Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank

Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank

Es gibt viele Möglichkeiten, Daten zwischen Access-Datenbanken auszutauschen. Kopieren und Einfügen ist die einfachste Methode. Mit Importieren und Verknüpfen können Sie jedoch flexibler steuern, welche Daten und wie die Daten in die Zieldatenbank übertragen werden.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Daten in eine andere Access-Datenbank importiert oder darin verknüpft werden.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zum Importieren und Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Access-Datenbank

Importieren von Daten aus einer anderen Access-Datenbank

Verknüpfen Sie mit Daten in einer anderen Access-Datenbank

Grundlegendes zum Importieren und Verknüpfen von Daten aus einer anderen Access-Datenbank

Beim Importieren aus einer anderen Datenbank erstellt Access eine Kopie der Daten in der Zieldatenbank, ohne dass die Quelle geändert. Während des Importvorgangs können Sie die Objekte auswählen, die Sie kopieren, Importieren von Tabellen und Abfragen steuern, angeben, ob die Beziehungen zwischen Tabellen importiert werden sollen, und möchten.

Möglicherweise möchten Importieren von Daten, beispielsweise einige Tabellen erstellen, die mit Tabellen vergleichbar sind, die in einer anderen Datenbank vorhanden sind. Möglicherweise möchten Sie die gesamte Tabelle oder nur die Tabelle kopieren Definitionen zur Vermeidung von jeder der beiden Tabellen manuell zu entwerfen. Wenn Sie nur die Definition der Tabelle import entscheiden, erhalten Sie eine leere Tabelle. Kurzum, werden die Felder und Feldeigenschaften auf die Zieldatenbank, aber nicht die Daten in der Tabelle kopiert. Ein weiterer Vorteil importieren (im Vergleich zu einem Vorgang kopieren und Einfügen) ist, dass Sie auswählen können, um die Beziehungen zwischen den Tabellen zusammen mit den Tabellen selbst zu importieren.

Wenn Ihr Ziel zum Hinzufügen von Datensätzen aus einer Datenbank zu einer vorhandenen Tabelle in einer anderen Datenbank ist, sollten Sie die Datensätze in eine neue Tabelle importiert, und klicken Sie dann eine Anfügeabfrage erstellen. Sie können nicht bei einem Importvorgang Datensätze an eine vorhandene Tabelle angefügt. Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Hinzufügen von Einträgen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Sie möchten möglicherweise Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank, wenn Ihre Organisation verschiedene Access-Datenbanken verwendet, aber Daten in einigen Tabellen, z. B. Mitarbeiter, mehrere Datenbanken freigegeben werden müssen. Statt zu duplizieren die Tabelle in jeder Datenbank vorhanden, können Sie die Tabelle in eine einzelne Datenbank und einen Link zu aus anderen Datenbanken halten. Eine andere Arbeitsgruppe oder Abteilung muss hinzu, und verwenden Sie die Daten in Ihrer Datenbank kann, aber weiterhin die Struktur der Tabellen besitzen soll.

Importieren von Daten aus einer anderen Access-Datenbank

Das Importieren von Daten umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

  • Vorbereiten für den Importvorgang

  • Ausführen des Import-Assistenten

  • Optionales Speichern der Importeinstellungen als Importspezifikation für die spätere Wiederverwendung

In den folgenden Schritten wird die jeweilige Vorgehensweise erläutert.

Vorbereiten für den Importvorgang

  1. Suchen Sie die Quelldatenbank, und ermitteln Sie die Objekte, die Sie importieren möchten.

    Wenn die Quelldatenbank eine MDB- oder ACCDB-Datei ist, können Sie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module importieren. Ist die Quelldatei eine MDE- oder ACCDE-Datei, können nur Tabellen importiert werden.

  2. Falls Sie zum ersten Mal Daten aus einer Access-Datenbank importieren, finden Sie in der folgenden Tabelle einige nützliche Tipps.

