Importieren von Kontakten aus einer Excel-Tabelle in Outlook

Wenn Sie über zahlreiche Geschäftskontakte oder private Kontakte in einer Excel-Tabelle verfügen, können Sie diese mit ein wenig Vorbereitung direkt in Outlook 2013 oder Outlook 2016 für Windows importieren. Dazu müssen Sie drei grundlegende Schritte ausführen:

  1. Speichern Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei.

  2. Importieren Sie Ihre Kontakte.

  3. Ordnen Sie die Spalten der Excel-Tabelle den entsprechenden Outlook-Feldern zu.

Schritt 1: Speichern Ihrer Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei

Outlook kann CSV-Dateien (durch Trennzeichen getrennte Dateien) importieren, nicht hingegen Arbeitsmappen mit mehreren Arbeitsblättern. In Schritt 1 speichern Sie also Ihre Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei. Das geht so:

  1. Klicken Sie in der Arbeitsmappe auf das Arbeitsblatt mit den Kontaktdaten, die Sie importieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

  3. Geben Sie an, wo die Datei gespeichert werden soll.

  4. Wählen Sie im Feld Dateityp den Eintrag CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) aus, und klicken Sie auf Speichern.

    Excel gibt die folgende Meldung aus: "Der ausgewählte Dateityp unterstützt keine Arbeitsmappen, die mehrere Blätter enthalten". Dies bezieht sich auf eine Einschränkung von CSV-Dateien; an der ursprünglichen Arbeitsmappe (der XLSX-Datei) werden keine Änderungen vorgenommen.

  5. Klicken Sie auf OK.

    Excel gibt die folgende Meldung aus: "Einige Features in der Arbeitsmappe gehen möglicherweise verloren, wenn Sie sie als 'CSV (Trennzeichen-getrennt)' speichern". Dies bezieht sich auf eine Einschränkung von CSV-Dateien und kann ignoriert werden.

  6. Klicken Sie auf Ja, damit Excel das aktuelle Arbeitsblatt als CSV-Datei speichert. Die Originalarbeitsmappe (die XLSX-Datei) wird geschlossen.

  7. Schließen Sie die CSV-Datei.

Damit sind alle Schritte in Excel erledigt. Nun können Sie mit dem Importvorgang in Outlook beginnen.

Hinweis : Bei einigen Gebietsschemas werden standardmäßig andere Listentrennzeichen verwendet. So ist das Standardlistentrennzeichen für Deutsch beispielsweise das Semikolon. Outlook unterstützt jedoch das Semikolon als Listentrennzeichen nicht. Daher müssen Sie ggf. alle Semikolons in der CSV-Datei durch Kommas ersetzen, bevor Sie den nächsten Schritt ausführen.

Schritt 2: Importieren Ihrer Kontakte in Outlook

Hinweis :  Informationen zum Importieren der CSV-Datei in ein Outlook.com-Konto (oder ein anderes Exchange ActiveSync-Konto) in Outlook 2013 finden Sie unter Importieren von Kontakten in ein Outlook.com-Konto.

  1. Wählen Sie oben im Outlook-Menüband die Option Datei aus.

    So sieht das Menüband in Outlook 2016 aus.
  2. Wählen Sie Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren aus.

    Zum Erstellen Ihrer PST-Datei in Outlook wählen Sie "Datei" > "Öffnen und Exportieren" > "Importieren/Exportieren" aus.

  3. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Import/Export-Assistent

    Tipp : Wenn Sie zur Angabe eines Kennworts aufgefordert werden, aber kein Kennwort festgelegt haben, klicken Sie auf Abbrechen, um zum nächsten Fenster zu wechseln.

  4. Wählen Sie Kommagetrennte Werte aus, und klicken Sie auf Weiter.

  5. Navigieren Sie zu der CSV-Datei, die Sie importieren möchten.

  6. Wählen Sie unter Optionen aus, ob doppelt vorhandene Einträge (vorhandene Kontakte) ersetzt werden sollen, ob Duplikate der Kontakte erstellt oder Duplikate nicht importiert werden sollen.

  7. Klicken Sie auf Weiter, und wählen Sie den Zielordner für die Kontakte aus. Kontakte sollte standardmäßig ausgewählt sein. Wenn nicht, scrollen Sie nach oben oder unten, um nach dem Ordner zu suchen. Sie können auch einen anderen Ordner auswählen oder einen neuen Ordner erstellen.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen neben "MeineKontakte.csv" importieren aktiviert ist (davon ausgehend, dass dies der Name Ihrer Datei ist).

  10. Klicken Sie noch nicht auf Fertig stellen, denn Sie müssen zuvor noch einige der Spalten in der CSV-Datei den Kontaktfeldern in Outlook zuordnen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die importierten Kontakte wie gewünscht dargestellt werden.

Schritt 3: Zuordnen der Spalten in der CSV-Datei zu Outlook-Kontaktfeldern

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen. Das Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder zuordnen wird angezeigt.

    • Unter Von sehen Sie ein Feld mit den Spaltennamen aus der CSV-Datei, die Sie importieren.

    • Unter Zu sehen Sie die Standardfelder, die Outlook für Kontakte verwendet. Wenn ein Feld einer Spalte in der CSV-Datei entspricht, wird die Spalte unter Zugeordnet aus angezeigt.

