Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer SharePoint-Liste

Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer SharePoint-Liste

Es gibt zwei Möglichkeiten Daten aus SharePoint nach Access zu übertragen: durch Importieren oder durch Verknüpfen.

Beim Importieren einer SharePoint-Liste wird eine Kopie der Liste in einer Access-Datenbank erstellt. Während des Importvorgangs können Sie die Listen angeben, die Sie kopieren möchten. Für jede ausgewählte Liste können Sie angeben, ob Sie die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Sicht importieren möchten.

Beim Verknüpfen wird eine Verbindung zu Daten in einem anderen Programm erstellt, sodass die neuesten Daten in SharePoint und in Access angezeigt und bearbeitet werden können, ohne eine Kopie der Daten in Access erstellen und verwalten zu müssen. Wenn Sie eine SharePoint-Liste nicht in die Access-Datenbank kopieren, sondern Abfragen ausführen und Berichte für den Inhalt der betreffenden Liste generieren möchten, müssen Sie eine Verknüpfung mit den Daten herstellen.

In diesem Artikel werden die Schritte für das Importieren aus und das Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste beschrieben.

Hinweis : Dieser Artikel gilt nicht für Access-Web Apps, d. h. für Datenbanken, die Sie mit Access entwerfen und online veröffentlichen.

Was möchten Sie tun?

Importieren einer SharePoint-Liste

Was ist beim Importieren außerdem noch wichtig?

Verwandte Aufgaben im Zusammenhang mit dem Importieren

Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Sie verwenden Access 2007 und suchen nach dem Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten? Dann lesen Sie den Abschnitt Verwenden des Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten in Access 2007 weiter unten in diesem Artikel.

Importieren einer Share-Point-Liste

Beim Importieren von Daten erstellt Access eine Tabelle. Die Spalten und Einträge aus der Quellliste (oder -sicht) werden als Felder und Datensätze in diese Tabelle kopiert. Am Ende des Importvorgangs können Sie die Details des Importvorgangs als Spezifikation speichern. Mithilfe einer Importspezifikation können Sie den Importvorgang später wiederholen, ohne jedes Mal die Schritte des Import-Assistenten auszuführen.

Nachstehend finden Sie einige häufige Gründe für den Import von SharePoint-Listen in eine Access-Datenbank:

  • Sie möchten Daten, z. B. die Kontaktliste dauerhaft in eine Access-Datenbank verschieben, da die Daten auf der SharePoint-Website nicht mehr benötigt werden. Sie können die Liste in Access importieren und sie dann von der SharePoint-Website löschen.

  • In Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe wird Access verwendet. Sie werden aber bisweilen an eine SharePoint-Liste verwiesen, weil Sie zusätzliche Daten benötigen, die in die Datenbanken übergeführt werden müssen.

Führen Sie vor dem Importieren der Liste die folgenden Aktionen durch

  1. Suchen Sie die SharePoint-Website, die die zu kopierenden Listen enthält, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

    Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// oder https://, gefolgt vom Namen des Servers, und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.

  2. Ermitteln Sie die Listen, die Sie in die Datenbank kopieren möchten. Entscheiden Sie dann, ob Sie die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Sicht benötigen. Sie können in einem Importvorgang mehrere Listen, aber nur jeweils eine Sicht der Liste importieren. Erstellen Sie ggf. eine Sicht, die nur die für Sie relevanten Spalten und Elemente enthält.

  3. Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste oder -sicht.

    In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Importieren unterschiedlicher Elemente beachten müssen:

    Element

    Überlegungen

    Spalten

    Access importiert lediglich die ersten 256 Spalten, da nur 256 Felder in einer Tabelle unterstützt werden. Sie können dieses Problem vermeiden, indem Sie eine Sicht erstellen und dieser Sicht nur die gewünschten Spalten hinzufügen. Dabei müssen Sie beachten, dass die Gesamtanzahl von Spalten 256 nicht überschreitet.

    Ordner

    Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird in der Access-Tabelle zu einem Datensatz. Elemente in einem Ordner werden direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht, ebenfalls als Datensätze angezeigt.

