Importieren, verknüpfen oder Verschieben von Daten in SharePoint

Importieren, verknüpfen oder Verschieben von Daten in SharePoint

Möchten Sie Access und SharePoint kombinieren und verbessern? Dazu können Sie Daten importieren, verknüpfen oder verschieben. Beim Importieren wird eine Kopie der SharePoint-Liste in einer Access-Datenbank erstellt. Das verknüpfen stellt eine Verbindung mit Daten in einem anderen Programm her, sodass Sie die neuesten Daten sowohl in SharePoint als auch in Access anzeigen und bearbeiten können. Beim Verschieben werden Listen auf der SharePoint-Website erstellt, die mit Tabellen in der Datenbank verknüpft sind und deren Beziehungen beibehalten werden.

Warnung    Obwohl Sie eine Access-Datenbankdatei auf OneDrive oder einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern können, empfehlen wir, dass Sie keine Access-Datenbank von diesen Speicherorten aus öffnen. Die Datei kann zum Bearbeiten lokal heruntergeladen und dann erneut hochgeladen werden, nachdem Sie Ihre Änderungen in SharePoint gespeichert haben. Wenn mehr als eine Person die Access-Datenbank aus SharePoint öffnet, werden möglicherweise mehrere Kopien der Datenbank erstellt, und es können unerwartete Verhaltensweisen auftreten. Diese Empfehlung gilt für alle Arten von Access-Dateien, einschließlich einer einzelnen Datenbank, einer geteilten Datenbank und der ACCDB-, ACCDC-, ACCDE-und ACCDR-Dateiformate. Weitere Informationen zum Bereitstellen von Access finden Sie unter Bereitstelleneiner Access-Anwendung.

Was möchten Sie tun?

Importieren einer SharePoint-Liste

Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Verschieben von Daten nach SharePoint

Vorteile beim Verknüpfen von Daten zwischen Access und SharePoint

Veröffentlichen einer Datenbank mithilfe von Access Services

Importieren einer Share-Point-Liste

Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Tabelle und kopiert die Spalten und Elemente aus der Quellliste (oder Ansicht) in diese Tabelle als Felder und Datensätze. Während des Importvorgangs können Sie die Listen angeben, die Sie kopieren möchten, und Sie können für jede ausgewählte Liste angeben, ob Sie die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Ansicht importieren möchten. Am Ende des Importvorgangs können Sie auswählen, ob die Details des Importvorgangs als Spezifikation gespeichert werden sollen. Eine Importspezifikation unterstützt Sie beim Wiederholen des Importvorgang zu einem späteren Zeitpunkt, ohne die Schritte des Import-Assistenten erneut ausführen zu müssen.

Nachstehend finden Sie einige häufige Gründe für den Import von SharePoint-Listen in eine Access-Datenbank:

  • Sie möchten Daten, z. B. die Kontaktliste dauerhaft in eine Access-Datenbank verschieben, da die Daten auf der SharePoint-Website nicht mehr benötigt werden. Sie können die Liste in Access importieren und sie dann von der SharePoint-Website löschen.

  • In Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe wird Access verwendet. Sie werden aber bisweilen an eine SharePoint-Liste verwiesen, weil Sie zusätzliche Daten benötigen, die in die Datenbanken übergeführt werden müssen.

Führen Sie vor dem Importieren der Liste die folgenden Aktionen durch

  1. Suchen Sie die SharePoint-Website, die die zu kopierenden Listen enthält, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

    Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// oder https://, gefolgt vom Namen des Servers, und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.

  2. Identifizieren Sie die Listen, die Sie in die Datenbank kopieren möchten, und entscheiden Sie dann, ob Sie die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Ansicht wünschen. Sie können mehrere Listen in einem einzelnen Importvorgang importieren, aber Sie können nur eine Ansicht jeder Liste importieren. Erstellen Sie bei Bedarf eine Ansicht, die nur die Spalten und Elemente enthält, die Sie interessieren.

  3. Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste oder -sicht.

    In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Importieren unterschiedlicher Elemente beachten müssen:

    Element

    Überlegungen

    Spalten

    Access importiert nur die ersten 256-Spalten, da nur 256-Felder in einer Tabelle unterstützt werden. Um dieses Problem zu vermeiden, erstellen Sie eine Ansicht der Liste in SharePoint, und fügen Sie nur die gewünschten Spalten hinzu, um sicherzustellen, dass die Gesamtzahl der Spalten 256 nicht überschreitet. Geben Sie dann mithilfe der importierensharepointliste-Makroaktion die vorgesehene Ansichts-ID an.

