Importieren von oder Verknüpfen mit Kontakten aus einem Outlook-Adressbuch

Importieren von oder Verknüpfen mit Kontakten aus einem Outlook-Adressbuch

Access und Outlook sind ausgezeichnete Programme zum Verwalten persönlicher und geschäftlicher Kontakte. Daher kann es vorkommen, dass Sie Kontaktdaten aus Outlook in Access importieren oder eine Verknüpfung mit ihnen herstellen möchten.

Weitere Informationen zum umgekehrten Verfahren (Exportieren von Kontakten aus Access nach Outlook) finden Sie im Artikel Exportieren von Kontakten in ein Outlook-Adressbuch.

Hinweis : Die Outlook-Importfunktion in Access 2007 kann Daten nicht direkt aus dem Outlook 2007-Dateiformat importieren, und Outlook 2007 kann direkt keine Daten in eine Access 2007-Datenbank exportieren. Glücklicherweise ist das Exportieren von Outlook-Kontakten in eine Textdatei und das anschließende Importieren dieser Datei in Access 2007 einfach.

Importieren von oder Verknüpfen mit Outlook-Kontakten mithilfe des Exchange/Outlook-Assistenten

Importieren von Kontakten mithilfe einer Textdatei

Importieren von oder Verknüpfen mit Outlook-Kontakten mithilfe des Exchange/Outlook-Assistenten

Sie können den Exchange/Outlook-Assistenten zum Importieren von oder Verknüpfen mit Outlook-Kontaktdaten verwenden. Wenn Sie die Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Outlook-Daten und fügt sie in eine Access-Tabelle ein. In einem der beiden Programme vorgenommene Änderungen wirken sich nicht auf die Daten im jeweils anderen Programm aus. Im Gegensatz dazu erhält Access beim Verwenden der Verknüpfungsoption einen Link zu den Outlook-Daten aufrecht. In Access an den Daten vorgenommene Änderungen spiegeln sich auch in Outlook und umgekehrt.

  1. Der Zugriff auf den Import-/Verknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie die neueste Version der Office 365-Abonnementversion von Access verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Neue Datenquelle > Aus anderen Quellen > Outlook-Ordner.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um eine Dropdownliste mit Optionen zu öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Ordner.

    • Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um eine Dropdownliste mit Optionen zu öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Ordner.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Externe Daten – Outlook-Ordner die gewünschte Option, und klicken Sie dann auf OK.

    Auswählen zum Importieren, Anfügen oder Verknüpfen mit einem Outlook-Ordner.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Exchange/Outlook-Assistent den Ordner oder das Adressbuch aus, der bzw. das die gewünschten Kontakte enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Exchange/Outlook-Verknüpfungs-Assistent

    1. Erweitern Sie den obersten Postfachordner.

    2. Wählen Sie den Ordner aus, der die Kontakte enthält, die Sie in Access importieren möchten.

    Hinweis : Das Aussehen des Exchange/Outlook-Verknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich leicht je nach verwendeter Access- und Outlook-Version. Daher stimmt der Screenshot möglicherweise nicht genau mit dem überein, was Sie in Ihrer Anwendung sehen.

  4. Befolgen Sie die Anweisungen auf den verbleibenden Seiten des Assistenten.

Nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben, importiert Access die Kontaktdaten, die Sie angegeben haben, oder stellt eine Verknüpfung mit ihnen her.

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Importieren von Kontakten mithilfe einer Textdatei

Wenn beim Verwenden des Assistenten Probleme auftreten (beispielsweise, wenn der Assistent ein benötigtes Feld nicht importiert), können Sie versuchen, die Kontakte aus Outlook als Textdatei zu exportieren und dann die Textdatei in Access zu importieren.

Schritt 1: Exportieren der Outlook-Kontakte in eine Textdatei

Führen Sie die folgenden Schritte in Outlook aus:

  1. Der Zugriff auf den Export-Assistenten unterscheidet sich leicht je nach der verwendeten Outlook-Version. Wählen Sie die Schritte aus, die Ihrer Outlook-Version entsprechen:

    • Wenn Sie Outlook 2016 oder Outlook 2013 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen und Exportieren und dann auf Importieren/Exportieren.

    • Wenn Sie Outlook 2010 verwenden, klicken Sie auf Datei > Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld "Outlook-Optionen" auf Erweitert und dann im Abschnitt Exportieren auf Exportieren.

    • Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, klicken Sie auf Datei > Importieren/Exportieren.

    Hinweis : Eine umfassende Erörterung des Exportierens von Outlook-Daten finden Sie unter Exportieren oder Sichern von E-Mails, Kontakten und Kalender in einer Outlook-PST-Datei.

  2. Outlook öffnet den Import/Export-Assistenten.

  3. Wählen Sie im Import-/Export-Assistenten die Option In eine Datei exportieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie Tabulatorgetrennte Werte (Windows) aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Wählen Sie den Kontaktordner aus, den Sie nach Access exportieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Geben Sie einen Namen für die Datei ein, und verwenden Sie die Dateinamenerweiterung .txt.

    Hinweis : Standardmäßig speichert Outlook die Datei in Ihrem Standarddokumentordner. Wenn Sie die Datei an einem anderen Speicherort speichern möchten, klicken Sie auf Durchsuchen, und suchen Sie dann nach dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten.

  7. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Outlook exportiert die Inhalte des ausgewählten Ordners in eine Textdatei.

Schritt 2: Importieren der Kontaktdaten in Access

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, in die Sie die Listen importieren möchten.

  2. Der Zugriff auf den Textimport-/Textverknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie die neueste Version der Office 365-Abonnementversion von Access verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Neue Datenquelle > Aus Datei > Textdatei.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Textdatei.

    • Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Textdatei.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten – Textdatei auf Durchsuchen.

    Auswählen zum Importieren, Anfügen oder Verknüpfen einer Textdatei.

  4. Wählen Sie die Datei aus, die Sie im vorhergehenden Verfahren erstellt haben, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  5. Wählen Sie Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aus, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Wählen Sie im Textimport-Assistenten die Option Mit Trennzeichen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  7. Überprüfen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten, ob die Optionen so festgelegt sind, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

    Option

    Wert

    Wählen Sie das Trennzeichen aus, das Ihre Felder unterteilt

    TAB

    Erste Zeile enthält Feldnamen

    Ausgewählt (aktiviert)

    Textbegrenzungszeichen

    " (doppelte Anführungszeichen)

  8. Befolgen Sie die Anweisungen auf den verbleibenden Seiten des Assistenten.

    Nach Abschluss des Assistenten importiert Access die Textdatei.

    Ausführlichere Anweisungen zum Importieren von Daten aus Textdateien in Access finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Textdatei.

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