    • Die Felder Name, Vorname und Nachname sind Standardfelder für Kontakte in Outlook. Wenn die Kontaktdaten in Ihrer Datei einen dieser Kontaktnamen aufweisen, können Sie fortfahren.

      Zuordnen einer Spalte aus Excel zu einem Outlook-Kontaktfeld

  2. Möglicherweise müssen Sie einige Zuordnungen manuell vornehmen. In dieser importierten Datei beispielsweise befindet sich die Handynummer des Kontakts in der Spalte "Handynr". Hierfür gibt es in Outlook keine exakte Entsprechung. Aber Sie können eine passende Entsprechung in Outlook finden, indem Sie wie folgt vorgehen:

    1. Scrollen im Bereich auf der rechten Seite nach unten, bis Sie auf den Eintrag Weitere Adresse stoßen, neben dem ein Pluszeichen (+) angezeigt wird.

    2. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die sich darunter befindenden Einträge anzuzeigen. Dort finden Sie dann die passende Entsprechung: Mobiltelefon.

  3. Ziehen Sie Handynr aus dem Bereich auf der linken Seite auf Mobiltelefon im Bereich auf der rechten Seite.

    Handynr erscheint nun neben Mobiltelefon in der Spalte Zugeordnet aus.

    "Handynr" wird dem Outlook-Feld "Mobiltelefon" zugeordnet

  4. Ziehen Sie die restlichen Werte nacheinander aus dem linken Bereich auf die entsprechenden Outlook-Felder im rechten Bereich. So können Sie Anschrift entweder auf Straße privat oder auf Straße geschäftlich ziehen, je nach Art der Anschrift Ihrer Kontakte.

  5. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Ihre Kontakte werden in Outlook importiert.

  6. Um Ihre Kontakte in Outlook 2016 anzuzeigen, wählen Sie am unteren Rand der Outlook-Navigationsleiste das Symbol Personen aus.

    Wählen Sie am unteren Rand der Seite das Symbol Personen aus.

Siehe auch

Importieren und Exportieren von Outlook-E-Mails, -Kontakten und -Kalenderelementen

  1. Wenn Sie in einen vorhandenen Kontakteordner importieren, fahren Sie mit Schritt 3 fort.

  2. Um einen neuen Ordner in Outlook zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Kontakte", klicken Sie auf Neuer Ordner, geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, und klicken Sie auf OK.

  3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte "Datei" und dann im Menü auf Öffnen.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte "Importieren". Der Import/Export-Assistent wird geöffnet.

  5. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Durch Trennzeichen getrennte Werte (Windows) und dann auf Weiter.

  7. Wenn eine andere Datei als die gewünschte angezeigt wird, klicken Sie auf Durchsuchen, navigieren Sie zu dem in Schritt 3 angegebenen Ordner, und doppelklicken Sie auf die Datei, um sie auszuwählen.

  8. Wenn Sie in einen neuen Ordner importieren, sind die Optionseinstellungen irrelevant, weil es keine Duplikate gibt. Wenn Sie in keinen neuen Ordner importieren, wählen Sie die logischste Einstellung aus. Sollten Sie nicht sicher sein, klicken Sie auf Duplikate zulassen und dann auf Weiter.

  9. Klicken Sie auf den Ordner "Kontakte" oder einen anderen von Ihnen erstellten Kontakteordner und dann auf Weiter.

  10. Wenn Sie nicht genau wissen, ob die Spaltennamen in der ersten Zeile der Tabelle den Outlook-Feldern richtig zugeordnet werden, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um dies zu überprüfen.

  1. Wenn Sie in einen vorhandenen Kontakteordner importieren, fahren Sie mit Schritt 3 fort.

  2. Um einen neuen Ordner in Outlook zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte, klicken Sie auf Neuer Ordner, geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, und klicken Sie auf OK.

  3. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren und Exportieren.

  4. Wählen Sie "Aus anderen Programmen oder Dateien importieren" aus, und klicken Sie auf Weiter.

  5. Klicken Sie auf Durch Trennzeichen getrennte Werte (Windows) und dann auf Weiter.

  6. Wenn eine andere Datei als die gewünschte angezeigt wird, klicken Sie auf Durchsuchen, navigieren Sie zu dem in Schritt 3 angegebenen Ordner, und doppelklicken Sie auf die Datei, um sie auszuwählen.

  7. Wenn Sie in einen neuen Ordner importieren, sind die Optionseinstellungen irrelevant, weil es keine Duplikate gibt. Wählen Sie andernfalls die logischste Einstellung aus. Sollten Sie nicht sicher sein, klicken Sie auf Duplikate zulassen und dann auf Weiter.

  8. Klicken Sie auf den Ordner "Kontakte" oder einen anderen von Ihnen erstellten Kontakteordner, in den Sie importieren möchten. Klicken Sie dann auf Weiter.

  9. Wenn Sie nicht genau wissen, ob die Spaltennamen in der ersten Zeile der Tabelle den Outlook-Feldern richtig zugeordnet werden, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um dies zu überprüfen.

    Hinweis : Wenn Benutzerdefinierte Felder zuordnen nicht zur Verfügung steht, ist der für den Import ausgewählte Ordner kein Kontakteordner. Klicken Sie auf "Zurück", und wählen Sie den richtigen Ordner aus. Sollte Ihnen die Zuordnung nicht gefallen, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder schließen zu schließen, und dann auf Fertig stellen.

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