    Ordner

    Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird in der Access-Tabelle zu einem Datensatz. Elemente in einem Ordner werden direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht, ebenfalls als Datensätze angezeigt.

    Nachschlagespalten

    Wenn eine Quellspalte Werte in einer anderen Liste nachschlägt, importiert Access die Anzeigewerte als Teil des Felds selbst. Access importiert die nachgeschlagene Tabelle nicht. Wenn Sie den Nachschlagevorgang in einer anderen Tabelle wiederherstellen möchten, lesen Sie Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste und Verschieben von Daten nach SharePoint.

    Berechnete Spalten

    Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden in ein Feld kopiert, dessen Datentyp vom Datentyp des berechneten Ergebnisses abhängt. Der Ausdruck, der die Berechnung ausführt, wird nicht kopiert.

    Anlagen

    Die Anlagenspalte der Liste wird in ein Feld mit dem Namen Anlagen kopiert.

    Spalten mit mehreren Werten

    Eine Spalte vom Typ "Auswahl" oder "Nachschlagen" kann mehrere Werte enthalten. Wenn Sie eine Spalte importieren, die mehrere Werte unterstützt, erstellt Access eine Spalte, die mehrere Werte unterstützt.

    Rich-Text-Formatierung

    Spalten, die Rich-Text-Formatierung enthalten, werden in Access als lange Textfelder importiert. Die Text Format -Eigenschaft des Felds "langes Textfeld" ist auf Rich-Textund die Formatierung erhalten.

    Beziehungen

    Am Ende eines Importvorgangs erstellt Access nicht automatisch Beziehungen zwischen verbundenen Tabellen. Sie müssen die Beziehungen zwischen den verschiedenen neuen und vorhandenen Tabellen manuell über die Optionen auf der Registerkarte Beziehungen erstellen. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen, um die Registerkarte Beziehungen anzuzeigen.

  4. Ermitteln Sie die Datenbank, in die Sie die Listen importieren möchten.

    Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Access-Datenbank verfügen. Wenn die Daten nicht in einer bestehenden Datenbank gespeichert werden sollen, erstellen Sie eine leere Datenbank.

  5. Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank.

    Der Importvorgang erstellt eine Tabelle mit dem gleichen Namen wie die SharePoint-Liste. Wenn dieser Name bereits verwendet wird, fügt Access "1" an den neuen Tabellennamen an, beispielsweise für Kontakte1, wenn Kontakte1 ebenfalls bereits verwendet wird, Access die ' Contacts2 ' erstellen usw.

Importieren der Liste

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden sollen. Erstellen Sie eine leere Datenbank, wenn Sie die Daten in keiner der vorhandenen Datenbanken speichern möchten.

  2. Der Zugriff auf den Textimport-/Textverknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie Office 365 oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe #a0 Link importieren auf neue Datenquellen #a1 aus Online Diensten #a2 SharePoint-Liste.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um eine Dropdownliste mit Optionen zu öffnen, und klicken Sie dann auf SharePoint-Liste.

  3. Access öffnet das Dialogfeld Externe Daten abrufen – SharePoint-Website.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Externe Daten abrufen – SharePoint-Website" zwischen dem Importieren oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Website aus.

  4. Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.

  5. Wählen Sie die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Wählen Sie in der vom Assistenten angezeigten Liste die Listen aus, die Sie importieren möchten.

    Hinweis    Sie können eine Verknüpfung zu SharePoint-Bibliotheken erstellen, aber Sie können nur Dokumente in SharePoint hinzufügen.

  7. Wählen Sie in der Spalte Zu importierende Elemente die gewünschte Sicht für die ausgewählten Listen aus.

  8. Mit dem Kontrollkästchen Anzeigewerte importieren statt IDs für Felder, mit denen in einer anderen Liste gespeicherte Werte nachgeschlagen werden wird gesteuert, welche Daten für Nachschlagespalten in den ausgewählten Listen importiert werden. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um die Anzeigewerte als Bestandteil des Felds selbst zu importieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. In diesem Fall schlägt das Feld Werte nicht in einer anderen Tabelle nach.

    • Wenn das Zielfeld Werte in einer anderen Tabelle nachschlagen soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dadurch werden die IDs der Anzeigewertzeilen in das Zielfeld kopiert. Die IDs sind zum Definieren eines Nachschlagefelds in Access erforderlich.

