Ihr Projekt im Gesamtzusammenhang

Auf den ersten Blick scheint die Verwaltung eines Projekts ein ziemlich überschaubarer Vorgang zu sein: Sie definieren die Ziele des Projekts, beauftragen einige Leute mit der Arbeit, finden heraus, wann die einzelnen Schritte erledigt sein müssen, und finden eine Geldquelle, über die das Ganze finanziert werden kann. Ganz einfach, oder?

Aber was entgegnen Sie, wenn Ihr Vorgesetzter Sie nach den Geschäftszielen für das Portfolio fragt, zu dem das Projekt gehört, oder danach, ob es sich beim Lieferumfang des Projekts um ein Produkt oder ein immaterielles Ergebnis handelt? Huch!

Wenn Sie Ihrem Chef in diesem Augenblick nicht mit völlig ratlosem Blick gegenüberstehen möchten, empfiehlt sich die Lektüre dieses Artikels. Hier werden die entsprechenden Begriffe erklärt, und Sie können sich einige pfiffige Antworten zurechtlegen. Ganz nebenbei erhalten Sie auch eine Antwort auf die spannende Frage: Was ist eigentlich ein Projekt?

Inhalt dieses Artikels

Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte

Das Ergebnis: Die Lieferumfänge des Projekts

Wo ist Project 2007 innerhalb Ihres Projektmanagementsystems anzusiedeln?

Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte

Bei einem Projekt handelt es sich zunächst einmal um eine Reihe von Aktivitäten, die nach einem bestimmten Zeitplan ablaufen und zu einem Ergebnis führen. Einige Projekte sind eigenständig und haben keinerlei Bezug zu anderen Tätigkeiten innerhalb einer Organisation. Andere Projekte sind jedoch Bestandteil von übergeordneten Maßnahmen wie Phase, Prozessen, Programmen und Portfolio.

Phasen

Projekte können in Phasen geplant werden, um mehrere Projekte, die sich auf dasselbe Ziel beziehen, gemeinsam zu verwalten. Beispielsweise führt eine karitative Einrichtung jedes Jahr eine Spendenveranstaltung durch. Zum Verwalten aller mit der Aktion im Zusammenhang stehenden Projekte werden diese in drei Phasen unterteilt: "Planung", "Veranstaltungstag" und "Nachbereitung". Jede Phase beinhaltet mehrere Projekte.

Phase

Projekte

Ergebnis der Phase

Planung

  • Reservieren der Veranstaltungsräume

  • Festlegen und Einladen von Gastrednern

  • Einladen der Teilnehmer

Vollständiger Veranstaltungsplan (Dokument)

Veranstaltungstag

  • Vorbereitung des Veranstaltungsraums

  • Unterstützung der Gastredner

  • Bereitstellung von Dienstleistungen für die Teilnehmer

Planmäßiger Veranstaltungsablauf

Nachbereitung

  • Befragung der Teilnehmer

  • Zusammenstellen von Notizen zur Nachbereitung

Dokument zum Soll-Ist-Vergleich nach Projektabschluss

Prozesse

Die Aktivitäten zweier unterschiedlicher Projekte können zu einem Prozess miteinander verknüpft sein. Gehen wir beispielsweise einmal von zwei Projekten aus: Eines beinhaltet alle Aktivitäten zum Aufbau eines Callcenter-Ticketingsystems und ein zweites umfasst die erforderlichen Aktivitäten zur Einstellung und Schulung der Mitarbeiter des Callcenters.

Projekt 1

Projekt 2

Aktivitäten

  • Ticketingsystem entwickeln

  • Ticketingsystem testen

  • Ticketingsystem freigeben

Aktivitäten

  • Vorstellungsgespräche führen

  • Callcenter-Mitarbeiter einstellen

  • Callcenter-Mitarbeiter schulen

Ergebnis:
Callcenter-Ticketingsystem

Ergebnis:
Callcenter-Mitarbeiter

In Kombination bilden die Aktivitäten beider Projekte einen Prozess zur Einrichtung eines Callcenters. Das Ergebnis des Prozesses ist ein voll funktionstüchtiges Callcenter.

Prozess

Aktivitäten in Projekt 1:

  • Ticketingsystem entwickeln

  • Ticketingsystem testen

  • Ticketingsystem freigeben

Aktivitäten in Projekt 2:

  • Vorstellungsgespräche führen

  • Callcenter-Mitarbeiter einstellen

  • Callcenter-Mitarbeiter schulen

Prozessergebnis:
Voll funktionstüchtiges Callcenter

Programme

Ein Programm ist eine Gruppe von Projekten, die gemeinsam verwaltet werden, um ihren zusammenhängenden Charakter optimal auszunutzen. Gehen wir beispielsweise einmal von einem Bauunternehmen aus, das parzelliertes Bauland bebaut und jedes Haus auf dem Bauland als separates Projekt verwaltet. Wenn das Unternehmen alle Projekte des parzellierten Baulands in einem Programm zusammenfasst, lässt sich der Fortschritt des gesamten Baulands leicht verfolgen und der Einsatz von Drittressourcen wie Betonmischern oder Landschaftsgärtnern wird besser planbar.

