Implementieren der Datensatzverwaltung

Sie können Datensätze "direkt" verwalten, was bedeutet, dass Sie ein Dokument an seinem aktuellen Speicherort auf einer Website belassen können, oder Datensätze in einem bestimmten Archiv, beispielsweise auf einer Datenarchiv-Website, speichern.

Vor dem Implementieren der Datensatzverwaltung sollten Sie zuerst einen geeigneten Plan für die Datensatzverwaltung in Ihrer Organisation erstellen. Informationen zum Auswählen des richtigen Datensatzverwaltungssystems für Ihre Organisation finden Sie unter Auswählen eine Strategie zum Speichern und Verwalten von Datensätzen.

Erstellen und Konfigurieren einer Datenarchiv-Website

Dieser Abschnitt enthält eine Übersicht über die wichtigsten Schritte, die zum Erstellen und Konfigurieren einer Datenarchiv-Website ausgeführt werden müssen.

  1. Erstellen der Datenarchiv-Website mithilfe der Datenarchiv-Websitevorlage

  2. Erstellen von Datensatzbibliotheken oder -listen zum Verwalten und Speichern der einzelnen Datensatztypen, die im Dateienplan festgelegt sind (Def: Ein Dateienplan beschreibt die Typen von Dokumenten oder Elementen, die eine Organisation als offizielle Geschäftsdatensätze genehmigt. In dem Plan ist aufgeführt, wo diese Datensätze gespeichert sind und wie sich die einzelnen Datensatztypen voneinander unterscheiden.)

  3. Hinzufügen eines zugeordneten Inhaltstyps zu Ihren Bibliotheken und Listen

  4. Erstellen und Hinzufügen von Websitespalten zu den relevanten Inhaltstypen, um die Metadaten für jeden im Dateienplan angegebenen Datensatztyp aufzunehmen und anzuzeigen

  5. Hinzufügen einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu einem Inhaltstyp auf der Datenarchiv-Website

  6. Konfigurieren der Inhaltsorganisation zum Weiterleiten jedes Datensatztyps an den richtigen Speicherort

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Erstellen einer Datenarchiv-Website

Es wird empfohlen, eine Datenarchiv-Website als Website auf oberster Ebene und nicht als Unterwebsite zu erstellen. Zum Erstellen einer Websitesammlung müssen Mitglied der SharePoint-Gruppe "Farmadministrator" auf dem Computer sein, auf dem die Website für die SharePoint-Zentraladministration ausgeführt wird.

  1. Starten Sie die SharePoint 2013-Zentraladministration.

    • Unter Windows Server 2008 R2:

      • Klicken Sie auf Start, klicken Sie auf Microsoft SharePoint 2013-Produkte, und klicken Sie dann auf SharePoint 2013-Zentraladministration.

    • Unter Windows Server 2012:

      • Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf SharePoint 2013-Zentraladministration.

        Wenn sich SharePoint 2013-Zentraladministration nicht auf dem Startbildschirm befindet:

      • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Computer, klicken Sie auf Alle Apps, und klicken Sie dann auf SharePoint 2013-Zentraladministration.

  2. Klicken Sie auf der Website der SharePoint-Zentraladministration im Abschnitt Anwendungsverwaltung auf Websitesammlungen erstellen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websitesammlung erstellen im Abschnitt Webanwendung auf Webanwendung ändern, wenn die Webanwendung, in der Sie die Websitesammlung erstellen möchten nicht im Menü Webanwendung aufgeführt wird.

  4. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung den Titel und eine Beschreibung für die Websitesammlung ein.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Websiteadresse den Pfad aus, der für die URL verwendet werden soll (z. B. einen Pfad, der Platzhalter einschließt, wie /Websites/ oder das Stammverzeichnis (/).