    Nachschlagespalten

    Wenn von einer Quellspalte Werte in einer anderen Liste nachgeschlagen werden, haben Sie zwei Möglichkeiten:

    • Importieren Sie die Anzeigewerte als Bestandteil des Felds selbst. In diesem Fall müssen Sie die verbundene Liste nicht importieren.

    • Erzwingen Sie, dass das Zielfeld zum Nachschlagen eine andere Tabelle verwendet. In diesem Fall müssen Sie auch die verbundenen Listen importieren, wenn die Datenbank keine Tabelle enthält, von der die Nachschlagewerte bereitstellt werden können.

    Hinweis : Eine Quellspalte vom Typ "Person" oder "Gruppe" ist eine spezielle Nachschlagespalte. Sie ermöglicht das Nachschlagen von Werten in der Liste mit Benutzerinformationen. Sie müssen also entscheiden, ob Sie die Liste mit den Benutzerinformationen zusammen mit anderen Listen importieren möchten.

    Berechnete Spalten

    Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden in ein Feld kopiert, dessen Datentyp vom Datentyp des berechneten Ergebnisses abhängt. Der Ausdruck, der die Berechnung ausführt, wird nicht kopiert.

    Anlagen

    Die Anlagenspalte der Liste wird in ein Feld mit dem Namen Anlagen kopiert.

    Spalten mit mehreren Werten

    Eine Spalte vom Typ "Auswahl" oder "Nachschlagen" kann mehrere Werte enthalten. Wenn Sie eine Spalte importieren, die mehrere Werte unterstützt, erstellt Access eine Spalte, die mehrere Werte unterstützt.

    Rich-Text-Formatierung

    Spalten mit Rich-Text-Formatierung werden als Memofelder in Access importiert. Die Eigenschaft Textformat des Memofelds wird auf Rich Text festgelegt, und die Formatierung bleibt erhalten. Hinweis: Ab Access 2013 wurden Memo-Datenfelder in Langer Text-Felder umbenannt.

    Beziehungen

    Am Ende eines Importvorgangs erstellt Access nicht automatisch Beziehungen zwischen verbundenen Tabellen. Sie müssen die Beziehungen zwischen den verschiedenen neuen und vorhandenen Tabellen manuell über die Optionen auf der Registerkarte Beziehungen erstellen. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen, um die Registerkarte Beziehungen anzuzeigen.

  4. Ermitteln Sie die Datenbank, in die Sie die Listen importieren möchten.

    Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Access-Datenbank verfügen. Wenn die Daten nicht in einer bestehenden Datenbank gespeichert werden sollen, erstellen Sie eine leere Datenbank.

  5. Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank.

    Beim Importvorgang wird eine Tabelle mit dem gleichen Namen wie die SharePoint-Liste erstellt. Wird der Name bereits verwendet, fügt TE102750819 die Zahl "1" an den neuen Tabellennamen an, z. B. Kontakte1. (Wird Kontakte1 auch bereits verwendet, erstellt TE102750819Kontakte2 usw.)

Hinweis : Eine Tabelle in der Datenbank wird von Access im Rahmen eines Importvorgangs nicht überschrieben. Sie können die Inhalte einer Liste oder Sicht nicht an eine vorhandene Tabelle anfügen.

Importieren der Liste

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden sollen. Erstellen Sie eine leere Datenbank, wenn Sie die Daten in keiner der vorhandenen Datenbanken speichern möchten.

  2. Der Zugriff auf den Textimport-/Textverknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie die neueste Version der Office 365-Abonnementversion von Access verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Neue Datenquelle > Aus Online Services > SharePoint-Liste.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um eine Dropdownliste mit Optionen zu öffnen, und klicken Sie dann auf SharePoint-Liste.

    • Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf SharePoint-Liste.

  3. Access öffnet das Dialogfeld Externe Daten abrufen – SharePoint-Website.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Externe Daten abrufen – SharePoint-Website" zwischen dem Importieren oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Website aus.

  4. Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.

  5. Wählen Sie die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Wählen Sie in der vom Assistenten angezeigten Liste die Listen aus, die Sie importieren möchten.