    Beim Importieren von IDs müssen Sie die Listen importieren, die zurzeit die Werte für die Nachschlagespalten bereitstellen (es sei denn, die Zieldatenbank weist bereits Tabellen auf, die als Nachschlagetabellen dienen können).

    Beim Importvorgang werden die IDs in das entsprechende Feld platziert, aber nicht alle erforderlichen Eigenschaften, damit das Feld wie ein Nachschlagefeld funktioniert. Weitere Informationen zum Einrichten der Nachschlageeigenschaften für ein solches Feld finden Sie unter erstellen oder Löschen eines Nachschlagefelds.

  9. Klicken Sie auf OK.

Access importiert die Listen und zeigt dann den Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten an. Wenn Sie den Importvorgang zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen möchten, können Sie die Details als Importspezifikation speichern. Eine Tabelle in der Datenbank wird von Access im Rahmen eines Importvorgangs nicht überschrieben. Sie können die Inhalte einer Liste oder Sicht nicht an eine vorhandene Tabelle anfügen.

Was ist beim Importieren außerdem noch wichtig?

Verwandte Aufgaben im Zusammenhang mit dem Importieren

Nachdem Sie den Importvorgang beendet haben, sollten Sie einige zusätzliche Aufgaben ausführen:

Überprüfen der Datentypen    Access wählt den entsprechenden Datentyp für jedes Feld aus, das einer Quellspalte entspricht. Überprüfen Sie jedes Feld und seine Einstellungen, um sicherzustellen, dass alle Felder wie gewünscht eingerichtet sind.

Ermitteln zusätzlicher Felder    Je nach dem Typ der Liste, auf der die Tabelle basiert, wird möglicherweise auch die Anwesenheit in der Tabelle mit einigen zusätzlichen Feldern (Titel, geändert oder CreatedBy) festgelegt. Wenn diese Felder in der Access-Datenbank nicht erforderlich sind, können sie problemlos gelöscht werden.

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Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, erstellt Access eine neue Tabelle (häufig als verknüpfte Tabelle bezeichnet), die die Struktur und den Inhalt der Quellliste widerspiegelt. Im Gegensatz zum Importieren wird durch verknüpfen nur eine Verknüpfung mit der Liste erstellt, nicht mit bestimmten Ansichten der Liste.

Das Verknüpfen hat in zweierlei Hinsicht Vorteile gegenüber dem Importieren:

  • Hinzufügen und Aktualisieren von Daten    Sie können Änderungen an den Daten vornehmen, indem Sie zu der SharePoint-Website navigieren oder indem Sie in der Datenblatt- oder Formularansicht in Access arbeiten. Die an der einen Stelle vorgenommenen Änderungen werden an der anderen berücksichtigt. Wenn Sie jedoch Änderungen an der Struktur vornehmen möchten, z. B. eine Spalte entfernen oder ändern, müssen Sie dazu die Liste auf der SharePoint-Website öffnen. Während Sie Access verwenden, können Sie in einer verknüpften Tabelle keine Felder hinzufügen, löschen oder ändern.

  • Nachschlagetabellen    Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, erstellt Access automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten (es sei denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die andere Listen nachschlagen, werden diese Listen auch in den Verknüpfungsvorgang eingeschlossen, sodass die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle über eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank verfügt. Access erstellt auch Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen.

Häufige Szenarien beim Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Für das Verknüpfen einer SharePoint-Liste aus einer Access-Datenbank gibt es in der Regel die folgenden Gründe:

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access für umfangreiche Berichte und Abfragen und verwendet SharePoint für die Teamzusammenarbeit und-Kommunikation. Einzelne Teams erstellen Listen zum nachvollziehen verschiedener Elemente (beispielsweise Kontakte und Probleme), aber oft müssen diese Listendaten in eine Datenbank für Aggregation und Berichterstellung gebracht werden. Das Verknüpfen ist die geeignete Option, da es Benutzern der SharePoint-Website und der Datenbank ermöglicht, Daten hinzuzufügen und zu aktualisieren und die neuesten Daten immer anzuzeigen und zu bearbeiten.

  • Sie sind ein Access er Benutzer, der erst kürzlich SharePoint verwendet hat. Sie haben einige Ihrer Datenbanken auf die SharePoint-Teamwebsite migriert, und die meisten Tabellen in diesen Datenbanken sind verknüpfte Tabellen. Von jetzt an werden Sie keine lokalen Tabellen mehr erstellen, sondern Sie werden SharePoint-Listen erstellen und diese mit den Listen der Datenbanken verknüpfen.

