Informationen in Öffentlichen Ordnern freigeben

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Für diese Funktion ist die Verwendung eines Microsoft Exchange Server 2000- oder Exchange Server 2003- oder Exchange Server 2007-Kontos erforderlich. Die meisten privaten und persönlichen Konten verwenden kein Microsoft Exchange. Weitere Informationen zu Microsoft Exchange-Konten und zur Ermittlung der Version von Exchange, mit der Ihr Konto eine Verbindung herstellt, finden Sie unter den Links im Abschnitt "Siehe auch".

Öffentliche Ordner sind ein Feature von Microsoft Exchange, mit der bietet eine Möglichkeit zum Sammeln, organisieren und Freigeben von Informationen für andere Personen in einer Organisation an. Öffentliche Ordner werden normalerweise von Projektteams oder Benutzergruppen verwendet, Informationen zu einem gemeinsamen relevante teilen. Wenn Sie mit dem Exchange-Server verbunden sind, werden Ordner mit der Bezeichnung "Öffentliche Ordner" in der Microsoft Outlook  Ordnerliste in der Navigationsbereich angezeigt. Sie können diese Ordner aus Outlook verwalten. Öffentliche Ordner können beliebige Elementtypen Outlook Ordner wie etwa Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen, Formulare, Dateien und Beiträge enthalten. Sie können auch eine Verknüpfung zu jedem öffentlichen Ordner zum Ordner Favoriten unter Öffentliche Ordner hinzufügen.

Sie können mit Öffentlichen Ordnern die folgenden Aktionen ausführen:

Bereitstellen von Informationen in einem elektronischen Bulletinboard

  • Ein Bulletinboard ermöglicht Ihnen die Teilnahme an Onlinediskussionen. Jedes Thema kann in einem eigenen Ordner mit eigenen Zugriffsberechtigungen gespeichert werden.

  • Ein Bulletinboard kann unmoderiert sein, ähnlich wie eine Internetnewsgroup, in der jeder über die Berechtigung verfügt, Informationen zu lesen und bereitzustellen.

  • Ein Bulletinboard kann auch von einer beauftragten Person moderiert werden, die Elemente von Benutzern empfängt und entscheidet, welche Elemente bereitgestellt werden.

  • Sie haben die folgenden Möglichkeiten, mit bereitgestellten Informationen zu arbeiten:

    • Sobald die Onlinediskussion begonnen hat, können Sie eine Antwort in dem Öffentlichen Ordner bereitstellen, damit die Gruppe sie lesen kann.

    • Wenn Sie nicht möchten, dass die Antwort von der gesamten Gruppe gelesen wird, können Sie direkt der Person antworten, die die Informationen bereitgestellt hat oder die bereitgestellten Informationen nur an die von Ihnen ausgewählten Empfänger weiterleiten.

    • Um einen Öffentlichen Ordner als Bulletinboard zu verwenden, müssen in dem Ordner E-Mail-Nachrichten gespeichert werden können.

Freigeben von Outlook-Elementen in einem Kalender, in einer Kontaktliste oder Aufgabenliste

  • Freigeben eines Kalenders, um Besprechungen, Ereignisse, Feiertage, Urlaubszeiten sowie Abgabetermine für ein Projekt, die eine Gruppe betreffen, zu verwalten.

  • Freigeben einer Kontaktliste, um der Gruppe Namen, Berufsbezeichnungen, Adressen und Telefonnummern zur Verfügung zu stellen.

  • Freigeben einer Aufgabenliste, um den Arbeitsfortschritt jedes Mitglieds in einem gemeinsam bearbeiteten Projekt zu verfolgen.

Freigeben von Dateien

  • Öffnen Sie eine Datei in einem Öffentlichen Ordner, um die Datei zu lesen oder zu aktualisieren, oder um mehrere Dateien in kurzer Zeit zu durchsuchen.

  • Kopieren Sie mithilfe von Windows Explorer eine vorhandene Datei eines anderen Programms in einen Öffentlichen Ordner, ohne das Programm der Datei öffnen zu müssen.

  • Stellen Sie eine Datei in einem Öffentlichen Ordner bereit, ohne das Programm zu beenden, mit dem die Datei erstellt wurde. Sie können beispielsweise einen monatlichen Umsatzbericht, den Sie soeben in einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe aktualisiert haben, veröffentlichen, damit die Gruppe schnell die neuesten Informationen anzeigen kann.

Wenn Sie Dateien gemeinsam nutzen möchten, die häufig von anderen Personen gelesen oder aktualisiert werden, muss das Programm, in dem die Datei gespeichert wurde, auf Ihrem Computer installiert sein. Wenn Sie eine Datei aus Windows Explorer kopieren oder wenn Sie eine Datei aus einem anderen geöffneten Microsoft Office-Programm in einem Öffentlichen Ordner bereitstellen möchten, verbleibt die Originaldatei dort, wo sie gespeichert wurde. Änderungen an der Datei, die Sie in den Öffentlichen Ordner kopiert oder veröffentlicht haben, wirken sich nicht auf die Originaldatei aus.

Festlegen des Ordnerzugriffs mithilfe von Berechtigungen

  • Berechtigungen für Öffentliche Ordner werden normalerweise von einem Administrator oder einer Person in Ihrer Organisation festgelegt, der als Besitzer eines Ordners für ein bestimmtes Projekt oder Thema fungiert.

  • In den Ordnern, für die Sie über Zugriffsberechtigung verfügen, können Sie normalerweise Elemente lesen und Elemente hinzufügen, aber nur Elemente löschen, die von Ihnen hinzugefügt wurden.

  • Wenn Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, können Sie eigene Öffentliche Ordner installieren und anderen Personen die Berechtigung erteilen, die Ordner zu verwenden.

  • Als Besitzer eines Öffentlichen Ordners können Sie eigne benutzerdefinierte Ansichten, Formulare, benutzerdefinierte Felder und Regeln auf Ihre Öffentlichen Ordner anwenden. Sie können beispielsweise eine bestimmte Ansicht festlegen, die angezeigt wird, wenn andere Personen den Ordner zum ersten Mal öffnen.

  • Auch ohne die Berechtigung, Änderungen in dem Ordner vornehmen zu dürfen, können Sie eine persönliche Ansicht eines Öffentlichen Ordners speichern, die Ihre Anforderungen erfüllt. Wenn Sie eine persönliche Ansicht eines Öffentlichen Ordners speichern, steht Ihnen diese Ansicht immer zur Verfügung.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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