Implementieren der Datensatzverwaltung

Erstellen einer Datenarchiv-Website

Es wird empfohlen, eine Datenarchiv-Website als Website auf oberster Ebene und nicht als Unterwebsite zu erstellen. Zum Erstellen einer Websitesammlung müssen Mitglied der SharePoint-Gruppe "Farmadministrator" auf dem Computer sein, auf dem die Website für die SharePoint-Zentraladministration ausgeführt wird.

In SharePoint Online können Sie eine Datencenter-Website auf der obersten Ebene SharePoint erstellen. Klicken Sie auf + Website erstellen, und beginnen Sie dann mit Schritt 4 unten.

1. Beginnen SharePoint der 2013- oder 2016-Zentraladministration.

   • Unter Windows Server 2008 R2:

     • Klicken Sie auf Start, klicken Sie auf Microsoft SharePoint 2013-Produkte oder Microsoft SharePoint 2013-Produkte, und klicken Sie dann auf SharePoint 2013-Zentraladministration oder SharePoint 2016-Zentraladministration.

   • Unter Windows Server 2012:

     • Klicken Sie auf der Startseite auf SharePoint 2013-Zentraladministrationoder SharePoint 2016-Zentraladministration.

       Wenn SharePoint 2013-Zentraladministrationoder SharePoint 2016 nicht auf der Startseite angezeigt wird:

     • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Computer,klicken Sie auf Alle Apps , und klicken Sie SharePoint 2013-Zentraladministration oder SharePoint 2016-Zentraladministration.

2. Klicken Sie auf der Website der SharePoint-Zentraladministration im Abschnitt Anwendungsverwaltung auf Websitesammlungen erstellen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websitesammlung erstellen im Abschnitt Webanwendung auf den Pfeil nach unten, wenn die Webanwendung, in der Sie die Websitesammlung erstellen möchten, nicht ausgewählt ist. Klicken Sie im Menü Webanwendung auf Webanwendung ändern , und klicken Sie dann auf die Webanwendung, in der Sie die Websitesammlung erstellen möchten.

4. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung den Titel und eine Beschreibung für die Websitesammlung ein.

5. Wählen Sie im Abschnitt Websiteadresse den Pfad aus, der für die URL verwendet werden soll (z. B. einen Pfad, der Platzhalter einschließt, wie /Websites/ oder das Stammverzeichnis (/).

   Wenn Sie einen Pfad auswählen, der Platzhalter einschließt, müssen Sie auch den Websitenamen eingeben, der in der URL Ihrer Website verwendet werden soll.

6. Wählen Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl in der Liste Benutzeroberflächenversion auswählen die SharePoint-Benutzeroberflächenversion der Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

   Wählen Sie die Be erlebensversion aus, wenn die Websitesammlung in Ihrem Server wie eine Websitesammlung aussehen SharePoint soll. Eine Websitesammlung, die eine frühere Benutzeroberflächenversion verwendet, wird in einer späteren Version von SharePoint ausgeführt, aber die Benutzeroberfläche und die Benutzeroberfläche der Websitesammlung entsprechen der früheren Version. Eine Websitesammlung, für die jederzeit ein Upgrade auf die neueste Be erleben-Version durchgeführt werden kann.

7. Wählen Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl die Registerkarte Enterprise aus, und klicken Sie dann auf Datenarchiv.

8. Geben Sie im Abschnitt Primärer Websitesammlungsadministrator den Namen des Benutzers (im Format DOMÄNE\Benutzername) ein, der als Websitesammlungsadministrator fungieren soll.

9. Geben Sie im Abschnitt Sekundärer Websitesammlungsadministrator den Namen des Benutzer an, der als sekundärer Websitesammlungsadministrator fungieren soll. Die Benennung eines sekundären Websitesammlungsadministrators ist eine bewährte Methode, um sicherzustellen, dass die Websitesammlung verwaltet werden kann, wenn der primäre Websitesammlungsadministrator abwesend ist.

10. Wenn Sie für die Verwaltung des Speichers für Websitesammlungen Kontingente verwenden, klicken Sie im Abschnitt Kontingentvorlage in der Liste Eine Kontingentvorlage auswählen auf eine Vorlage.