  • Sie möchten Ihre Listen weiterhin auf SharePoint-Websites speichern, Sie möchten aber auch mit den aktuellen Daten in Access arbeiten, um Abfragen auszuführen und Berichte zu drucken.

Vorbereiten auf das Verknüpfen einer SharePoint-Liste

  1. Suchen Sie die SharePoint-Website, die die Listen enthält, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

    Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// oder https://, gefolgt vom Namen des Servers, und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.

  2. Ermitteln Sie die Listen, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. Sie können einen Link zu mehreren Listen in einem einzelnen Verknüpfungsvorgang erstellen, Sie können jedoch keine Links zu Umfragen, Diskussionen oder einer bestimmten Ansicht einer Liste erstellen.

  3. Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste. In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Verknüpfen mit unterschiedlichen Elementen berücksichtigen sollten.

    Element

    Überlegungen

    Spalten

    Access verknüpft nur die ersten 256-Spalten, da nur 256-Felder in einer Tabelle unterstützt werden. Um dieses Problem zu vermeiden, erstellen Sie eine Ansicht der Liste in SharePoint, und fügen Sie nur die gewünschten Spalten hinzu, um sicherzustellen, dass die Gesamtzahl der Spalten 256 nicht überschreitet. Verwenden Sie dann die importierensharepointliste-Makroaktion , um die verknüpfte Tabelle zu erstellen, die die vorgesehene Ansichts-ID angibt.

    Ordner

    Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird als Datensatz in der Access Tabelle angezeigt. Elemente in einem Ordner werden direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht, ebenfalls als Datensätze angezeigt.

    Nachschlagespalten

    Wenn eine Quellspalte zum Nachschlagen von Werten eine andere Liste verwendet und die verbundene Liste noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, werden von Access automatisch verknüpfte Tabellen für die verbundenen Listen.

    Hinweis    Access erstellt auch eine Benutzerinfo Tabelle, die der SharePoint-Benutzerinformationsliste entspricht. SharePoint verwendet diese Liste, um Benutzerkontoinformationen wie e-Mail, Bild, Benutzername, für SharePoint-Spalten wie CreatedBy, ModifiedBy und Person oder Gruppe zu suchen. Diese SharePoint-Benutzerinformationsliste ist nur für Websiteadministratoren sichtbar.

    Berechnete Spalten

    Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden im entsprechenden Feld angezeigt, Sie können die Formel aber nicht in Access anzeigen oder ändern.

    Anlagen

    Die Anlagenspalte der Liste wird als Feld mit dem Namen Anlagen angezeigt.

    Schreibgeschützte Spalten

    Die Spalten, die in einer SharePoint-Liste schreibgeschützt sind, bleiben auch in Access schreibgeschützt. Zudem können Sie möglicherweise Spalten in Access nicht hinzufügen, löschen oder ändern.

    Spalten mit mehreren Werten

    Eine Spalte vom Typ "Auswahl" oder "Nachschlagen" kann mehrere Werte enthalten. Für solche Spalten werden beim Verknüpfungsvorgang Felder erstellt, die mehrere Werte unterstützen. Mehrwertige Nachschlagespalten werden in der verknüpften Tabelle erstellt, wenn die Quellspalte vom Typ "Nachschlagen" ist.

  4. Ermitteln Sie die Datenbank, in der Sie die verknüpfte Tabelle erstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Datenbank verfügen. Wenn Sie die Daten nicht in einer der vorhandenen Datenbanken speichern möchten, erstellen Sie eine leere Datenbank.

  5. Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank. Beim Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste wird eine Tabelle mit dem gleichen Namen wie die Quellliste erstellt. Wird der Name bereits verwendet, wird von Access die Zahl "1" an den neuen Tabellennamen angefügt, z. B. Kontakte1. (Wird Kontakte1 auch bereits verwendet, erstellt Access Kontakte2 usw.) Die gleichen Regeln gelten für verbundene Listen.

Verknüpfen mit den Daten

  1. Öffnen Sie die Zieldatenbank.

  2. Der Zugriff auf den Textimport-/Textverknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie Office 365 oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe #a0 Link importieren auf neue Datenquellen #a1 aus Online Diensten #a2 SharePoint-Liste.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um eine Dropdownliste mit Optionen zu öffnen, und klicken Sie dann auf SharePoint-Liste.

  3. Access öffnet das Dialogfeld Externe Daten abrufen – SharePoint-Website.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Externe Daten abrufen – SharePoint-Website" zwischen dem Importieren oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Website aus.

  4. Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.