    Wenn Sie einen Pfad auswählen, der Platzhalter einschließt, müssen Sie auch den Websitenamen eingeben, der in der URL Ihrer Website verwendet werden soll.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl in der Liste Benutzeroberflächenversion auswählen die SharePoint-Benutzeroberflächenversion der Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

    Wählen Sie die Benutzeroberflächenversion 2010 aus, wenn die Websitesammlung wie eine Websitesammlung unter SharePoint Server 2010 aussehen und ausgeführt werden soll. Eine Websitesammlung mit der Benutzeroberflächenversion 2010 wird unter SharePoint 2013 ausgeführt, jedoch sind die Benutzeroberfläche und die Benutzererfahrung der Websitesammlung mit der von SharePoint Server 2010 vergleichbar. Eine Websitesammlung, für die Oberflächenversion 2010 verwendet wird, kann jederzeit auf die Oberflächenversion 2013 aktualisiert werden.

  7. Wählen Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl die Registerkarte Enterprise aus, und klicken Sie dann auf Datenarchiv.

  8. Geben Sie im Abschnitt Primärer Websitesammlungsadministrator den Namen des Benutzers (im Format DOMÄNE\Benutzername) ein, der als Websitesammlungsadministrator fungieren soll.

  9. Geben Sie im Abschnitt Sekundärer Websitesammlungsadministrator den Namen des Benutzer an, der als sekundärer Websitesammlungsadministrator fungieren soll. Die Benennung eines sekundären Websitesammlungsadministrators ist eine bewährte Methode, um sicherzustellen, dass die Websitesammlung verwaltet werden kann, wenn der primäre Websitesammlungsadministrator abwesend ist.

  10. Wenn Sie für die Verwaltung des Speichers für Websitesammlungen Kontingente verwenden, klicken Sie im Abschnitt Kontingentvorlage in der Liste Eine Kontingentvorlage auswählen auf eine Vorlage.

  11. Klicken Sie auf OK.

Erstellen von Bibliotheken oder Listen zum Verwalten von Datensätzen

Bibliotheken und Listen stellen wichtige Elemente in der Datensatzverwaltung dar. Sie dienen als Dateibehältnisse für die einzelnen Datensatztypen, die Sie speichern oder verwalten möchten. Das Zuordnen von Inhaltstypen (weiter unten erläutert) zu Bibliotheken und Listen erlaubt eine weitere Unterteilung der Datensätze in Kategorien. Es wird empfohlen, für jeden Inhaltstyp im Dateienplan für Datensätze eine eigene Dokumentbibliothek zu erstellen.

Hinzufügen eines vorhandenen Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek

Wenn Sie einer Liste oder Bibliothek einen Inhaltstyp hinzufügen, kann diese Liste oder Bibliothek Elemente dieses Typs enthalten. Beim Übermitteln von Datensätzen an das Datenarchiv werden sie basierend auf dem Inhaltstyp des Dokuments an die relevante Liste oder Bibliothek geleitet.

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Erstellen und Hinzufügen von Websitespalten zu Listen, Bibliotheken oder Inhaltstypen

Spalten unterstützen Sie beim Gruppieren, Kategorisieren und Nachverfolgen von Datensätzen oder anderen Elementen. Eine Websitespalte definiert ein Metadatenelement, das einem Inhaltstyp, einer Liste oder einer Bibliothek zugeordnet werden kann. Beispielsweise kann das Hinzufügen von Websitespalten zum Definieren von "Autor" oder "Abschlussdatum" sinnvoll sein. Fügen Sie eine Websitespalte entweder zu einem Inhaltstyp für Datensätze hinzu, um ein zusammen mit einem Datensatz eingehendes Metadatenelement zu speichern oder um Metadaten zum Verwalten des Datensatzes hinzuzufügen.

Erstellen einer Websitespalte

  1. Klicken Sie auf der Datenarchiv-Website auf Einstellungen  Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Galerien auf Websitespalten.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websitespalten auf Erstellen.

  4. Geben Sie auf der Seite Neue Websitespalte im Abschnitt Name und Typ im Feld Spaltenname den gewünschten Namen ein.

  5. Wählen Sie den Typ der in der Spalte zu speichernden Informationen aus, z. B. Währung, Datum und Uhrzeit oder Text.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Gruppe die vorhandene Gruppe aus, in der die neue Websitespalte gespeichert werden soll, oder wählen Sie Neue Gruppe aus, um eine neue Gruppe zum Speichern der Spalte zu erstellen. Gruppen stellen eine Möglichkeit zum Ordnen von Spalten dar und erleichtern die Suche.

