Inaktive Postfächer in Office 365

Ihre Organisation muss möglicherweise die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter aufbewahren, nachdem diese die Organisation verlassen haben. Je nach Aufbewahrungsanforderungen der Organisation müssen Sie Postfachinhalte ggf. ein paar Monate oder gar Jahre lang aufbewahren, nachdem das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde. Es ist auch möglich, dass Sie die Postfachinhalte auf unbegrenzte Zeit aufbewahren müssen. Unabhängig davon, wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen, können Sie die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter in Office 365 mithilfe inaktiver Postfächer archivieren, ohne dass eine monatliche Abonnementgebühr für das Postfach anfällt.

Inhalt

Was sind inaktive Postfächer?

Inaktive Postfächer und Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien

Inaktive Postfächer und Exchange MRM-Aufbewahrungsrichtlinien

Inaktive Postfächer und eDiscovery-Fallspeicher

Inaktive Postfächer und Office 365-Bezeichnungen

Erstellen eines inaktiven Postfachs

Verwalten inaktiver Postfächer

Was sind inaktive Postfächer?

Wenn Mitarbeiter die Organisation verlassen (oder für längere Zeit freigestellt werden), können Sie deren Office 365-Konten entfernen. Die Postfachdaten der Mitarbeiter werden nach dem Entfernen des Kontos 30 Tage lang aufbewahrt. Während dieses Zeitraums können Sie die Benutzerdaten wiederherstellen, indem Sie das Löschen des Kontos rückgängig machen. Nach 30 Tagen werden die Daten dauerhaft entfernt.

Wenn in Ihrer Organisation die Postfachinhalte ehemaliger Mitarbeiter jedoch aufbewahrt werden müssen, können Sie das Postfach in ein inaktives Postfach umwandeln, indem Sie für das Postfach das Beweissicherungsverfahren aktivieren oder eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach im Office 365 Security & Compliance Center anwenden und dann das entsprechende Office 365-Konto entfernen. Der Inhalt eines inaktiven Postfachs wird für die Dauer des für das Postfach aktivierten Beweissicherungsverfahrens oder des Aufbewahrungszeitraums der Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie aufbewahrt, die vor dem Löschen des Postfachs auf dieses angewendet wurde. Sie können das entsprechende Benutzerkonto innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen wiederherstellen. Nach Ablauf der 30 Tage wird das inaktive Postfach jedoch so lange in Office 365 aufbewahrt, bis das Beweissicherungsverfahren deaktiviert oder die Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird.

Wichtig : Wir haben den Stichtag (1. Juli 2017) für die Erstellung neuer In-Situ-Speicher zum Deaktivieren eines Postfachs verschoben. Allerdings werden Sie ab Ende dieses Jahres bzw. Anfang nächsten Jahres keine neuen In-Situ-Speicher in Exchange Online mehr erstellen können. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nur noch Beweissicherungsverfahren und Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen. Vorhandene inaktive Postfächer, die In-Situ-Speicher sind, werden jedoch weiterhin unterstützt, und Sie können die In-Situ-Speicher für inaktive Postfächer weiterhin verwalten. Dies umfasst das Ändern der Dauer eines In-Situ-Speichers und das endgültige Löschen eines inaktiven Postfachs durch Entfernen des In-Situ-Speichers.

Seitenanfang

Inaktive Postfächer und Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien

Neben dem Beweissicherungsverfahren ist das neue Feature der Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien im Security & Compliance Center eine weitere Möglichkeit, ein Postfach als inaktiv festzulegen. Um ein Postfach mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie als inaktiv festzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

  • Die Richtlinie muss auf Exchange-Postfächer oder Skype for Business-Speicherorte angewendet werden (da Skype-bezogene Inhalte im Postfach des Benutzers gespeichert werden).

  • Sie muss so konfiguriert werden, dass Inhalte aufbewahrt oder aufbewahrt und anschließend gelöscht werden. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert ist, dass Inhalte lediglich gelöscht werden, wird ein Postfach, auf das die Richtlinie angewendet wurde, beim Löschen des Postfachs nicht inaktiv.