  5. Wählen Sie Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Im Assistenten werden die Listen angezeigt, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen können.

  6. Wählen Sie die Listen aus, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis    Sind bereits einige Listen mit der aktuellen Datenbank verknüpft, dann sind die Kontrollkästchen dieser Listen aktiviert. Wenn Sie Verknüpfungen entfernen möchten, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Verknüpfungen, die Sie entfernen möchten.

    Access versucht, für die bei diesem Vorgang ausgewählten Listen und die einzelnen verbundenen Listen verknüpfte Tabellen zu erstellen. Access versucht weiterhin, die verknüpften Tabellen zu aktualisieren, die den im Assistenten ausgewählten Listen entsprechen. Access erstellt außerdem die Beziehungen zwischen den Tabellen. Anders als beim Importvorgang werden bei einem Verknüpfungsvorgang die Einstellungen für die Nachschlageeigenschaften zwischen einem Nachschlagefeld und der verbundenen Tabelle beibehalten. Sie müssen die Eigenschaften des Nachschlagefelds nicht manuell in der Entwurfsansicht der Tabelle festlegen.

  7. Überprüfen Sie die neuen verknüpften Tabellen in der Datenblattansicht. Stellen Sie sicher, dass alle Felder und Datensätze richtig angezeigt werden.

    Access wählen den richtigen Datentypen für jedes Feld aus, das einer Quellspalte entspricht. Sie müssen beachten, dass beim Öffnen der verknüpften Tabelle oder der Quellliste immer die aktuellen Daten angezeigt werden. Änderungen der Struktur werden in einer verknüpften Tabelle aber nicht automatisch berücksichtigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, zeigen Sie auf Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Liste aktualisieren, um eine verknüpfte Tabelle zu aktualisieren und die aktuelle Listenstruktur zu übernehmen.

Hinweis   Access eine Tabelle in der Datenbank nie als Teil eines Verknüpfungsvorgangs überschrieben. Es ist außerdem nicht möglich, die Inhalte einer SharePoint-Liste an eine vorhandene Tabelle anzufügen.

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Verschieben von Daten nach SharePoint

Das Verschieben von Daten nach SharePoint ist eine Möglichkeit, um eine Back-End-Datenbank effektiv zu erstellen, in diesem Fall sind die Daten jedoch in SharePoint-Listen enthalten. Das Front-End ist nach wie vor eine Access-Datenbank, und Sie können es auf ähnliche Weise wie in einer geteilten Datenbank bereitstellen. Wenn möglich, verschiebt der Assistent zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint Daten in Listen, die auf Listenvorlagen auf der SharePoint-Website basieren, beispielsweise eine Kontakt Liste. Wenn eine Tabelle nicht mit einer Listenvorlage abgeglichen werden kann, wird die Tabelle auf der SharePoint-Website zu einer benutzerdefinierten Liste. Je nach der Größe der Datenbank, der Anzahl ihrer Objekte und der Systemleistung kann der Vorgang einige Zeit dauern. Wenn Sie während des Vorgangs Ihre Meinung ändern, können Sie auf Beenden klicken, um den Vorgang abzubrechen.

Der Assistent erstellt eine Sicherungskopie der Datenbank auf Ihrem Computer. In Access werden Verknüpfungen zu den Listen aus den Tabellen erstellt, sodass Sie die Daten bei der Arbeit mit Access auf der SharePoint-Website leicht finden können. Wenn Probleme auftreten, meldet der Assistent zum Exportieren von Tabellen in SharePoint die Probleme und speichert Sie in der Access-Datenbank als Protokolltabelle, die Sie zur Unterstützung der Problembehandlung verwenden können.

Tipp    Erstellen Sie eine separate SharePoint-Website, um die Listen an einem eigenständigen Speicherort zu speichern.

Hinweis    In Access 2007 wird der Assistent zum Exportieren von Tabellen in Share Point als SharePoint- Website-Assistent bezeichnet, und er erstellt keine referenzielle Integrität in den SharePoint-Listen.

Verwenden des Assistenten zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Daten verschieben auf SharePoint. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Ihre Datenbank im ACCDB-Dateiformat gespeichert ist.

  2. Führen Sie die Schritte im Assistenten zum Exportieren von Tabellen in SharePointaus, einschließlich der Angabe des Speicherorts Ihrer SharePoint-Website.

    Klicken Sie auf Beenden, um den Vorgang abzubrechen.

  3. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Details anzeigen, um weitere Details zur Migration anzuzeigen.

