Importieren von Zuordnungen aus Project Web Access nach Outlook

Mit dem Microsoft Office Project Add-In für Outlook können Sie Ihre AufgabenZuordnungImportieren. Dadurch gewinnen Sie die Möglichkeit, Ihrem Vorgesetzten die Ist-Arbeit aus der Arbeitszeittabelle und den Aufgabenstatus mit Microsoft Office Outlook zu melden.

Hinweis : Informationen zum Installieren und Konfigurieren des Add-Ins finden Sie unter Installieren und Einrichten des Microsoft Office Project Add-Ins für Outlook.

Importieren von Aufgabenzuordnungen

Nachdem Sie die Verbindung zwischen Outlook und Microsoft Office Project Web Accesshergestellt haben, können Sie Ihre Aufgabenzuordnungen importieren.

  1. Klicken Sie in Outlook auf der Project Web Access-Symbolleiste auf Neue Zuordnungen importieren.

    Falls die Symbolleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und klicken Sie dann auf Project Web Access.

    Tipp : Diese Option finden Sie im Menü Extras. Zeigen Sie auf Project Web Access, und klicken Sie dann auf Neue Zuordnungen importieren.

  2. Wenn Sie sich mit Microsoft Office Project Server verbinden und dabei Project Server-Authentifizierung verwenden, geben Sie das Kennwort in das Feld Kennwort ein, and klicken Sie dann auf OK.

  3. Überprüfen Sie die Liste der Aufgaben, die importiert werden, und klicken Sie dann auf OK.

    Tipp : Wenn dieses Dialogfeld beim nächsten Importieren von Aufgaben nicht mehr angezeigt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Dialog zukünftig nicht anzeigen, einfach importieren im Dialogfeld Zuordnungen aus Project Web Access importieren. Wenn Sie diese Einstellung wieder rückgängig machen möchten, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Project Web Access, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Bestätigungsdialog vor Import anzeigen.

Alle Ihre Aufgaben werden in Abhängigkeit von Ihren Einstellungen zum Kalender oder zum Aufgabenordner in Outlook hinzugefügt.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Aufgaben im Outlook-Kalender angezeigt werden, beachten Sie, dass die Aufgaben nicht tageweise sondern nach ihrer Dauer, also entsprechend den für eine Aufgabe vorgesehenen Arbeitsstunden, angezeigt werden. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe mit fünf Tagen Dauer haben, wird diese Aufgabe fortlaufend für die gesamten fünf Tage angezeigt. Standardmäßig wird die zugewiesene Dauer als Frei und nicht als FreiGebucht angezeigt.

Tipp : Weitere Informationen zum Ändern der Standardverfügbarkeit importierter Zuordnungen im Kalender finden Sie unter Ändern der Importoptionen in diesem Artikel.

Sobald Ihnen neue Aufgaben zugeordnet werden, können Sie in der Project Web Access-Symbolleiste auf Neue Zuordnungen importieren klicken, um die Aufgaben zu Outlook hinzuzufügen.

Hinweis : Beim Importieren von Aufgaben werden nur die Aufgaben importiert, die Ihnen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zugeordnet werden. Weitere Informationen zum Festlegen dieses Zeitraums finden Sie unter Ändern der Importoptionen in diesem Artikel. Wenn eine zugeordnete Aufgabe bereits zu Ihrem Kalender hinzugefügt wurde, wird sie mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen aktualisiert.

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Ändern der Importoptionen

Es gibt verschiedene zusätzliche Optionen, mit denen Sie festlegen können, in welcher Weise das Add-In Ihre Aufgabenzuordnungen importiert. Wenn Sie solche Optionen ändern möchten, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Project Web Access.

  • So legen Sie den Zeitraum für importierte Zuordnungen fest    Klicken Sie im Abschnitt Zuordnungsimport unter Zeitraum auf Weiter, und bestimmen Sie dann in den entsprechenden Feldern die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate.

  • So planen Sie das regelmäßige Importieren von Zuordnungen     Klicken Sie im Abschnitt Zuordnungsimport unter Aus Project Web Access in den Outlook-Kalender importieren auf Alle, und bestimmen Sie dann in den entsprechenden Feldern die Anzahl der Tage, Wochen oder Monate. Geben Sie dann in das Feld Nächste Aktualisierung ein, wann die nächste Aktualisierung erfolgen soll.

    Hinweis : Sie müssen mit einem Windows-Benutzerkonto bei Microsoft Office Project Server angemeldet sein, wenn Sie Zuordnungen automatisch importiert werden sollen.

  • So ändern Sie die Standardverfügbarkeit des Kalenders für importierte Zuordnungen    Klicken Sie auf Erweiterte Optionen. Klicken Sie im Bereich Zuordnungsimport in der Liste Verfügbarkeit für Projektzuordnungstermin anzeigen als auf Frei, Mit Vorbehalt, Belegt oder Abwesend, um die Verfügbarkeit anzugeben, die Sie für alle Aufgabenzuordnungen als Standard verwenden möchten, die aus Project Web Access importiert werden.

  • So ändern Sie die eingestellten Erinnerungen für importierte Aufgaben    Klicken Sie auf Erweiterte Optionen. Klicken Sie im Bereich Zuordnungsimport unter Beim Importieren aus Project Web Access in den Outlook-Kalender auf die gewünschte Erinnerungsoption. Wenn Sie auf Erinnerungen immer erstellen klicken, wählen Sie aus der entsprechenden Liste eine Zeit für die Erinnerung aus.

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