Informationen zu Access-Datenbanken

Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen zu einem bestimmten Thema oder Zweck, wie z. B. dem Verfolgen von Bestellungen oder dem Verwalten einer Musiksammlung. Wenn Ihre Datenbank nicht oder nur teilweise in einem Computer gespeichert ist, müssen Sie die Informationen aus den verschiedenen Quellen selbst koordinieren und organisieren.

Nehmen Sie beispielsweise an, die Telefonnummern Ihrer Lieferanten sind an unterschiedlichen Stellen verzeichnet: auf Karteikarten, die die Telefonnummern von Lieferanten enthalten, in Produktinformationsunterlagen in einem Aktenschrank und in einer Kalkulationstabelle, die Auftragsinformationen enthält. Wenn sich die Telefonnummer eines Lieferanten ändert, müssen Sie diese Informationen evtl. an allen drei Stellen aktualisieren. Wenn Sie stattdessen eine Datenbank verwenden, müssen Sie diese Angaben nur einmal aktualisieren. Die Telefonnummer des Lieferanten wird automatisch aktualisiert, unabhängig davon, wie Sie in der Datenbank darauf zugreifen.

Access-Datenbankdateien

Mithilfe von Microsoft Access können Sie alle erforderlichen Informationen von einer einzigen Datenbankdatei aus verwalten. Innerhalb der Datei können Sie Folgendes verwenden:

  • Tabellen zum Speichern der Daten.  

  • Abfragen zum Suchen und Abrufen der gewünschten Daten.

  • Formulare zum Anzeigen, Hinzufügen und Aktualisieren von Daten in Tabellen.   

  • Berichte zum Analysieren oder Drucken von Daten mit einem bestimmten Layout.

  • Datenzugriffsseiten zum Anzeigen, Aktualisieren oder Analysieren der Daten in der Datenbank über das Internet oder ein Intranet.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

Schaltflächensymbol   Speichern Sie Daten ein einziges Mal in einer einzigen Tabelle, aber greifen Sie auf unterschiedliche Weise darauf zu. Wenn Sie die Daten aktualisieren, werden diese überall dort, wo sie verwendet werden, automatisch aktualisiert.

Legende2   Zeigen Sie Daten in einer Abfrage an

  Zeigen Sie Daten in einem Formular an

  Zeigen Sie Daten in einem Bericht an

  Zeigen Sie Daten auf einer Datenzugriffsseite an

Tabellen und Beziehungen

Zum Speichern Ihrer Daten erstellen Sie eine Tabelle für jeden gewünschten Informationstyp. Um Daten aus mehreren Tabellen in einer Abfrage, einem Formular, einem Bericht oder einer Datenzugriffsseite zusammenzufassen, definieren Sie Beziehungen zwischen den Tabellen.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

Schaltflächensymbol   Kundeninformationen, die sich zuvor in einer Adressenliste befanden, sind nun in der Tabelle Kunden gespeichert.

Legende2   Auftragsinformationen, die sich zuvor in einer Kalkulationstabelle befanden, sind nun in der Tabelle Bestellungen gespeichert.

  Innerhalb einer Tabelle werden die einzelnen Datensätze anhand eindeutiger IDs, z. B. einer Kunden-Nr, voneinander unterschieden. Wenn Sie das Feld mit der eindeutigen ID einer Tabelle zu einer anderen Tabelle hinzufügen und eine Beziehung definieren, kann Microsoft Access zusammengehörige Datensätze aus beiden Tabellen einander zuordnen, so dass Sie sie in einem Formular, in einem Bericht oder in einer Abfrage zusammenführen können.

Abfragen

Um nur die Daten (selbst aus mehreren Tabellen) zu suchen und abzurufen, die den angegebenen Bedingungen entsprechen, erstellen Sie eine Abfrage. Diese kann auch Daten aus mehreren Datensätzen aktualisieren oder löschen sowie integrierte oder benutzerdefinierte Berechnungen an Ihren Daten ausführen.

A query with fields from two tables

Schaltflächensymbol   Diese Abfrage greift auf unterschiedliche Tabellen zu, um die Bestell-Nr, das Lieferdatum, den Firmennamen und die Ortsangaben für Kunden in London abzurufen, deren Aufträge im April bearbeitet werden mussten.

Formulare

Um Daten mühelos direkt in einer Tabelle anzuzeigen, einzugeben und zu ändern, erstellen Sie ein Formular. Wenn Sie ein Formular öffnen, ruft Microsoft Access die Daten aus einer oder mehreren Tabellen ab und zeigt sie auf dem Bildschirm mit dem Layout an, das Sie im Formular-Assistenten ausgewählt oder selbst in der Entwurfsansicht erstellt haben.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

Schaltflächensymbol   In einer Tabelle werden viele Datensätze gleichzeitig angezeigt. Sie müssen jedoch eventuell einen Bildlauf durchführen, um sämtliche Daten eines einzigen Datensatzes anzuzeigen. Wenn Sie eine Tabelle anzeigen, können Sie zudem nur die Daten in einer und nicht in mehreren Tabellen gleichzeitig aktualisieren.

Legende2   Ein Formular zeigt die Daten eines einzigen Datensatzes an und kann Felder aus mehr als einer Tabelle anzeigen. Ein Formular kann zudem Bilder und andere Objekte anzeigen.

  Ein Formular kann Schaltflächen zum Drucken, zum Öffnen anderer Objekte oder für andere automatisierte Tasks enthalten.

Berichte

Um Ihre Daten zu analysieren oder in einer bestimmten gedruckten Form darzustellen, erstellen Sie einen Bericht. So können Sie z. B. einen Bericht, der Daten gruppiert und Berechnungen durchführt, und einen zweiten Bericht mit anderen Daten drucken, die zum Drucken von Adressetiketten formatiert sind.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

Schaltflächensymbol   Verwenden Sie einen Bericht, um Adressetiketten zu erstellen.

Legende2   Verwenden Sie einen Bericht, um die Summenwerte in einem Diagramm anzuzeigen.

  Verwenden Sie einen Bericht, um Summen zu berechnen.

Datenzugriffsseiten

Mithilfe von Datenzugriffsseiten können Sie Daten im Internet oder in einem Intranet für das interaktive Erstellen von Berichten sowie die interaktive Dateneingabe oder -analyse zur Verfügung stellen. Microsoft Access ruft die Daten aus einer oder mehreren Tabellen ab und zeigt sie auf dem Bildschirm mit dem Layout an, das Sie selbst in der Entwurfsansicht erstellt oder im Seiten-Assistenten ausgewählt haben.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

Schaltflächensymbol   Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol, ...

Legende2   um die Daten- und Datensatz-Navigationssymbolleiste für die nächste Detailebene anzuzeigen.

  Mithilfe der Datensatz-Navigationssymbolleisten können Sie Datensätze verschieben, sortieren und filtern sowie die Hilfe aufrufen.

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