Wählen Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen alle weiteren gewünschten Spalteneinstellungen aus. Die verfügbaren Optionen in diesem Abschnitt hängen vom Spaltentyp ab, den Sie im Abschnitt Name und Type auswählen. Wenn beispielsweise der in einer Spalte zu speichernde Informationstyp Auswahl lautet, können Sie die aufzuzählenden Auswahlmöglichkeiten im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen definieren.

  1. Klicken Sie auf OK.

Hinzufügen einer Websitespalte zu einem Inhaltstyp für Datensätze

  1. Klicken Sie auf der Homepage der Datenarchiv-Website auf Websiteaktionen, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Galerien auf Websiteinhaltstypen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Websiteinhaltstyp, den Sie konfigurieren möchten.

  4. Nachdem Sie entweder einen Websiteinhaltstyp von der übergeordneten Website ausgewählt oder einen neuen Websiteinhaltstyp erstellt haben, klicken Sie auf der Seite des ausgewählten Websiteinhaltstyps im Abschnitt Spalten auf Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen.

  5. Wählen Sie auf der Seite Spalten dem Inhaltstyp hinzufügen im Abschnitt Spalten auswählen in der Liste Spalten auswählen aus die Gruppe aus, nach der Sie filtern möchten.

  6. Wählen Sie die Spalte, die Sie hinzufügen möchten, in der Liste Verfügbare Spalten aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

  7. Geben Sie im Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren an, ob die Inhaltstypen untergeordneter Websites, die von diesem Websiteinhaltstyp erben, mit den Änderungen aktualisiert werden sollen.

  8. Wenn Sie mit dem Hinzufügen der gewünschten Spalten fertig sind, klicken Sie auf OK.

Hinweis : Wenn der auszuwählende Inhaltstyp auf dieser Seite nicht als Link angezeigt wird (grau dargestellt), gehört der Inhaltstyp zu einer übergeordneten Website der Datenarchiv-Website und muss daher in der übergeordneten Website ausgewählt und konfiguriert werden. Sie können dies erreichen, indem Sie auf die Verknüpfung unterhalb der Spalte Quelle neben dem grau dargestellten Inhaltstyp unter der Spalte Websiteinhaltstyp klicken.

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Erstellen von Informationsverwaltungsrichtlinien für Datensätze

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie stellt einen Satz von Regeln für einen Inhaltstyp dar. Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen beispielsweise steuern und verfolgen, wie lange Inhalte beibehalten werden oder welche Aktionen Benutzer mit diesem Inhalt durchführen können.

Hinweis :  Sie müssen Mitglied in der Gruppe der Besitzer der Datenarchiv-Website sein, um diese Aufgabe auszuführen.

Hinzufügen einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu einem Inhaltstyp

Hinweis : Sie können für einen grundlegenden Inhaltstyp keine Informationsverwaltungsrichtlinie festlegen. Grundlegende Inhaltstypen werden beim Erstellen einer Websitesammlung installiert. Sie müssen einen Inhaltstyp erstellen, der von einem grundlegenden Inhaltstyp abgeleitet ist, und eine Informationsverwaltungsrichtlinie auf den abgeleiteten Inhaltstyp anwenden. 

  1. Klicken Sie in der Website im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Galerien auf Websiteinhaltstypen.

  3. Wählen Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen den Inhaltstyp aus, dem Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzufügen möchten.

  4. Klicken Sie auf der Seite Inhaltstyp auf Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie.

  5. Geben Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten eine Beschreibung der Richtlinie ein, und schreiben Sie dann eine kurze Richtlinienanweisung, mit der Sie den Benutzern erklären, wofür die Richtlinie vorgesehen ist. Eine Richtlinienanweisung kann bis zu 512 Zeichen umfassen.

  6. Im nächsten Schritt müssen Sie der Informationsverwaltungsrichtlinie mindestens eine Richtlinienfunktion hinzufügen.

Hinzufügen von Richtlinienfunktionen zur Informationsverwaltungsrichtlinie

Die Richtlinienfunktionen, die einer Informationsrichtlinie hinzugefügt werden können, sind Bezeichnungen, Überwachung, Ablauf und Barcodes.