  7. Wählen Sie in der Spalte Zu importierende Elemente die gewünschte Sicht für die ausgewählten Listen aus.

  8. Mit dem Kontrollkästchen Anzeigewerte importieren statt IDs für Felder, mit denen in einer anderen Liste gespeicherte Werte nachgeschlagen werden wird gesteuert, welche Daten für Nachschlagespalten in den ausgewählten Listen importiert werden. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um die Anzeigewerte als Bestandteil des Felds selbst zu importieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. In diesem Fall schlägt das Feld Werte nicht in einer anderen Tabelle nach.

    • Wenn das Zielfeld Werte in einer anderen Tabelle nachschlagen soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dadurch werden die IDs der Anzeigewertzeilen in das Zielfeld kopiert. Die IDs sind zum Definieren eines Nachschlagefelds in Access erforderlich.

    Beim Importieren von IDs müssen Sie die Listen importieren, die zurzeit die Werte für die Nachschlagespalten bereitstellen (es sei denn, die Zieldatenbank weist bereits Tabellen auf, die als Nachschlagetabellen dienen können).

    Beim Importvorgang werden die IDs im entsprechenden Feld eingefügt. Es werden aber nicht alle Eigenschaften festgelegt, die erforderlich sind, damit das Feld als Nachschlagefeld verwendet werden kann. Die Schritte zum Festlegen der Nachschlageeigenschaften solcher Felder werden unter Festlegen von Nachschlagefeldern in diesem Artikel beschrieben.

  9. Klicken Sie auf OK.

Die Listen werden von Access importiert. Anschließend wird der Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten angezeigt. Wenn Sie den Importvorgang später wiederholen möchten, speichern Sie die Details als Importspezifikation.

Was ist beim Importieren außerdem noch wichtig?

Verwandte Aufgaben im Zusammenhang mit dem Importieren

Nachdem Sie den Importvorgang beendet haben, sollten Sie einige zusätzliche Aufgaben ausführen:

Überprüfen der Datentypen   Access wählt den geeigneten Datentyp für jedes Feld entsprechend einer Quellspalte aus. Überprüfen Sie jedes Feld und die zugehörigen Einstellungen, um sicherzustellen, dass alle Felder wunschgemäß konfiguriert sind.

Ermitteln zusätzlicher Felder    Abhängig vom Typ der Liste, auf der die Tabelle basiert, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Tabelle einige zusätzliche Felder enthält (z. B. Bearbeiten, Geändert und Typ). Weitere Informationen zu diesen Feldern und den darin enthaltenen Informationen finden Sie in der SharePoint-Hilfe. Wenn diese Felder in der Access-Datenbank nicht erforderlich sind, können sie problemlos gelöscht werden.

Festlegen von Nachschlagefeldern    Wenn Sie IDs für Nachschlagespalten importiert haben, müssen Sie manuell die Nachschlageeigenschaften der entsprechenden Felder festlegen.

  1. Klicken Sie in der Tabellenentwurfsansicht in der Liste Datentyp des Felds auf Nachschlage-Assistent.

  2. Übernehmen Sie im Assistenten die Standardauswahl (Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen), und klicken Sie dann auf Weiter.

  3. Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die die Nachschlagewerte für das Feld bereitstellt, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Hinweis :  Bei dieser Tabelle kann es sich um eine neu importierte oder um eine vorhandene Tabelle handeln.

  4. Wählen Sie im Bereich Feldliste das ID-Feld und das Feld mit den Anzeigewerten aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Geben Sie eine Sortierreihenfolge an, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Fertig stellen, und speichern Sie Ihre Entwurfsänderungen.

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Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste erstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die häufig als verknüpfte Tabelle bezeichnet wird. Diese Tabelle gibt die Struktur und die Inhalte der Quellliste wieder. Anders als beim Importieren wird beim Verknüpfen nur eine Verknüpfung mit der Liste erstellt, nicht mit bestimmten Sichten der Liste.

Das Verknüpfen hat in zweierlei Hinsicht Vorteile gegenüber dem Importieren:

  • Hinzufügen und Aktualisieren von Daten    Sie können Änderungen an den Daten vornehmen, indem Sie zu der SharePoint-Website navigieren oder indem Sie in der Datenblatt- oder Formularansicht in Access arbeiten. Die an der einen Stelle vorgenommenen Änderungen werden an der anderen berücksichtigt. Wenn Sie jedoch Änderungen an der Struktur vornehmen möchten, z. B. eine Spalte entfernen oder ändern, müssen Sie dazu die Liste auf der SharePoint-Website öffnen. Während Sie Access verwenden, können Sie in einer verknüpften Tabelle keine Felder hinzufügen, löschen oder ändern.