  • Sie kann abfragebasiert sein, sodass nur Elemente aufbewahrt werden, die einer Suchabfrage entsprechen.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Übersicht über Aufbewahrungsrichtlinien in Office 365.

Bei Verwendung einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie zum Festlegen eines Postfachs als inaktiv wird die Aufbewahrungsrichtlinie weiterhin von Office 365 auf das inaktive Postfach angewendet. Dies bedeutet Folgendes: Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert ist, das Inhalte aufbewahrt und anschließend gelöscht werden, werden Elemente in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft, und schließlich aus dem inaktiven Postfach gelöscht. Wenn die Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie nicht so konfiguriert ist, das Elemente gelöscht werden, werden Elemente, die vom Benutzer nicht endgültig gelöscht wurden (bevor das Postfach als inaktiv festgelegt wurde), nicht in den „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben, sondern unbegrenzt aufbewahrt, nachdem das Postfach als inaktiv festgelegt wurde.

Sie können auch eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie speziell für inaktive Postfächer erstellen. Hier sind einige Gründe dafür und Punkte, die Sie beachten sollten.

  • Sie können die Aufbewahrungsrichtlinie so konfigurieren, dass Postfachinhalte nur so lange aufbewahrt werden, wie erforderlich ist, um die Anforderungen Ihrer Organisation in Bezug auf ehemalige Mitarbeiter zu erfüllen.

  • Dies ist eine einfache Möglichkeit, inaktive Postfächer zu identifizieren, da die Aufbewahrungsrichtlinie nur auf inaktive Postfächer angewendet wird.

  • Sie können die Aufbewahrungsrichtlinie, die inaktiven Postfächern in Ihrer Organisation zugewiesen ist, problemlos erkennen. Dadurch wird die Änderung der Aufbewahrungs- (oder Lösch-)einstellungen bei Bedarf erleichtert. Außerdem vereinfacht dies das endgültige Löschen eines inaktiven Postfachs, da Sie es einfach mit dem Security & Compliance Center aus der Richtlinie entfernen können. Andernfalls müssen Sie Exchange Online-PowerShell verwenden, um ein Beweissicherungsfahren für ein inaktives Postfach zu deaktivieren, oder Security & Compliance Center-PowerShell, um ein inaktives Postfach aus einer organisationsweiten Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auszuschließen.

  • Wenn Sie eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie speziell für inaktive Postfächer erstellen, können Sie der Richtlinie maximal 1.000 Postfächer hinzufügen. In einer sehr großen Organisation müssen Sie möglicherweise mehrere Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien für inaktive Postfächer erstellen.

Seitenanfang

Inaktive Postfächer und Exchange MRM-Aufbewahrungsrichtlinien

Wenn eine Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie (das Feature "Messaging-Datensatzverwaltung" (Messaging Records Management, MRM) in Exchange Online) auf ein Postfach angewendet wurde, als dieses als inaktiv festgelegt wurde, werden alle Löschrichtlinien (hierbei handelt es sich um Aufbewahrungstags, für die die Aufbewahrungsaktion Löschen konfiguriert ist) weiterhin auf das inaktive Postfach angewendet. Mit einer Löschrichtlinie markierte Elemente werden demnach in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft. Diese Elemente werden aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Wenn keine Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach angegeben wurde, werden Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" unbegrenzt aufbewahrt.

Umgekehrt werden Archivrichtlinien (hierbei handelt es sich um Aufbewahrungstags, für die die Aufbewahrungsaktion MoveToArchive konfiguriert ist) ignoriert, die in der einem inaktiven Postfach zugewiesenen Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ im Archivpostfach verschoben. Sie werden unbegrenzt aufbewahrt.

