Importieren von Kontakten aus einem Outlook-Adressbuch

Access und Outlook sind jeweils hervorragende Programme für die Verwaltung privater und geschäftlicher Kontakte. Daher möchten Sie möglicherweise Kontaktdaten aus Outlook 2007 in Access 2007 importieren. Mithilfe der Importfunktion von Outlook in Access 2007 können jedoch Daten aus dem Outlook 2007-Dateiformat nicht direkt importiert werden und Outlook 2007 kann keine Daten direkt in eine Access 2007-Datenbank exportieren. Glücklicherweise ist es einfach, Outlook-Kontaktdaten als Textdatei zu exportieren und diese Datei dann in Access 2007 zu importieren.

Weitere Informationen zum umgekehrten Verfahren (Kontakte aus Access für Outlook exportieren) finden Sie unter Exportieren von Kontakten in ein Outlook-Adressbuch.

Importieren oder Verknüpfen von Outlook-Kontakten mit dem Exchange/Outlook-Assistenten

Importieren von Kontakten mithilfe einer Textdatei

Importieren von Kontakten mithilfe der Vorlage "Kontaktmanagement-Datenbank"

Importieren oder Verknüpfen von Outlook-Kontakten mit dem Exchange/Outlook-Assistenten

Sie können den Exchange/Outlook-Assistenten zum Importieren oder Verknüpfen von Outlook-Kontaktdaten verwenden. Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Outlook-Daten und stellt diese in eine Access-Tabelle. Wenn Sie Änderungen an den Daten in einem Programm vornehmen, wirkt sich dies nicht auf die Daten in dem anderen Programm aus. Wenn Sie im Gegensatz dazu die Verknüpfungsoption verwenden, bewahrt Access einen Link zu den Outlook-Daten. Wenn Sie Änderungen an den Daten in Access vornehmen, spiegelt sich dies in Outlook wider (und umgekehrt).

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Weitere und dann auf Outlook-Ordner.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Externe Daten abrufen – Outlook-Ordner die gewünschte Option aus, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Exchange/Outlook-Assistent den Ordner oder das Adressbuch aus, der bzw. das die gewünschten Kontakte enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Exchange/Outlook-Assistent

    1. Erweitern des Postfachordners auf oberster Ebene.

    2. Wählen Sie den Ordner aus, der die in Access zu importierenden Kontakte enthält.

  4. Befolgen Sie die Anweisungen auf den übrigen Seiten des Assistenten.

Nach Abschluss des Assistenten importiert oder verknüpft Access die angegebenen Kontaktdaten.

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Importieren von Kontakten mithilfe einer Textdatei

Wenn bei der Verwendung des Assistenten Probleme auftreten (wenn der Assistent z. B. ein erforderliches Feld nicht importiert), können Sie versuchen, die Kontakte von Outlook als Textdatei zu exportieren und diese Textdatei anschließend in Access zu importieren.

Schritt 1: Exportieren der Outlook-Kontakte in eine Textdatei

Führen Sie die folgenden Schritte in Outlook 2007 aus:

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren.

  2. Wählen Sie In eine Datei exportieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  3. Wählen Sie Tabulatorgetrennte Werte (Windows) aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie den für Access zu exportierenden Kontaktordner aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Geben Sie einen Namen für die Datei ein, wobei Sie die Dateierweiterung .txt verwenden.

    Hinweis : Standardmäßig speichert Access die Datei im Standardordner für Dokumente. Wenn Sie die Datei an einem anderen Speicherort speichern möchten, klicken Sie auf Durchsuchen, und navigieren Sie dann zu dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten.

  6. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Outlook exportiert die Inhalte des ausgewählten Ordners in eine Textdatei.

Schritt 2: Importieren der Kontaktdaten in Access

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, in die Sie die Daten importieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Textdatei.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten abrufen – Textdatei auf Durchsuchen.

  4. Wählen Sie die im vorherigen Verfahren erstellte Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  5. Wählen Sie die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aus, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Wählen Sie im Textimport-Assistenten die Option Mit Trennzeichen aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  7. Stellen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten sicher, dass die Optionen gemäß der Darstellung in der folgenden Tabelle festgelegt sind:

Option

Wert

Wählen Sie das Trennzeichen aus, das Ihre Felder unterteilt

Tabulator

Erste Zeile enthält Feldnamen

Aktiviert (ausgewählt)

Texterkennungszeichen

" (Doppelte Anführungszeichen)

  1. Befolgen Sie die Anweisungen auf den übrigen Seiten des Assistenten.

    Nach Abschluss des Assistenten importiert Access die Textdatei.

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Importieren von Kontakten mithilfe der Vorlage "Kontaktmanagement-Datenbank"

Die Access 2007-Vorlage der Kontaktmanagement-Datenbank unterstützt den Befehl "Aus Outlook hinzufügen", mit dem Outlook-Kontaktinformationen schnell in Access importiert werden können. Weitere Informationen finden Sie auf der Downloadseite für die Vorlage der Kontaktmanagement-Datenbank. Die Vorlage bietet ein Einführungsvideo, in dem die Verwendung des Befehls Aus Outlook hinzufügen veranschaulicht wird.

Nachdem Sie der Vorlage für die Kontaktmanagement-Datenbank die Outlook-Kontakte hinzugefügt haben, können Sie aus einer anderen Access-Datenbank in die Kontakttabelle der Vorlage importieren oder eine Verknüpfung mit dieser herstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank.

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