  • Nachschlagetabellen    Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste herstellen, werden von Access automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten erstellt (es sein denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die andere Listen zum Nachschlagen verwenden, werden diese Listen auch in den Verknüpfungsvorgang einbezogen. Auf diese Weise verfügt die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle über eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank. Von Access werden zudem Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen erstellt.

Häufige Szenarien beim Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Für das Verknüpfen einer SharePoint-Liste aus einer Access-Datenbank gibt es in der Regel die folgenden Gründe:

  • In Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe wird Access für umfangreiche Berichts- und Abfragefunktionen und Windows SharePoint Services für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verwendet. Einzelne Teams erstellen Listen, um Verschiedenes (wie Kontakte und Probleme) zu überwachen. Häufig müssen diese Listendaten für Aggregationen und Berichte in eine Datenbank aufgenommen werden. Verknüpfungen stellen die geeignete Methode dar, da dabei Benutzer der SharePoint-Website und der Datenbank Daten hinzufügen und aktualisieren können und die Benutzer immer die aktuellen Daten anzeigen und bearbeiten können.

  • Sie sind ein Access-Benutzer, der erst seit kurzem Windows SharePoint Services verwendet. Sie haben einige Ihrer Datenbanken auf die SharePoint-Teamwebsite migriert, und die meisten Tabellen in diesen Datenbanken sind verknüpfte Tabellen. Von jetzt an werden Sie keine lokalen Tabellen mehr erstellen, sondern Sie werden SharePoint-Listen erstellen und diese mit den Listen der Datenbanken verknüpfen.

  • Sie möchten Ihre Listen weiterhin auf SharePoint-Websites speichern, Sie möchten aber auch mit den aktuellen Daten in Access arbeiten, um Abfragen auszuführen und Berichte zu drucken.

Vorbereiten auf das Verknüpfen einer SharePoint-Liste

  1. Suchen Sie die SharePoint-Website, die die Listen enthält, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

    Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// oder https://, gefolgt vom Namen des Servers, und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.

  2. Ermitteln Sie die Listen, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. Sie können in einem Verknüpfungsvorgang Verknüpfungen mit mehreren Listen herstellen, aber Sie können keine Verknüpfung mit einer bestimmten Sicht einer Liste herstellen.

    Hinweis : Sie können auch keine Verknüpfungen mit Umfragen oder Diskussionen herstellen.

  3. Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste. In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Verknüpfen mit unterschiedlichen Elementen berücksichtigen sollten.

    Element

    Überlegungen

    Spalten

    Access unterstützt höchstens 256 Felder in einer Tabelle, sodass die verknüpfte Tabelle nur die ersten 256 Spalten enthält.

    Ordner

    Jeder Ordner in der SharePoint-Liste wird in der Access-Tabelle als Datensatz angezeigt. Elemente in einem Ordner werden ebenfalls als Datensätze angezeigt. Sie befinden sich direkt unterhalb des Datensatzes, der dem Ordner entspricht.

    Nachschlagespalten

    Wenn eine Quellspalte zum Nachschlagen von Werten eine andere Liste verwendet und die verbundene Liste noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, werden von Access automatisch verknüpfte Tabellen für die verbundenen Listen.

    Hinweis : Eine Quellspalte vom Typ Person oder Gruppe stellt eine spezielle Nachschlagespalte dar, die Werte in der Liste mit Benutzerinformationen nachschlägt. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Liste herstellen, die eine Spalte vom Typ Person oder Gruppe enthält, wird von TE102750819 automatisch eine verknüpfte Tabelle für diese Liste erstellt.

    Berechnete Spalten

    Die Ergebnisse in einer berechneten Spalte werden im entsprechenden Feld angezeigt, Sie können die Formel aber nicht in Access anzeigen oder ändern.

    Anlagen

    Die Anlagenspalte der Liste wird als Feld mit dem Namen Anlagen angezeigt.