Inaktive Postfächer und Haltebereiche für eDiscovery-Fälle

Wenn ein Speicherverfahren, das einem eDiscovery-Fall im Security & Compliance Center zugeordnet ist, auf ein Postfach angewendet wird und anschließend das Postfach oder das Office 365-Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Die Verwendung von eDiscovery-Fallspeichern zum Festlegen eines Postfachs als inaktiv wird jedoch nicht empfohlen. Grund hierfür ist, dass eDiscovery-Fälle für bestimmte zeitgebundene Fälle im Zusammenhang mit einem rechtlichen Problem vorgesehen sind. An einem bestimmten Punkt wird ein Rechtsfall wahrscheinlich enden, die dem Fall zugeordneten Speicherverfahren werden entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen. Wenn ein für ein inaktives Postfach festgelegtes Speicherverfahren einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und das Speicherverfahren anschließend aufgehoben oder der eDiscovery-Fall geschlossen (oder gelöscht) wird, wird das inaktive Postfach endgültig gelöscht. Außerdem können Sie keinen zeitbasierten eDiscovery-Fallspeicher erstellen. Dies bedeutet, dass der Inhalt eines inaktiven Postfachs für immer aufbewahrt wird oder bis das Speicherverfahren aufgehoben und das inaktive Postfach gelöscht wird. Daher empfehlen wir die Verwendung eines Beweissicherungsverfahrens oder einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie für inaktive Postfächer.

Weitere Informationen zu eDiscovery-Fällen und -Haltebereichen finden Sie unter Verwalten von eDiscovery-Fällen im Office 365 Security & Compliance Center.

Inaktive Postfächer und Office 365-Bezeichnungen

Bezeichnungen in Office 365 unterstützen Sie beim Klassifizieren von E-Mail-Daten in Ihrer Organisation für Governance und beim Erzwingen von Aufbewahrungsregeln auf Basis dieser Klassifikation. Eine Bezeichnung kann entweder manuell von Benutzern oder automatisch von Administratoren auf ein E-Mail-Element angewendet werden, und einem E-Mail-Element kann nur eine Bezeichnung zugewiesen werden. Wenn einem einzelnen E-Mail-Element im Postfach eines Benutzers eine Bezeichnung zugewiesen ist und das Postfach oder das Office 365-Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Ähnlich wie bei eDiscovery-Fallspeichern wird auch die Verwendung von Bezeichnungen nicht empfohlen, um ein Postfach als inaktiv festzulegen. Stattdessen wird empfohlen, ein Beweissicherungsverfahren oder eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie zu verwenden. Beachten Sie, dass Sie im Fall von Bezeichnungen möglicherweise nicht erkennen, dass eine Bezeichnung auf ein E-Mail-Element angewendet wurde, und dann ein Postfach versehentlich als inaktiv festlegen, wenn Sie das Konto des Benutzers löschen.

Weitere Informationen über Bezeichnungen finden Sie unter Übersicht über Bezeichnungen in Office 365.

Seitenanfang

Erstellen eines inaktiven Postfachs

Um ein Postfach als inaktiv festzulegen, muss dem Postfach eine Exchange Online-Lizenz (Plan 2) zugewiesen sein, sodass ein Beweissicherungsverfahren oder eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach angewendet werden kann, bevor es gelöscht wird. Nachdem das Postfach gelöscht wurde, kann die zugeordnete Lizenz einem neuen Benutzer zugewiesen werden. Für inaktive Postfächer sind keine laufenden Lizenzen erforderlich.

Hinweis : Wenn bereits ein Beweissicherungsverfahren für ein Postfach aktiviert ist oder wenn bereits eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie darauf angewendet wurde, müssen Sie lediglich das entsprechende Office 365 Benutzerkonto löschen, um ein inaktives Postfach zu erstellen.

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über das Verfahren, mit dem ein inaktives Postfach in verschiedenen Aufbewahrungsszenarios erstellt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Manage Inactive Mailboxes in Office 365 Verwalten inaktiver Postfächer in Office 365).

Ziel

Vorgehensweise

Ergebnis

Aufbewahren des Postfachinhalts für unbegrenzte Zeit, nachdem ein Mitarbeiter die Organisation verlassen hat

  • Aktivieren Sie das Beweissicherungsverfahren für das Postfach, oder wenden Sie eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach an.

  • Geben Sie keine Aufbewahrungsdauer für das Beweissicherungsverfahren an, bzw. konfigurieren Sie die Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie nicht für das Löschen von Elementen; alternativ können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, die Elemente unbegrenzt aufbewahrt.

  • Sie entfernen das Office 365-Konto des Benutzers.

