeführt wurden. Bei Bedarf können Sie auf der Seite aktuelle sowie zukünftige Aufgaben anpassen und die Ausführung des Workflows sogar abbrechen oder beenden.

  • Überprüfen    Nach Abschluss der Ausführung kann der gesamte Verlauf auf der Seite Workflowstatus überprüft werden. Auf der Statusseite können darüber hinaus statistische Berichte zur allgemeinen Leistung des Workflows erstellt werden.

  • Ändern    Wenn der Workflow nicht ganz Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie das ursprüngliche Zuordnungsformular öffnen, mit dem der Workflow hinzugefügt wurde, und dort Änderungen vornehmen.

Wenn Sie einen integrierten Workflow flexibler gestalten möchten, können Sie ihn mit Tools wie SharePoint Designer 2013 weiter anpassen. Sie können auch völlig neue, eigene Workflows erstellen.

Mit dem Workflow-Designer können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Elementen in Share-Point-Listen und Bibliotheken verknüpfen. Änderungen an Elementen in Listen oder Bibliotheken lösen Aktionen im Workflow aus.

Sie können beispielsweise einen Workflow entwerfen, der einen weiteren Genehmigungsworkflow starten, wenn die Kosten eines Elements einen bestimmten Betrag übersteigen.

Sie können auch einen Workflow für eine Reihe verwandter Dokumente definieren. Wenn der Workflow beispielsweise mit einer Dokumentbibliothek verknüpft oder nach Dokumentinhaltstyp gefiltert ist, wird eine Gruppe von kontextbezogenen Aktionen für Dokumentenmappen angezeigt. Eine Dokumentenmappe ermöglicht es, eine Gruppe von Dokumenten als eine Einheit zu behandeln, sodass eine Workflowaktion für eine Dokumentenmappe für jedes Element in dieser Dokumentenmappe ausgeführt wird.

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