    Schreibgeschützte Spalten

    Die Spalten, die in einer SharePoint-Liste schreibgeschützt sind, bleiben auch in Access schreibgeschützt. Zudem können Sie möglicherweise Spalten in Access nicht hinzufügen, löschen oder ändern.

    Spalten mit mehreren Werten

    Eine Spalte vom Typ "Auswahl" oder "Nachschlagen" kann mehrere Werte enthalten. Für solche Spalten werden beim Verknüpfungsvorgang Felder erstellt, die mehrere Werte unterstützen. Mehrwertige Nachschlagespalten werden in der verknüpften Tabelle erstellt, wenn die Quellspalte vom Typ "Nachschlagen" ist.

  4. Ermitteln Sie die Datenbank, in der Sie die verknüpfte Tabelle erstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Datenbank verfügen. Wenn Sie die Daten nicht in einer der vorhandenen Datenbanken speichern möchten, erstellen Sie eine leere Datenbank.

  5. Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank. Beim Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste wird eine Tabelle mit dem gleichen Namen wie die Quellliste erstellt. Wird der Name bereits verwendet, wird von Access die Zahl "1" an den neuen Tabellennamen angefügt, z. B. Kontakte1. (Wird Kontakte1 auch bereits verwendet, erstellt Access Kontakte2 usw.) Die gleichen Regeln gelten für verbundene Listen.

    Hinweis : Denken Sie immer daran, dass beim Verknüpfen niemals Tabellen in der Datenbank von Access überschrieben werden. Es ist außerdem nicht möglich, die Inhalte einer SharePoint-Liste an eine vorhandene Tabelle anzufügen.

Verknüpfen mit den Daten

  1. Öffnen Sie die Zieldatenbank.

  2. Der Zugriff auf den Textimport-/Textverknüpfungs-Assistenten unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Access-Versionen. Wählen Sie die Schritte, die Ihrer Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie die neueste Version der Office 365-Abonnementversion von Access verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Neue Datenquelle > Aus Online Services > SharePoint-Liste.

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um eine Dropdownliste mit Optionen zu öffnen, und klicken Sie dann auf SharePoint-Liste.

    • Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf SharePoint-Liste.

  3. Access öffnet das Dialogfeld Externe Daten abrufen – SharePoint-Website.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Externe Daten abrufen – SharePoint-Website" zwischen dem Importieren oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Website aus.

  4. Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.

  5. Wählen Sie Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Im Assistenten werden die Listen angezeigt, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen können.

  6. Wählen Sie die Listen aus, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Sind bereits einige Listen mit der aktuellen Datenbank verknüpft, dann sind die Kontrollkästchen dieser Listen aktiviert. Wenn Sie Verknüpfungen entfernen möchten, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Verknüpfungen, die Sie entfernen möchten.

    Access versucht, für die bei diesem Vorgang ausgewählten Listen und die einzelnen verbundenen Listen verknüpfte Tabellen zu erstellen. Access versucht weiterhin, die verknüpften Tabellen zu aktualisieren, die den im Assistenten ausgewählten Listen entsprechen. Access erstellt außerdem die Beziehungen zwischen den Tabellen. Anders als beim Importvorgang werden bei einem Verknüpfungsvorgang die Einstellungen für die Nachschlageeigenschaften zwischen einem Nachschlagefeld und der verbundenen Tabelle beibehalten. Sie müssen die Eigenschaften des Nachschlagefelds nicht manuell in der Entwurfsansicht der Tabelle festlegen.

  7. Überprüfen Sie die neuen verknüpften Tabellen in der Datenblattansicht. Stellen Sie sicher, dass alle Felder und Datensätze richtig angezeigt werden.

    Access wählen den richtigen Datentypen für jedes Feld aus, das einer Quellspalte entspricht. Sie müssen beachten, dass beim Öffnen der verknüpften Tabelle oder der Quellliste immer die aktuellen Daten angezeigt werden. Änderungen der Struktur werden in einer verknüpften Tabelle aber nicht automatisch berücksichtigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, zeigen Sie auf Weitere Optionen, und klicken Sie dann auf Liste aktualisieren, um eine verknüpfte Tabelle zu aktualisieren und die aktuelle Listenstruktur zu übernehmen.