11. Klicken Sie auf OK.

Erstellen von Bibliotheken oder Listen zum Verwalten von Datensätzen

Bibliotheken und Listen stellen wichtige Elemente in der Datensatzverwaltung dar. Sie dienen als Dateibehältnisse für die einzelnen Datensatztypen, die Sie speichern oder verwalten möchten. Das Zuordnen von Inhaltstypen (weiter unten erläutert) zu Bibliotheken und Listen erlaubt eine weitere Unterteilung der Datensätze in Kategorien. Es wird empfohlen, für jeden Inhaltstyp im Dateienplan für Datensätze eine eigene Dokumentbibliothek zu erstellen.

Hinzufügen eines vorhandenen Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek

Wenn Sie einer Liste oder Bibliothek einen Inhaltstyp hinzufügen, kann diese Liste oder Bibliothek Elemente dieses Typs enthalten. Beim Übermitteln von Datensätzen an das Datenarchiv werden sie basierend auf dem Inhaltstyp des Dokuments an die relevante Liste oder Bibliothek geleitet.

Seitenanfang

Erstellen und Hinzufügen von Websitespalten zu Listen, Bibliotheken oder Inhaltstypen

Spalten unterstützen Sie beim Gruppieren, Kategorisieren und Nachverfolgen von Datensätzen oder anderen Elementen. Eine Websitespalte definiert ein Metadatenelement, das einem Inhaltstyp, einer Liste oder einer Bibliothek zugeordnet werden kann. Beispielsweise kann das Hinzufügen von Websitespalten zum Definieren von "Autor" oder "Abschlussdatum" sinnvoll sein. Fügen Sie eine Websitespalte entweder zu einem Inhaltstyp für Datensätze hinzu, um ein zusammen mit einem Datensatz eingehendes Metadatenelement zu speichern oder um Metadaten zum Verwalten des Datensatzes hinzuzufügen.

Erstellen einer Websitespalte

1. Klicken Sie auf der Datencenter-Website auf Einstellungen , und klicken Sie dann auf Website Einstellungen.

   Klicken Sie SharePoint mit einer Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen ,klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf Einstellungen.

2. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" unter Web-Designer-Kataloge auf Websitespalten.

3. Klicken Sie auf der Seite Websitespalten auf Erstellen.

4. Geben Sie auf der Seite Neue Websitespalte im Abschnitt Name und Typ im Feld Spaltenname den gewünschten Namen ein.

5. Wählen Sie den Typ der in der Spalte zu speichernden Informationen aus, z. B. Währung, Datum und Uhrzeit oder Text.

6. Wählen Sie im Abschnitt Gruppe die vorhandene Gruppe aus, in der die neue Websitespalte gespeichert werden soll, oder wählen Sie Neue Gruppe aus, um eine neue Gruppe zum Speichern der Spalte zu erstellen. Gruppen stellen eine Möglichkeit zum Ordnen von Spalten dar und erleichtern die Suche.

Wählen Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen alle weiteren gewünschten Spalteneinstellungen aus. Die verfügbaren Optionen in diesem Abschnitt hängen vom Spaltentyp ab, den Sie im Abschnitt Name und Type auswählen. Wenn beispielsweise der in einer Spalte zu speichernde Informationstyp Auswahl lautet, können Sie die aufzuzählenden Auswahlmöglichkeiten im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen definieren.

1. Klicken Sie auf OK.

Hinzufügen einer Websitespalte zu einem Inhaltstyp für Datensätze

1. Klicken Sie auf der Startseite der Datencenter-Website auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Einstellungen.

   Klicken Sie SharePoint mit einer Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen ,klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf Einstellungen.

2. Klicken Sie im Abschnitt Web-Designer-Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstypen auf den Websiteinhaltstyp, den Sie konfigurieren möchten.

4. Nachdem Sie entweder einen Websiteinhaltstyp von der übergeordneten Website ausgewählt oder einen neuen Websiteinhaltstyp erstellt haben, klicken Sie auf der Seite des ausgewählten Websiteinhaltstyps im Abschnitt Spalten auf Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen.