    Element

    Beschreibung

    Mehrere Objekte

    Sie können mehrere Objekte in einem einzigen Importvorgang importieren.

    Neues Objekt

    Bei jedem Importvorgang wird ein neues Objekt in der Zieldatenbank erstellt. Sie können in einem Importvorgang weder ein vorhandenes Objekt überschreiben noch einer vorhandenen Tabelle Datensätze anfügen.

    Importieren einer verknüpften Tabelle

    Wenn die Quelltabelle (beispielsweise "Mitarbeiter1" in der Datenbank "Vertrieb") tatsächlich eine verknüpfte Tabelle ist (eine Tabelle, die mit der Tabelle "Mitarbeiter" in der Datenbank "Lohn und Gehalt" verknüpft ist), wird der aktuelle Importvorgang durch einen Verknüpfungsvorgang ersetzt. Am Ende des Vorgangs sehen Sie eine verknüpfte Tabelle (z. B. mit dem Namen "Mitarbeiter1"), die mit der ursprüngliche Quelltabelle ("Mitarbeiter" in der Datenbank "Lohn und Gehalt") verknüpft ist.

    Überspringen von Feldern und Datensätzen

    Beim Importieren von Daten aus einer Tabelle oder Abfrage können keine bestimmten Felder oder Datensätze übersprungen werden. Wenn Sie jedoch keine Datensätze in einer Tabelle importieren möchten, können Sie nur die Tabellendefinition importieren.

    Beziehungen

    Sie können die Beziehungen zwischen den Quelltabellen importieren.

    Tabellendefinition

    Sie können eine gesamte Tabelle oder nur die Tabellendefinition importieren. Wenn Sie nur die Definition importieren, erstellt Access eine Tabelle, die dieselben Felder wie die Quelltabelle enthält, jedoch ohne Daten.

    Nachschlagefelder

    Wenn ein Feld in der Quelltabelle Werte in einer anderen Tabelle oder Abfrage nachschlägt, müssen Sie die verwandte Tabelle oder Abfrage importieren, wenn die Nachschlagewerte im Zielfeld angezeigt werden sollen. Wenn Sie die verwandte Tabelle oder Abfrage nicht importieren, werden im Zielfeld nur die Nachschlage-IDs angezeigt.

    Abfragen

    Eine Abfrage kann als Abfrage oder als Tabelle importiert werden. Wenn Sie eine Abfrage als Abfrage importieren möchten, müssen Sie die zugrunde liegenden Tabellen importieren.

  3. Schließen Sie die Quelldatenbank. Stellen Sie sicher, dass kein Benutzer die Datenbank im Exklusivmodus geöffnet hat.

  4. Öffnen Sie die Zieldatenbank. Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie die erforderlichen Berechtigungen besitzen, um der Datenbank Objekte und Daten hinzuzufügen.

    Falls die Quelldatenbank kennwortgeschützt ist, werden Sie jedes Mal zum Eingeben des Kennworts aufgefordert, wenn Sie die Datenbank als Quelle für einen Importvorgang verwenden.

    Hinweis : Wenn Sie die Daten in eine neue Datenbank importieren möchten, müssen Sie eine leere Datenbank erstellen, die keine Tabellen, Formulare und Berichte enthält vor dem Starten des Importvorgangs.

    Mit dem Importvorgang werden keine vorhandenen Tabellen oder Objekte überschrieben oder geändert. Ist bereits ein Objekt mit demselben Namen wie das Quellobjekt in der Zieldatenbank vorhanden, fügt Access dem Namen des importierten Objekts eine Zahl an (1, 2, 3 usw.). Wenn Sie z. B. die Tabelle mit dem Namen "Probleme" in eine Datenbank importieren, die bereits eine Tabelle mit diesem Namen enthält, wird die importierte Tabelle "Probleme1" genannt. Ist der Name "Probleme1" bereits vergeben, erhält die neue Tabelle den Namen "Probleme2" usw.