    Auf dieser Assistentenseite wird beschrieben, welche Tabellen mit Listen verknüpft wurden, und es werden Informationen zu einem Sicherungsspeicherort und zur URL für Ihre Datenbank bereitgestellt. Außerdem wird eine Warnung angezeigt, wenn einige Migrationsprobleme aufgetreten sind, und es wird der Speicherort einer Protokolltabelle bereitgestellt, in der Sie weitere Details zu den Problemen sehen können.

  4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen.

    Wenn der Assistent eine Warnung anzeigt, sollten Sie die Protokolltabelle überprüfen und alle erforderlichen Aktionen ausführen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten erfolgreich migriert wurden. Beispielsweise können bestimmte Felder nicht verschoben werden oder in einen anderen Datentyp konvertiert werden, der mit einer SharePoint-Liste kompatibel ist.

Hinweis    Access erstellt auch eine Benutzerinfo Tabelle, die der SharePoint-Benutzerinformationsliste entspricht. SharePoint verwendet diese Liste, um Benutzerkontoinformationen wie e-Mail, Bild, Benutzername, für SharePoint-Spalten wie CreatedBy, ModifiedBy und Person oder Gruppe zu suchen. Diese SharePoint-Benutzerinformationsliste ist nur für Websiteadministratoren sichtbar.

Einschränkungen, die auftreten können

Wenn der Assistent zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint abgeschlossen ist, wird eine Meldung angezeigt, wenn der Zugriff auf Probleme mit den Daten gestoßen ist. Access erstellt eine Protokolltabelle namens Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme und fügt die Tabelle zur Datenbank hinzu. Die Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme wird in der Datenbank gespeichert, aber nicht als Liste auf der SharePoint-Website veröffentlicht.

Die folgende Tabelle enthält die Einschränkungen bezüglich der Datenmigration, beispielsweise, wenn ein Feature nur in Access oder nur in SharePoint vorhanden ist oder wenn es nicht denselben Datentyp aufweist. Wenn Ihre Access-Tabelle beispielsweise Referenzielle Integrität unterstützt, wird Sie in der Liste auf der SharePoint-Website erzwungen. Die Informationen in der folgenden Tabelle können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie Ihre Daten migrieren sollten, und bei der Überprüfung der Probleme in der Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme nützlich sein.

Datentyp oder Art des Problems

Problem

Ergebnis

COM-Objekt

SharePoint-Websites unterstützen den Datentyp "COM-Objekt" nicht.

Das Feld wird nicht verschoben.

Binär

SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Binär" nicht.

Das Feld wird nicht verschoben.

Datum

SharePoint-Websites unterstützen keine Datumsangaben vor 1900.

Daten mit Datumsangaben vor 1900 werden nicht verschoben.

Zeilenumbruchzeichen in Textfeldern

SharePoint-Websites unterstützen keine Zeilenumbruchzeichen in einem einzeiligen Textfeld.

Das Feld wird in ein mehrzeiliges Textfeld oder ein Memofeld konvertiert.

Dezimal

SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Dezimal" nicht.

Stattdessen wird ein Feld vom Typ "Zahl" oder "Große Ganzzahl" verwendet.

Replikations-ID

SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Replikations-ID" nicht.

Abhängig von der Art der Daten wird stattdessen ein einzeiligen Textfeld verwendet.

Standardwerte, die in einer SharePoint-Liste nicht unterstützt werden

SharePoint-Websites übernehmen Standardwerte, die statisch sind, z. B. Text oder eine Zahl sowie Standarddatumsangaben. Standardwerte aus Access, die dynamisch sind, werden nicht migriert.

Bestimmte Eigenschaften von Standardwerten werden nicht verschoben.

Eindeutiges Indexfeld

SharePoint-Websites verwenden ein eindeutiges Indexfeld für die ID-Spalte in einer Liste.

Andere eindeutige Indexfelder oder Gruppen von Feldern werden nicht verschoben.

Felder, die automatisch aufgelistet werden (außer ID-Feld)

SharePoint-Websites unterstützen die automatische Nummerierung nur für das Feld, das für die ID-Spalte in einer Liste verwendet wird.

Die automatische Nummerierung wird nicht auf andere Spalten als die ID-Spalte angewendet.

Beziehungen, in denen keine Nachschlagevorgänge erstellt werden können

Einige Beziehungen werden in SharePoint-Websites nicht unterstützt, z. B. wenn der Primärschlüssel sich nicht auf die ID-Spalte bezieht oder keine ganze Zahl ist.

Die Beziehung wird nicht verschoben.