Sämtliche Inhalte im inaktiven Postfach werden unbegrenzt aufbewahrt. Dies gilt auch für die Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“.

Aufbewahren des Postfachinhalts für einen bestimmten Zeitraum nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters und anschließendes Löschen

  • Aktivieren Sie das Beweissicherungsverfahren für das Postfach, oder wenden Sie eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach an.

  • Geben Sie eine Aufbewahrungsdauer für das Beweissicherungsverfahren an; wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie an, die Elemente aufbewahrt und anschließend löscht.

  • Sie entfernen das Office 365-Konto des Benutzers.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer für ein Postfachelement wird das Element in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben und dann endgültig aus dem inaktiven Postfach gelöscht (bereinigt), wenn der Aufbewahrungszeitraum des gelöschten Elements abgelaufen ist. Die Aufbewahrungsdauer wird anhand des ursprünglichen Datums berechnet, an dem ein Postfach empfangen oder erstellt wurde. Alle anderen Inhalte im inaktiven Postfach werden aufbewahrt.

Seitenanfang

Verwalten inaktiver Postfächer

Nachdem Sie ein Postfach als inaktiv festgelegt haben, können Sie verschiedene Verwaltungsaufgaben für inaktive Postfächer ausführen.

  • Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach    Nachdem ein Postfach als inaktiv festgelegt wurde, können Sie die Aufbewahrungsdauer des Beweissicherungsverfahrens oder der auf das inaktive Postfach angewendeten Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie ändern. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Change the hold duration for an inactive mailbox in Office 365 (Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach in Office 365).

  • Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs    Wenn ein ehemaliger (oder für längere Zeit freigestellter) Mitarbeiter in Ihre Organisation zurückkehrt oder ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, der die Zuständigkeiten des ehemaligen Mitarbeiters übernimmt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs wiederherstellen. Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird das Postfach in ein neues Postfach umgewandelt, wobei Inhalt und Ordnerstruktur des inaktiven Postfachs beibehalten werden und das Postfach mit einem neuen Benutzerkonto verknüpft wird. Nach der Wiederherstellung ist das inaktive Postfach nicht mehr vorhanden. Eine schrittweise Anleitung und Informationen darüber, was beim Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs geschieht, finden Sie unter Recover an inactive mailbox in Office 365 (Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs in Office 365).

  • Rückspeichern eines inaktiven Postfachs      Wenn ein anderer Mitarbeiter die Zuständigkeiten eines ehemaligen Mitarbeiters übernimmt oder eine andere Person Zugriff auf den Inhalt des inaktiven Postfachs benötigt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs in ein vorhandenes Postfach rückspeichern (bzw. ihn mit diesem zusammenführen). Wenn Sie ein inaktives Postfach rückspeichern, wird der Inhalt in ein anderes Postfach kopiert. Das inaktive Postfach bleibt als ein solches erhalten. Das inaktive Postfach kann weiterhin mithilfe von eDiscovery-Tools durchsucht werden. Sein Inhalt kann in ein anderes Postfach rückgespeichert werden, oder es kann zu einem späteren Zeitpunkt wiederhergestellt oder gelöscht werden. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Restore an inactive mailbox in Office 365 (Rückspeichern eines inaktiven Postfachs in Office 365).

  • Löschen eines inaktiven Postfachs      Wenn Sie den Inhalt eines inaktiven Postfachs nicht mehr aufbewahren müssen, können Sie es durch Entfernen aller Beweissicherungsverfahren oder Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien, die auf das inaktive Postfach angewendet wurden, endgültig löschen. Wenn das Postfach vor mehr als 30 Tagen als inaktiv festgelegt wurde, wird das Postfach nach Aufheben des Beweissicherungsverfahrens bzw. der Aufbewahrungsrichtlinie für das endgültige Löschen gekennzeichnet. Wenn das Postfach in den letzten 30 Tagen als inaktiv festgelegt wurde, können Sie das Postfach nach Aufheben des Beweissicherungsverfahrens oder der Aufbewahrungsrichtlinie wiederherstellen. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Delete an inactive mailbox in Office 365 (Löschen eines inaktiven Postfachs in Office 365).

Seitenanfang

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×