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Beachten Sie, dass dieser Abschnitt sich nur auf Access 2007 bezieht.

Übersicht

Wenn Sie eine Datenbank aus Access auf eine SharePoint-Website verschieben, erstellen Sie Listen auf der SharePoint-Website erstellen, die mit Tabellen in Ihrer Datenbank verknüpft bleiben. Der Wechseln zu SharePoint-Website-Assistent hilft Ihnen dabei, die Daten aller Tabellen gleichzeitig zu verschieben und deren Beziehungen beizubehalten.

Nachdem die SharePoint-Listen erstellt wurden, können die Benutzer mit den Listen auf der SharePoint-Website oder in den verknüpften Tabellen in Access arbeiten und dabei die Features der SharePoint-Website verwenden, um die Daten zu verwalten und über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Verknüpfungen zu den SharePoint-Listen werden in einer Access-Datenbank gespeichert, und auch die Formulare, Abfragen und Berichte bleiben in Access erhalten. Sie können die Daten mithilfe einer Tabelle oder eines Formulars in Access oder durch Bearbeiten der Liste auf der SharePoint-Website eingeben.

Verschieben von Daten

Wenn möglich, verschiebt der Wechseln zu SharePoint-Website-Assistent Daten in Listen, die auf Listenvorlagen auf der SharePoint-Website basieren, z. B. in eine Kontakte-Liste. Wenn eine Tabelle keiner Listenvorlage zugeordnet werden kann, wird die Tabelle in der Datenblattansicht auf der SharePoint-Website zu einer benutzerdefinierten Liste.

Je nach der Größe der Datenbank, der Anzahl ihrer Objekte und der Systemleistung kann der Vorgang einige Zeit dauern. Wenn Sie während des Vorgangs Ihre Meinung ändern, können Sie auf Beenden klicken, um den Vorgang abzubrechen.

Der Assistent erstellt eine Sicherungskopie der Datenbank auf Ihrem Computer. In Access werden Verknüpfungen zu den Listen aus den Tabellen erstellt, sodass Sie die Daten bei der Arbeit mit Access auf der SharePoint-Website leicht finden können. Wenn möglich, werden die Beziehungen zwischen den Tabellen als Verknüpfungen zwischen den SharePoint-Listen dargestellt.

Wenn Probleme auftreten, werden diese vom Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten gemeldet und in der Access-Datenbank als Protokolltabelle gespeichert. Diese können Sie dann zur Problembehandlung verwenden.

Verwenden des Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe SharePoint-Listen auf Zu SharePoint wechseln.

  2. Befolgen Sie die Schritte im Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten, und geben Sie dabei den Speicherort Ihrer SharePoint-Website an.

    Klicken Sie auf Beenden, um den Vorgang abzubrechen.

  3. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Details anzeigen, um weitere Details zur Migration anzuzeigen.

    Auf dieser Seite des Assistenten wird angegeben, welche Tabellen mit Listen verknüpft wurden. Außerdem werden der Speicherort der Sicherung und die URL Ihrer Datenbank angezeigt. Ferner werden eine Warnung, wenn Migrationsprobleme vorliegen sollten, und der Speicherort einer Protokolltabelle angezeigt, in der Sie weitere Einzelheiten zu den Problemen finden.

  4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen.

    Falls der Assistent eine Warnung anzeigt, müssen Sie die Protokolltabelle überprüfen und die erforderlichen Maßnahmen durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten erfolgreich migriert wurden. Bestimmte Felder wurden ggf. nicht verschoben oder wurden in einen anderen Datentyp umgewandelt, der mit einer SharePoint-Liste kompatibel ist.

Hinweis : Klicken Sie zum Anzeigen Ihrer Listen auf der SharePoint-Website auf der Schnellstartleiste auf Listen oder auf Alle Websiteinhalte einblenden. Sie müssen ggf. die Seite in Ihrem Webbrowser aktualisieren. Um Ihre Liste auf der Schnellstartleiste auf der SharePoint-Website anzuzeigen oder andere Einstellungen zu ändern, z. B. Aktivierung der Nachverfolgung von Versionen, können Sie die Listeneinstellungen auf der SharePoint-Website ändern. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe auf der SharePoint-Website.