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Vorteile beim Verknüpfen von Daten zwischen Access und SharePoint

Nachdem verknüpfte SharePoint-Listen erstellt wurden, können Personen mit den Listen auf der SharePoint-Website oder in den verknüpften Tabellen in Access arbeiten. Sie können die Daten mithilfe einer Tabelle oder eines Formulars in Access oder durch Bearbeiten der Liste auf der SharePoint-Website eingeben. Die folgenden Richtlinien und Tipps können Ihnen dabei helfen, verknüpfte Listen zwischen Access und SharePoint zu nutzen und die Kombination der beiden zu nutzen.

Issue Tracking    Access verfügt über eine Problem verfolgungsvorlage, die direkt mit der Problemverfolgungsliste auf einer SharePoint-Website interagiert. Die Schemas sind identisch, und die Access-Lösung kann als Frontend verwendet werden, beispielsweise mit Formularen und Abfragen für Daten von einer SharePoint-Website.

Abrufen von Daten aus dem Papierkorb    Sie können den Papierkorb auf einer SharePoint-Website verwenden, um gelöschte Datensätze einfach anzuzeigen und Informationen wiederherzustellen, die versehentlich gelöscht wurden.

Schnellstartleiste    Wenn Sie Ihre Listen auf der SharePoint-Website anzeigen möchten, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Alle Websiteinhalte einblenden . Möglicherweise müssen Sie die Seite in Ihrem Webbrowser aktualisieren. Damit Ihre Listen auf der Schnellstartleiste auf der SharePoint-Website angezeigt werden, können Sie die Listeneinstellungen auf der SharePoint-Website ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen der Navigation auf Ihrer SharePoint-Website.

Nachvollziehen des Änderungsverlaufs    In Access können Sie die Append -Eigenschaft eines Long-Text-Felds auf "Ja" festlegen, damit Access einen Verlauf der Änderungen an diesem Feld behält. Ähnlich wie in SharePoint können Sie den Versionsverlauf einer Spalte anzeigen. So können Sie beispielsweise eine frühere Version einer Spalte oder eines nachverfolgten Titels wiederherstellen, wenn die Änderung aufgetreten ist. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste mit aktiviertem Versionsverlauf herstellen, erstellt Access ein langes Textfeld, wobei die Append -Eigenschaft auf Ja eingestellt ist. Wenn Sie eine Access-Tabelle mit einem langen Textfeld verschieben, dessen Append -Eigenschaft auf "Ja" festgelegt ist, wird eine SharePoint-Liste mit dem Versionsverlauf erstellt.

Zusammenfassend können Sie in Access die in SharePoint vorgenommenen historischen Änderungen anzeigen, und SharePoint kann die in Access vorgenommenen Änderungen anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter erstellen oder Löschen eines langen Text Felds und Anzeigen des Versionsverlaufs eines Elements oder einer Datei in einer Liste oder Bibliothek.

Offline arbeiten    Sie können Access für die Offlinearbeit mit Daten verwenden, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie weiterhin arbeiten müssen, wenn SharePoint nicht verfügbar ist. Sobald SharePoint verfügbar ist, können Sie Ihre Änderungen synchronisieren und problemlos Konflikte beheben. Weitere Informationen finden Sie unter Offline arbeiten mit Tabellen, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind.

Benachrichtigungen abonnieren    Sie können Benachrichtigungen abonnieren, damit Sie wissen, wann Änderungen an Listenelementen vorgenommen wurden. Sie können die Benachrichtigungen über e-Mail oder Textnachrichten (SMS) erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung, um benachrichtigt zu werden, wenn eine Datei oder ein Ordner in SharePoint geändertwird.

Verwalten von SharePoint-Listenberechtigungen    Es empfiehlt sich, SharePoint-Berechtigungen für verknüpfte Listen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich Zugriff auf vertrauliche oder private Daten gewähren. In SharePoint können Sie unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen, und Sie können bestimmten Benutzern den Zugriff selektiv gewähren oder verweigern. Wenn Sie den Zugriff auf nur wenige vertrauliche Elemente in einer Datenbank einschränken müssen, können Sie sogar Berechtigungen für bestimmte Listenelemente auf einer SharePoint-Website einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder-Bibliothek.

Massenbearbeitung    Manchmal müssen Sie viele Änderungen an Listendaten vornehmen, wie beispielsweise das Aufräumen von Statusfeldern, das Hinzufügen von zahlreichen Kommentaren und die Aktualität der Daten. Dies wird als Massenbearbeitung bezeichnet, und es ist in der Regel effizienter, Access zu verwenden, um diese Änderungen vorzunehmen.