Hinzufügen einer Aufbewahrungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

  1. Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten das Kontrollkästchen Aufbewahrung aktivieren.

  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungsphase hinzufügen, und wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Aufbewahrungszeitraum aus, um den Ablaufzeitpunkt von Dokumenten anzugeben: Wählen Sie zum Festlegen des Ablaufdatums auf der Basis einer Datumseigenschaft Diese Phase basiert auf einer Datumseigenschaft für das Element aus, und wählen Sie dann die Aktion (Erstellt oder Geändert) und den Zeitraum (Tage Monate oder Jahre) aus.

  3. Geben Sie in das Feld zwischen den Listen einen Wert ein, um den Zeitraum anzugeben.

  4. Wählen Sie die beim Ablauf des Dokuments auszuführende Aktion aus.

  5. Wenn die ausgewählte Aktion wiederholt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Abschnitt Serie, und wählen Sie dann den Wiederholungszeitraum aus.

  6. Klicken Sie auf OK.

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Hinzufügen einer Überwachungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

  1. Wählen Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Überwachung die Option Überwachung aktivieren aus, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Sie einen Überwachungspfad beibehalten möchten.

  2. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis : Zum Anzeigen der Überwachungsprotokolle klicken Sie auf der Seite "Websitesammlungseinstellungen" auf Überwachungsprotokollberichte, und wählen Sie dann den anzuzeigenden Bericht aus.

Hinzufügen einer Barcoderichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

  1. Wählen Sie auf der Seite "Richtlinie bearbeiten" im Abschnitt Barcodes die Option Barcodes aktivieren aus.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer auffordern, ... einen Barcode hinzuzufügen, wenn Office-Clientanwendungen Benutzern das Einfügen eines Barcodes in deren Dokumente vorschreiben sollen.

Hinzufügen einer Bezeichnungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

  1. Aktivieren Sie auf der Seite "Richtlinie bearbeiten" im Abschnitt Bezeichnungen das Kontrollkästchen Bezeichnungen aktivieren.

  2. Wenn Benutzern vor dem Speichern oder Drucken eines Dokuments das Einfügen einer Bezeichnung vorgeschrieben werden soll, aktivieren Sie Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken eine Bezeichnung einzufügen.

  3. Wenn Sie das Ändern von Bezeichnungen nach dem Hinzufügen unterbinden möchten, aktivieren Sie Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern.

  4. Geben Sie im Feld Bezeichnungsformat den Text ein, der als Bezeichnung angezeigt werden soll. Sie können beliebige Kombinationen aus festem Text oder Dokumenteigenschaften verwenden, mit Ausnahme von berechneten oder integrierten Eigenschaften, wie etwa einer GUID oder dem Urheber. Verwenden Sie die Zeichenfolge \n, um eine neue Zeile zu beginnen.

  5. Wählen Sie eine Schriftart, einen Schriftgrad, einen Schriftschnitt und eine Ausrichtung für den Bezeichnungstext aus.

  6. Geben Sie die Höhe der Bezeichnung in Zoll im Feld Höhe und die Breite der Bezeichnung in Zoll im Feld Breite ein.

  7. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen anzuzeigen.

  8. Klicken Sie auf OK.

Konfigurieren der direkten Datensatzverwaltung

Wenn Sie das Datenarchiv verwenden, arbeiten Sie in einem gesperrten Repository und können eine Operation des Typs "Senden an" verwenden, um Datensätze in dieses Repository aufzunehmen. Es kann jedoch jede Website für die direkte Datensatzverwaltung aktiviert und als Datensatzverwaltungssystem konfiguriert werden. Im Gegensatz zum Datenarchiv können in Systemen dieser Art Datensätze zusammen mit aktiven Dokumenten an einem Ort für die Zusammenarbeit gespeichert werden. Die Verwendung eines Systems zur direkten Datensatzverwaltung bietet darüber hinaus weitere Vorteile:

  • Datensätze können übergreifend auf mehreren Websites vorhanden sein und verwaltet werden.

  • Bei aktivierter Versionsverwaltung erfolgt die Verwaltung von Datensatzversionen automatisch.

  • eDiscovery-Suchvorgänge können sowohl in Datensätzen als auch zugleich in aktiven Dokumenten ausgeführt werden.