5. Wählen Sie auf der Seite Spalten dem Inhaltstyp hinzufügen im Abschnitt Spalten auswählen in der Liste Spalten auswählen aus die Gruppe aus, nach der Sie filtern möchten.

6. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Spalten die Spalte aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

7. Geben Sie im Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren an, ob die Inhaltstypen untergeordneter Websites, die von diesem Websiteinhaltstyp erben, mit den Änderungen aktualisiert werden sollen.

8. Wenn Sie mit dem Hinzufügen der gewünschten Spalten fertig sind, klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Erstellen von Informationsverwaltungsrichtlinien für Datensätze

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie stellt einen Satz von Regeln für einen Inhaltstyp dar. Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Organisationen beispielsweise steuern und verfolgen, wie lange Inhalte beibehalten werden oder welche Aktionen Benutzer mit diesem Inhalt durchführen können.

Hinzufügen von Richtlinienfunktionen zur Informationsverwaltungsrichtlinie

Die Richtlinienfunktionen, die einer Informationsrichtlinie hinzugefügt werden können, sind Bezeichnungen, Überwachung, Ablauf und Barcodes.

Hinzufügen einer Aufbewahrungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

1. Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten das Kontrollkästchen Aufbewahrung aktivieren.

2. Klicken Sie auf Aufbewahrungsphase hinzufügen, und wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Aufbewahrungszeitraum aus, um den Ablaufzeitpunkt von Dokumenten anzugeben: Wählen Sie zum Festlegen des Ablaufdatums auf der Basis einer Datumseigenschaft Diese Phase basiert auf einer Datumseigenschaft für das Element aus, und wählen Sie dann die Aktion (Erstellt oder Geändert) und den Zeitraum (Tage Monate oder Jahre) aus.

3. Geben Sie in das Feld zwischen den Listen einen Wert ein, um den Zeitraum anzugeben.

4. Wählen Sie die beim Ablauf des Dokuments auszuführende Aktion aus.

5. Wenn die ausgewählte Aktion wiederholt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Abschnitt Serie, und wählen Sie dann den Wiederholungszeitraum aus.

6. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Hinzufügen einer Überwachungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

1. Wählen Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Überwachung die Option Überwachung aktivieren aus, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Sie einen Überwachungspfad beibehalten möchten.

2. Klicken Sie auf OK.

   Hinweis: Zum Anzeigen der Überwachungsprotokolle klicken Sie auf der Seite "Websitesammlungseinstellungen" auf Überwachungsprotokollberichte, und wählen Sie dann den anzuzeigenden Bericht aus.

Hinzufügen einer Barcoderichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

1. Wählen Sie auf der Seite "Richtlinie bearbeiten" im Abschnitt Barcodes die Option Barcodes aktivieren aus.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer auffordern, ... einen Barcode hinzuzufügen, wenn Office-Clientanwendungen Benutzern das Einfügen eines Barcodes in deren Dokumente vorschreiben sollen.

Hinzufügen einer Bezeichnungsrichtlinienfunktion zu einer Informationsverwaltungsrichtlinie

1. Aktivieren Sie auf der Seite "Richtlinie bearbeiten" im Abschnitt Bezeichnungen das Kontrollkästchen Bezeichnungen aktivieren.

2. Wenn Benutzern vor dem Speichern oder Drucken eines Dokuments das Einfügen einer Bezeichnung vorgeschrieben werden soll, aktivieren Sie Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken eine Bezeichnung einzufügen.

3. Wenn Sie das Ändern von Bezeichnungen nach dem Hinzufügen unterbinden möchten, aktivieren Sie Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern.

4. Geben Sie im Feld Bezeichnungsformat den Text ein, der als Bezeichnung angezeigt werden soll. Sie können beliebige Kombinationen aus festem Text oder Dokumenteigenschaften verwenden, mit Ausnahme von berechneten oder integrierten Eigenschaften, wie etwa einer GUID oder dem Urheber. Verwenden Sie die Zeichenfolge \n, um eine neue Zeile zu beginnen.