Einschränkungen bei der Migration

Nach dem Abschluss des Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten wird eine Nachricht angezeigt, wenn Access auf Probleme mit den Daten gestoßen ist. Access erstellt eine Protokolltabelle namens Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme und fügt die Tabelle zur Datenbank hinzu. Die Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme wird in der Datenbank gespeichert, aber nicht als Liste auf der SharePoint-Website veröffentlicht.

Die folgende Tabelle enthält die Einschränkungen bezüglich der Datenmigration, beispielsweise, wenn ein Feature nur in Access oder nur in SharePoint vorhanden ist oder wenn es nicht denselben Datentyp aufweist. Wenn Ihre Access-Tabelle z. B. referential integrity unterstützt, wird diese in der Liste auf der SharePoint-Website nicht erzwungen. Die Informationen in der folgenden Tabelle können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie Ihre Daten migrieren sollten, und bei der Überprüfung der Probleme in der Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Probleme nützlich sein.

Datentyp oder Art des Problems

Problem

Ergebnis

COM-Objekt

SharePoint-Websites unterstützen den Datentyp "COM-Objekt" nicht.

Das Feld wird nicht verschoben.

Binär

SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Binär" nicht.

Das Feld wird nicht verschoben.

Datum

SharePoint-Websites unterstützen keine Datumsangaben vor 1900.

Daten mit Datumsangaben vor 1900 werden nicht verschoben.

Zeilenumbruchzeichen in Textfeldern

SharePoint-Websites unterstützen keine Zeilenumbruchzeichen in einem einzeiligen Textfeld.

Das Feld wird in ein mehrzeiliges Textfeld oder ein Memofeld konvertiert.

Dezimal

SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Dezimal" nicht.

Stattdessen wird ein Feld vom Typ "Zahl" oder "Große Ganzzahl" verwendet.

Replikations-ID

SharePoint-Websites unterstützen Datentyp "Replikations-ID" nicht.

Abhängig von der Art der Daten wird stattdessen ein einzeiligen Textfeld verwendet.

Referenzielle Integrität

SharePoint-Websites unterstützen keine referenzielle Integrität.

In der neuen Liste wird die referenzielle Integrität nicht erzwungen.

Standardwerte, die in einer SharePoint-Liste nicht unterstützt werden

SharePoint-Websites übernehmen Standardwerte, die statisch sind, z. B. Text oder eine Zahl sowie Standarddatumsangaben. Standardwerte aus Access, die dynamisch sind, werden nicht migriert.

Bestimmte Eigenschaften von Standardwerten werden nicht verschoben.

Datenüberprüfung für ein Feld oder eine Tabelle

Regeln zur Datenüberprüfung werden nicht in SharePoint-Websites verschoben.

Datenüberprüfungen für ein Feld oder eine Tabelle werden nicht verschoben oder erzwungen.

Eindeutiges Indexfeld

SharePoint-Websites verwenden ein eindeutiges Indexfeld für die ID-Spalte in einer Liste.

Andere eindeutige Indexfelder oder Gruppen von Feldern werden nicht verschoben.

Beziehungen mit kaskadierendem Delete oder Updateweitergabe

SharePoint-Websites unterstützen kein kaskadierendes Delete an verwandte Datensätze.

Löschvorgänge werden nicht an verwandte Datensätze und Updates nicht an verwandte Felder weitergegeben.

Beziehungen, die referenzielle Integrität erzwingen

SharePoint-Websites unterstützen keine referenzielle Integrität.

In den Beziehungen zwischen den Daten in den Listen wird keine referenzielle Integrität erzwungen.

Felder, die automatisch aufgelistet werden (außer ID-Feld)

SharePoint-Websites unterstützen die automatische Nummerierung nur für das Feld, das für die ID-Spalte in einer Liste verwendet wird.

Die automatische Nummerierung wird nicht auf andere Spalten als die ID-Spalte angewendet.

Beziehungen, in denen keine Nachschlagevorgänge erstellt werden können

Einige Beziehungen werden in SharePoint-Websites nicht unterstützt, z. B. wenn der Primärschlüssel sich nicht auf die ID-Spalte bezieht oder keine ganze Zahl ist.

Die Beziehung wird nicht verschoben.

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