  • Umfassendere Kontrolle über die Definition von Datensätzen in der Organisation und über den zum Erstellen von Datensätzen berechtigten Personenkreis.

Die Konfiguration der direkten Datensatzverwaltung umfasst drei wichtige Schritte:

  1. Aktivieren der direkten Datensatzverwaltung auf der Websitesammlungsebene

  2. Konfigurieren von Einstellungen zur Datensatzdeklaration auf der Websitesammlungsebene

  3. Konfigurieren von Einstellungen zur Datensatzdeklaration auf der Listen- oder Bibliotheksebene

    Hinweis : Sie müssen Mitwirkender für eine Liste oder Administrator sein, um Elemente manuell als Datensätze deklarieren zu können.

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Aktivieren der direkten Datensatzverwaltung auf der Websitesammlungsebene

Der erste Schritt beim Konfigurieren eines Systems für die direkte Datensatzverwaltung besteht im Aktivieren des Features auf Websitesammlungsebene. Durch das Aktivieren des Features wird der Befehl "Datensatz deklarieren/Datensatzdeklaration aufheben" im Menüband aktiviert.

Hinweis :  Sie müssen ein Administrator der Websitesammlung sein, um diese Aufgabe auszuführen.

  1. Klicken Sie auf der obersten Ebene der Website auf das Menü Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsfeatures.

  3. Klicken Sie neben Direkte Datensatzverwaltung auf Aktivieren.

Konfigurieren von Einstellungen zur Datensatzdeklaration auf der Websitesammlungsebene

  1. Klicken Sie auf der obersten Ebene der Website auf das Menü Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Einstellungen für Datensatzdeklaration.

  3. Wählen Sie auf der Seite "Einstellungen für Datensatzdeklaration" eine der Optionen im Abschnitt Datensatzeinschränkungen aus, um Einschränkungen für die möglichen Aktionen mit Elementen, die als Datensätze deklariert sind, festzulegen.

  4. Legen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration fest, ob die manuelle Deklaration von Datensätzen in Listen und Bibliotheken standardmäßig verfügbar sein soll. Wenn Sie die Option Standardmäßig nicht für alle Speicherorte verfügbar aktivieren, können Datensätze nur mithilfe von Richtlinien oder Workflows deklariert werden.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Deklarationsrollen die Rollen aus, die Datensätze manuell deklarieren und deren Deklaration aufheben können.

  6. Klicken Sie auf OK.

Konfigurieren von Einstellungen zur Datensatzdeklaration auf der Listen- oder Bibliotheksebene

Sie können mehr Kontrolle über die Orte erlangen, an denen Elemente als Datensätze deklariert werden können, indem Sie Datensatzdeklarationen für eine Liste oder eine Bibliothek konfigurieren. Beim Konfigurieren einer Liste oder Bibliothek für die Datensatzdeklaration können Sie für Elemente die automatische Deklaration als Datensätze beim Hinzufügen zur Liste oder Bibliothek festlegen.

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der Sie Einstellungen für die Datensatzdeklaration konfigurieren möchten, auf die Registerkarte Bibliothek bzw. Liste im Menüband.

  2. Klicken Sie für Bibliotheken auf Bibliothekseinstellungen und für Listen auf Listeneinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Dokumentbibliothek/Listeneinstellungen" unter Berechtigungen und Verwaltung auf Einstellungen für Datensatzdeklaration.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit der manuellen Datensatzdeklaration die folgenden Optionen aus:

  5. Ob die Liste oder Bibliothek die von der Websitesammlung verwendeten standardmäßigen Einstellungen für die Datensatzdeklaration verwenden soll,

  6. ob Benutzern immer die manuelle Deklaration von Elementen als Datensätze für die Liste oder Bibliothek erlaubt werden soll oder

  7. ob Benutzer niemals Datensätze in der Liste oder Bibliothek manuell deklarieren können.

  8. Aktivieren Sie im Abschnitt Automatische Deklaration das Kontrollkästchen, wenn alle der Liste bzw. Bibliothek hinzugefügten Elemente automatisch als Datensätze deklariert werden sollen.

  9. Klicken Sie auf OK.

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