    Es ist zu beachten, dass, wenn die Datensätze in der Quelltabelle an eine Tabelle in der Zieldatenbank angefügt werden soll, Sie eine Anfügeabfrage verwenden müssen, statt einen Importvorgang auszuführen. Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Hinzufügen von Einträgen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Importieren der Daten

  1. Die Position des Import-Assistenten unterscheidet sich etwas, je Ihre Version von Access. Wählen Sie die Schritte, die Ihre Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie die neueste Version von der Office 365-Abonnement-Version von Access, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen verwenden, klicken Sie auf Neue Datenquelle > Aus Datenbank > Access.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten verwenden klicken Sie in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf Access.

    • Wenn Sie Access 2007 auf der Registerkarte Externe Daten verwenden, klicken Sie in der Gruppe ImportierenAccess.

  2. Die Externe Daten - Access-Datenbank importieren und Verknüpfen von-Assistent wird geöffnet.

    Screenshot der Get externe Daten - Access-Datenbank import-Assistent

  3. Geben Sie in das Textfeld Dateiname den Namen der Quelldatenbank ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Datei öffnen anzuzeigen.

  4. Wählen Sie Importieren Sie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module in die aktuelle Datenbank aus, und klicken Sie auf OK.

    Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren wird geöffnet.

    Wählen Sie im Dialogfeld Objekte importieren Importieren Objekte

  5. Wählen Sie die Tabellen, die Sie importieren möchten, klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf die Registerkarte Tabellen. Wenn Sie Abfragen importieren möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Abfragen, und wählen Sie die Abfragen, die Sie importieren möchten.

    Klicken Sie erneut auf ein Objekt, um die Auswahl des Objekts aufzuheben.

  6. Klicken Sie auf Optionen, um weitere Einstellungen anzugeben.

    In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie sich die einzelnen Optionen auf die Ergebnisse des Vorgangs auswirken.

    Element

    Beschreibung

    Kontrollkästchen Beziehungen

    Wählen Sie diese Option aus, um die Beziehungen zwischen den ausgewählten Tabellen zu importieren.

    Kontrollkästchen Menüs und Symbolleisten

    Hiermit importieren Sie benutzerdefinierte Menüs und Symbolleisten, die in der Quelldatenbank vorhanden sind. Die Menüs und Symbolleisten werden auf einer Registerkarte mit dem Namen Add-Ins angezeigt.

    Kontrollkästchen Import/Export-Spez.

    Hiermit importieren Sie gespeicherte Import- oder Exportspezifikationen, die in der Quelldatenbank vorhanden sind.

    Kontrollkästchen Navigationsbereichsgruppen

    Hiermit importieren Sie benutzerdefinierte Navigationsbereichsgruppen, die in der Quelldatenbank vorhanden sind.

    Optionsfeld Definitionen und Daten

    Wählen Sie diese Option aus, um die Struktur und die Daten aller ausgewählten Tabellen zu importieren.

    Optionsfeld Nur Definitionen

    Wählen Sie diese Option aus, um nur die Felder der ausgewählten Tabellen zu importieren. Die Quelldatensätze werden nicht importiert.

    Optionsfeld Als Abfragen

    Wählen Sie diese Option aus, um die ausgewählten Abfragen als Abfragen zu importieren. Denken Sie in diesem Fall daran, alle zugrunde liegenden Tabellen mit den Abfragen zu importieren.

    Optionsfeld Als Tabellen

    Wählen Sie diese Option aus, um Abfragen als Tabellen zu importieren. In diesem Fall müssen Sie die zugrunde liegenden Tabellen nicht importieren.

  7. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang abzuschließen.

    Access kopiert die Daten und zeigt Fehlermeldungen an, wenn Probleme auftreten. Wenn der Vorgang erfolgreich ist, in dem Import der Daten, können Sie die letzte Seite des Assistenten die Details des Vorgangs als Importspezifikation für eine zukünftige Verwendung zu speichern.