Berichtsverteilung    Wenn Sie Access zum Erstellen von Berichten aus verknüpften Listendaten verwenden möchten, können Sie diese Berichte im Allgemeinen als PDF-Dateien verteilen, indem Sie Sie in eine SharePoint-Bibliothek exportieren. Diese Bibliothek kann effektiv als Berichtscenter fungieren, da PDF-Dateien im Adobe Acrobat Reader zum einfachen lesen, Paging und suchen geöffnet werden. Es ist immer ratsam, einen Bericht zeitweise zu stempeln, damit die Benutzer verstehen, wann die Daten erfasst wurden.

Verwenden von SharePoint zum Erstellen einer Access-Tabelle    Sie können eine Access-Tabelle erstellen, die auf einer SharePoint-Liste basiert. Möglicherweise finden Sie dies eine bequeme und schnelle Möglichkeit zum Erstellen einer Tabelle mit einem ähnlichen Zweck und Feldern für die Listen Kontakte, Aufgaben, Probleme und Ereignisse. Access erstellt auch eine entsprechende Tabelle für die Tabelle. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Verwenden einer SharePoint-Website zum Erstellen einer Tabelle" unter Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern.

Microsoft Power Platform   Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie auf die Funktionalität in Microsoft Power Platform tippen können, indem Sie eine verknüpfte SharePoint-Liste in Access verwenden, um Informationen auf vielen Geräten zu präsentieren:

Mobile Apps    Mithilfe eines mobilen Geräts können Sie mit Access-Daten arbeiten, die mit SharePoint-Listen verknüpft sind. Sie können Listenelemente anzeigen und eine helle Bearbeitung durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint Mobile-App für Android und SharePoint Mobile-App für IOS.

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Veröffentlichen einer Datenbank mithilfe von Access Services

Wichtig    Das Erstellen und Verwenden von Access Web Apps in SharePoint wird nicht mehr von Microsoft empfohlen. Als Alternative können Sie Microsoft PowerApps zum Erstellen codefreier Geschäftslösungen für das Web und mobile Geräte verwenden.

Wenn Sie eine Webdatenbank veröffentlichen, wird von Access Services eine SharePoint-Website erstellt, die die Datenbank enthält. Alle Datenbankobjekte und Daten werden in SharePoint-Listen auf der betreffenden Website verschoben.

Wenn Sie eine Datenbank veröffentlichen, verschieben Sie Sie in das Web. Sie können Webformulare und-Berichte erstellen, die in einem Browserfenster ausgeführt werden, und außerdem Standardzugriffs Objekte (manchmal auch als "Clientobjekte" bezeichnet) erstellen, um Sie von Webobjekten zu unterscheiden. Sie benötigen Access auf Ihrem Computer, um Clientzugriffsobjekte zu verwenden, aber alle Datenbankobjekte in SharePoint sind freigegeben.

Hinweis: Wenn Access auf dem Computer installiert ist, können Sie die Clientobjekte einer Webdatenbank verwenden. Andernfalls können Sie nur Webdatenbankobjekte verwenden.

Access Services bietet eine Plattform zum Erstellen von Datenbanken, die Sie im Web verwenden können. Eine Webdatenbank wird mithilfe von Access 2010 und SharePoint entworfen und veröffentlicht und von Benutzern in einem Webbrowser genutzt.

Hinweis:  Sie benötigen Designerberechtigungen für die SharePoint-Website, auf der die Datenbank veröffentlicht werden soll.

Formulare, Berichte und Benutzeroberflächenmakros werden im Browser ausgeführt.

Bei Verwendung einer Webdatenbank werden Daten in SharePoint-Listen gespeichert: Alle Tabellen werden zu SharePoint-Listen und Datensätze zu Listenelementen. So können Sie anhand von SharePoint-Berechtigungen den Zugriff auf Ihre Webdatenbank steuern.

Ausführung von Abfragen und Datenmakros auf dem Server: Die gesamte SQL-Verarbeitung erfolgt auf dem Server. Dadurch wird die Netzwerkleistung verbessert, da der Datenverkehr auf Resultsets beschränkt wird.

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Siehe auch

Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Möglichkeiten der Freigabe einer Access-Desktopdatenbank

Bereitstellen einer Access-Anwendung

Hinweis:  Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Lassen Sie uns bitte wissen, ob diese Informationen hilfreich für Sie waren. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

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