Programm

Projekte

Neubaugebiet "Contoso"

  • Contoso-Weg 530

  • Contoso-Weg 531

  • Contoso-Weg 532

  • Contoso-Weg 533

Portfolios

Einige Projektmanager verwenden Portfolios, um Projekte und Programme mit den entsprechenden strategischen Zielen des Unternehmens zu koppeln. Gehen wir beispielsweise von einem Softwareentwicklungsunternehmen aus, das drei strategische Geschäftsziele verfolgt: "Innovation in der Branche", "Entwicklung sicherer Software" und "Erstklassiger Kundensupport". In der Organisation wird für jedes der drei Ziele ein Portfolio eingerichtet ("Innovation", "Sicherheit" und "Support"). Aktuelle Projekte und Programme werden diesen Portfolios zugeordnet.

Portfolio

Projekte und Programme

Innovation

  • Projekt: Wettbewerbsanalyse

  • Programm: Branchenspezifische Schulung
    (Beinhaltet drei Projekte: "Identifizierung externer Ressourcen," "Schulung der Produktmanager" sowie "Teilnahme an Konferenzen")

Sicherheit

  • Projekt: Sicherheitstests

  • Programm: Implementierung eines serverbasierten Registrierungssystems
    (Beinhaltet zwei Projekte: "Aufbau einer Serverfarm" und "Entwicklung von Registrierungscode")

Support

  • Projekt: Bereitstellung eines Callcenter-Ticketingsystems

  • Projekt: Einstellung und Schulung von Callcenter-Personal

  • Programm: Online-Ressourcen für Kunden
    (Beinhaltet zwei Projekte: "Einrichten einer Kundenschnittstelle für das Ticketingsystem" und "Entwicklung und Freigabe von E-Learning-Ressourcen")

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Das Ergebnis: Die Lieferumfänge des Projekts

Projekte, Phasen und Prozesse liefern grundsätzlich irgendeine Art von Ergebnis, den sogenannten Lieferumfang. In der Regel handelt es sich beim Lieferumfang um einen materiellen Gegenstand wie ein Dokument oder ein fertiges Produkt. Bei Lieferumfängen kann es sich also um Produkte oder Güter, aber auch um immaterielle Ergebnisse oder Dienstleistungen handeln. Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele für die unterschiedlichen Lieferumfangstypen.

Lieferumfangstyp

Beschreibung

Beispiele

Produkt

Ein materieller Gegenstand, der aus einem Projekt, einer Phase oder einem Prozess resultiert. Bei Produkten kann es sich um eigenständige Lieferumfänge oder um Komponenten eines größeren Lieferumfangs handeln.

Dokument, Softwareprogramm, Haus

Immaterielles Ergebnis

Das Ergebnis abgeschlossener Projekte, Phasen oder Prozesse.

Überarbeiteter Prozess zur Fehlerbearbeitung, neue Organisationsstruktur, Richtlinien für eine umweltfreundliche Bauweise

Dienstleistung

Ein Ergebnis eines Projekts, einer Phase oder eines Prozesses, durch das eine Organisation in die Lage versetzt wird, eine Geschäftsfunktion auszuführen.

Voll funktionsfähiges Callcenter, Konferenztisch mit Personal, Funkdienst

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Wo ist Project 2007 innerhalb Ihres Projektmanagementsystems anzusiedeln?

Gehen wir noch einen weiteren Schritt zurück. Bei einem Projektmanagementsystem handelt es sich um die Gesamtheit der Prozesse, Techniken, Methodologien und Werkzeuge, die für die Planung und Nachverfolgung von Projekten verwendet werden. Microsoft Office Project 2007 ist ein Werkzeug innerhalb eines umfassenderen Projektmanagementsystems. Projekte, auch als Projektpläne bezeichnet, werden in Project 2007 als separate Dateien gespeichert und können zu größeren Maßnahmen wie Phase, Prozessen, Programmen und Portfolio zusammengefasst werden.

Tipp : Weitere Informationen zum Zusammenfassen von Projekten in größeren Maßnahmen finden Sie unter Pläne innerhalb von Plänen: Haupt- und Teilprojekte.

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