Verknüpfen von Daten in einer anderen Access-Datenbank

Das Verknüpfen ermöglicht es Ihnen, eine Verbindung mit Daten in einer anderen Datenbank herzustellen, ohne die Daten zu importieren. Auf diese Weise können Sie die neuesten Daten in der Quell- und Zieldatenbank anzeigen und ändern, ohne zwei Kopien derselben Daten erstellen und verwalten zu müssen. Eine Verknüpfung kann nur mit Tabellen in einer anderen Access-Datenbank erstellt werden. Sie können keine Verknüpfung mit Abfragen, Formularen, Berichten, Makros oder Modulen erstellen.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Tabelle in einer Access-Datenbank herstellen, wird von Access eine neue Tabelle erstellt, eine sogenannte verknüpfte Tabelle, die eine Verknüpfung zu den Quelldatensätzen und -feldern enthält. Alle Änderungen, die Sie an den Daten in der Quelldatenbank vornehmen, werden in der verknüpften Tabelle in der Zieldatenbank wiedergegeben und umgekehrt. Sie können jedoch die Struktur einer verknüpften Tabelle in der Zieldatenbank nicht ändern. Änderungen an der verknüpften Tabelle, wie das Hinzufügen oder Löschen eines Felds oder das Ändern eines Felddatentyps, sind folglich nicht möglich.

Die Verfahren zum Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank umfasst die folgenden allgemeinen Schritte aus:

  • Bereiten Sie für den Vorgang verknüpfen vor

  • Führen Sie im Assistenten zum Verknüpfen

In den folgenden Schritten wird die jeweilige Vorgehensweise erläutert.

Vorbereiten auf das Verknüpfen von Tabellen in einer Access-Datenbank

  1. Suchen Sie die Quelldatenbank.

    Das Dateiformat kann MDB, MDE, ACCDB oder ACCDE sein. Falls die Quelldatenbank kennwortgeschützt ist, werden Sie während des Verknüpfungsvorgangs zur Eingabe des Kennworts aufgefordert.

  2. Identifizieren Sie die Tabellen, die Sie verknüpfen möchten. Sie können mit Tabellen verknüpfen, aber keine Verknüpfungen Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. Wenn dies das erste Mal, die Sie eine Verknüpfung zu Tabellen in einer anderen Access-Datenbank erstellen ist, schlagen Sie in der folgenden Tabelle einige nützliche Tipps.

    Element

    Beschreibung

    Mehrere Objekte

    Sie können mit einem einzigen Verknüpfungsvorgang Verknüpfungen mit mehreren Tabellen herstellen. Für jede Quelltabelle wird eine verknüpfte Tabelle erstellt.

    Verknüpfte Tabellen als Quelle

    Mit einer Tabelle, die in der Quelldatenbank bereits verknüpft ist, kann keine Verknüpfung hergestellt werden.

    Wenn z. B. die Tabelle "Mitarbeiter1", mit der Sie in der Datenbank "Vertrieb" eine Verknüpfung herstellen möchten, bereits mit der Tabelle "Mitarbeiter" in der Datenbank "Lohn und Gehalt" verknüpft ist, können Sie die Tabelle "Mitarbeiter1" in der Datenbank "Vertrieb" nicht als Quelltabelle verwenden. Stattdessen müssen Sie direkt mit der Tabelle "Mitarbeiter" in der Datenbank "Lohn und Gehalt" eine Verknüpfung herstellen.

    Neue oder vorhandene Tabelle

    Mit jedem Verknüpfungsvorgang wird eine neue verknüpfte Tabelle für die einzelnen Quelltabellen erstellt. Eine vorhandene Tabelle kann mit einem Verknüpfungsvorgang nicht überschrieben werden und keine Anfügung erhalten.

    Beziehungen

    Wenn Sie mehrere Quelltabellen auswählen, werden die Beziehungen zwischen den Tabellen automatisch an die Zieldatenbank weitergegeben. Die Beziehungen können in der Zieldatenbank jedoch nicht geändert oder gelöscht werden.

    Nachschlagefelder

    Wenn ein Feld in der Quelltabelle Werte in einer anderen Tabelle nachschlägt, müssen Sie mit der verwandten Tabelle eine Verknüpfung herstellen, damit die Nachschlagewerte im Zielfeld angezeigt werden. Wenn Sie die verwandte Tabelle nicht verknüpfen, werden im Zielfeld nur die Nachschlage-IDs angezeigt.

  3. Schließen Sie die Quelldatenbank. Stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer die Datenbank im Exklusivmodus geöffnet hat.

  4. Öffnen Sie die Zieldatenbank. Stellen Sie sicher, dass die Zieldatenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie die erforderlichen Berechtigungen besitzen, um der Datenbank Objekte und Daten hinzuzufügen.

    Hinweis : Wenn Sie die Links in einer neuen Datenbank erstellen möchten, müssen Sie eine leere Datenbank (eine, die keine Tabellen, Formulare und Berichte enthält) vor dem Starten des Vorgangs Link erstellen.

    Mit dem Vorgang werden keine vorhandenen Tabellen oder Objekte überschrieben oder geändert. Ist bereits ein Objekt mit demselben Namen wie das Quellobjekt in der Zieldatenbank vorhanden, fügt Access dem Namen der verknüpften Tabelle eine Zahl an (1, 2, 3 usw.). Wenn Sie z. B. die Tabelle mit dem Namen "Probleme" aus einer Datenbank verknüpfen, die bereits eine Tabelle mit diesem Namen enthält, wird die verknüpfte Tabelle "Probleme1" genannt. Ist der Name "Probleme1" bereits vergeben, erhält die neue Tabelle den Namen "Probleme2" usw.

    Beachten Sie Folgendes: Wenn Sie die Datensätze in der Quelltabelle an eine Tabelle in der Zieldatenbank anfügen möchten, müssen Sie eine Anfügeabfrage verwenden, statt einen Verknüpfungsvorgang auszuführen.

    Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Hinzufügen von Einträgen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Verknüpfen mit den Daten

  1. Die Position des Assistenten zum Verknüpfen unterscheidet sich etwas, je Ihre Version von Access. Wählen Sie die Schritte, die Ihre Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie die neueste Version von der Office 365-Abonnement-Version von Access, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen verwenden, klicken Sie auf Neue Datenquelle > Aus Datenbank > Access.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten verwenden klicken Sie in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf Access.

    • Wenn Sie Access 2007 auf der Registerkarte Externe Daten verwenden, klicken Sie in der Gruppe ImportierenAccess.

  2. Die Externe Daten - Access-Datenbank importieren und Verknüpfen von-Assistent wird geöffnet.

    Screenshot der Get externe Daten - Access-Datenbank import-Assistent

  3. Geben Sie in das Textfeld Dateiname den Namen der Quelldatenbank ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Datei öffnen anzuzeigen.

  4. Klicken Sie auf Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen, und klicken Sie dann auf OK.

    Das Dialogfeld Link Tabellen wird geöffnet.

    Wählen Sie eine Tabelle mit der eine Verknüpfung, klicken Sie auf das Dialogfeld Link Tabellen

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Tabellen verknüpfen die Tabellen aus, die Sie verknüpfen möchten.

    Klicken Sie erneut auf die Tabelle, wenn Sie die Auswahl aufheben möchten.

  6. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang abzuschließen.

    Die verknüpften Tabellen werden von Access erstellt.

  7. Öffnen Sie die verknüpften Tabellen in der Datenblattansicht, und überprüfen Sie, ob die Daten stimmen.

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Hinweise : 

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