5. Wählen Sie eine Schriftart, einen Schriftgrad, einen Schriftschnitt und eine Ausrichtung für den Bezeichnungstext aus.

6. Geben Sie die Höhe der Bezeichnung in Zoll im Feld Höhe und die Breite der Bezeichnung in Zoll im Feld Breite ein.

7. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen anzuzeigen.

8. Klicken Sie auf OK.

Aktivieren der direkten Datensatzverwaltung auf der Websitesammlungsebene

Der erste Schritt beim Konfigurieren eines Systems für die direkte Datensatzverwaltung besteht im Aktivieren des Features auf Websitesammlungsebene. Durch das Aktivieren des Features wird der Befehl "Datensatz deklarieren/Datensatzdeklaration aufheben" im Menüband aktiviert.

1. Klicken Sie auf der obersten Websiteebene auf Einstellungen und dann auf Website Einstellungen.

   Klicken Sie SharePoint mit einer Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen ,klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf Einstellungen.

2. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsfeatures.

3. Klicken Sie neben Direkte Datensatzverwaltung auf Aktivieren.

Konfigurieren von Einstellungen zur Datensatzdeklaration auf der Websitesammlungsebene

1. Klicken Sie auf der obersten Websiteebene auf Einstellungen und dann auf Website Einstellungen.

   Klicken Sie SharePoint mit einer Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen ,klicken Sie auf Websiteinhalte, und klicken Sie dann auf Einstellungen.

2. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Einstellungen für Datensatzdeklaration.

3. Wählen Sie auf der Seite "Einstellungen für Datensatzdeklaration" eine der Optionen im Abschnitt Datensatzeinschränkungen aus, um Einschränkungen für die möglichen Aktionen mit Elementen, die als Datensätze deklariert sind, festzulegen.

4. Legen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration fest, ob die manuelle Deklaration von Datensätzen in Listen und Bibliotheken standardmäßig verfügbar sein soll. Wenn Sie die Option Standardmäßig nicht für alle Speicherorte verfügbar aktivieren, können Datensätze nur mithilfe von Richtlinien oder Workflows deklariert werden.

5. Wählen Sie im Abschnitt Deklarationsrollen die Rollen aus, die Datensätze manuell deklarieren und deren Deklaration aufheben können.

6. Klicken Sie auf OK.

Konfigurieren von Einstellungen zur Datensatzdeklaration auf der Listen- oder Bibliotheksebene

Sie können mehr Kontrolle über die Orte erlangen, an denen Elemente als Datensätze deklariert werden können, indem Sie Datensatzdeklarationen für eine Liste oder eine Bibliothek konfigurieren. Beim Konfigurieren einer Liste oder Bibliothek für die Datensatzdeklaration können Sie für Elemente die automatische Deklaration als Datensätze beim Hinzufügen zur Liste oder Bibliothek festlegen.

1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der Sie Einstellungen für die Datensatzdeklaration konfigurieren möchten, im Menüband auf die Registerkarte Bibliothek oder Liste, und klicken Sie dann auf Bibliothek Einstellungen oder Listen Einstellungen.

   Klicken SharePoint Online auf Listeneinstellungen Einstellungen und dann auf Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen.

2. Klicken Sie auf der Seite "Dokumentbibliothek/Listeneinstellungen" unter Berechtigungen und Verwaltung auf Einstellungen für Datensatzdeklaration.

3. Wählen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit der manuellen Datensatzdeklaration die folgenden Optionen aus:

4. Ob die Liste oder Bibliothek die von der Websitesammlung verwendeten standardmäßigen Einstellungen für die Datensatzdeklaration verwenden soll,

5. ob Benutzern immer die manuelle Deklaration von Elementen als Datensätze für die Liste oder Bibliothek erlaubt werden soll oder

6. ob Benutzer niemals Datensätze in der Liste oder Bibliothek manuell deklarieren können.

7. Aktivieren Sie im Abschnitt Automatische Deklaration das Kontrollkästchen, wenn alle der Liste bzw. Bibliothek hinzugefügten Elemente automatisch als Datensätze deklariert werden sollen.

8. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang